協(xié)同化的研究生教育管理模式初探

摘要：研究生教育發(fā)展的現(xiàn)狀要求高校研究生管理工作者改革創(chuàng)新研究生教育管理模式。研究生教育管理工作是一個(gè)協(xié)同工作的過程，在高校研究生管理中建立一種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的研究生教育協(xié)同管理模式，并應(yīng)用計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作技術(shù)，將有利于創(chuàng)新管理人員的工作流程和思維方式，提高高校研究生教育跨部門的、動態(tài)的、培養(yǎng)與管理事務(wù)處理的信息流效率。

關(guān)鍵詞：協(xié)同化；研究生教育；管理模式

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1672-5913（2007）04-0073-03

隨著研究生招生規(guī)模的擴(kuò)大，改革創(chuàng)新研究生教育管理模式是高校研究生管理工作者必須面對和亟待解決的一個(gè)重要課題。怎么改革？建立一個(gè)什么樣的管理模式？需要廣大高校研究生工作者進(jìn)行認(rèn)真深入研究和探索。筆者認(rèn)為，將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于研究生教育管理工作，是研究生教育管理改革的發(fā)展方向。目前，協(xié)同技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到了商務(wù)、政務(wù)、軍事等多個(gè)領(lǐng)域，不僅規(guī)范了管理，而且大大提高了工作效率。研究生教育管理工作也是一個(gè)協(xié)同工作的過程，協(xié)同技術(shù)同樣可以應(yīng)用于高校研究生管理中，為此，筆者進(jìn)行了初步研究和探索，希望能對研究生教育管理改革起到一定的推動作用。

1 當(dāng)前研究生教育管理模式面臨的問題

1978年我國恢復(fù)研究生招生時(shí)，全國共招收研究生1萬人，本科生與研究生的比例是43∶1；80年代以來，我國研究生教育適應(yīng)國家發(fā)展要求，實(shí)行了超常規(guī)發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大； 1998年，全國在學(xué)研究生已達(dá)到19.9萬人，本科生與研究生的比例是11∶1。1998年底到2004年底，研究生人數(shù)擴(kuò)大了4倍之多，2005年在校研究生規(guī)模已近百萬。僅以清華大學(xué)為例，1998年在學(xué)研究生為6304人，99年增長到8284人，2000年高達(dá)10595人，近三年以約30%的速度增長，本科生和研究生的比例已達(dá)到1∶0.88。在招生規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)，研究生招生的類型也越來越多，使得研究生在數(shù)量上、在培養(yǎng)要求上都發(fā)生了質(zhì)的變化，但是，在許多學(xué)校（包括我校），研究生教育的管理人員并沒有相應(yīng)大規(guī)模的增加，這些現(xiàn)狀，使得當(dāng)前研究生教育管理面臨著一些問題：①研究生培養(yǎng)和管理過程中進(jìn)行信息交流的方式過于落后。現(xiàn)有的應(yīng)用管理軟件大多仍停留在各獨(dú)立部門的數(shù)據(jù)收集和粗加工上，形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”，這些信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換由于是通過人的維護(hù)進(jìn)行的，常常會帶來數(shù)據(jù)的不一致，造成信息的延誤，增加了服務(wù)成本。②相關(guān)人員在時(shí)間和空間上相互分隔。研究生教育屬于個(gè)性化教育，但是面對如此大規(guī)模的學(xué)生數(shù)量，以往的個(gè)性化教育、針對性管理以及面對面服務(wù)在時(shí)間和空間上都存在著極大的障礙。③研究生工作人員的時(shí)間和精力浪費(fèi)極大。研究生工作者與教學(xué)、管理乃至其他一些事務(wù)關(guān)系不明確，服務(wù)體系不健全導(dǎo)致大量重復(fù)性勞動，使工作者不得不將時(shí)間、精力消耗于非教學(xué)、非管理工作中，造成人力資源的浪費(fèi)。④工作質(zhì)量和效率不高。

跨躍式的發(fā)展對研究生教育提出了新的挑戰(zhàn)，要建設(shè)一流的大學(xué)，學(xué)校除了要在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和師資隊(duì)伍的培養(yǎng)上加大力度外，作為研究生培養(yǎng)重要環(huán)節(jié)的管理工作也應(yīng)當(dāng)給予充分的重視。一流的大學(xué)必須要有一流的教師隊(duì)伍和一流的教學(xué)水平，同時(shí)，也必須要有與此狀況相適應(yīng)的一流的管理水平。必須充分利用信息化手段來提高工作效率，改變管理方式。

2 協(xié)同技術(shù)及協(xié)同化研究生教育管理模式的框架

協(xié)同（Cooperative Work），從概念上講就是指利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備建立起來的跨區(qū)域、跨地域甚至跨國度的一個(gè)協(xié)同工作環(huán)境，在此環(huán)境中，處于不同地方的人們可以共同來完成一個(gè)項(xiàng)目，在協(xié)同工作過程中，各人都能充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，充分利用整體的資源，以此達(dá)到迅速完成項(xiàng)目任務(wù)的目的。計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作技術(shù)為在時(shí)空上分散的人們提供了一個(gè)“面對面”和“你見即我見”的協(xié)同工作環(huán)境，支持多個(gè)時(shí)間上分離、空間上分散而工作又相互依賴的協(xié)作成員的協(xié)同工作。將這一技術(shù)引入到研究生教育管理模式中，同樣可以大力推進(jìn)研究生教育信息化、智能化與規(guī)范化管理。

研究生教育是一個(gè)多階段、多角色、多活動的協(xié)同管理過程，根據(jù)研究生培養(yǎng)的要求，建立一個(gè)相對簡約、合理的協(xié)同管理模式，并在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)管理過程的部分自動化是必要和可行的。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立研究生教育管理的協(xié)同化平臺，這是一個(gè)包含協(xié)作成員與協(xié)作對象的協(xié)作空間。如圖1所示，協(xié)作成員我們稱之為角色，如：研究生院相應(yīng)科室人員、導(dǎo)師、院研究生教育管理人員、研究生、與之相關(guān)的其他部門或人員等，角色有不同的任務(wù)、職責(zé)和指派。

研究生教育的過程可以看成是由多個(gè)不同階段組成的工作流系統(tǒng)，如招生錄取——學(xué)位培養(yǎng)——畢業(yè)答辯等，而每一個(gè)大階段又由多個(gè)細(xì)致的環(huán)節(jié)即小的工作流組成，在研究生培養(yǎng)與管理的不同階段，需要的角色各不相同，而且往往是多個(gè)的，要求大家共同來完成工作流中的某一項(xiàng)任務(wù)，在完成任務(wù)的過程中又需要大量的信息交互，這就是協(xié)作對象，它包括研究生教育管理中大量的業(yè)務(wù)過程及數(shù)據(jù)。以招生錄取為例，如圖2所示角色層：招辦、院領(lǐng)導(dǎo)、秘書、導(dǎo)師、參加考試學(xué)生、命題教師、閱卷教師等，不同的角色有著各自的任務(wù)指派、相應(yīng)的權(quán)限管理和不同的群組關(guān)系；任務(wù)層：面向招生的工作流，命題—考試—閱卷—體檢—政審—簽訂協(xié)議—交學(xué)費(fèi)等；數(shù)據(jù)層：招生數(shù)據(jù)（如報(bào)考學(xué)生信息、考試成績、錄取類別、制度政策等）的共享、分布、采集和存儲等。其中，角色操縱任務(wù)，任務(wù)使用數(shù)據(jù)。

3實(shí)現(xiàn)協(xié)同化研究生教育管理模式已具備的條件及還需做的工作

（1）硬件方面，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和校園網(wǎng)的快速建設(shè)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)絡(luò)化、資源數(shù)字化、管理科學(xué)化，即教育信息化，已經(jīng)成為高等學(xué)校改革的重點(diǎn)。我校針對研究生教育全過程管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的特點(diǎn)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件，引入了基于校園網(wǎng)面向用戶的各種信息采集系統(tǒng)（研究生網(wǎng)上報(bào)名、研究生選課、研究生成績、學(xué)位信息等）及各種信息查詢系統(tǒng)（研究生入學(xué)成績、課程成績、學(xué)位證書等），初步實(shí)現(xiàn)了研究生教育管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

（2）軟件方面，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展是社會進(jìn)步的標(biāo)志，同時(shí)也在其不同的發(fā)展時(shí)期不同程度地改變著社會的交往形式，而研究生社會溝通的網(wǎng)絡(luò)化，則正是這一發(fā)展的直接結(jié)果。網(wǎng)絡(luò)在社會范圍內(nèi)的普及尤其是網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入學(xué)生宿舍后，給研究生的社會交往和溝通提供了全新的途徑。身處“斗室”，即可通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)時(shí)了解世界大事、掌握國內(nèi)外動態(tài)；快速傳遞各類信息；實(shí)施各個(gè)教育環(huán)節(jié)等等；同時(shí)也大大加速了研究生思想和觀點(diǎn)的交流?？梢灾v，今天的網(wǎng)絡(luò)在研究生的學(xué)習(xí)和生活過程中已經(jīng)扮演了相當(dāng)重要的角色，成為了必不可少的內(nèi)容。協(xié)同技術(shù)作為一個(gè)新興的學(xué)科，已在多個(gè)行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，例如，政府協(xié)同辦公（協(xié)同政務(wù)）、協(xié)同產(chǎn)品商務(wù)、協(xié)同軍事系統(tǒng)等等，但在研究生教育管理中尚未看到協(xié)同技術(shù)的應(yīng)用研究。

（3）協(xié)同化研究生教育管理模式還需要做的工作：以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，加強(qiáng)協(xié)同化研究生教育管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，如共享文件系統(tǒng)提供的資源共享能力，電子郵件和多媒體會議系統(tǒng)提供的人與人之間的通信支持功能，工作流和決策支持系統(tǒng)的組織管理功能等。我們的協(xié)同化研究生教育管理模式應(yīng)該包括：研究生教育管理協(xié)同工作系統(tǒng)的建設(shè)、研究生群體工作方式研究和支持群體工作的相關(guān)技術(shù)研究、應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)等。

4意義和展望

研究生教育管理工作者將逐步養(yǎng)成一種新型的協(xié)同管理工作習(xí)慣：辦公樓里穿梭的人少了，喧鬧變得安靜，繁雜變得條理，流程變得順暢，權(quán)限變得明晰。上班后，大家先到協(xié)同辦公系統(tǒng)上報(bào)個(gè)到：查查公告欄里最新的學(xué)校動態(tài)和當(dāng)日的工作安排計(jì)劃；查看是否有新協(xié)同需要處理；查看是否有新郵件；將已處理的文檔進(jìn)行歸檔；領(lǐng)導(dǎo)出差了也沒關(guān)系，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程審批等等。當(dāng)然這只是協(xié)同管理系統(tǒng)的一部分。不需要離開舒適的辦公椅，只需輕輕點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，一切照樣進(jìn)行，井然有序!將來我們的研究生管理標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、程序文件、會議紀(jì)要、綜合信息簡報(bào)等都可以放在協(xié)同辦公系統(tǒng)上。

綜上所述，在研究生教育管理過程中引入?yún)f(xié)同化研究生教育管理模式是一種有益嘗試。我們將探索一種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的研究生教育協(xié)同管理模式，并應(yīng)用計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作技術(shù)。它并不否定其他教育管理模式的作用，而是從另一種視角上探索管理的方向，擴(kuò)大管理的職能，挖掘內(nèi)在資源，促使管理更加科學(xué)，有利于提高高校研究生教育跨部門的、動態(tài)的、培養(yǎng)與管理事務(wù)處理的信息流效率，協(xié)調(diào)教學(xué)組織和教育管理，改變傳統(tǒng)管理的概念、架構(gòu)和功能，創(chuàng)新管理人員的工作流程和思維方式。

參考文獻(xiàn)：

[1] 史美林，向勇，楊光信，等．計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作理論與應(yīng)用[M]．北京：電子工業(yè)出版社，2000．

投稿日期：2006-05-08

作者簡介：李雪梅（1972.11-），女（漢族），山東人，講師，碩士，研究方向：智能計(jì)算與協(xié)同技術(shù)。