外來(lái)理論沖擊下的傳統(tǒng)承繼

隨著辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件及電子檔案走入我們的工作實(shí)踐。在兩個(gè)概念之間存在著的一些模糊和混淆的認(rèn)識(shí)，由此引發(fā)了檔案界關(guān)于電子檔案概念適用性的爭(zhēng)鳴。電子文件時(shí)代，電子檔案概念是否有其存在的必要呢？本文擬從文化角度就電子檔案概念是否依然具有存在的價(jià)值進(jìn)行一定的探討。

一、國(guó)內(nèi)外“電子檔案”概念研究呈現(xiàn)外冷內(nèi)熱的現(xiàn)象

就國(guó)外而言，對(duì)電子文件和電子檔案一般沒(méi)有分別定義，甚至根本沒(méi)有“電子檔案”這個(gè)概念。1995年由美國(guó)國(guó)家檔案館重印的《電子文件管理指南》中，把由檔案館接收和保存的電子文件稱(chēng)為“電子文件”。在國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件管理委員會(huì)1997年出版的《電子文件管理指南》中把作為“檔案”而由檔案館接收和保存的電子文件稱(chēng)為“具有檔案性質(zhì)的電子文件”（Ａｒｃｈｉｖａｌ Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｒｅｃｏｒｄ）。1999年由露西安娜·杜蘭蒂組織成立的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ項(xiàng)目國(guó)際研究小組的詞匯表委員會(huì)是這樣定義的：“電子文件是指在正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，以數(shù)字形式利用、保留或存儲(chǔ)的任何文件，而無(wú)論其是否以數(shù)字形式制作或接收。”在此項(xiàng)目中只定義了電子文件而不見(jiàn)使用電子檔案概念。可見(jiàn)，在國(guó)外“電子檔案”一詞極為少見(jiàn)。

國(guó)內(nèi)則不然。“電子檔案”在我國(guó)檔案界甚為流行，已成為檔案人士的熱門(mén)話題，在各種著作、報(bào)刊雜志上經(jīng)常出現(xiàn)“電子檔案”概念。由此，在學(xué)術(shù)界引發(fā)了一番關(guān)于電子檔案概念適用性的大討論。最終形成了兩種不同的觀點(diǎn)：一方面認(rèn)為，鑒于電子文件管理中“全程管理”和“前端控制”等原則，同時(shí)為尊重國(guó)際慣例，因而直接拿來(lái)，無(wú)論論及文件管理還是檔案工作，統(tǒng)一使用“電子文件”這一概念，摒棄了電子檔案概念。例如：在馮惠玲主編的《電子文件管理教程》中從未出現(xiàn)過(guò)“電子檔案”一詞，無(wú)論是涉及文件管理還是檔案管理都只用“電子文件”一詞。另一方面則認(rèn)為，電子檔案是有電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，兩者是時(shí)間相繼的兩個(gè)概念。項(xiàng)文新在《關(guān)于電子文件定義之我見(jiàn)》一文中這么描述的：“電子檔案概念可定義為‘具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件’。”

二、中外電子檔案概念客觀適用性分析

是什么原因造成了這種現(xiàn)象的產(chǎn)生？筆者認(rèn)為，根本原因就在于中外的檔案文化傳統(tǒng)的不同。

《辭海》中明確給出一個(gè)狹義的文化定義：社會(huì)意識(shí)形態(tài)和與之相適應(yīng)的制度和組織機(jī)構(gòu)。每個(gè)國(guó)家的檔案文化必然對(duì)人們的思想和行為產(chǎn)生影響。檔案文化則包括概念、理論及相適應(yīng)組織機(jī)構(gòu)和制度。

（一）

在國(guó)外普遍認(rèn)同的檔案文化中，文件是一個(gè)大的概念，并依據(jù)文件所起的作用將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件。這種劃分是有其客觀基礎(chǔ)的，是在文件中心出現(xiàn)以后檔案工作者在檔案實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生的，與其文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)分為文書(shū)機(jī)構(gòu)、文件中心、檔案館相適應(yīng)的。但無(wú)論現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件都是文件的概念，文件是一個(gè)屬概念，現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非半現(xiàn)行文件是種概念，非現(xiàn)行文件才成為檔案。也就是說(shuō)檔案只是文件的一種，處于從屬地位。這與我國(guó)的檔案概念有著很大的不同。正如上面提到的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ項(xiàng)目中的對(duì)文件的定義一樣，國(guó)外的文件概念包括了我國(guó)的文件與檔案概念。

國(guó)外的檔案學(xué)理論基本上是構(gòu)建在大文件概念基礎(chǔ)之上的。全宗理論從產(chǎn)生以來(lái)，雖然各國(guó)對(duì)全宗定義有所不同，但基本上保留了文件這一定語(yǔ)，如“文件的有機(jī)體”、“文件整體”等。文件生命周期理論認(rèn)為：文件從形成到最后消亡或永久保存，或者說(shuō)從現(xiàn)行文件到歷史檔案是一個(gè)完整的生命過(guò)程。文件連續(xù)體模式更進(jìn)一步地認(rèn)為“大文件”是一個(gè)連續(xù)的無(wú)明顯分界的現(xiàn)象：“此模型是建立在一個(gè)包含檔案概念的統(tǒng)一的文件概念之上的，而文件被定義為連續(xù)價(jià)值的記錄。”在這種蘊(yùn)涵著大文件思想的檔案文化的影響下，電子文件的運(yùn)動(dòng)是一個(gè)連續(xù)的不可分割的整體思想順理成章。加之，在電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件與電子檔案的界限不像紙質(zhì)的文件與檔案那樣清晰。以上因素必然使人們認(rèn)同只使用同大文件概念相應(yīng)的（大）電子文件概念，就是國(guó)外只有少數(shù)學(xué)者在其著述中提出“電子檔案”或“具有檔案性質(zhì)的電子文件”的概念的原因。為永久保護(hù)由電子技術(shù)生成的文件及其真實(shí)性建立一套基本的理論知識(shí)和方法的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ國(guó)際研究項(xiàng)目也只是使用電子文件一個(gè)概念而已。

（二）

在國(guó)內(nèi)，為什么會(huì)產(chǎn)生兩種不同的觀點(diǎn)呢？究其原因，那是由于引進(jìn)國(guó)外的檔案學(xué)理論引起的，是中外文化在中國(guó)學(xué)術(shù)界的一次交鋒。第一種觀點(diǎn)是接受了國(guó)外的檔案學(xué)理論，站在一個(gè)新的理論基礎(chǔ)上來(lái)闡明自己的觀點(diǎn)；而第二種觀點(diǎn)則是站在我國(guó)檔案理論角度來(lái)審視外來(lái)理論在中國(guó)的可行性，從而得出的結(jié)論。筆者持第二種觀點(diǎn)。

馬克思主義哲學(xué)告訴我們，存在即為合理。從我國(guó)檔案文化傳統(tǒng)看，電子檔案概念之所以在中國(guó)出現(xiàn)是有其根源的，是與我國(guó)國(guó)情相適應(yīng)的，是符合我國(guó)檔案工作實(shí)際，具有中國(guó)的特色。

一方面，我國(guó)檔案界普遍認(rèn)為文件從手續(xù)和程序上辦理完畢就可視作檔案，并不完全依據(jù)文件所起的作用；并且認(rèn)為文件和檔案屬于同一事物在不同階段的名稱(chēng)，文件和檔案是并列概念。我國(guó)的檔案學(xué)理論基本上架構(gòu)此種基本概念之上的。這一點(diǎn)為電子檔案概念的產(chǎn)生提供了理論依據(jù)。我國(guó)的廣義文件概念也是在從傳統(tǒng)文件觀無(wú)法理解引進(jìn)的文件生命周期理論的情況下引起大文件概念而產(chǎn)生的。這種傳統(tǒng)文件觀與大文件觀并存的現(xiàn)象也是上文提到的大討論產(chǎn)生的根源。上述并列關(guān)系是與我國(guó)文書(shū)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀相適應(yīng)的。我國(guó)的文件處理工作是由文書(shū)機(jī)構(gòu)承辦，而檔案工作是由檔案室和檔案館進(jìn)行的。這種檔案概念與檔案保管機(jī)構(gòu)相適應(yīng)的現(xiàn)實(shí)正是電子檔案概念賴(lài)以生存的客觀基礎(chǔ)。在我國(guó)傳統(tǒng)檔案文化指導(dǎo)下，檔案人員通過(guò)感性所接收、獲得的電子文件信息并對(duì)信息作直接綜合，經(jīng)過(guò)復(fù)雜的邏輯思維操作和篩選整理，凝結(jié)出與電子文件相對(duì)應(yīng)的電子檔案概念，這是一個(gè)看似復(fù)雜的簡(jiǎn)單思維過(guò)程。正是我國(guó)這種檔案文化背景，電子檔案概念才有存在的空間，起碼在我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)未發(fā)生改變之前是客觀適用的。

另一方面，任何一種文化在其漫長(zhǎng)的進(jìn)化歷程中，既包含傳統(tǒng)成分，又接受變化著的新環(huán)境的影響不斷吸納新的成分，而呈現(xiàn)一條連續(xù)的歷史脈絡(luò)。檔案文化也是如此。從古到今，我國(guó)檔案實(shí)體及其名稱(chēng)經(jīng)歷了從甲骨檔案、金石檔案、縑帛檔案直至紙質(zhì)檔案、音像檔案等的演變過(guò)程。從中不難看出我國(guó)檔案文化的源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。而這連續(xù)演變的過(guò)程正是我們對(duì)檔案概念認(rèn)識(shí)不斷深化的過(guò)程，也是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)逐步發(fā)展的歷程。那么，計(jì)算機(jī)環(huán)境下形成的歷史記錄，使檔案實(shí)存形態(tài)及內(nèi)涵出現(xiàn)了新的連續(xù)性，即由實(shí)體到虛擬、由固定信息向動(dòng)態(tài)信息的轉(zhuǎn)變和延續(xù)，因此我們應(yīng)從檔案的歷史連續(xù)性的角度出發(fā)，稱(chēng)之為電子檔案，這樣才能更有效地把握檔案這一概念及其內(nèi)涵演變的歷史進(jìn)程，也才能更具體地更完整地看待從甲骨檔案到電子檔案這一檔案形態(tài)演變的歷史脈絡(luò)。

那么，在我國(guó)現(xiàn)有的文件與檔案的概念下，簡(jiǎn)單地引入電子文件概念是否適宜呢？筆者認(rèn)為是不適宜的。首先，那樣做會(huì)造成理論不完善。如果僅僅引用電子文件一個(gè)概念，我國(guó)的檔案概念就會(huì)失去有史以來(lái)的連續(xù)性而出現(xiàn)了斷層，使檔案學(xué)理論不健全不完整。其次，在實(shí)踐上就會(huì)失去一直以來(lái)的概念基礎(chǔ)。勢(shì)必造成文書(shū)工作者和檔案工作者在思想上的混亂，從而混淆二者的職責(zé)范圍，給兩項(xiàng)緊密聯(lián)系的工作帶來(lái)不必要的麻煩，影響機(jī)關(guān)職能工作的正常開(kāi)展。只有在我國(guó)普遍建立文件中心，且將我國(guó)機(jī)關(guān)單位設(shè)立的檔案室這一基層檔案保管機(jī)構(gòu)予以取締的前提之下，我國(guó)才能真正引入大文件概念，文件作為檔案的屬概念才切合我國(guó)實(shí)際，使用（大）電子文件概念才有了理論基礎(chǔ)和現(xiàn)實(shí)平臺(tái)。

三、電子檔案概念的客觀作用

電子檔案作為一個(gè)新興概念是有其客觀使用性的。誠(chéng)然，一個(gè)概念的流傳或淘汰，與它的意義有緊密關(guān)系，如果有重要意義就可保存并流傳。電子檔案一詞為越來(lái)越多的人所接納和使用，就是因?yàn)樗卸喾矫娴闹匾饬x。

第一，有助于檔案術(shù)語(yǔ)學(xué)的繁榮發(fā)展。檔案術(shù)語(yǔ)學(xué)屬于理論檔案學(xué)范疇，理論本質(zhì)的特點(diǎn)是來(lái)源于實(shí)踐，換句話說(shuō)，實(shí)踐是理論的基石。電子檔案這一術(shù)語(yǔ)來(lái)于實(shí)踐，是我們工作、生活等實(shí)踐活動(dòng)的需要而產(chǎn)生的，是與我國(guó)的檔案概念與檔案保管機(jī)構(gòu)現(xiàn)實(shí)相適應(yīng)的。檔案術(shù)語(yǔ)既要規(guī)范化、科學(xué)化，又要不斷接收新的詞語(yǔ)，跟上時(shí)代步履，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

第二，有助于提高公民的檔案意識(shí)。現(xiàn)今，在人們意識(shí)中，檔案都是與隱秘性、權(quán)威性相關(guān)聯(lián)的。因此，不少影視片、雜志都打上了“某某檔案”的字號(hào)以提高關(guān)注率。這說(shuō)明檔案具有相當(dāng)高的社會(huì)價(jià)值意識(shí)。而電子檔案概念是檔案概念的這種社會(huì)價(jià)值意識(shí)的繼承，使用它必然對(duì)社會(huì)的檔案意識(shí)有相當(dāng)?shù)谋３帜酥撂岣咦饔谩＞W(wǎng)上辦公、電子政務(wù)使電子檔案的服務(wù)對(duì)象有了很大擴(kuò)展，我們可以通過(guò)利用電子檔案的實(shí)踐維持及提高社會(huì)利用檔案的意識(shí)。同時(shí)對(duì)電子檔案這個(gè)概念的深入宣傳和實(shí)踐，必將鞏固和發(fā)展已有社會(huì)檔案意識(shí)，強(qiáng)化沒(méi)有或少有檔案意識(shí)者的思想觀念。

第三，電子檔案的產(chǎn)生對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響。檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，而電子檔案出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。

四、小結(jié)

總之，電子檔案作為檔案學(xué)基本概念使用，是我國(guó)檔案文化傳統(tǒng)的承繼；而確定電子檔案概念以及其客觀適用性，有助于我們正確地認(rèn)識(shí)電子文件與電子檔案的關(guān)系，全面地理解文件管理、檔案管理的新的物質(zhì)對(duì)象，對(duì)健全檔案學(xué)體系，完善檔案學(xué)學(xué)科理論，具有重要的理論意義。

（作者單位：上海大學(xué)文學(xué)院）