英文商務信函寫作的原則分析

摘要： 本文通過對商務信函寫作的基本點、寫作原則及其以客戶為中心的服務原則，從信息接受者的角度給予了分析、評價，并討論了它的寫作理論，從而提出商務信函發展的趨勢，以求對英文商務信函寫作有所啟示。

關鍵詞： 基本特點；以客戶為中心；信息接受者

一、引言

改革開放以來，尤其是中國成功加入世界貿易組織之后，中國對高層次復合型國際商務英語人才的需求越來越大，越來越迫切。但目前具有廣博的國際商務知識，并熟練商務英語技能的高級復合型人才為數不多。大多數要么只有國際商務的專業知識而沒有良好的語言技能，要么只具有良好的語言技能而沒有國際商務方面的專業知識。在這種情況下，中國的企業很難在國際市場上進行競爭，很難具備真正的國際競爭力。因此培養出一批具有扎實的語言技能又有國際商務技能的人才日益迫切，而在日常交往中，商務信函尤為頻繁，盡管電話、電傳和電報通訊方式已廣泛使用，商業書信仍然是重要的通訊方式。事實上絕大部分的重要電話、電傳和電報通訊，最后還要用書信來證實。它在商務交流中所起的作用日益增強。

二、英文商務信函寫作的重要性和必要性

1．什么是商務信函？商務信函是一種常用的商務交往的媒介，其內容常常是一種業務安排，一個協議或一個合同的證件，它是一種通過人工、電腦或打字機“書寫”來完成的人際交往。實際上商務信函是一種“推銷”函，寫信人總是在推銷著什么，可能是一種產品、一項服務、一項專利、一個觀念，或樹立自己所在公司的形象等。商務信函是商務活動中不可缺少的環節之一。

2．什么是英文商務信函？英文商務信函是商務信函在國際間進行商務溝通的實際應用，它與商務信函是具體與一般的關系。商務信函寫作為英文商務信函的寫作提供了理論基礎，同時還為其它類型的寫作提供了模板和方法，因此具有概括性、一般性的特點，而英文商務信函是商務信函的理論應用于對外商務活動的具體實踐，并豐富和發展了商務信函寫作的理論。二者相輔相存。

三、怎樣才能寫好英文商務信函呢

英文商務信函的寫作是商業活動中的一項基本活動，必須謹慎撰寫。首先必須記住，你是在同你的客戶進行交流，這種交談成功與否，你的目的能否實現，關鍵取決于信函中信息的表達方式和內容。信函寫得好，就可能為你贏得新的業務，有助于促進和發展同客戶的關系，也能夠消除彼此間的誤會，縮小分歧，撫慰受到傷害的心靈等。反之，就可能會招致新的矛盾、失去客戶，達不到信函的目的，同時也說明你不具備處理日常商務事務的能力，是一個失敗者。其次還應具備較扎實的語言基礎，特別是英語，在語言的使用上應記住一個原則，那就是能恰當地表達思想的語言就是好的語言，也就是應該用的語言。

不僅如此，要寫好一篇英文商務信函，我們還應從其以客戶為中心的服務原則、書寫原則和基本特點等方面對其進行分析：

1．以客戶為中心的服務原則：商務信函是否成功，是否寫得好，關鍵在于作者能通過所寫信函獲得自己希望的結果，這就要求在實際商務活動中反復實踐、不斷總結經驗，針對具體情況，進行具體分析，采用不同的對策，靈活運用相關規則。只有這樣才能充分發揮好信函的作用。在擬就一封英文商務信函時首先考慮的原則，主要有以下四大方面：“注意”、“興趣”、“意愿”、“行動”。在商務活動中，為了達到與對方交易的目的，首先必須引起對方“注意”，后挑起其“興趣”。一封英文商務信函，無論措辭多么優美，內容多么完備，如果不能吸引對方注意，則一切枉然；即使對方注意到了，但有關提議或交易意向缺乏興趣，亦是前功盡棄。因此，把“引起對方注意”，“挑起對方興趣”作為擬定信函的兩個點，應認真加以考慮，力求初獲成功。然后進一步激發對方的“意愿”，使其愿對提議或交易產生意愿，為“深談” 實際交易做好準備，最后則是采取令其滿意的“行動”和靈活的優惠活動，給經辦人傭金等，使其不僅能痛快地接受議案，采取具體的購買行動，而且還為今后的進一步交易打下了良好的基礎。

2．書寫原則：商務信函的目的就是希望引起讀信人的興趣，并且取得客戶合作，因此在書寫時可注意以下10個“C”，盡量使自己的信函達到更佳的效果。

1）明確（clarity）：明確是指作者用組織良好的語言，提供足夠的信息，使讀者能夠充分理解自己的意圖。通知性信函一般采用演繹或順序。首先提出中心思想，然后通過提供部分必要的信息來實現明確性。在信函的內容中，從一點到另一點的推論要符合邏輯，所寫的句子和段落要前后一致，要過渡自然。

2）具體（concreteness）：信函要寫得生動、具體和明確，特別是要求對方做出明確反應的信，或是答復對方提出的要求或問題的信函，或是報盤、承諾等，要用詞確切，恰到好處，各條款、觀點應明確、不抽象、不籠統，與表達的意思相符。

3）完整（completeness）：從信函的內容上講應力求“完整”，即，包括寫信人希望收信人做出積極反應的一切情況及問題，或是回答來信提出的全部問題或要求，要力求思路清晰、條理分明、內容完整，要有始有終地提示中心思想，注意給出所有信息，一層層、一段段地把內容表達完整。例如接受對方的報盤時，最好把條件全部述明，或具體說明所接受的報盤的根據是什么，因為這種信實際上已是成交合同，此信發出后，對方一收到即對雙方都具有約束力。如果不完整，有可能引起不必要的糾紛。

4）得體（courtesy）：要設身處地從讀者的角度考慮問題，才會使你的表達更得體，在態度上和語氣上應體現出誠意和禮貌，以示尊重對方。對待公司的不同客戶，語言上不應有親疏之分，以體現出一種平等待人的處事態度。另外，拖延回信或不復函也是不禮貌的。同時對于可能造成負面影響的詞要格外小心：如：you forget、unfortunately、you neglected等等。通過從對方的立場陳述你的信息，可以產生正面的影響，要更多地使用you而不是I和we。使用交談式的口吻，會使對方感覺比較親切。

5）清楚（clearness）：信要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，主題要突出，層次應清楚，語言要淺顯易懂，使收信人看了信后不會誤解寫信人所要表達的意思，能一目了然。

6）簡潔（conciseness）：簡潔是指信件直截了當地陳述信息，節省讀信人的閱讀時間，要使信函的語言精煉，要長話短說，避免啰嗦，避免不必要的重復，用盡可能少的文字“完整”、“清楚”而又有禮貌地表達需要的意思。要注意避免出現以下不當之處：a.使用過時的詞匯（如attached please find和pursuit to your request）；b.使用冗長的引導語（如I am writing this letter to 或 That letter was to inform you）；c.使用意義含糊的詞（如very definitely、really等）；d.使用拖沓的短語（如in view of the fact that和in addition to）。

7）正確（correctness）：商業書信必須寫得正確，因為它牽涉到買賣雙方的權利、義務和利害關系等，是各種商業單據的根據，正確不僅僅指單詞拼寫、句子結構、英語語法、標點符號和慣用法等正確。要注意提高英語的語言修養，經常模仿、練習和實踐，達到運用自如。正確還指不致引起誤會的書寫方式。搞外貿工作離不開數字，對商務書信中的數字的正確性要特別加以注意，有時“失之毫厘、差之千里”。$76000與$760000就相差甚遠，所以在書寫商務信函當中應特別加以注意。

8）個性（character）：商務信函的書寫不應完全按照遵循寫作常規，可根據實際適當地創造獨特的語言及多角度、多方面的思維方式，通過用新穎的構思、新鮮的立意的方式，給對方強烈的感覺與印象，從而獲得更好的效果，以促成交易成功。

9）誠意（conscientiousness）：商務信函書寫時要用誠意。著重“正面地、肯定地”談問題，盡量避免“否定地”談問題。要實事求是，以負責任的態度坦誠對待，不能弄虛作假、搞欺詐活動。那樣做不僅會傷害客戶的感情，而且還會影響公司形象，給公司業務帶來不可彌補的損失。

10）優美（concinnity）：商務信函應盡量考慮其優美的視覺效果，恰當貼切的用詞造句往往會使信函更生動有吸引力，襯托出一種語言美。要根據內容的多少以及信函的長短等，全面考慮書寫格式和結構安排，講究比例、和諧、勻稱等，體現出一種形式美。

四、英文商務信函的基本特點

英文商務信函的基本特點與其它普通商務信函的特點基本相似。即：語言簡短、樸實、生動、有趣、不花哨，內容清晰、準確、易讀易懂、有吸引力；書寫正確、具體、完整；語氣真誠、友好、客氣。在商務活動中，時間就是金錢，效率就是生命，簡潔的表達內容與有效率的掌握分寸是最重要的。因此書寫的重點，應始終放在“效率”二字上，一般不需要禮節性的寒暄，最好是開門見山，直入話題。同時信函中的冗言必須略去，盡可能將詳細交易事項整理好后，簡潔地向對方陳述。要盡力避免毫無重點，而拉拉雜雜地寫上幾張紙的情形。但是在書寫商務信函時，開頭就唐突地說出交易要求，會顯得冒昧而令客戶不知所以。因此，開始時應簡略地陳述本信的理由與內容大意，使對方能理清頭緒，以便于對方能更快地、正確地進入話題。

五、商務信函發展的趨勢

1）電子郵件：近年來我國外經貿事業有了迅速發展。特別是隨著對外開放被確定為基本國策而日益擴大和深化，以及“大經貿”格局的逐步確立，使外貿與外經、外資等結合更加緊密，許多對外貿易與經濟合作等國際商務聯系還涉及國際金融、信貸等業務。同時隨著計算機的廣泛應用和現代通訊技術的發展，國際商務通訊聯系的方式和方法也在逐步改革和更新。如過去曾經常用的手寫書信、電報、電傳逐步為電子郵件所取代，電子郵件日漸成為一種新型的商務溝通渠道，是商務信函的信息化、數字化。

2）電子商務：電子商務是在Internet開放的網絡環境下，基于瀏覽器、服務器應用方式，實現消費者的網上購物，商戶之間的網上交易和在線電子支付的一種新型的商業運營模式。在網絡越來越發達的今天，我們的生活跟隨這個時代的網絡脈搏作著巨大的改變。歷史的經歷告訴我們，每一次的技術沖擊，必將伴隨著商業的利潤增長而更趨于完善。不管是在哪里，任何新科技、新思想在發展的同時，那些商業運作家總要用靈敏的觸覺聞一下，在那里有沒有金錢的氣味。

電子商務是九十年代初在歐美興起的一種全新的商業交易模式，它實現了交易的無紙化、效率化、自動化，表現了網絡最具魅力的地方。快速地交換信息，地理界限的模糊，這所有的一切也必將推動傳統商業行為在網絡時代的變革。早在網絡盛行的時代，通過網絡的電子郵件、視頻交換、文件交換以及目前還很熱門的電子數據交換所進行的商業行為，都可以說是現在電子商務的某種形式的表現，也可以說，電子商務是它們嶄新的應用集合。

電子商務是internet爆炸式發展的直接產物，是網絡技術應用的全新發展方向，其參與實體有四類：顧客、商戶、銀行及認證中心。internet本身所具有的開放性、全球性、低成本、高頻率的特點，也成為電子商務的內在特征。并使得電子商務大大超越了作為一種新的貿易形式所具的價值，它不僅會改革企業本身的生產、經營、管理活動，而且將影響到整個社會的經濟運行與結構電子商務的特點：1）電子商務重新定義傳統的流通模式，減少了中間環節，使得生產者和消費者的直接交易成為可能，從而在一定程度上改變了整個社會經濟運行的方式。2）電子商務一方面消除了時空的壁壘，另一方面又提供了豐富的信息資源，為各種社會經濟要素的重新組合提供了更多的可能，這將影響到社會的經濟布局和結構。3）電子商務所具有的開放性和全球性的特點，為企業創造了更多的貿易機會。4）電子商務將傳統的流程電子化、數字化，一方面以電子流取代了實物流，可以大量減少人力、物力，降低了成本；另一方面突破了時間和空間的限制，使得交易活動可以在任何時間、地點進行，從而大大提高了效率。5）電子商務使企業可以以相近的成本進入全球電子化市場，使得中小企業有可能擁有和大企業一樣的信息資源，提高了中小企業的競爭力。

五、結論

當前，英文商務信函的寫作已不僅僅要求作者掌握較廣博的國際商務知識，還應具備較強的英語寫作技能。應把重點轉移到網絡交易上來，要精通網絡方面的知識，從而達到全方位、多角度、多層次地拓展貿易。在英文商務信函的寫作實踐中有助于提高英語寫作技巧。商務信函畢竟是商務交往的確認函，在商務活動中的作用尤為重要。但在目前的英文商務信函的寫作中存在著一些尚待解決的問題，商務信函尤其是英文商務信函無論是從理論上還是實踐上都還處于發展階段，還需要我們在實踐中不斷地探索和總結。它作為一種商務交往的媒介已日益受到越來越多的人的關注。今后我們應更加靈活地運用其寫作特點、原則，以及其以客戶為中心的服務原則，吸收電子郵件、電子商務發展的精髓，使之能更好地發揮其在商務溝通方面的作用，并作為提高英文商務信函寫作的一條有效途徑。

參考文獻：

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