古代的秘書及秘書機構

古代秘書的官職

“貞人”這一稱呼出現于甲骨文里，是指首領身邊參謀議事、制作公文的人，與今天的文書人員有些相似。內史也稱“右史”，西周設的秘書官，也稱“作冊內史”、“作命內史”，主要是記錄大事，掌管著作簡冊。太史是春秋時的秘書人員，掌起草文書、記載史事、編寫史書，也兼管圖書典籍、天文歷法、祭祀等。博士，最早見于戰國時期，原指博學通達之士，用來稱呼學者。戰國后期齊、魏、秦等國先后設博士官，從此博士成了官職名。秦統一中國后，置博士掌古今史事，保管書籍，應對皇帝的咨詢，相當于皇帝的顧問和秘書。御史在春秋、戰國時期為秘書之職，隨王活動，專掌記事。

中國自秦漢以來，歷代封建王朝均設有尚書、秘書監、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握大小官員轉呈皇帝的奏折，宣布皇帝的詔書等。尚書的設置在秦朝時就已經有了，《宋書·百官上》說：“秦世，少府遣吏四人在殿中主發書，故謂之尚書。”又說：“秦時有尚書令、尚書仆射、尚書丞。”所謂的“發書”，有兩種解釋：一說是啟發文書，即臣下進呈的奏章，皆由尚書開啟審讀，向皇帝報告；一說是發布詔制，即皇帝下達的命令文告，都經尚書抄寫登記，然后頒發。不管哪種說法，都可以看出：“尚書”是皇帝身邊親近的司秘書之職的官員，或者說是皇帝的私人秘書。

秘書丞為秘書省中的秘書長。魏時設立，隋唐時協助秘書監及秘書少監管理秘書省具體事宜。秘書郎為魏晉始設，屬秘書省，或稱秘書郎中，專掌圖書收藏及抄寫事宜。秘書令是三國時曹操設置的秘書人員。東漢末年，曹操封魏王，在自己封國內置秘書令，以區別于朝廷的尚書令。秘書令掌管章奏上書，也兼管圖書秘記之事。

長史在秦時為丞相屬官，如李斯曾任長史，相當于丞相的秘書長。兩漢以后成為將軍屬官，是幕僚之長。《出師表》：“侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節之臣。”這里的“長史”指張裔。《赤壁之戰》：“子瑜者，亮兄瑾也，避亂江東，為孫權長史。”

漢武帝強化君主集權，侵奪“二府”的權力，尚書的職權大大擴張，越來越多的相權轉移到尚書的手中。見于兩漢史書最早的一例是霍光“領尚書事”，武帝去世后，霍光主持朝政，“領尚書事”成為實際上的宰相。此后，輔政大臣凡有權處理機密政務者，常常兼有此頭銜。這就發展成為“領尚書事”制度。“領”，即“治理”之意。“領尚書事”之外，又有“平尚書事”。“平”即“評議、權衡”之意，地位在“領尚書事”之下，對尚書事務具有參議、評議權。西漢的“領尚書事”，除霍光作為特例外，基本上仍然是皇帝的私人秘書。

學士在魏晉時是掌管典禮、編撰諸事的官職。唐以后指翰林學士，成為皇帝的機要秘書，掌管由皇帝直接發出的機密文件．如任免宰相、宣布討伐令等。唐玄宗時由文學侍從官選任，北宋始設專職。明清時承旨、侍讀、侍講、編修、庶吉士等雖亦為翰林學士。但與唐宋時翰林學士的地位和職掌都不同。如《<指南錄>后序》“以資政殿學士行”，這是文天祥辭掉丞相后授予的官職；《譚嗣同》“君以學士徐公致靖薦”，徐致靖當時任翰林院侍讀學士，這是專給帝王講學的官職。自居易、歐陽修、蘇軾、司馬光、沈括、宋濂等都曾是翰林學士。

輔臣就是皇帝的秘書和顧問。輔臣必須具備兩個條件：一是“不得平章國事”，即只“參預機務”，不得侵犯皇權；二是必須聽命和順從皇帝，辦事要得力、敏捷、保密。所以明朝開國皇帝朱元璋為了自己更好地處理政務，曾置四輔官。以后，他又仿宋制，設殿閣大學士，執掌草擬詔諭，并備皇帝顧問，但“不得平章國事”。到了明成祖時，命翰林院編修、檢討等官員進大內文淵閣值班，并參預機務，幫助皇帝處理大臣的題奏文書。

古代的秘書機構

我國最早的中央秘書機構產生于商朝末年，稱太史寮。其職掌為擬寫冊命、組織祭祀典禮等事務，它僅為秘書機構雛型。太史寮的長官是太史，主管冊命、制祿、祭祀、時令、圖籍等，既是文職官員的領袖，又是神職官員的首領，其地位僅次于卿事寮。西周初年，政務日繁，太史寮被擴展，有了太史、小史、內史、外史、御史等不同等級不同職責的秘書官員，主要負責擬制、處理文書，保管檔案。

東漢末年，曾設秘書監，掌圖書檔案。曹操受封魏王，在王府設秘書監，改用“文學通識”之士任秘書令，增加了“典尚書奏事”的職責，負責起草機要命令，已掌管了部分秘書職責。曹丕代漢建魏，遂改秘書監為中書，另置秘書監，仍專掌圖書秘記。也就是說，此時的中書，始將皇帝機要秘書的職責獨立出來。

在古代，“秘閣”指的是內府的一個圖書檔案機構，漢代以后都由秘書監掌管。“秘閣”一名后來又成為尚書省的別稱，尚書省在漢魏時是皇帝的秘書機關。大概在紙張發明以前皇家所藏的圖書秘籍大都只是一些刻寫有文字的竹木片，而這種藏在秘閣中的竹木片后來也被代稱為“秘閣”。

內閣的設立，是丞相制度廢除的必然產物。因為中書省及丞相廢除后，皇帝政務繁多，不可無輔臣，明太祖雖然又設殿閣大學士，作為侍從顧問，不過，他仍事必躬親，大學士很少能參決政務。到明成祖時，閣臣獲得參決機務的權力，內閣制度正式確立。至明宣宗時，閣臣又獲得票擬權。此后，內閣權力不斷擴大，有些首輔甚至權壓六部，儼然是個宰相。關于內閣的性質，歷來存在爭議。一種意見認為，內閣是皇帝的輔政機構；另有一種意見認為，內閣是皇帝的秘書機構；還有一種意見認為，內閣是兼具秘書型、顧問型和學術型等職能特點的輔助皇帝決策的機構。一般歷史書認為明代內閣是為皇帝提供顧問的內侍機構，即秘書機構。閣臣的升降和職權的大小，完全取決于皇帝的旨意。

明清時期，在所有的進士中，一甲三人可直接進入翰林院，二甲和三甲中挑選精英考試才可成為庶吉士，他們的職責是給皇帝講解經史書籍，并幫皇帝起草詔書，是皇帝的秘書，權力很大，到了明朝中期，更形成了不是庶吉士不能當大學士的慣例。

軍機處始設于雍正七年(1729年)。因與準葛爾部作戰，軍報往返頻繁，而內閣又距內廷過遠，且辦事效率不高，為了緊急處理西北軍務，“始設軍需房于隆宗門內”。軍需房是軍機處的最早叫法，以后又改為軍機房、軍機處。

軍機處設有軍機大臣，雍正帝從大學士、尚書、侍郎以及親貴中指定充任。還有軍機章京，由內閣、翰林院、六部、理藩院等衙門官員中選充。所有這些人都是兼職，他們的升轉仍在原衙門進行。軍機處沒有正式衙署，只有值班房，在隆宗門內，靠近雍正帝寢宮養心殿，以便于軍機大臣被召見議事。軍機大臣對皇帝負責，他的下屬軍機章京系其他部門的官員兼任，他們之間沒有隸屬關系，很難結成同黨。軍機處不過是皇帝的秘書班子。

擬繕諭旨是軍機處的主要工作。雍正帝每天召見軍機大臣，有時一天召見數次，召見時，雍正帝指示各項事件應如何辦理，有時向軍機大臣詢問情況，聽取他們的意見，以作出裁決。軍機大臣面聆皇帝旨意，草擬文書。上諭形成后，不經過內閣，由軍機處直接發給有關官員。

在清代，皇帝的詔令有數種。雍正以后，由內閣傳抄發送的詔令，叫做“明發上諭”；由軍機處撰擬、抄寫、密封發出的詔令，叫做“寄信上諭”。“寄信上諭”因是由朝廷直接寄出，故又稱“廷寄”。所寄對象為高級官員，用“軍機大臣字寄”的形式寄送；其余則用“軍機大臣傳諭”的形式寄送。字寄、傳諭封函的表面都注明“某處某官開拆”，封口處蓋有軍機處印信，保密程度非常高。很顯然，軍機處承辦的“寄信上諭”最重要，內閣所辦理的“明發上諭”只是一般性事務文書。

歸軍機處辦的事情，不問大小，“悉以本日完結”，絕不積壓。這樣的辦事作風，效率自然較高。寄信方法也是快捷的。軍機處根據函件內容，決定遞送速度，寫于函面，凡標“馬上飛遞”字樣的，日行三百里。緊急事．另寫日行里數，或四五百里，-或六百里，并有六百里加快的。這就和內閣發出的“明發上諭”不同了。內閣的“明發上諭”，或由六科抄發，或由有關部門行文，多一個衙門周轉就費時日，保密也不容易，往往被地方官員探到消息，雇人先行投遞，在正式公文到來之前，他們已悉內情，作了準備，加以應付。