基于ＷＥＢ的無紙化公文管理系統研究

摘 要如今計算機已被廣泛應用，網絡技術日益完善，公文管理走向無紙化已經成為不可避免的趨勢。本文就無紙化所面臨的問題、基于WEB的無紙化公文管理系統的模型、無紙化公文管理的技術實現及其安全性等方面作一些探討。

關鍵詞 WEB；公文管理；無紙化

中圖分類號：G40-057 文獻標識碼：A 文章編號：1671-489X（2007）06－0070-02

Research on System of Paper-free in Document Magagement Based on WEB//Kong Linjun

Abstract Nowadays， computer has been widely used， and the technology of internet has became perfect. It is inevitable to apply the system of paper-free in the document magagement. In this essay， attention will be paid to the problems existing in this new system， the new mode of the documental management system which bases on web，and the technology as well as the safty of this system of paper-free.

Key word WEB；document magagement；paper-free

Author's address Network Centre， Zhejiang University of Finance Economics， Hangzhou 310018

1引言

隨著信息化技術的發展與普及，公文管理及處理作為高校各個辦公室日常辦公和管理活動的重要內容之一，在OA系統中占有十分重要的地位。如何有效地管理公文以提升我們的公文辦理效率，提升辦公績效，是我們孜孜以求的目標。當前公文管理技術與標準還不夠成熟，隨著無紙化管理的深入，表現出來的問題也越來越多。我們需要進一步研究開發適應新要求的無紙化公文管理系統。

2無紙化面臨的問題

2.1人工系統工作方式與管理需求的差距

處理公文時，由于信息共享的局限性，通過各部門掌握的收文登記簿及公文處理單來實現對公文的收發與辦理不可避免的會存在這樣那樣的問題：

①無法及時、完整地掌握信息

由于信息生成較為分散，而信息傳播途徑不足，不可能及時查詢公文辦理情況。很多時候，各個辦公室為了提高協調功能，常采用置備復印件，這樣不僅增加了辦公成本，而且由于信息的大量冗余，反而增加了信息管理的困難與混亂。

②無法對辦文過程做到整體而有效的控制

催辦是管理人員對公文辦理過程進行控制的主要手段，但是在人工的系統下，特別在辦公室工作量急劇增加的時候，管理人員往往很難確切地掌握公文的當前狀態，從而削弱了管理人員對公文辦公過程的整體控制。

③無法得到對效率監控的數字依據

人工情況下，無法對數以萬計的公文辦理環境進行定量定性的分析統計，只能依賴我們的直覺發現效率的問題，很難進行必要的定量分析，從而影響改善辦公效率的速度、實效、經驗。

2.2 現有的計算機輔助公文管理系統還存在系統技術上的局限性

目前市場上已經有很多有關公文信息管理的軟件系統，但效果卻很有限，究其原因，主要有以下幾點：首先，規范化標準化程度低，系統處理公文信息的內容、范圍與公文處理的有關規范和標準存在一定距離，系統共享性和普適性較差。其次，系統體系結構和可操作性也存在不少問題，由于沒有采用先進的WEB技術，使得系統在用戶界面、多媒體信息集成能力、信息的查詢與檢索方面不能滿足現代公文管理的需要。最后，系統安全性不高，沒有提供一種較為完整的系統安全機制，不能為公文管理信息系統提供有效安全保障。為此，我們需要從各個方面來考慮，采用新的理論和方法，實現新型的基于WEB的公文管理系統。

3系統的3種模型

3.1 系統的工作流程與業務模型

高校的公文管理的工作流程如圖1所示：

3.2 系統的數據庫模型

綜合以上信息，我們可以抽象地歸納出公文管理系統的數據庫概念模型，如圖２所示：

我們根據此圖，定義專用名詞類表：

主題詞表L1、公文種類表L2、案卷目錄一覽表L3、記件標志一覽表L4、密級一覽表L5、處理類型一覽表L6、文號前綴一覽表L7、公文狀態一覽表L8。

此外，還有一些其它表，如：公文信息表、各類描述表、視表、臨時表等。在這里我就不展開來講述了。

3.3 系統功能模型的實現

根據公文管理系統的目標和模型，我們設計出一個系統功能模型，如圖3所示：

我們對系統的各項功能進行詳細定義，主要包括：登陸功能，處理功能，發送功能，催辦功能，留存功能，統計功能，查詢功能，幫助功能，維護功能。

4系統實現的技術方法

系統結構的設計：采用基于Internet/Internet的網絡計算模式，即B/S 3層應用體系結構，是今后應用軟件系統發展的方向，同時也有利于在分布式應用系統中與其他子系統無縫結合。

信息集成：采用基于WEB的網絡多媒體集成技術，集成包括SQL數據庫、信息、聲音、圖像等多媒體信息。

人機界面設計：我們采用GUI界面，并配置智能化人機接口技術，如文字、語音識別等工具和接口。人性化的設計不但更加簡便易懂，更能有效提高公文信息處理的效率。此外，考慮到用戶誤操作引起的問題，我們更為人性化的設計了中文信息提示與解決策略。

5系統的安全性

系統安全性主要包括兩方面：一是用戶安全性，二是網絡安全性。

用戶安全性有以下幾方面內容：

①只有初次登陸的用戶才有權修改所輸入的公文基本信息及附加信息。

②處理、發送、留存、錄入等操作都需要進行合法性檢查，只有當前正在本部門的公文方可進行以上操作。

③程序執行時，只有在本部門的公文才能成為處理對象，且其它部門無法查知其內部內容。

④在流轉中的信息不允許改動，除非是特殊原因，則由系統管理員修改完成。

正是由于以上情況，所以我們需要對各個管理層次的用戶名進行權限設置，哪級權限允許哪個用戶組操作，各用戶組不可越權越級。

網絡安全性我們主要考慮的是網絡黑客對系統的破壞，對用戶密碼的截取，惡意修改文件內容等情況。鑒于此，我們需要根據系統環境、用戶情況，采用網絡防火墻、用戶密鑰認證、用戶授權書、入侵檢測、數據加密等方法，保證系統的安全性。

6結束語

基于WEB技術的無紙化公文管理系統在綜合運用B/S3層應用體系結構后，不但保證了應用系統的質量，更提高了其可用性。我們希望通過該系統的設計，能夠延展出各種適合本部門本單位的子模塊、子系統，進一步提高無紙化管理系統的實用性。