企業實施ＥＲＰ的效益與風險分析

ERP(Enterprise Resource Planning)即企業資源計劃，是一種通過計算機系統固化了的管理方法，它可以讓企業更合理地配置企業資源(包括人員、物品、資金、設備、信息等)，優化業務，提高企業的管理水平，增強企業的競爭力。它不只是一套計算機信息系統，更是一套現代化的企業管理思想和理念。它的最終目的是為了將企業業務電腦化，要求業務必須與ERP軟件緊密結合起來，借助軟件功能開展日常工作，最終達到以數據說話的目的。

ERP開始來到中國，是在20世紀70年代末。據說，當時是機械部的人去買IBM的機器，順手帶來了八部書，這八部書就成了后來的ERP圣經。20年來，我國系統地運用ERP的企業達2 600多家，約占國有及規模以上非國有工業企業總數的1．6％；從單項計算機應用開始到ERP系統實施完畢，平均應用周期為8～10年；大多數企業應用ERP后，其管理水平以及反映企業綜合能力和管理狀況的相關指標沒有發生明顯的改進、提高和創新；，直到目前，我國仍鮮見ERP完全成功的范例。產生這種情況的原因可能是企業在引入ERP時尚未弄清楚ERP究竟能為企業帶來什么，又存在什么問題，基于此本文就此進行初步探討。

一、成功實施ERP帶來的效益

1、解決銷售的問題。企業經常會出現這樣的情況：只要客戶那邊一個要貨的電話打過來；公司這邊馬上就亂成了一鍋粥，但忙到最后還是常常不能告訴客戶能否提貨。在這種情況下，ERP就可以通過合理的調配機制和信息反饋機制來幫助你的企業很好的處理這些問題，實現對訂單和計劃執行的動態跟蹤，全面準確地掌握銷售情況，提高資金回籠的時效性。

2、生產管理問題。對于那些裝配的零部件比較繁雜的生產線來說，由于信息流通不暢，雖然在同一條生產線上，但一個部件的生產車間往往不知道另一個生產車間的進度，結果經常出現幾個車間的工人都在加班空等的局面，由此造成了資源的閑置和浪費。ERP可以通過相應的管理模塊實現高效的生產流水線模式，減少了生產中個別物料短缺造成的生產中斷，提高生產線勞動效率，同時又可減少辦公文檔及傳遞工作，提高辦公效率，減少職工加班時間，即使在處理緊急任務時也能預先設計出最合理的生產流程，降低無效勞動。

3、采購管理。傳統采購模式可能產生的一些損害公司利益的情況，如老資格采購員的“灰色交易”、因部分采購人員的離職或新進采購人員對于采購渠道和經驗上的不足所造成的“隨意性采購”等問題。通過ERP的管理系統就可以實現采購信息的發布和搜集，及時把握和分析供貨商的相關信息(包括信譽、生產能力)，供貨商的延續性管理和客戶關系管理，降低采購管理成本。

4、庫存管理。每個企業都會遇到市場需求旺盛期和平淡期，通常企業只能通過經驗上的判斷來規劃庫存保有量，一旦判斷失誤就會造成市場有需求卻供不上貨，或者是大量的產品或原料積壓在倉庫里，占用了大量的資金還要承擔相應的庫存風險。這時，如果通過ERP系統的合理規劃就能及時設定準確的需求計劃，可以在恰當的時間得到恰當的物料，不必留有庫存，降低相應的成本和風險。

5、財務管理。在財務管理上很多企業都已經實現了電算化管理。但是為了更好地和其他業務的信息化管理。體系相結合，ERP的財務系統能更好地實現整合性的功能化財務數據的搜集和整理，為實現財務管理的事前預算、事中控制、事后分析提供了第一手材料，最終還可以自動化地形成直觀的財務分析報告，便于決策層可以隨時了解真實準確的企業運營狀況。

二、實施過程的風險

關于ERP成功與失敗的探討基本是喜憂參半的：一方面是成功者看到信息化提升效率、降低成本的喜悅；另一方面是更多征戰ERP的種種艱辛和差強人意的結果，甚至慘痛教訓。實施過程主要可能存在以下風險：

1、領導思想錯位風險

在ERP項目的實施過程中，項目應用方領導思想的錯位是最主要的風險。這種風險有兩個突出表現：

其一，企業在ERP項目的實施中，放棄領導，企業領導反而處于從屬的地位。實踐中，相當多數的企業領導認為，ERP項目是高新技術，企業不大懂，只需要做好配合就行了。其實，企業是實施ERP項目的主體。必須在項目實施過程中處于主動的態勢和主導的地位，并發揮決定性的領導作用。軟件商派駐的實施人員只能起一個參謀、指導和安裝實施的作用，真正發揮領導、組織、調度、指揮作用的應該是應用企業。

其二，把ERP項目看作一般的計算機項目。我們相當的一部分企業把ERP項目主要交給本企業的計算機技術人員去組織實施，這種做法實質上是把一個現代管理工程項目，當作了一個一般的計算機項目。這樣就不能站在競爭的高度、宏觀的高度、戰略的高度、去審視和把握項目實施中的問題，及時地根據項目的需要，調度和調整人力和布局，適時的對相關機構和部門進行適應性調整。

2、技術風險

由于ERP軟件是基于流程式管理，思想來設計的，同時技術上強調功能的集成性和數據的一致性，這就決定了ERP系統在使用中不同于其他企業辦公軟件的特點，這些特點猶如一把“雙刃劍”，為企業帶來管理效率提高的同時，也增加了許多企業運營管理的不確定性，這些不確定因素如果發生了，同樣會給企業帶來巨大的麻煩，甚至是災難性的后果。

ERP系統中高度集成的功能模塊使得任何一點出現問題都會影響到其他模塊的正常運行。舉例來說，在分銷模塊中的采購定單的下達將同時會有相應的確認信息在成本管理模塊和現金管理模塊中產生。這種在線實時功能使得在某一數據輸入點數據輸入錯誤或模塊發生問題時將會把這個影響迅速擴散到系統的其他功能應用上。

傳統的ERP系統采用的是客戶端／服務器結構。這種分布式的結構使企業能夠低成本、高效率地獲得業務集成管理功能。但是，這種分布式的技術架構使系統管理的難度增大，系統更容易暴露在有意和無意的系統攻擊風險中。

系統審計難度加大。復雜的ERP系統使得系統控制和審計人員必須具有相應的專業知識。但是，對于大型的ERP系統，幾乎沒有人能夠對整個系統的功能和每個模塊的特點有個全面的認識和理解。例如，對于熟悉財務管理模塊的人員，他就無法做到對其他所有模塊有深入的認識。

許多ERP系統已經開始使用基于WEB的B／S技術，這種技術支持異地登錄和訪問。這種技術在為那些跨地域、多工廠企業帶來系統管理便利的同時也帶來了潛在的風險。由于通過因特網登錄，不受空間的限制，任何不正當的用戶授權都能導致對系統的非法訪問。

ERP系統的高度集成性的一大特點是使用單一的數據庫，并且任何數據的輸入都是單點的。這一方面保證了ERP系統數據的一致性和減少重復勞動的同時，使各個部門，比如生產、銷售、庫存和財務能夠共享信息。在另一方面，這樣的環境中，數據的所有權和維護成為一個問題。如果存在不合適的訪問權限的定義，缺乏有效的法規對系統使用的控制，那么系統中的一些機密數據將會變得非常透明，將會可能導致企業的重大損失。

3、管理風險

由于ERP實行的是流程化的管理，會打破原來的條塊分割，勢必導致企業組織結構的改變，甚至是對業務流程的重新思考。許多咨詢公司在為企業實施ERP時都要求對企業原有的業務流程進行重新設計，重新設計的手段就是減少或合并流程中重復的、不增值的環節。這對企業傳統的內部控制產生影響，如果不能很快建立起新的、有效的內部控制，必然對企業的整體運營產生影響。

ERP系統使用會改變企業員工的職權。這種工作角色的轉變和適應過程同樣具有不確定性。一般來說，人們比較容易接納外部環境的變化，但當外部環境需要他或她自身改變時，就容易出現抵觸情緒。一個企業使用ERP系統一年多以后，企業員工還是希望能夠將有的數據以報表的方式打印出來，因為覺得還是看報表方便。矛盾的是，ERP系統提供了具有權限管理的數據訪問以保證數據的安全；另一方面員工卻無法改變過去的習慣。這種不確定性會對業務運作產生風險。

由于ERP系統使數據的捕捉一次性完成。管理部門對信息質量的控制難度加大，而這些信息最終要成為業務決策的依據。ERP采用的是單一數據庫，所有的數據采取一次性單點輸入。在過去，企業的數據可能會來自不同部門。比如，庫存和采購對某個產品都有統計數據，兩個部門可以通過比較發現錯誤。而上了ERP系統后，某產品入庫的具體數量一般只有倉庫確認，如果有差錯，將直接影響銷售、生產、財務等部門的統計。事實上，相比過去，對業務的控制點比以前少了。

4、成本隱性擴張風險

經驗證顯示，ERP項目的實施成本可能是軟件價格的3到5倍。聘用咨詢顧問以及為此所花的成本，可能會達到整個ERP實施預算的30％。不斷的對該軟件進行修改和許多意想不到的變動，還會使ERP項目增加許多意想不到的開支。因此，這種項目實施中成本的隱性擴張，將使項目成本無法控制，形成一種無限膨脹的“無底洞”。拖得企業無法承受。

三、總結

我們都知道，風險和效益是對等的，在ERP實施的過程中，正確地處理好可能存在的風險，就會化險為夷，換來企業業績的增長以及經營狀況的改善，成為企業生存和發展的救星。相反，處理不好可能的風險就會將ERP這把雙刃劍變為企業，的克星，給企業帶來致命的后果。企業需要慎重權衡二者的關系，防止成為中國ERP之路上的犧牲品。

(作者單位：江西省審計廳)