電算化會(huì)計(jì)教學(xué)中憑證輸入和摘要輸入的處理方法

摘 要 通過(guò)對(duì)不同會(huì)計(jì)軟件處理方法的分析比較，分別為電算化會(huì)計(jì)教學(xué)中的憑證輸入和摘要輸入尋求較為簡(jiǎn)便且適用的處理方法。

關(guān)鍵詞 電算化會(huì)計(jì)； 憑證； 輸入

中圖分類(lèi)號(hào)：F232文件標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1671-489X（2006）11-0045-02

Handling Methods of Voucher and Abstract Input in Electronic Account Teaching//GongWurong

Abstract Through the analysis and comparison of the handling methods in different

accounting software， the anthor finds easily applied handling methods in voucher and abstract input of electronic account teaching separately.

Key Wordselectronic account；voucher；input

Author’s address No.1 Vocational School of Nanchang，330002， Nanchang， China

在電算化會(huì)計(jì)教學(xué)中，我們經(jīng)常教學(xué)生使用不同的會(huì)計(jì)軟件，以便使學(xué)生熟悉各種會(huì)計(jì)軟件的處理方法。但會(huì)計(jì)軟件不同處理方法也不同。從表面上看這是很正常的，但實(shí)際上，處理方法的不同將直接關(guān)系到使用者的操作是否方便，有的甚至關(guān)系到數(shù)據(jù)的正確性。因此，有必要在深入分析的基礎(chǔ)上，尋求一種較好的方法。

1 憑證輸入采用記賬憑證還是原始憑證

目前大多數(shù)會(huì)計(jì)軟件都采用記賬憑證輸入法，即原始憑證先由人工填寫(xiě)成記賬憑證，再輸入計(jì)算機(jī)。有人提出，既然是電算化，何不把原始憑證直接輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)再根據(jù)原始憑證自動(dòng)生成記賬憑證實(shí)現(xiàn)該功能只需編一個(gè)原始憑證生成記賬憑證的程序即可，這樣可以節(jié)省大量的人力。但筆者認(rèn)為，此方法并不可取，因?yàn)樵紤{證的輸入速度遠(yuǎn)不及記賬憑證。記賬憑證是人工編制的，有統(tǒng)一的格式，輸入時(shí)屏幕上顯示的輸入畫(huà)面可以設(shè)計(jì)成與記賬憑證完全一致。輸入項(xiàng)也是固定的，如編號(hào)，摘要，借方科目、金額，貸方科目、金額等欄目。這樣輸入速度會(huì)很快。而原始憑證卻是五花八門(mén)，沒(méi)有統(tǒng)一的格式，項(xiàng)目名稱(chēng)及多少也不一樣。屏幕上顯示的輸入畫(huà)面不可能設(shè)計(jì)成與所有原始憑證的格式都相似。這樣當(dāng)大量原始憑證輸入時(shí)，輸入人員還必須逐一選擇數(shù)據(jù)以確定輸?shù)绞裁错?xiàng)目中，輸入速度必然大打折扣。而且因不便隨時(shí)審核，出錯(cuò)的可能性也較大。所以采用記賬憑證輸入，仍不失為一種較好的方法。目前大多數(shù)會(huì)計(jì)軟件都采用此法。

如果有人一定要采用原始憑證輸入，或者已經(jīng)編好原始憑證生成記賬憑證的程序，而且相當(dāng)可靠實(shí)用，筆者認(rèn)為不妨采用原始憑證分類(lèi)輸入的方法。這種方法就是把原始憑證按內(nèi)容格式分成若干類(lèi)，每類(lèi)設(shè)計(jì)一種屏幕輸入畫(huà)面，與該類(lèi)原始憑證的內(nèi)容格式保持一致。假如分成五類(lèi)原始憑證，就設(shè)計(jì)五種輸入畫(huà)面。輸入前把原始憑證按類(lèi)分好。輸入時(shí)屏幕先顯示憑證類(lèi)別菜單，用戶選定類(lèi)別后，顯示出該類(lèi)原始憑證的輸入畫(huà)面。用戶把該類(lèi)原始憑證全部輸完后再選另一類(lèi)別輸入，直到把所有原始憑證輸完。這種方法由于輸入畫(huà)面和原始憑證的內(nèi)容格式基本一致，可以減少出錯(cuò)，提高速度。

有的會(huì)計(jì)軟件采用原始憑證輸入，但屏幕顯示的卻是記賬憑證的畫(huà)面，即輸入后就成為記賬憑證。這種方法，雖然不用人工編制記賬憑證，也不用計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成記賬憑證，但此法實(shí)際上是編制記賬憑證和輸入一次完成，即兩項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行，速度慢，容易輸錯(cuò)，憑證審核也不便。因而這種方法也不理想。

2 輸入摘要用什么方法好

在憑證輸入過(guò)程中，為了提高摘要的輸入速度，有關(guān)人員創(chuàng)造了一些簡(jiǎn)便方法。目前會(huì)計(jì)軟件中常用的摘要輸入法大體有三種：直接法、查找法和代碼法。直接法是最原始的方法，就是用拼音或五筆字形等方法直接輸入中文摘要。由于輸入速度慢，此方法不可取，但是當(dāng)用其他方法不能實(shí)現(xiàn)時(shí)又不得不用。查找法是把計(jì)算機(jī)中現(xiàn)成的中文摘要顯示出來(lái)供查找，用戶選中一個(gè)就實(shí)現(xiàn)輸入。代碼法是用輸入代碼來(lái)實(shí)現(xiàn)中文摘要的輸入。查找法和代碼法都比直接法方便，下面就談?wù)勥@兩種輸入法。

查找法的關(guān)鍵是縮小顯示范圍。如果每次都顯示摘要庫(kù)中的全部摘要供查找，顯然并不可取。筆者認(rèn)為查找法如采用分類(lèi)較為方便，把摘要庫(kù)中的摘要分成十多個(gè)類(lèi)別，輸摘要時(shí)計(jì)算機(jī)自動(dòng)顯示一個(gè)摘要類(lèi)別菜單，輸入者用鼠標(biāo)選一類(lèi)別后，就能顯示出該類(lèi)別的所有摘要，再用鼠標(biāo)選中一個(gè)摘要就可輸入。由于每類(lèi)的摘要不多，查找并不麻煩。與分類(lèi)代碼法相比各有優(yōu)缺點(diǎn)。分類(lèi)查找法不必記代碼，只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊二次就可以實(shí)現(xiàn)輸入。分類(lèi)代碼法雖要記代碼，但由于代碼并不難記，而且顯示范圍要比查找法小，如果代碼記熟的話，輸入速度比查找法快。就目前而言，輸中文摘要采用分類(lèi)代碼法和分類(lèi)查找法都比較方便實(shí)用。

代碼法是先建立一個(gè)摘要庫(kù)，其中存放所有常用摘要及其對(duì)應(yīng)代碼，輸入代碼后計(jì)算機(jī)就自動(dòng)從摘要庫(kù)中取出代碼所對(duì)應(yīng)的摘要實(shí)現(xiàn)輸入。代碼法的關(guān)鍵是設(shè)計(jì)代碼，代碼不僅要易記易輸，而且成功率要高。如果成功率不高，就沒(méi)有使用價(jià)值。比如有的軟件采用漢字拼音頭作代碼，根據(jù)摘要內(nèi)容輸入每個(gè)漢字的第一個(gè)拼音字母。例如“購(gòu)買(mǎi)材料支付貨款”，輸入“gmcl?zfhk”即可實(shí)現(xiàn)漢字摘要的輸入。用漢字拼音頭作代碼輸子串也行，如輸“gmcl”、“mcl”、“zfhk”等都行；如果子串所對(duì)應(yīng)的摘要不止一條，則用戶可在其中選擇。拼音頭作代碼確實(shí)很方便靈活，但由于成功率低而不實(shí)用。為什么成功率低呢？因?yàn)槭止び涃~憑證上的摘要是會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證編制的，往往與摘要庫(kù)中的摘要不完全相同，這樣就不能在摘要庫(kù)中找到、取出。例如“購(gòu)買(mǎi)材料支付貨款”是摘要庫(kù)中的摘要，而手工憑證上的摘要可能是“購(gòu)材料支付貨款”，二者雖僅一字之差，但輸入“gclzfhk” 或子串“gcl”，都不能在摘要庫(kù)中找到“購(gòu)買(mǎi)材料支付貨款”。因此漢字拼音頭作代碼也不方便。在各種代碼輸入法中，筆者認(rèn)為分類(lèi)代碼易記易輸，成功率高。分類(lèi)代碼是根據(jù)摘要內(nèi)容把摘要分成固定資產(chǎn)、原材料、應(yīng)收款項(xiàng)、在建工程等十多個(gè)類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別又各有十多條摘要，每一條摘要給它一個(gè)編號(hào)，該編號(hào)就是代碼，一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)一條摘要。假如摘要總共分成15個(gè)類(lèi)別，就用1到15數(shù)字作代表，記住1到15代表什么類(lèi)別是很方便的。當(dāng)然也可以用其他代碼，比如用會(huì)計(jì)科目號(hào)代表類(lèi)別也很易記。舉一個(gè)例子：如果要輸一條原材料類(lèi)的摘要，假如原材料的類(lèi)別號(hào)為3，只要輸入3，屏幕上就顯示出所有原材料類(lèi)別中的摘要，然后從中選一個(gè)即可實(shí)現(xiàn)輸入。因每個(gè)類(lèi)別中只有十條左右摘要，所以從中選一個(gè)并不麻煩。分類(lèi)代碼法的成功率很高，因?yàn)橹灰桓沐e(cuò)摘要類(lèi)別，就能找到所需摘要。

筆者認(rèn)為，憑證輸入采用記賬憑證輸入法，摘要輸入采用分類(lèi)代碼法和分類(lèi)查找法較為簡(jiǎn)便且適用。