模塊化的會展“流程鏈”管理模式（ＯＳＬ）

[收稿日期]2006—04—20；[修訂日期]2006一07—06

[作者簡介]應(yīng)麗君(1963—)，女，重慶工學(xué)院旅游系副教授。

[摘 要]模塊化的會展“流程鏈”管理模式(OrganisationService Link Management-Model，縮寫OSL)屬于會展產(chǎn)業(yè)技術(shù)層面的模塊化設(shè)計(jì)方法，是一種遵循會展活動(dòng)規(guī)律經(jīng)過多個(gè)案例實(shí)證研究而獨(dú)創(chuàng)的模塊化會展項(xiàng)目經(jīng)營管理模式。對于會展企業(yè)而言，模塊化的“流程鏈?zhǔn)健惫芾硎窃谛畔⒓夹g(shù)革命中對各種資源、能力、資本等實(shí)現(xiàn)模塊化分工，通過對人流、物流、信息流、資金流等模塊化的靈活重組，達(dá)到優(yōu)化結(jié)構(gòu)、整體贏利、增效和提高靈敏度，有助于我國實(shí)現(xiàn)會展產(chǎn)業(yè)一體化發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

[關(guān)鍵詞]模塊化；流程鏈；規(guī)程

[中圖分類號]F59

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1002—5006(2006)10—0078—07

一、模塊化產(chǎn)業(yè)理論與會展“流程鏈”管理模式(OSL)原理簡介

(一)前沿學(xué)科理論“模塊化產(chǎn)業(yè)理論”簡介

模塊化理論是對產(chǎn)業(yè)組織理論的新發(fā)展，模塊化理論引導(dǎo)人們從模塊的角度認(rèn)識企業(yè)、市場和產(chǎn)業(yè)，不僅提供了新的認(rèn)識角度，還有助于把握新的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的本質(zhì)，增加理論的可驗(yàn)證性，是信息化時(shí)代具有重要實(shí)踐意義的前沿性產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)理論。

1997年哈佛商學(xué)院(HBS)鮑德溫教授(CarlissY．Baldwin)與哈佛大學(xué)商學(xué)院院長克拉克(Kim B．Clark)共同在《哈佛商業(yè)評論》發(fā)表的“模塊時(shí)代的管理”文章里，第一次從管理學(xué)角度提出了“模塊化管理”的概念，認(rèn)為揭開美國風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)興旺發(fā)達(dá)的奧妙的關(guān)鍵詞就是“模塊化”，由此在世界范圍內(nèi)引起了對“模塊化”的討論。2000年鮑德溫和克拉克(Baldwin and Clark)兩位在《設(shè)計(jì)規(guī)則：模塊化的力量》一書中進(jìn)一步明確“模塊化”的理論邏輯關(guān)系是從技術(shù)，到形成技術(shù)模塊化，再到組織模塊化的過程，最終達(dá)到模塊化的穩(wěn)定階段。

2002年日本著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家青木昌彥先生和安藤晴彥先生合著《模塊化——新產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的本質(zhì)》對“模塊化”問題進(jìn)行了實(shí)證性分析研究，指出“硅谷模式的成功是模塊化的成功”。2004年12月中國社會科學(xué)院工業(yè)經(jīng)濟(jì)研究所第二屆學(xué)科前沿研討會在北京召開，將“模塊化理論”作為產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)和企業(yè)管理學(xué)兩個(gè)學(xué)科的前沿問題進(jìn)行了討論，認(rèn)為“模塊化正在成為產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)創(chuàng)新的本質(zhì)特征。”

每個(gè)模塊的研發(fā)和改進(jìn)都獨(dú)立于其他模塊的研發(fā)和改進(jìn)，每個(gè)模塊所特有的信息處理過程都被包含在模塊的內(nèi)部，如同一個(gè)“黑箱”，但是有一個(gè)或數(shù)個(gè)通用的標(biāo)準(zhǔn)界面與系統(tǒng)或其他模塊相互連接。模塊化的特點(diǎn)是模塊之間的各自獨(dú)立，可以互換、可以單一的升級、接口是標(biāo)準(zhǔn)化的、系統(tǒng)錯(cuò)誤容易被確定的等。

模塊化理論不僅從模塊分解的角度討論了分工問題，而且討論分工后的集成問題，是社會分工理論的補(bǔ)充和發(fā)展。模塊化理論為產(chǎn)業(yè)市場分析提供了更為明確的研究思維方式，從產(chǎn)業(yè)模塊化的特性去關(guān)注市場結(jié)構(gòu)，而且有助于理解信息化時(shí)代的產(chǎn)業(yè)集群現(xiàn)象，以及產(chǎn)業(yè)聚集中的“技術(shù)模塊化”到“產(chǎn)業(yè)組織模塊化”的變化過程。

(二)會展“流程鏈”管理模式(OSL)原理簡介

模塊化的會展“流程鏈”管理模式(簡稱“流程鏈”管理，OSL)，是把一個(gè)涉及諸多因素的復(fù)雜系統(tǒng)工程通過模塊化的專業(yè)化分工，使得各產(chǎn)業(yè)要素間兼容、優(yōu)化系統(tǒng)，形成模塊化的產(chǎn)業(yè)效率?！傲鞒替湣惫芾硎峭ㄟ^模塊化結(jié)構(gòu)提高生產(chǎn)力、適用于服務(wù)性產(chǎn)業(yè)的企業(yè)管理新概念，可謂是捕捉產(chǎn)業(yè)市場結(jié)構(gòu)中利潤區(qū)最有效的管理工具，是一種“基于直線式時(shí)序的往復(fù)運(yùn)行”的會展市場活動(dòng)規(guī)律，以適應(yīng)多組織、多目標(biāo)、多產(chǎn)業(yè)、供需互動(dòng)這一特殊生產(chǎn)組織形態(tài)的企業(yè)生產(chǎn)管理模式。

“流程鏈”管理模式屬于模塊化產(chǎn)業(yè)理論中的技術(shù)模塊化范疇，是應(yīng)用模塊化理論原理進(jìn)行會展項(xiàng)目設(shè)計(jì)與活動(dòng)組織管理的方法，是“產(chǎn)業(yè)組織模塊化”的前提條件。

1．流程、會展“流程鏈”、會展“流程鏈”管理(OSL)的基本含義

(1)流程《現(xiàn)代漢語詞典》認(rèn)為，“流程是相互銜接的工作過程或操作程序”。

(2)會展“流程鏈” 會展流程鏈?zhǔn)且粋€(gè)以會展活動(dòng)時(shí)間為順序環(huán)環(huán)相扣的程序系統(tǒng)。

(3)會展“流程鏈”管理(OSL) 會展“流程鏈”管理(OSL)是以追求管理效率為目標(biāo)的會展項(xiàng)目組織與服務(wù)管理操作流程，是會展項(xiàng)目運(yùn)作中采取模塊化“分工”原理進(jìn)行生產(chǎn)組織、服務(wù)管理中供需雙方所共同遵守的“定制規(guī)程”。

所謂的“定制規(guī)程”，是一種“看得見的設(shè)計(jì)規(guī)則”，是一種對人員、資金、材料、設(shè)備等生產(chǎn)要素投入，以及生產(chǎn)管理投入，如服務(wù)時(shí)間、服務(wù)行為、工作方式、服務(wù)程序和路線、設(shè)施布局、材料配送、資金流轉(zhuǎn)等方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化程序設(shè)計(jì)與管理的規(guī)則。這些規(guī)則對于所有會展活動(dòng)介入者(供需雙方)，就像電腦的Windows視窗一樣是一種“共同界面”，是實(shí)現(xiàn)模塊化分工組織的基礎(chǔ)。例如，展覽活動(dòng)中的《參展商服務(wù)手冊》，就是所有展會活動(dòng)介入者必須遵守的“定制規(guī)程”，成為活動(dòng)得以有條不紊地進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通、管理的“共同界面”，手冊成為一份所有人都“看得見的設(shè)計(jì)規(guī)則”，其內(nèi)容一般包括：組織機(jī)構(gòu)、展館信息、展區(qū)安排、參展申請、時(shí)間安排、證件管理規(guī)定、布展施工管理規(guī)定、撤展運(yùn)輸車輛規(guī)定、撤展換證管理規(guī)定、安全保衛(wèi)規(guī)定、展館防火規(guī)定、展館使用管理規(guī)定、展品管理規(guī)定、客商邀請、宣傳品管理、衛(wèi)生保障管理規(guī)定、現(xiàn)場服務(wù)管理規(guī)定、違規(guī)處罰條例等。比如其中的“展區(qū)安排”規(guī)則，如果是由場館方面制定，那么，相關(guān)的組辦商、參展商、運(yùn)輸商、設(shè)計(jì)與搭建商都必須嚴(yán)格遵守，在展臺搭建部分還涉及到與之關(guān)聯(lián)的所有下游供應(yīng)商，像展臺設(shè)備供應(yīng)商、展臺展具供應(yīng)商、展臺材料供應(yīng)商以及相關(guān)生產(chǎn)廠商等，包括觀眾也同樣需要遵守這些規(guī)程。此外，在這樣一個(gè)業(yè)務(wù)單元中，還包含檢測性業(yè)務(wù)模塊，即安全、消防、質(zhì)檢等部門按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行展臺施工安防的監(jiān)察?？梢姡@些組織規(guī)程是“看得見的設(shè)計(jì)規(guī)則”，成為鏈接各方的“共同界面”。

2．會展“流程鏈”管理的類型

會展“流程鏈”管理可以劃分為“項(xiàng)目流程鏈”和“全壽命周期流程鏈管理”兩種類型。

(1)“項(xiàng)目流程鏈” 即指一個(gè)會展項(xiàng)目的單次操作流程，簡稱“流程鏈”管理。本文在進(jìn)行“流程鏈”分析中主要以單次“流程鏈”管理為主。

(2)“全流程鏈”管理 是指一個(gè)會展項(xiàng)目的多屆舉辦流程管理，稱之為會展項(xiàng)目“全壽命周期流程鏈”管理，簡稱“全流程鏈”管理。

大多數(shù)會展活動(dòng)是周期性舉辦，比如世界知名的節(jié)慶活動(dòng)“巴西狂歡節(jié)”已經(jīng)舉辦了幾百年，中國的端午節(jié)有千年舉辦史，每4年一次的世界博覽會、奧運(yùn)會也有上百年歷史，中國的廣交會至今已有98屆。因此，“全流程鏈管理”在實(shí)踐中相對而言應(yīng)用更多。

(三)會展“流程鏈”管理模式產(chǎn)生原因與作用

1．原因

會展“流程鏈”管理模式是根據(jù)“基于直線式時(shí)序的往復(fù)運(yùn)行”、“復(fù)雜性的系統(tǒng)管理活動(dòng)”這兩大會展活動(dòng)規(guī)律，應(yīng)用模塊化理論原理創(chuàng)建的模塊化產(chǎn)品設(shè)計(jì)方法。

(1)“直線式時(shí)序的往復(fù)運(yùn)行”特點(diǎn)

會展“流程鏈”管理模式的構(gòu)建是基于會展活動(dòng)自身的內(nèi)在運(yùn)行規(guī)律，即會展活動(dòng)具有以“直線式時(shí)序”為基礎(chǔ)的往復(fù)運(yùn)行特點(diǎn)。

所謂直線式時(shí)序，即指會展活動(dòng)是一種“由始到終”在時(shí)間軸上進(jìn)行生產(chǎn)與消費(fèi)的組織服務(wù)，這是由會展活動(dòng)獨(dú)特的服務(wù)產(chǎn)品特性所決定的，其生產(chǎn)與消費(fèi)同步，服務(wù)產(chǎn)品不可能用“倉儲杠桿”來調(diào)節(jié)市場，產(chǎn)品一旦被出售或者消費(fèi)，其價(jià)值就永遠(yuǎn)消逝，因此具有很強(qiáng)的時(shí)間性。也就是說，會展活動(dòng)舉辦是在一個(gè)相對固定的時(shí)間域中進(jìn)行，例如2006年的沈陽世界“園藝博覽會”，從申辦到籌備花了3年，舉辦時(shí)間5—10月份共計(jì)6個(gè)月，如果加上展后服務(wù)，從2002—2006年整個(gè)博覽會“由始到終”大約用了4年時(shí)間。

所謂往復(fù)運(yùn)行，是指會展活動(dòng)的周期性舉辦。大部分會展活動(dòng)都是每年一屆或者幾年一屆或者一年多屆。

(2)“復(fù)雜的特殊社會活動(dòng)”特點(diǎn)

會展活動(dòng)是一個(gè)在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行多組織、多目標(biāo)、多產(chǎn)業(yè)的人流、物流、信息流聚集過程，是涉及上千個(gè)業(yè)務(wù)單元的較為復(fù)雜的特殊社會活動(dòng)，尤其需要系統(tǒng)化管理。

①多組織 會展活動(dòng)產(chǎn)品的生產(chǎn)不是由一家企業(yè)有能力全部勝任的，而是由會展產(chǎn)業(yè)鏈與消費(fèi)者共同作用完成的，生產(chǎn)的組織中至少要包括組辦、場地、配套服務(wù)三大基本要素構(gòu)成的生產(chǎn)服務(wù)集合體，例如在一個(gè)超過5萬平方米大型會展活動(dòng)中，專業(yè)的展裝商(設(shè)計(jì)與搭建工程服務(wù)商)可能超過100家，酒店服務(wù)商可能在50—100家。多組織參與這一特性，表明了模塊化分工特別適用于會展活動(dòng)，這種適配性是會展產(chǎn)業(yè)成為產(chǎn)業(yè)關(guān)聯(lián)度極強(qiáng)的戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)原因之一。

②多目標(biāo) 指參與生產(chǎn)活動(dòng)的多個(gè)組織與服務(wù)對象其目標(biāo)是不同的。比如政府作為主辦者的會展活動(dòng)，一般情況下是為了傳達(dá)政府政策或者促進(jìn)出口或者區(qū)域產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而舉辦商、場館、專業(yè)配套商都是通過會展活動(dòng)的組織與服務(wù)賺取傭金，行業(yè)協(xié)會大多是為會員單位提供服務(wù)，而消費(fèi)者的目標(biāo)最為復(fù)雜，比如有可能是為了樹立企業(yè)形象，或者建立區(qū)域銷售市場，或者結(jié)識新客戶，或者了解競爭對手情況等，或者為了滿足個(gè)人愛好、體驗(yàn)新事物、學(xué)習(xí)新知識等。

③多產(chǎn)業(yè) 指參與會展活動(dòng)的客戶往往來自某個(gè)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域或者多個(gè)產(chǎn)業(yè)的上下游環(huán)節(jié)，包括設(shè)計(jì)研發(fā)、生產(chǎn)銷售以及供應(yīng)商、銷售商等，例如中國國際食品加工和包裝機(jī)械展覽會是國內(nèi)規(guī)模最大、最具影響力的展會，其參加客戶來自食品業(yè)、糧油加工業(yè)、藥品和化妝品業(yè)、包裝容器制造業(yè)、包裝材料加工機(jī)械業(yè)、灌裝設(shè)備和塑料機(jī)械行業(yè)等。

④供需互動(dòng) 在大規(guī)模生產(chǎn)方式中，消費(fèi)者是被動(dòng)的接受標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，而在信息化時(shí)代的模塊化生產(chǎn)方式中，消費(fèi)者可以參與產(chǎn)品設(shè)計(jì)。會展活動(dòng)不可替代的體驗(yàn)性特點(diǎn)，消費(fèi)者親歷親為的“現(xiàn)場效應(yīng)”，在模塊化的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中使消費(fèi)者可以自行設(shè)計(jì)所需產(chǎn)品，或者通過互聯(lián)網(wǎng)直接配置自己喜歡的產(chǎn)品，比如，上市公司的“路演”、2005年以來湖南衛(wèi)視的“超女”活動(dòng)等，會展生產(chǎn)商則通過“看得見的設(shè)計(jì)規(guī)則”按需定制，消費(fèi)者的個(gè)人需求信息將會影響生產(chǎn)廠家的生產(chǎn)決策，與生產(chǎn)者、供應(yīng)商、銷售商一起構(gòu)成價(jià)值創(chuàng)造的主體。

2．作用

上述會展活動(dòng)的特點(diǎn)，使得會展產(chǎn)業(yè)從其內(nèi)部結(jié)構(gòu)來看，具有模塊化的特性。

“定制規(guī)程”是進(jìn)行模塊化分工的產(chǎn)業(yè)組織規(guī)則，在生產(chǎn)過程中對生產(chǎn)要素分配與組織方式的管理規(guī)程，即在生產(chǎn)過程中對必需的人力資源、信息、物質(zhì)、材料等生產(chǎn)要素按照模塊化分工組織，以及各個(gè)企業(yè)間協(xié)同“生產(chǎn)”過程的組織方式規(guī)則。

以德國慕尼黑國際展覽集團(tuán)為例，該集團(tuán)公司的整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作過程，從市場調(diào)研、題目立項(xiàng)、營銷手段、觀眾組織、會議安排，甚至包括展覽公司所有對外文件、信件的格式等都實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化，與會展密切配合的展館、運(yùn)輸、搭建等也基本達(dá)到了類似標(biāo)準(zhǔn)。

因而，會展流程鏈管理(OSL)的最大作用、也是最大的優(yōu)點(diǎn)，即模塊化“流程鏈”管理的“定制規(guī)程”是一個(gè)通用的標(biāo)準(zhǔn)界面，可以與產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)或其他模塊相互連接，把會展活動(dòng)中涉及的數(shù)以千計(jì)業(yè)務(wù)單元集成在一個(gè)“鏈?zhǔn)侥K化”系統(tǒng)結(jié)構(gòu)里，以合力制勝，模塊之間能夠靈活重組，幫助企業(yè)快速進(jìn)行市場反應(yīng)，在運(yùn)作實(shí)踐中形成模塊化管理效率，通過有效管控機(jī)制提高會展服務(wù)專業(yè)化水平，提高企業(yè)的市場競爭力。

(四)模塊化的會展流程鏈管理模式(OSL)系統(tǒng)構(gòu)成簡介

會展流程鏈管理模式創(chuàng)新性表現(xiàn)在采用“時(shí)間一業(yè)務(wù)”原則設(shè)計(jì)，把會展活動(dòng)項(xiàng)目的組織與服務(wù)過程按照時(shí)順區(qū)隔出“三大時(shí)間模塊、五大業(yè)務(wù)群、八大業(yè)務(wù)組”，在此基礎(chǔ)上形成多個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作以及細(xì)分更多的業(yè)務(wù)工作。

會展活動(dòng)的運(yùn)行圍繞“會展主題”目標(biāo)集合成不同的業(yè)務(wù)組群，經(jīng)過細(xì)化分工構(gòu)成各類業(yè)務(wù)組群，這些業(yè)務(wù)組群成為相對獨(dú)立的功能模塊，各個(gè)模塊在每一個(gè)時(shí)間段里都有各自不同的任務(wù)目標(biāo)，這些相對獨(dú)立的功能模塊關(guān)系可以描述為：彼此之間相互作用、環(huán)環(huán)相嵌、以時(shí)順的直線指向聯(lián)結(jié)起來的有機(jī)組合體。因此，三大階段的時(shí)間模塊在“直線式時(shí)序時(shí)間軸”上猶如一個(gè)個(gè)環(huán)環(huán)相扣的鏈條，從而構(gòu)成了會展活動(dòng)項(xiàng)目組織與服務(wù)的“流程鏈”。

1．三大時(shí)間子模塊

模塊化的會展“流程鏈”各環(huán)節(jié)按照活動(dòng)進(jìn)展的時(shí)間順序從技術(shù)層面把會展活動(dòng)進(jìn)行“時(shí)間區(qū)隔”，劃分為“前鏈、中鏈、后鏈”三大時(shí)間段，并對會展活動(dòng)中涉及的每個(gè)時(shí)域的業(yè)務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的界定(見圖1)。

A．前鏈模塊：會展活動(dòng)的籌備期間，比如展覽產(chǎn)業(yè)中是指“展前”模塊，即從調(diào)研到預(yù)展的時(shí)域段，一般為數(shù)年到3—6個(gè)月不等。業(yè)務(wù)組群1—3。

B．中鏈模塊：指會展活動(dòng)的舉辦期間。以展覽產(chǎn)業(yè)為例，可指“展中”模塊，即從開幕式到閉幕的時(shí)域段。一般按照天數(shù)計(jì)算，多為3—5天，少數(shù)情況為7、9、14、30、180、360天，如A級世界博覽會180天，足球世界杯30天。業(yè)務(wù)組群4。

c．后鏈模塊：指會展活動(dòng)結(jié)束以后的一個(gè)時(shí)域，通常情況下3—14天。例如在展覽產(chǎn)業(yè)中，是指“展后”模塊，即從撤展到總結(jié)的時(shí)域段。業(yè)務(wù)組群5。

上述三大時(shí)間功能模塊與會展產(chǎn)業(yè)鏈模塊的關(guān)系是，產(chǎn)業(yè)鏈模塊按照專業(yè)化生產(chǎn)組織進(jìn)行模塊化分工，價(jià)值在產(chǎn)業(yè)鏈上傳遞到各個(gè)相關(guān)的生產(chǎn)單位，各生產(chǎn)單位依據(jù)三大時(shí)間模塊在共同界面“規(guī)程”的作用下從事業(yè)務(wù)運(yùn)營。

2．業(yè)務(wù)的概念

特指展會組織服務(wù)過程各類業(yè)務(wù)活動(dòng)，即展會組織過程中的“處理”過程和“服務(wù)對象”。其中，“關(guān)鍵業(yè)務(wù)”是指重要的工作環(huán)節(jié)。

模塊化設(shè)計(jì)中業(yè)務(wù)的劃分主要由一級、二級、三級業(yè)務(wù)的三個(gè)檔次組成，即一級的“五大業(yè)務(wù)群”：即策劃立項(xiàng)、機(jī)構(gòu)組建、市場營銷、運(yùn)營管理、評估總結(jié)；二級的“八大業(yè)務(wù)組”和三級的“45種關(guān)鍵業(yè)務(wù)”，各個(gè)業(yè)務(wù)模塊可以有多個(gè)供應(yīng)商或者指定供應(yīng)商完成，業(yè)務(wù)模塊之間形成靈活的接口與組配關(guān)系。具體內(nèi)容參見案例表1。

3．任務(wù)指標(biāo)注解

(1)責(zé)任單位 是指參與會展生產(chǎn)活動(dòng)的各類組織機(jī)構(gòu)，如政府、企事業(yè)、機(jī)構(gòu)等，一般劃分為兩類：

①指導(dǎo)，業(yè)務(wù)主管單位，包括國家各級政府、各個(gè)會展業(yè)務(wù)主管部門，如長春市主管單位有市委市政府的各級管理部門、會展辦、工商、稅務(wù)、財(cái)政、公安等。

②服務(wù)提供者，即主辦／承辦，協(xié)辦以及專業(yè)合作伙伴等提供會展組織服務(wù)的相關(guān)單位，如提供展會組織與服務(wù)工作的產(chǎn)權(quán)擁有單位和法人單位，通常情況下是組委會或者專業(yè)會展公司，以及專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)組織，如場館、展裝、展運(yùn)、商旅、媒體、廣告、餐飲等等。

(2)責(zé)任人 指各個(gè)相關(guān)服務(wù)提供者組織中擔(dān)任具體業(yè)務(wù)的工作人員，如各部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員、組委會人員、項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員等。

(3)時(shí)域 時(shí)域即時(shí)間的閥域，指一個(gè)活動(dòng)的“起始”時(shí)間段。

會展“流程鏈”管理中所指的“時(shí)域”概念，是指會展活動(dòng)的“始與終”時(shí)間閥域，是對會展活動(dòng)的時(shí)間進(jìn)行的規(guī)劃管理(見圖2)。

本文基于會展“直線式時(shí)序的往復(fù)運(yùn)行”活動(dòng)規(guī)律，以會展活動(dòng)的“開幕式”為時(shí)間計(jì)算的“基點(diǎn)”。一般計(jì)算方式采取“倒計(jì)時(shí)”，即把開幕式作為“原點(diǎn)”開始倒算。時(shí)間計(jì)算單位可按照月份數(shù)、天數(shù)、工作周期數(shù)。在工作安排中，通常用“甘特圖”進(jìn)行會展的時(shí)間規(guī)劃。

①時(shí)限：指完成一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的時(shí)間單位。

本文在流程鏈管理中是按照會展活動(dòng)距離會展“開幕”前多少天／月為時(shí)間計(jì)算單位。例如，調(diào)研時(shí)限，開幕前18—24個(gè)月。

②會展活動(dòng)期：一個(gè)會展活動(dòng)期指會展活動(dòng)舉辦實(shí)際天數(shù)，即開幕式到閉幕的時(shí)間域。在展覽產(chǎn)業(yè)中為“展期”，在會議產(chǎn)業(yè)中為“會期”，活動(dòng)產(chǎn)業(yè)中則為“活動(dòng)期”。

(4)歸檔資料 指檢查各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作與會展評估時(shí)所必須提供的相關(guān)資料，如文字、圖片、音像、實(shí)物等，其中的一些主要文件和資料，如《組織工作手冊》、《參展商服務(wù)手冊》、《觀眾服務(wù)手冊》、《客商數(shù)據(jù)庫》等，需要在會展立項(xiàng)申報(bào)時(shí)提交給組辦機(jī)構(gòu)備案。我國國營企業(yè)可以參照國家企事業(yè)單位檔案管理相關(guān)文件要求進(jìn)行留檔備查。

二、會展“流程鏈”管理模式實(shí)證研究

會展“流程鏈”管理模式在多個(gè)大型展覽活動(dòng)中得到了不斷的豐富和完善。本文以2005年7月舉辦的“第四屆中國長春國際汽車博覽會”為例，對模塊化的“流程鏈”管理的原理進(jìn)行實(shí)證性介紹。

(一)案例背景

展會名稱：第四屆中國長春國際汽車博覽會

舉辦時(shí)間：2005年7月15—24日

舉辦地點(diǎn)：長春國際會展中心

主辦單位：中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會、中國機(jī)械工業(yè)聯(lián)合會、中國汽車工業(yè)協(xié)會、德國法蘭克福展覽有限公司、吉林省人民政府和長春市人民政府

承辦單位：長春市對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作局、中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會長春市分會、長春國際經(jīng)貿(mào)展覽有限公司、法蘭克福展覽(香港)有限公司

主題：振興東北名車馳騁

宗旨：展示汽車技術(shù)、開拓汽車市場、探索汽車未來、引領(lǐng)汽車時(shí)尚、弘揚(yáng)汽車文化

口號：長春的、中國的、世界的

展會主要內(nèi)容：以“展覽”、“論壇”、“經(jīng)貿(mào)”、“文化”、“運(yùn)動(dòng)”、“服務(wù)”六大板塊為主線的若干項(xiàng)活動(dòng)。展覽面積12萬平方米(室內(nèi)6．3萬平方米、室外5．7萬平方米)；參展廠家包括國內(nèi)轎車40多家生產(chǎn)企業(yè)的二三百個(gè)品牌，國際轎車企業(yè)10家以上，100個(gè)品牌；商用車數(shù)量增加10％；參會國家和地區(qū)達(dá)30個(gè)。

(二)案例簡析

“第四屆中國長春國際汽車博覽會”號稱中國第三大汽車展，展期3天，一個(gè)項(xiàng)目流程鏈管理周期為18個(gè)月。

這是一個(gè)典型的政府主導(dǎo)型大型活動(dòng)，展會市場化程度不高，本屆組委會由5個(gè)主辦單位、4個(gè)承辦單位構(gòu)成，在運(yùn)行中面臨“多頭管理”、“多組織”、“多目標(biāo)”等矛盾，體制上的復(fù)雜性必然導(dǎo)致運(yùn)營效率不高。此外，從該展覽會的生命周期來看，第四屆汽車展是一個(gè)剛進(jìn)入產(chǎn)品成長期的展會，展會經(jīng)驗(yàn)度不足，展會競爭力亟待提高。

“第四屆中國長春國際汽車博覽會”按照會展項(xiàng)目“流程鏈”管理模式(OSL)進(jìn)行組織服務(wù)流程梳理，主要分為以下幾大步驟：

①把展會視為一個(gè)獨(dú)立的會展活動(dòng)期，即從開幕前18個(gè)月到展會結(jié)束14天之內(nèi)。

②把會展活動(dòng)管理劃分為“組織工作”與“服務(wù)工作”這兩種性質(zhì)不同卻相互關(guān)聯(lián)的工作內(nèi)容，明確組織工作的重點(diǎn)在于項(xiàng)目的策劃與組織、控制與管理、考核與評估，屬于企業(yè)組織管理工作范疇，而服務(wù)工作的對象是各類供應(yīng)商與客商，屬于市場活動(dòng)管理工作范疇。

③在三大時(shí)間功能模塊下構(gòu)建“樹式”業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，各模塊之間以時(shí)順為核心依次由前至后形成流程鏈，依據(jù)模塊層級關(guān)系進(jìn)行各個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作的分解一級、二級、三級業(yè)務(wù)(參見表1)。

表1 第四屆中國長春國際汽車博覽會模塊化的會燕尾服“流程鏈”管理一覽表

續(xù)表1

④按照“功能模塊和業(yè)務(wù)組群”的交叉關(guān)系進(jìn)行模型構(gòu)架，針對業(yè)務(wù)內(nèi)容提出工作任務(wù)、完成要求、任務(wù)落實(shí)的崗位職責(zé)單位與責(zé)任人，設(shè)計(jì)“關(guān)鍵工作、責(zé)任單位／責(zé)任人、時(shí)限、歸檔管理”4項(xiàng)一級指標(biāo)，這是進(jìn)行工作檢查、考察業(yè)績、展會評估的主要依據(jù)。

(三)案例總結(jié)

上述實(shí)證性研究表明，模塊化的“流程鏈”管理模式對大型會展活動(dòng)實(shí)現(xiàn)專業(yè)化展會組織管理極為有效。

(1)會展“流程鏈”管理模式具有結(jié)構(gòu)性效率功能，可以幫助組辦機(jī)構(gòu)清晰地界定成百上千的活動(dòng)生產(chǎn)商、供應(yīng)商的工作任務(wù)、目標(biāo)范圍，在展會活動(dòng)的人力資源、資金劃撥與財(cái)務(wù)控制、物質(zhì)管理等方面實(shí)現(xiàn)合理的優(yōu)化配置。

(2)會展“流程鏈”管理模式蘊(yùn)含了富有彈性的“時(shí)間控制”和“監(jiān)督檢查”兩大管控模塊，“流程鏈”強(qiáng)有力的規(guī)程性能夠確保展會正常運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。

(3)在這個(gè)案例中沒有與“展會評估辦法”、“展會服務(wù)質(zhì)量測評”等相關(guān)產(chǎn)業(yè)支持性模塊配套使用，僅僅涉及了展會的“流程鏈”規(guī)程部分。在實(shí)際中，最好三者結(jié)合，“流程鏈”管理模式才能達(dá)到預(yù)期效果。

通過會展“流程鏈”管理再造傳統(tǒng)展會“中國長春國際汽車博覽會”，不僅在結(jié)構(gòu)上根本改造整個(gè)展會品質(zhì)，在組織效率、服務(wù)能力上獲得大幅度的提升，而且能夠提高展會的服務(wù)滿意度，打造品牌展會，推動(dòng)展會的可持續(xù)發(fā)展。

總之，本文所指“流程鏈”管理模式，既不同于傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)中按照生產(chǎn)、流通、消費(fèi)三大經(jīng)濟(jì)運(yùn)行環(huán)節(jié)形成的價(jià)值鏈管理，也有別于目前流行的供應(yīng)鏈管理，并非適用于所有的產(chǎn)業(yè)。

責(zé)任編輯：吳巧紅；責(zé)任校對：王玉潔

(本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文。)