仇麗霞 李宇龍

【摘要】在石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中會形成大量檔案，通過加強(qiáng)檔案管理工作，能夠讓企業(yè)獲得完整、準(zhǔn)確的資源信息。在經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展過程中，石油企業(yè)面臨著越來越激烈的市場競爭，檔案管理的重要性也逐步得到體現(xiàn)。當(dāng)前石油企業(yè)檔案管理中還有很多不足之處，這要求盡快轉(zhuǎn)變檔案管理方法，完善基礎(chǔ)設(shè)施，促使檔案管理工作質(zhì)量與效率實(shí)現(xiàn)提升。本文將簡述石油企業(yè)檔案管理的重要性，并提出具體可行的優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè);檔案管理;優(yōu)化策略

檔案可將石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、人員調(diào)動、技術(shù)更新等情況反映出來，不僅真實(shí)、全面記錄了石油企業(yè)發(fā)展歷程，還能夠?yàn)槠髽I(yè)今后經(jīng)營管理提供引導(dǎo)與輔助的幫助。通過將檔案價值發(fā)揮出來，有利于石油企業(yè)的健康與穩(wěn)定發(fā)展。基于此，石油企業(yè)要加大檔案管理力度，積極采取新方法、新思路，提升檔案管理效率，為企業(yè)各項(xiàng)工作順利開展提供參考依據(jù)。

一、石油企業(yè)檔案管理的重要性

在全球經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過程中，在石油、天然氣等能源需求上逐步增加，我國石油企業(yè)在石油、天然氣開采上出現(xiàn)了供不應(yīng)求的局面，且內(nèi)部各項(xiàng)管理問題也變得更加突出。檔案作為石油企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄與憑證，是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、商譽(yù)等無形資產(chǎn)的依據(jù)與證明，在企業(yè)創(chuàng)新、管理和風(fēng)險應(yīng)對等方面發(fā)揮著重要作用。同時石油企業(yè)利用好檔案，可以規(guī)范生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等工作，讓企業(yè)合法權(quán)益、職工利益得到有力維護(hù)，也在解決企業(yè)糾紛中發(fā)揮著關(guān)鍵憑證的作用。因此石油企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，積極探索更加行之有效的管理方法，不斷提升檔案收集、整理、儲存和利用等工作效率，確保最大限度發(fā)揮出檔案應(yīng)有價值，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

二、石油企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提高重視，增加資金投入。石油企業(yè)要定期召開檔案管理會議，合理安排檔案管理工作，嚴(yán)格督促落實(shí)，各部門及人員要主動參與到檔案管理中，及時提供各項(xiàng)檔案資料，保證檔案的完整性與準(zhǔn)確性。石油企業(yè)要在內(nèi)部做好宣傳工作，讓每個職工都真正意識到檔案管理的重要性，能夠積極履行好自身職責(zé)，為檔案管理工作順利開展奠定良好基礎(chǔ)。此外，以往由于石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作，投入的資金較少，導(dǎo)致檔案管理難以高效進(jìn)行。對此石油企業(yè)要逐步增加資金投入，讓檔案管理工作開展有足夠的經(jīng)費(fèi)，可以通過設(shè)置專項(xiàng)資金的方式，讓檔案管理基本需求得到滿足。同時檔案管理有充足資金后，也有利于加快信息化建設(shè)步伐，促使檔案管理效率進(jìn)一步提升。

（二）注重完善檔案管理機(jī)制。石油企業(yè)要想提升檔案管理水平，將各項(xiàng)檔案資料價值真正體現(xiàn)出來，應(yīng)該盡快建立起完善的檔案管理制度。這需要企業(yè)打造檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息運(yùn)行系統(tǒng)，在此平臺上讓檔案信息能夠在企業(yè)內(nèi)部高效傳遞，為管理者查詢與利用創(chuàng)造良好條件。當(dāng)然石油企業(yè)在應(yīng)用檔案網(wǎng)絡(luò)信息運(yùn)行系統(tǒng)時，雖然可以將檔案管理價值有效體現(xiàn)出來，但是也容易出現(xiàn)信息安全隱患，這需要企業(yè)建立與之相應(yīng)的檔案管理制度。石油企業(yè)技術(shù)等部門要主動參與進(jìn)來，加強(qiáng)協(xié)作與配合，共同加強(qiáng)對檔案安全性的管理工作，結(jié)合檔案內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的級別權(quán)限。石油企業(yè)要定期檢查與更新內(nèi)部系統(tǒng)的防火墻，在制度的約束下保證檔案安全，能夠得到充分開發(fā)與利用。

（三）更新現(xiàn)代化管理設(shè)施。為了讓石油企業(yè)檔案管理工作高效、順利進(jìn)行，還需要在硬件設(shè)施上配置齊全，這要求企業(yè)盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，盡快將現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備引進(jìn)來，如計算機(jī)、攝像機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等，提升檔案管理信息化水平。要注意不能讓大量設(shè)備被閑置，否則將在人力、財力和物力上出現(xiàn)損失與浪費(fèi)。在先進(jìn)方法與技術(shù)支持下，形成功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)，讓石油企業(yè)所有檔案都得到信息化管理，提升其自動化水平。信息管理系統(tǒng)要發(fā)揮出文件錄入、修改、轉(zhuǎn)儲、案卷合卷、拆卷、編號、打印表格等功能，確保檔案管理人員可以快速實(shí)現(xiàn)對檔案的分類、組卷與歸檔，便于企業(yè)其他部門人員方檢索與查閱檔案資料。由于石油企業(yè)檔案數(shù)量大、種類多，為提升查閱速度，應(yīng)積極配置檔案信息管理系統(tǒng)，從而保證檔案管理工作效率實(shí)現(xiàn)大幅度提升。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。21世紀(jì)企業(yè)之間的競爭更多的體現(xiàn)在人才上，高素質(zhì)人才對企業(yè)生存與發(fā)展至關(guān)重要，對此石油企業(yè)也要注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，石油企業(yè)要定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們及時掌握最新的檔案管理政策、法律法規(guī)和相關(guān)專業(yè)知識，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)水平的提升，能夠?yàn)楦咝А⒂行蜷_展檔案管理工作奠定良好的人才基礎(chǔ)。第二，增強(qiáng)檔案管理人員自學(xué)意識，既要參與企業(yè)定期培訓(xùn)，也要主動加強(qiáng)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)學(xué)習(xí)，積累豐富的科技知識，提升檔案管理工作的科技水平。同時也能積極創(chuàng)新檔案管理方法，將檔案價值充分發(fā)揮出來，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，石油企業(yè)在發(fā)展過程中會形成大量的檔案資料，可以將勘探生產(chǎn)、工程建設(shè)和人事行政等情況反映出來。這要求石油企業(yè)提高對檔案管理工作的重視程度，既要建立完善的檔案管理制度，增加資金投入將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善，還要積極引入現(xiàn)代化手段，培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才。這樣才能真正提升檔案管理效率，為石油企業(yè)今后發(fā)展打牢基礎(chǔ)。

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