疾控中心衛生防病業務檔案管理

張麗珠

隨著衛生防病與衛生監督體制改革的深入，北京市衛生防疫站在與北京市勞動衛生與職業病研究所、北京市健康教育所、北京市性病防治所合并的基礎上，組建成現今的北京市疾病預防控制中心?穴以下簡稱中心?雪。工作任務也由原來的主要是傳染病防治和公共衛生監督監測轉向以傳染病、慢性非傳染病的預防控制和技術服務為主，各項工作都圍繞衛生防病工作而展開。

一、完善衛生防病業務檔案的歸檔范圍

中心職能的轉向，帶來了中心衛生防病業務檔案的相應變化。在及時調整衛生防病業務檔案分類方案的同時，完善衛生防病業務檔案歸檔范圍尤為重要，它是豐富中心衛生防病業務檔案的關鍵所在。

1、法定傳染病、地方病的各項監測計劃、方案、總結以及專題性調查分析與總結；2、主要傳染病流行趨勢預測、傳染病疫情爆發流行調查處理、分析、總結性報告；3、慢性非傳染病防治計劃與專項總結；4、免疫接種監測、免疫水平監測以及免疫預防針對疾病監測的專項總結；5、免疫預防流行病學、人群免疫、免疫接種質量的效果評價；6、重大異常反應、接種事故的調查處理、分析、總結性報告；7、病原學及血清學監測分析與總結；8、食品衛生、環境衛生、學校衛生、射線防護、職業衛生的各項監測計劃、總結以及專題性調查分析與總結；9、醫幼機構、消殺滅產品及病媒醫學昆蟲各項監測工作總結以及專題性調查分析與總結；10、重大疫情、食物中毒、飲水污染、放射事故的調查處理、分析、總結性報告；11、北京承辦國內外重大活動的公共衛生保障專項工作總結；12、微生物學、衛生理化、毒理檢驗技術性總結；13、健康教育與健康促進專題性總結；14、疾病預防控制系統論文專刊、匯編；15、針對衛生防病工作的建設性、指導性、管理性、綜合性論述以及學術論文等。

二、關注衛生防病工作中產生的新內容

1、新發傳染病產生的相關材料。注意關注在抗擊非典型肺炎?穴以下簡稱非典?雪工作過程中可能產生的檔案內容，如現歸檔的“北京市出院非典患者以及家庭成員血清流行病學調查”、“北京市1091例嚴重呼吸綜合癥臨床診斷病例流行病學史再調查”；針對2004－2005年間國內外禽流感的出現，同樣也應關注在防治禽流感工作過程中可能產生的檔案內容。另外，要監控每年在開展性病與艾滋病防治工作中可能產生的檔案內容，如現歸檔的“性病疫情、艾滋病哨點監測及流行趨勢分析”、“北京市艾滋病／性病綜合防治示范區基線調查工作總結”、“北京市高危人群行為干預試點工作總結”等。

2、新增慢性非傳染病疾病預防與控制工作中產生的相關材料。注意關注慢性非傳染性疾病的防治，運用新的醫學模式、新技術、新方法開展慢性非傳染性疾病的探討與研究等方面可能產生的檔案內容，如現歸檔的“北京市城區居民幾種主要慢性病患病現狀及趨勢分析”、“中國慢性病相關危險因素北京監測點監測方案與總結”等。

3、新增職業衛生與職業病防治工作中產生的相關材料。注意關注急性職業中毒的調查處理、職業病危害檢測等方面可能產生的檔案內容，如現歸檔的“北京市洗衣房中四氯乙烯污染現狀”、“氯氣對作業工人肺通氣功能影響的調查”等。

4、新增公共衛生突發事件應急處理工作中產生的相關材料。注意關注對突發事件、重大疫情事件的應急處理等方面可能產生的檔案內容，如對猴痘事件、多發食物中毒以及多起飲水污染事故的調查處理與總結等。

5、新增建設項目衛生評價工作中產生的相關材料。注意關注在開展衛生工程技術防護設施效果評價、對建設項目衛生評價的研究方面可能產生的檔案內容。

6、新增從業人員健康體檢工作中產生的相關材料。注意觀察在工作中有可能產生的，如現歸檔的“健康體檢培訓信息系統全市聯網管理總結”等方面的檔案材料。

7、新增健康教育與健康促進工作中產生的相關材料。注意關注在開展健康促進項目、對不同人群行為危險因素進行監測以及媒體在健康促進、健康教育、健康宣傳中所起的作用等方面可能產生的檔案內容。如現歸檔的“北京市居民健康需求調查總結”、“北京市城區老年人需求調查及對策探討”等。

8、擴充信息統計工作中產生的相關材料。注意關注每年法定傳染病及居民病傷死亡原因疫情統計、信息化建設等方面可能產生的檔案內容。如現歸檔的“北京市外來人口傳染病疫情分析”、“建國以來北京市人口健康狀況變化的分析”、“我國傳染病疫情報告體系的現狀分析與研究”等。

9、在京舉辦國內外各種重大活動公共衛生保障工作中新產生的相關材料。如衛生防病保障工作專項總結等。10、新增社會醫學與衛生經濟學研究部門工作中產生的相關材料。注意關注在北京市疾病控制系統發展規劃、學科建設等涉及建議性、意見性、學術性方面可能產生的檔案內容，如現歸檔的“非典對衛生和疾病控制機構影響的分析與研究”等。

三、提高衛生防病業務檔案服務的有效性

1、豐富室藏，提高室藏質量。這是實現有效服務的必要條件，也是拓寬檔案信息資源的基本要求。毋庸置疑，搞好衛生防病業務檔案基礎建設，實行規范化管理，是豐富室藏、提高室藏質量的根本所在。特別是機構調整后，衛生防病工作成為中心的重頭戲，檔案部門更要開闊工作思路，廣泛進行收集，深入科室指導，不斷充實衛生防病業務檔案，使室藏內容更加豐富。

2、準確把握中心衛生防病工作的重點，提升衛生防病業務檔案服務的前瞻性，有計劃、有目標地開展衛生防病業務檔案多途徑服務。這是檔案部門主動服務的一種有效手段。如針對2008年奧運會在京舉辦，衛生防病保障工作方面的檔案將成為近年來檔案提供利用的熱點。檔案人員必須要有服務的超前意識和創新意識，開拓思路，主動出擊。這樣，檔案服務工作才能有計劃、有準備地提前投入到北京奧運衛生防病保障工作中。

3、盤活現有檔案室藏資源，多開展專題性的檔案編研，充分發揮衛生防病業務檔案資源優勢。根據利用者不同需求，瞄準檔案提供利用的熱點和規律，可以有針對性地開展多角度、多層次的檔案編研，實現檔案信息資源的最大利用與實效。同時，也要提高衛生防病業務檔案的使用價值，把最有價值的檔案信息傳遞給利用者。如“歷年北京市病毒性肝炎數據匯集及動態分析”、“歷年北京市狂犬病發病死亡數據與分析”、“歷年北京市流腦發病死亡數據與分析”等編研材料，已經常被業務人員應用于科研、專題調查等實際工作中，顯示了很強的實用性；再如2002年編制完成的“歷年北京市舉辦大型運動會期間衛生防病要情”編研材料，系統列舉了北京市在各種大型運動會期間的衛生防病情況與經驗，為中心奧運衛生防病籌備組開展奧運重大疫情及公共衛生風險評估工作，及時提供了更直接、更具體的借鑒與幫助，檔案信息資源有效性得到了極大的發揮。

4、充分利用計算機技術和網絡技術，提供檔案利用服務，實現檔案信息資源共享共用。可以通過計算機檔案管理網絡窗口，開展檔案信息多途徑的檢索、查詢，如利用ＯＡ辦公自動化網絡進行檔案案卷級、文件級目錄檢索，并借助檔案案卷或文件的題名、主題詞、責任者、年度等多種方式進行查詢；還可以根據利用者的需求，及時公布所需要的檔案文件信息等，從而達到為中心衛生防病工作提供更快捷、更有效的檔案信息服務的目的。

作者單位：北京市疾病預防控制中心