為有特色高水平的奧運(yùn)會留下歷史

趙麗萍　張益民

伴隨著2006年春天的步伐，奧運(yùn)工程建設(shè)如火如荼，奧運(yùn)工程檔案工作也將進(jìn)入關(guān)鍵性發(fā)展階段。回眸過去，在北京市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)下，各級檔案部門齊抓共管，以保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)、維護(hù)國家利益為己任，以服務(wù)奧運(yùn)工程建設(shè)為中心，確保了奧運(yùn)工程檔案工作開局良好、起步平穩(wěn)。

領(lǐng)導(dǎo)高度重視，檔案工作得以保障

奧運(yùn)工程檔案工作是實(shí)現(xiàn)奧運(yùn)工程建設(shè)科學(xué)組織、強(qiáng)化管理的基本條件，是世界奧運(yùn)文化遺產(chǎn)的重要組成部分。北京市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)極為重視奧運(yùn)工程檔案工作，多次做出重要批示，在各類專題會上提出具體要求，并將奧運(yùn)工程檔案工作納入《奧運(yùn)會前重點(diǎn)工作倒排工期折子工程》，明確目標(biāo)，落實(shí)責(zé)任，提出任務(wù)，加強(qiáng)監(jiān)督。國家檔案局對奧運(yùn)工程檔案工作予以了高度關(guān)注，以行政執(zhí)法檢查的手段，加強(qiáng)對奧運(yùn)工程檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。自奧運(yùn)工程開工以來，北京奧組委信息中心、北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室、北京市檔案局等管理部門密切配合，齊抓共管，通過制發(fā)文件、執(zhí)法檢查、開展培訓(xùn)、表彰先進(jìn)等各種方式，認(rèn)真監(jiān)督指導(dǎo)奧運(yùn)工程參建各方建立和完善檔案工作。市檔案局還選派業(yè)務(wù)骨干到奧運(yùn)工程建設(shè)主管部門直接負(fù)責(zé)檔案管理工作。

在各級主管部門的有力監(jiān)督管理下，奧運(yùn)工程參建各方領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識明顯提高，普遍加強(qiáng)了檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)，并與各級主管部門構(gòu)建了逐級監(jiān)督、層層落實(shí)的管理體系。目前，各奧運(yùn)工程相關(guān)單位已配備200余名檔案管理人員，累計(jì)投入經(jīng)費(fèi)千萬余元，設(shè)置2000余平方米檔案管理用房及相關(guān)設(shè)施，逐步完善了檔案工作條件，確保了檔案工作正常開展。

主管部門聯(lián)動，各項(xiàng)檔案管理工作日趨規(guī)范

規(guī)范檔案工作及時(shí)到位。2003年，國家體育場、國家游泳中心等首批奧運(yùn)場館開工建設(shè)伊始，北京市檔案局與北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室就及時(shí)制發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)奧運(yùn)場館建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的通知》，全面部署奧運(yùn)工程檔案工作。之后不久，北京奧組委信息中心、北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室、北京市檔案局、北京市規(guī)劃委員會、北京市建設(shè)委員會聯(lián)合印發(fā)《北京奧運(yùn)工程檔案管理指南》，對奧運(yùn)工程檔案工作提出規(guī)范化要求。近兩年，面對奧運(yùn)工程建設(shè)不斷發(fā)展的新形勢，有關(guān)管理機(jī)關(guān)又補(bǔ)充印發(fā)了《關(guān)于做好奧運(yùn)工程檔案安全保管工作的通知》、《北京市奧運(yùn)工程聲像檔案管理整編辦法》等系列文件，不斷加大對奧運(yùn)工程檔案工作宏觀管理力度。同時(shí)，還示范指導(dǎo)奧運(yùn)工程相關(guān)單位建立健全了檔案工作各項(xiàng)制度，并將檔案工作納入工程建設(shè)合同制管理，使奧運(yùn)工程檔案工作有法可依、有章可循，規(guī)范開展。

檔案法制宣傳教育活動逐步深入。幾年來，北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室與北京市檔案局等單位連續(xù)組織召開17次不同類型的檔案工作專題會，并經(jīng)常深入奧運(yùn)工程施工一線，宣講《中華人民共和國檔案法》、《北京市實(shí)施〈檔案法〉辦法》，國家游泳中心、國家體育場等奧運(yùn)工程項(xiàng)目業(yè)主單位也開展了相應(yīng)的宣傳教育活動。廣泛的檔案法制宣傳教育活動，提高了各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工依法做好檔案工作的自覺性。

目前，絕大多數(shù)參建單位都明確了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立了檔案收集、保管、利用等方面的管理制度和崗位責(zé)任制，設(shè)置了檔案管理部門和檔案人員，配備了庫房和檔案裝具，使檔案管理工作基本做到了有序收集、科學(xué)整理、安全保管。

以人為本，檔案干部整體素質(zhì)不斷提高

針對奧運(yùn)工程檔案工作的重要性、特殊性以及不同培訓(xùn)群體的不同需要，2005年，北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室、北京市檔案局等單位舉辦了不同形式的檔案管理專題培訓(xùn)班，還組織召開了14次檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會與觀摩活動，適時(shí)推廣檔案工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。通過培訓(xùn)與交流，各參建單位檔案管理人員初步掌握了檔案工作理論知識，具備了實(shí)際工作技能，形成了一支適應(yīng)奧運(yùn)工程檔案工作的干部隊(duì)伍。

跟蹤檢查，全程服務(wù)奧運(yùn)工程建設(shè)

奧運(yùn)工程建設(shè)到哪里，檔案工作就延伸哪里。北京市奧運(yùn)工程主管部門與市檔案行政管理單位不斷深化檔案工作業(yè)主單位負(fù)責(zé)制與工程檔案管理合同制，自每個(gè)奧運(yùn)工程開工建設(shè)起，按照工程建設(shè)計(jì)劃，全過程跟蹤指導(dǎo)檔案工作。幾年來，相繼在奧運(yùn)工程施工現(xiàn)場組織召開80余次各類檔案工作現(xiàn)場會，及時(shí)協(xié)調(diào)解決各種問題。與此同時(shí)，督促各奧運(yùn)工程業(yè)主單位切實(shí)履行職責(zé)，對其所轄項(xiàng)目參建單位檔案工作實(shí)施監(jiān)督管理。廣大奧運(yùn)工程業(yè)主單位積極配合，開展了卓有成效的工作。2005年，國家體育場國家游泳中心、項(xiàng)目相關(guān)單位以迎接國家檔案局行政執(zhí)法檢查活動為契機(jī)，在施工現(xiàn)場配置了符合要求的檔案管理設(shè)施與設(shè)備，廣泛開展了檔案工作自查與互查活動，同步規(guī)范整理各類檔案，檔案工作水平明顯提高。

真抓實(shí)干，確保檔案材料齊全完整

檔案工作是奧運(yùn)工程建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案工作質(zhì)量直接關(guān)系奧運(yùn)文化遺產(chǎn)的完整程度。幾年來，北京奧運(yùn)主管部門與檔案行政管理部門督促奧運(yùn)工程各有關(guān)單位從3個(gè)方面完善檔案基礎(chǔ)管理工作：一是完善檔案基礎(chǔ)管理設(shè)施，加強(qiáng)檔案安全保管工作；二是將檔案編制責(zé)任詳盡列入工程合同制管理與建設(shè)程序，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；三是從文件形成“源頭”控制檔案歸檔質(zhì)量。按此要求，各奧運(yùn)工程參建單位普遍加強(qiáng)了檔案基礎(chǔ)管理工作。比如：國家體育場、國家游泳中心、國家會議中心等奧運(yùn)場館業(yè)主單位積極探索實(shí)時(shí)歸檔移交管理模式，實(shí)現(xiàn)了工程檔案的集中管理，并及時(shí)向檔案行政管理部門辦理了檔案登記備案手續(xù)。一些市政設(shè)施業(yè)主單位正繼續(xù)向北京市城建檔案館移交竣工檔案。

截至2005年末，各奧運(yùn)工程檔案部門已收集到15．6萬余件各類檔案材料，并且保管措施得當(dāng)。

不斷創(chuàng)新，提高檔案信息化管理水平

運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案信息資源管理，實(shí)現(xiàn)共享，為社會各界監(jiān)督奧運(yùn)工程建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是奧運(yùn)工程檔案工作的重要任務(wù)。目前，北京市“2008”工程信息管理平臺業(yè)已運(yùn)行，并納入北京市電子政務(wù)管理系統(tǒng)。北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室以此為依托，完成了本機(jī)關(guān)3698條檔案目錄的數(shù)字化工作。北京城建集團(tuán)國家體育場總承包項(xiàng)目部、國家體育總局奧體中心工程項(xiàng)目部等一批奧運(yùn)工程參建單位也購置了檔案專用軟件或開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，對工程檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理，檔案工作效率明顯提高。

利用服務(wù)，檔案工作發(fā)揮重要作用

圍繞奧運(yùn)工程建設(shè)中心任務(wù)，奧運(yùn)工程參建單位檔案部門積極開展檔案提供利用工作。奧運(yùn)工程各項(xiàng)目檔案利用率逐年提高。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2005年，各相關(guān)單位檔案部門查檔利用1．14萬余人次，1．71萬余件次。與2004年同期相比，增幅65％以上。國家游泳中心參建單位規(guī)范整理的9020件工程檔案，為該項(xiàng)目創(chuàng)建“長城杯”精品工程提供了翔實(shí)依據(jù)。2005年，奧運(yùn)場館相關(guān)單位接受有關(guān)部門檢查時(shí)，4000余件各類檔案發(fā)揮了重要憑證作用。

回顧過去，展望未來，今年，《北京市“十一五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》全面實(shí)施，各項(xiàng)奧運(yùn)工程建設(shè)進(jìn)入關(guān)鍵階段，奧運(yùn)工程檔案工作具有承前啟后的重要意義。

為全面推進(jìn)奧運(yùn)工程檔案工作，使其成為北京市工程建設(shè)檔案工作的典范。2006年新年伊始，北京奧組委信息中心、北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室、市檔案局、市建委、市規(guī)委適時(shí)聯(lián)合召開專題會議，明確了今后奧運(yùn)工程檔案工作的主要任務(wù)。

1、樹立學(xué)習(xí)觀念，提高檔案工作法制意識

要以舉辦展覽、普法宣傳和專題培訓(xùn)等形式，繼續(xù)開展檔案法制宣傳教育活動，提高不同層次奧運(yùn)工程管理人員的檔案意識，進(jìn)一步優(yōu)化奧運(yùn)工程檔案工作環(huán)境。

2、強(qiáng)化責(zé)任意識，確立檔案安全保障體系

要以對歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視并抓好檔案工作，牢固樹立“檔案安全第一”的觀念，完善檔案安全保管責(zé)任追究制度，完善相關(guān)目標(biāo)管理與經(jīng)濟(jì)考核體系，認(rèn)真落實(shí)檔案工作各項(xiàng)制度，確保奧運(yùn)工程建設(shè)檔案實(shí)體與信息的安全。

3、適應(yīng)形勢需要，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)

要針對奧運(yùn)工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)成分、組織形式、利益關(guān)系多元化以及管理體制創(chuàng)新等新變化，采取有力措施，繼續(xù)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，深入開展業(yè)務(wù)交流與考察活動，增強(qiáng)檔案人員工作能力，開拓知識視野，全面提高檔案干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

4、夯實(shí)基礎(chǔ)工作，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

深化檔案收集、管理等環(huán)節(jié)的工作，既要廣泛收集傳統(tǒng)檔案材料，還要注意收集新型載體檔案材料，按照奧運(yùn)工程建設(shè)計(jì)劃，同步完成規(guī)范整理與歸檔移交工作。要將反映奧運(yùn)工程建設(shè)“四新技術(shù)”及“三大理念”的文件材料列入歸檔范圍，形成完整的奧運(yùn)工程科研檔案。要建立健全奧運(yùn)工程監(jiān)督工作檔案，保留完整的“陽光辦奧運(yùn)”、“廉潔辦奧運(yùn)”的歷史記錄，全方位、多角度地保留完整的奧運(yùn)工程建設(shè)的歷史記憶。

5、創(chuàng)新管理手段，為奧運(yùn)工程及相關(guān)工作服務(wù)

抓住電子政務(wù)發(fā)展的機(jī)遇，以奧運(yùn)工程信息化建設(shè)為契機(jī)，將檔案工作納入各單位的信息化建設(shè)規(guī)劃。依據(jù)國家及北京市相關(guān)規(guī)定，抓緊建立健全電子文件歸檔、保管與利用制度，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔與有效管理。要不斷拓展檔案工作服務(wù)功能，圍繞奧運(yùn)工程建設(shè)以及編纂奧運(yùn)會志等項(xiàng)工作任務(wù)，積極開展檔案提供利用工作。

2006年的鐘聲催人振奮，令人鼓舞。一年之計(jì)在于春，奧運(yùn)工程檔案工作時(shí)間緊、任務(wù)重，檔案工作者惟有策馬揚(yáng)鞭、努力進(jìn)取，才能圓滿完成黨和人民賦予的歷史重任，為有特色、高水平的奧運(yùn)會留下輝煌歷史。