數(shù)字檔案館建設(shè)中的檔案鑒定

社會的進步和信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案工作主體——檔案館面臨著一系列挑戰(zhàn)。面對社會、技術(shù)、法律的諸多挑戰(zhàn)，檔案館何去何從？走檔案館信息化之路，建設(shè)數(shù)字檔案館勢在必行。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的前提，檔案數(shù)字化鑒定則構(gòu)成了檔案數(shù)字化中最核心的內(nèi)容。然而現(xiàn)實是，滯后的數(shù)字化鑒定實踐嚴重制約著檔案數(shù)字化工作的開展，進而影響了數(shù)字檔案館建設(shè)的進程和效果。實踐中，許多部門在“跟風”和“燥熱”之下對檔案數(shù)字化工作“一哄而上”。缺乏可借鑒的實踐成果和科學的理論指導使得檔案數(shù)字化僅僅成為了檔案館紙質(zhì)館藏的“拷貝”，成為了檔案館“只求投入、不計產(chǎn)出”的“增肥”計劃和形象工程。

一、檔案數(shù)字化鑒定對數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義

數(shù)字檔案館并不等同于館藏檔案數(shù)字化，然而后者卻是前者建設(shè)中兼具基礎(chǔ)性和重要性的工作。首先，從目前我國綜合性檔案館館藏構(gòu)成來看，由形成機關(guān)直接歸檔移交的電子檔案僅僅占所有數(shù)字檔案中極少的一部分，也就是說數(shù)字檔案館中的數(shù)字檔案主要還是由對紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化檔案構(gòu)成。因此，未來很長一段時間內(nèi)數(shù)字檔案館的管理、服務(wù)活動主要是針對上述數(shù)字檔案展開的。其次，在數(shù)字環(huán)境下檔案鑒定工作遇到了許多傳統(tǒng)環(huán)境下不曾遇到的新問題。例如，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下由于數(shù)字檔案的利用和服務(wù)具有一對多、批量性、傳播速度快、共享性等特點，如何在提供數(shù)字化檔案利用以促進公共利益的同時有效保護公民的隱私權(quán)、著作權(quán)？如何通過做好鑒定工作來有效規(guī)避數(shù)字檔案利用可能給檔案館帶來的法律風險？最后，檔案鑒定從來都是檔案管理活動中最具挑戰(zhàn)性的環(huán)節(jié)，這種地位和特性在數(shù)字檔案館環(huán)境下不僅沒有弱化，反而得到了增強。數(shù)字化背景下傳統(tǒng)檔案工作的一些環(huán)節(jié)可能弱化了，甚至某些環(huán)節(jié)為計算機管理所替代，而檔案鑒定則不然。其較強的專業(yè)性和不可取代性充分體現(xiàn)了信息時代檔案工作的價值和檔案工作者的職業(yè)水準，可以說數(shù)字檔案鑒定使得檔案工作在信息時代更好地體現(xiàn)了其存在的必要性，同時也使得檔案工作者將更顯“英雄本色”。

一方面是檔案數(shù)字化鑒定的重要性，另一方面是目前我國綜合性檔案館館藏數(shù)量龐大且質(zhì)量“魚龍混雜”，考慮到檔案館人力、財力、物力有限以及公眾利用檔案的特點，數(shù)字化全部檔案不僅不現(xiàn)實而且沒有必要。那么挑選什么樣的檔案數(shù)字化？哪些檔案應(yīng)當優(yōu)先數(shù)字化？檔案數(shù)字化鑒定已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設(shè)中的瓶頸。

二、檔案數(shù)字化鑒定的實踐進展

目前我國數(shù)字檔案館建設(shè)基本遵循兩種不同模式：第一種是數(shù)字檔案館建設(shè)齊頭并進、大而全的模式，這種模式主要適用于經(jīng)濟發(fā)達的大型城市的綜合性檔案館。在該模式中數(shù)字化策略基本采取館藏逐步（部分）數(shù)字化，沒有對全部館藏檔案進行系統(tǒng)的鑒定和篩選以確認數(shù)字化對象及其優(yōu)先級，實際上這種數(shù)字化策略并不適用于我國大多數(shù)綜合性檔案館。我國大多數(shù)城市可以投入檔案館信息化建設(shè)的資金極其有限，同時考慮到用戶需求的不平衡性，館藏檔案不經(jīng)系統(tǒng)鑒定就數(shù)字化不僅不切實際，而且也是不符合效益原則的。所以說，這種實踐實際上并沒有總結(jié)出一套可供大多數(shù)檔案館參考和借鑒的檔案數(shù)字化鑒定成果（包括宏觀的指導原則和具體的操作標準）。

第二種模式就是根據(jù)自身實際狀況分步驟、有選擇地建設(shè)、小而精的數(shù)字檔案館模式，這種模式主要適用于一般中小城市的綜合性檔案館（嚴格說來它并不是真正意義上的數(shù)字檔案館，但是可以認為是一定經(jīng)濟、社會發(fā)展階段中的一種數(shù)字檔案館形式）。目前長春市檔案館申請的國家檔案局項目《館藏檔案鑒定、篩選、數(shù)字化后利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)法律效力的應(yīng)用研究》（已結(jié)項）和《檔案數(shù)字化策略研究》就是對上述模式的有益探索。其中在檔案數(shù)字化鑒定方面為其他檔案館提供了許多有價值的成果，如細化的檔案保管期限及數(shù)字化對象參考表，檔案先鑒定后數(shù)字化和直接全部數(shù)字化的經(jīng)濟、機會成本系統(tǒng)評估、比較研究，確立和完善檔案鑒定的一系列原則、內(nèi)容、標準等。然而由于項目仍在進行之中，現(xiàn)有的項目成果并沒有完全形成一整套可供借鑒的數(shù)字化鑒定工作最終成果，同時存在著鑒定仍然受某些傳統(tǒng)鑒定理論束縛、個案實踐（經(jīng)驗）氣息較濃重、某些鑒定理論有待抽象和深化等問題。

三、檔案數(shù)字化鑒定的理論研究現(xiàn)狀

與近幾年來數(shù)字檔案館成為檔案界研究熱點形成鮮明對比的是，檔案學者對檔案數(shù)字化鑒定似乎關(guān)注不多。筆者在《中國期刊全文數(shù)據(jù)庫》中對近5年有關(guān)數(shù)字檔案館的文章進行粗略搜索，其中關(guān)于數(shù)字檔案館的文章近百篇，而檔案數(shù)字化鑒定的文章（以內(nèi)容為準）僅有4篇，這4篇主要是從策略、目的、原則等宏觀層面對檔案數(shù)字化鑒定進行研究。

既然檔案數(shù)字化鑒定如此之重要，那么為什么我們的檔案學者和檔案工作者卻“熟視無睹”呢？現(xiàn)實的研究中又為什么會出現(xiàn)“亟需理論指導卻得不到回應(yīng)”的現(xiàn)象呢？筆者認為首先是與上文所述檔案館數(shù)字化鑒定實踐嚴重滯后有著密切的關(guān)系，數(shù)字化鑒定本身就是實踐性很強的一項工作，實踐的滯后導致了理論研究缺乏素材。其次，這種現(xiàn)象恐怕與近年來檔案界研究數(shù)字檔案館問題的誤區(qū)有著密切的關(guān)系。縱觀幾年來專業(yè)期刊關(guān)于數(shù)字檔案館的研究論文，研究宏觀、總體的較多，研究微觀、具體的較少；研究務(wù)虛的較多，務(wù)實的較少；研究其他專業(yè)問題（技術(shù)、法律）較多，本專業(yè)問題較少。導致的結(jié)果就是，對于許多沒有研究優(yōu)勢的問題過于關(guān)注，而需要研究且具有研究優(yōu)勢的專業(yè)問題卻被忽視了。正所謂“種了別人的地，荒了自家的田”，由于缺乏相關(guān)的專業(yè)背景和知識積淀，其結(jié)果往往是丟了自己的地，也沒有種好別人的田。檔案數(shù)字化鑒定問題就是其中的一例。

因此，關(guān)注檔案數(shù)字化鑒定實踐，總結(jié)檔案數(shù)字化鑒定實踐，結(jié)合傳統(tǒng)檔案鑒定理論成果形成新環(huán)境下檔案數(shù)字化鑒定理論及可供檔案館借鑒的檔案數(shù)字化鑒定細化標準，不僅是理論研究對指導實踐、解決實踐中存在問題的回應(yīng)，同時也是理論研究自身義不容辭的職責所在。

四、檔案數(shù)字化鑒定的關(guān)鍵是處理好以下幾對關(guān)系

首先，處理好檔案數(shù)字化鑒定與傳統(tǒng)鑒定的關(guān)系。一方面，在檔案數(shù)字化鑒定中檔案傳統(tǒng)鑒定的一些原則、標準仍然具有一定的參考和借鑒意義；另一方面，在數(shù)字檔案館的新環(huán)境、新觀念、新手段下，檔案鑒定的內(nèi)容、標準和原則必然相應(yīng)地發(fā)生了變化，因此固守傳統(tǒng)的檔案鑒定技能和理論顯然行不通。比如，傳統(tǒng)檔案價值鑒定內(nèi)容是否需要拓展？針對一些知識產(chǎn)權(quán)不明確而具有社會利用需求的檔案鑒定如何操作？根據(jù)現(xiàn)有的檔案保管期限表是否可以確定哪些檔案應(yīng)數(shù)字化？如果不能，如何制定具有實際可操作性的檔案數(shù)字化鑒定標準？有鑒于此，檔案工作者需要將利用傳統(tǒng)檔案鑒定理論合理之處與充分考慮數(shù)字化檔案的特性兩者有機地結(jié)合起來，做到繼承與創(chuàng)新并舉。

其次，檔案數(shù)字化鑒定應(yīng)當處理好檔案利用與保管的關(guān)系。從目前國際實踐來看，檔案數(shù)字化的目標不外乎兩個——提供便捷利用服務(wù)和有效保存檔案，然而在不同的數(shù)字化項目中側(cè)重有所不同。因此，任何一個檔案數(shù)字化項目都必須明確自己最根本的目標是利用還是保存，然后根據(jù)目標確定數(shù)字化策略，制定數(shù)字化的具體實施步驟。筆者認為，目前我國檔案館數(shù)字化目標應(yīng)當以“利用為主，保存為輔”，即數(shù)字化檔案應(yīng)當最大限度地滿足用戶對于檔案（信息）的需求，因此應(yīng)當選擇那些使用頻繁、對用戶使用價值較高的檔案進行數(shù)字化，同時出于保存目的也可將少數(shù)珍貴或者受損檔案數(shù)字化，但這應(yīng)該被看作例外。如果說檔案數(shù)字化鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定有什么不同的話，那么最大的莫過于前者更加凸現(xiàn)利用功能，而后者則是保存和利用并舉。當然這里所說的利用者需求是普遍、一般的需求，并不包括個別、特殊的要求。由于檔案實現(xiàn)數(shù)字化所需要的巨大投入，決定了其考慮能夠滿足利用者的需求只能是普遍的和一般的。

再次，檔案數(shù)字化鑒定中應(yīng)當充分考慮成本與效益的關(guān)系。檔案數(shù)字化投入的成本一般來說比較清晰，而利用取得的效益一般比較難計算。在此，我們暫且將數(shù)字檔案的利用頻率看作衡量利用效益的重要指標之一。由于檔案館是國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)，數(shù)字檔案館建設(shè)主要靠政府的財政撥款進行，可以投入的資金十分有限，因此必須有效地采取成本控制和核算的策略，考慮投入與產(chǎn)出的關(guān)系。尤其是對一般城市的綜合性檔案館，不應(yīng)該千篇一律地追求“大而全”的檔案數(shù)字化策略，而應(yīng)當走檔案數(shù)字化集約化發(fā)展之路。筆者認為，對數(shù)字化檔案的數(shù)量應(yīng)當從嚴控制，對全部館藏、各類館藏數(shù)字化數(shù)量應(yīng)當有一個最高的比例限制，這樣可以防止傳統(tǒng)檔案鑒定中“從寬處理”的思維慣性，同時也避免了數(shù)字化鑒定流于形式，從而切實提高單位數(shù)字化檔案的效益。

最后，檔案數(shù)字化鑒定中理論與實踐的關(guān)系。筆者認為，數(shù)字化鑒定工作的成敗取決于兩個方面的因素：一是檔案館立足于自身狀況（資金、館藏、利用率等）的檔案數(shù)字化鑒定實踐，通過實踐形成一系列可操作、較科學的鑒定實踐指南，包括鑒定的方法、程序、細化檔案數(shù)字化鑒定分類統(tǒng)計表等。二是理論對不同檔案館的經(jīng)驗進行校正和抽象化，形成數(shù)字化鑒定的整套理論，使數(shù)字化鑒定不再是各個檔案館的“各行其是”，不再是檔案館自己的經(jīng)驗體系。簡言之，數(shù)字化鑒定應(yīng)當在取得實踐成果的同時力求理論上創(chuàng)新和突破。

數(shù)字檔案館建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，它的建成必將經(jīng)歷一個漫長過程。盡管檔案數(shù)字化鑒定只能說是數(shù)字檔案館建設(shè)中諸多環(huán)節(jié)中的一個，但其對數(shù)字檔案館建設(shè)成敗卻舉足輕重。為此，數(shù)字檔案館建設(shè)必須要關(guān)注檔案數(shù)字化鑒定工作。而作為檔案數(shù)字化鑒定主體的檔案館更加應(yīng)當明確檔案數(shù)字化是檔案館的“瘦身”而非“增肥”計劃，這里的“瘦身”不僅僅指檔案館在檔案數(shù)字化中不應(yīng)該不加鑒定就全面（部分）數(shù)字化，控制數(shù)字化檔案的數(shù)量這一“量”上含義，更有通過“瘦身”這一契機提高檔案館的工作效率，改善服務(wù)，樹立檔案館全新形象“質(zhì)”上的含義，而事實上檔案館親民、高效的形象完全可以始于檔案數(shù)字化的“瘦身”計劃。

參考文獻：

1、章燕華：《種了別人的地，荒了自家的田——論數(shù)字檔案館建設(shè)中問題和難點研究的誤區(qū)》，《北京檔案》2004年第10期。

2、劉東斌：《數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的難題》，《檔案管理》2003年第4期。

3、馬長林：《綜合性檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定探討》，《上海檔案》2003年第3期。

作者單位：外交部檔案館中國人民大學檔案學院