建筑設計檔案管理的問題和對策

1 建筑設計檔案管理存在的問題

1．1 技術手段落后。目前，很多建筑設計單位檔案還停留在手工階段，檔案的整理、鑒定、編目、統計等環節，仍然以手工操作為主，現代化管理程度不高．有的單位雖然購置了計算機等先進技術設備，但沒有發揮其應有的作用，有的設備甚至閑置。

1．2 管理模式封閉。由于檔案管理與生產管理、技術管理相對獨立，制約了辦公自動化水平的提高，增加了數據錄入的重復性；同時由于一般設計人員缺乏對檔案分類標準的了解，查詢起來十分不便，影響了檔案資源利用水平的提高，檔案管理系統與生產管理等辦公自動化系統脫節，形成一個信息孤島。

1．3 業務領域狹窄。現有檔案管理軟件局限于一般案卷信息管理，電子檔案歸檔往往采取按項目籠統集中歸檔、刻盤的方式，缺乏嚴格的標準體系，沒有認真區分電子文件的類別和運行環境，其結果只是保留了原始的工作成果，仍然處于無序的狀態，用戶查詢和調用十分不便。

1．4 專業針對性差。目前使用的檔案管理軟件大多局限在紙質檔案的管理和目錄數據庫的管理，無法滿足上述專業上的需要，因而針對性差，難以全面解決規劃設計檔案的綜合管理問題。

2 改善建筑設計檔案管理的對策

2．1 實現管理流程的一體化。目前建筑設計單位已普遍推行辦公自動化、設計電腦化，實現了生產過程和技術質量的網絡化流程管理。適應辦公自動化綜合管理的需要，檔案管理必須與生產、技術管理緊密結合，實現科技文件材料形成過程與檔案預立卷的同步管理；加強對項目進行過程的跟蹤管理；強化驗收歸檔的行政協調力度，理順檔案管理與生產管理、技術管理的關系．以驗收歸檔為產值認定、獎金發放的最后依據，實行“一票否決”，從組織制度上確保歸檔資料的完整性。

通過上述工作，充分發揮檔案管理的事前通告、中間監督和事后把關的作用，實現檔案管理與生產流程管理、技術質量管理的一體化。

2．2 實現電子檔案標準化。目前建筑設計行業已經普及了CAD輔助制圖，電子檔案作為一種新的檔案類別，越來越重要，并對建筑設計的信息分類標準、歸檔管理辦法、集成建庫和綜合利用等提出了新的要求。為此，應建立完善的建筑設計信息標準體系，建立嚴格的電子檔案歸檔驗收標準，開展歷史檔案的縮微建庫，使建筑設計檔案逐步走上標準化管理的軌道。

2．3 引進自動化管理軟件．逐步實現設計檔案管理的自動化和網絡化。首先，要引進或開發適合建筑設計檔案管理需要的軟件，充分發揮計算機在檔案管理中的檢索、編目、借閱、庫房管理等方面的輔助管理作用。繼而，要運用網絡技術，與單位的局域網相連接，逐步實現建筑設計檔案管理的自動化和網絡化．以提高工作效率和管理水平，方便讀者查閱，實現資源共享。

(作者單位：濮陽市規劃建筑設計研究院)