特藏庫規范化建設眾人談

策劃整理：張懷珍

張懷珍(南陽市檔案局助理調研員)：國家檔案局為貫徹落實《檔案法》關于館藏永久檔案實行分級管理的要求．在深入調研、認真總結中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館(以下簡稱“二史館”)、上海市等檔案館實施檔案特藏室建設實踐與經驗的基礎上，于2001年在全國檔案局、館長會議上正式提出了各級檔案館尤其是副省級以上檔案館要嘗試建立檔案特藏室的要求。之后，山東、遼寧、安徽、湖南、湖北、天津、青島等檔案館相繼建立了檔案特藏室。由于建立特藏室在國內檔案界畢竟是一種新嘗試，國家檔案局為及時總結經驗，協調指導該項工作的健康發展，又于2004年11月在山東濟南召開了“國家檔案館特藏室建設座談會”。會上，國家檔案局副局長郭樹銀在充分肯定各地特藏室建設的同時，對今后如何加強特藏室建設講了重要意見。與會代表、專家也都結合本地檔案特藏室建設的實際情況，從不同角度發表了有關檔案特藏室建設的意見、經驗和一些學術觀點，這對于深入開展檔案特藏室建設具有重要的指導意義。由于這項工作目前仍處于探索、試點階段，加之不同層次檔案館之間的種種差異，有關檔案特藏室建設的規范性文件仍在醞釀階段。

就我市而言，市檔案局對此項工作非常重視，自2001年就開始了一系列醞釀、調研工作，于2003年初正式提出：有條件的檔案館可嘗試建立檔案特藏庫。市檔案館于2004年5月率先建成了藏展合一的檔案、資料特藏庫，到2005年底，各縣市區檔案館也都相繼建立了不同形式的特藏、特色檔案、資料合一的特藏庫，其中，臥龍區檔案館藏展合一的特藏庫，無論是內容與形式，還是規模與品位在全市、甚至在全省都是一流的。

鑒于全市各檔案館特藏庫建設的不平衡性，為使之不斷完善、提高，以求實效，特請諸位就其操作層面的具體業務問題進行深入探討。諸如特藏檔案的人選標準與人選范圍、運作程序，藏與展、藏與管、藏與用等問題，希望諸位各抒己見，暢所欲言。

程相山(南陽市檔案局保管利用科科長、副研究館員，自考檔案本科)：建立特藏庫，首先遇到的問題是什么樣的檔案算特藏檔案。鑒于市檔案館的館藏情況，在國家檔案分級標準未出臺前，我們主要是參考全國重點檔案范圍，一是把建國前的檔案全部列入特藏管理；二是把建國前出版的各類資料也全部列入了特藏范圍。這樣做雖有粗針大線之嫌，但便于把握．易于操作，而且也符合“珍、稀、古”的檔案價值取向。檔案也好，資料也好，原則上講，形成年代越久遠，價值就越大；現存文獻越稀少，就越珍貴。這應成為確定特藏檔案的基本標準。

孫建功(南陽市臥龍區檔案館館長、館員)：臥龍區檔案館的特藏庫建設是在借鑒市館做法的基礎上，根據我們的實際情況，除了把建國前的檔案、資料全部納入特藏管理范圍外，還把建國后形成的反映地方特色和館藏特色的檔案也全部納入了特藏管理，也就是特色、特藏檔案、資料合一的特藏庫。之所以把特色檔案也列入特藏范圍，是因為這些檔案絕大部分具有唯一性，即具備唯我獨有、獨此一份的特性。我認為在確定檔案特藏范圍時，除遵循鑒定檔案價值總原則外，還必須立足館藏，從實際出發。

郭煒(唐河縣檔案局秘書、副研究館員，河南教育學院政教本科)：唐河縣檔案館的特藏庫建設限于庫房條件，屬于藏展分離型，目前僅建立了特藏庫，展室正在籌劃之中。其人選特藏的范圍，除了上述二位所說內容外，我們把聲像檔案也列入了特藏范圍。之所以如此，一是聲像檔案數量少，載體特殊，保管條件要求高；二是這部分檔案的內容大都是反映本地重要活動或領導活動；三是庫房極其有限，且保護設備嚴重不足。把聲像檔案列入特藏后，特藏庫閑置的空間和所配置的保護設備均可得以有效利用，不僅節約保管成本，而且也使聲像檔案得以妥善保管。

蔣粵燕(南陽市臥龍區檔案館助理館員，自考法律本科)：那不成了大雜燴，又是檔案、又是資料，又是特色檔案、又是聲像檔案，這樣做是否符合檔案特藏室建設的要求呢?國家局提出的是“檔案特藏室建設”，資料列入特藏范圍是否合適?建國前的檔案不分良莠，整個全宗檔案都被列入特藏范圍，我認為不符合檔案特藏室建設的初衷。

王林(南陽市檔案館保管利用科副科長、副研究館員，鄭大檔案本科)：蔣粵燕提出的問題，從理論上講不無道理，但從實踐上講，必須立足館藏，從實際出發。絕大多數基層檔案館，無論是歷史檔案，還是聲像檔案，數量都不多。就歷史檔案而言，全市14個檔案館不足2000卷，除去市檔案館的，縣檔案館少則幾卷，多則不足百卷，以全宗為單位整體列為特藏對象，簡便易行。從這些檔案形成時間上講，在縣檔案館算是較為珍貴的了，因其少也就沒有精挑細選的必要了。至于資料該不該列入特藏范圍，我認為可以列入。比較各檔案館保存的清代或民國時期的本地志書，在縣域內，基本上是獨此一份，比起那些“支離破碎”的歷史檔案更為珍貴。若單從保管角度講，縣檔案館的上述檔案資料，加上聲像檔案、特色檔案，有一間十幾平方米的庫房就足以容納。特藏庫無論是存放多少卷檔案，其安全保護設備都要照常運行。與其讓特藏庫的空間閑置，倒不如把全館相對珍貴的檔案也好，資料也好，集中保管起來。

張麗(南陽市臥龍區檔案館副館長、助理館員，自考檔案本科)：檔案特藏庫建設的初衷就是要“好鋼用在刀刃上”。所謂“好鋼”，就是有限的檔案保護資源，包括人力、物力、財力。所謂“刀刃”，就是館藏相對珍貴的檔案資料。我認為，既然目前的館庫條件無法使館藏全部檔案都處于理想的保護狀態，而以特藏形式改善相對珍貴檔案的保護條件，最大限度地延長其壽命，是明智之舉。由于基層檔案館珍貴檔案少，有些資料比一般檔案珍貴得多。有些具有濃郁地方特色的檔案，雖然是近幾年形成的，但又比那些零散的民國檔案珍貴得多。所以我覺得把館藏相對珍貴的檔案、資料，不管是歷史檔案，還是地方特色檔案集中起來保管，是符合檔案特藏庫建設初衷的。

王靜(南陽市臥龍區檔案局業務指導科科長、助理館員，中央黨校經管本科)：南陽各縣在1947至1948年間陸續解放，并相繼建立了人民政權，而劃分革命歷史檔案的時間下限為1949年10月1日，黨委、政府全宗中1949年10月1日之前的檔案是否可以抽出列入特藏范圍。

張懷珍：在1998年檔案館達標升級活動中這個問題已被明確過。當時定的原則是為保持全宗的完整性和連續性暫不抽出，但在統計上可作為革命歷史檔案予以登記。現在搞特藏室建設，若按二史館、遼寧省檔案館逐卷逐件選取的方法是可以抽出的。但我個人觀點還是暫時不動，保持原貌為好。其理由是：二史館、遼寧檔案館歷史檔案的藏量比我們這些基層檔案館的館藏總量還要多出若干倍，他們是立足于他們的館藏實際而采取逐卷逐件選取的方法。另一方面，各檔案館黨委、政府全宗歷來都被視為核心全宗而備受呵護。國家檔案局在制定檔案分級管理標準時，肯定會對這兩個重點全宗的永久檔案作出明確規定。所以我認為暫時不動為妥。對個別檔案館已經抽出列為特藏管理并建立了相應管理措施的，也不要再放回原處，待國家檔案分級管理標準出臺后，再統籌考慮這兩個全宗的處理方法。

基層檔案館嘗試檔案特藏庫建設，與副省級以上檔案館的最大差別，一是藏量和館藏成分的差別；二是館庫條件的差別。所以同志們提出的“立足館藏，立足館庫條件，從實際出發”應是基層檔案館籌劃、建立特藏庫的基本原則，也是制訂特藏檔案人選標準與人選范圍的基本原則。剛才幾位同志都提到了“相對珍貴”這個概念，這體現了“立足館藏，從實際出發”選擇特藏對象的原則，這個概念關鍵在“相對”。當初個別同志認為基層檔案館“無特藏可藏”的誤區，就是把本館的歷史檔案與一史館、二史館的歷史檔案去比較，“相對”的方向弄反了，自然就會得出“無特藏可藏”的結論。

剛才幾位同志結合各檔案館館藏實際，就劃分特藏的原則、標準、范圍闡述了個人的觀點，諸如“珍、稀、古”，“唯我獨有”等，均有一定道理。類似這方面的理論、原則、標準很多，一時半刻也說不完。我想，為了便于操作，就以“立足館藏，從實際出發”為原則，結合以上同志們的意見，一步到位，直接明確特藏對象，寓原則、標準于其中。第一，歷史檔案以全宗為單位全部列入特藏范圍；第二，具有地方特色的檔案；第三，聲像檔案；第四，人物檔案；第五，重大事件檔案，如“文革”時期轟動全國的唐河“馬振扶”事件檔案；第六，建國前形成或出版的各類資料。以上六類檔案、資料在各檔案館均屬相對珍貴的。把這些相對珍貴的檔案、資料集中起來，從管理成本上講，也值得去建一個特藏庫。是否恰當，請各位發表意見。

程相山：全市各檔案館值得一提的“家底”不過如此。這樣一明確，從籌建特藏庫的運作程序上講，等于完成了關鍵的第一步，即確定入選特藏的范圍，既然說到了運作程序，我就接著說第二步，就是根據各檔案館庫房條件和人選特藏的數量，確定特藏庫的形式，即藏展分離，還是藏展合一。第三步為具體實施階段，這一階段分兩種情況，若是藏展分離型的特藏庫，首先將庫房的管護設備及柜架、裝具等備齊，然后規劃人選檔案、資料的排放順序，并考慮預留一定空間，這些準備工作就緒后，就可以把人選特藏的檔案、資料，從原存入處移入特藏庫，并進行一系列的標注、編目、統計等具體工作。若是館藏展合一型的特藏庫，則首先應考慮確定布展方式，制定布展方案。待布展工作、檔案存放及管護設施等一系列準備工作完成后，再將人選檔案、資料移入。第四步就是制訂特藏庫及其檔案的管理制度。

孫建功：籌建特藏庫，關鍵是領導的決心和定位。領導的決心大，定位高，建起來的特藏庫就會有一定的品位。臥龍區藏展合一的特藏庫之所以有一定的規模和檔次，這與局領導當初的決心與定位有直接的關系。

另外，在處理藏與展，藏與管，藏與用的關系上，我認為，“藏”是根本，“展”和“管”是手段，“用”是目的，所以首先應在“藏”上下功夫。檔案館的首要功能是“典藏”功夫，這一功能發揮不好，“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”就無從談起。所以，我們布展時考慮到以往來館參觀的領導、學者等，總是要親自翻一翻、看一看那些珍貴檔案原件的情況，就在“展”字上作了文章，即“寓藏于展”。使參觀者既能真切地一睹珍品原件“風采”，又不能摸到原件，也無法要求工作人員取出原件。

張肖(南陽市臥龍區檔案館秘書、助理館員，黨校經管專科)：貫徹“以藏為本”思想首先要在“管”字上下工夫，應千方百計使特藏庫具有“十防”功能，否則就失去建立特藏庫的意義。其次，在原件展出上，要優先考慮“原件”的安全問題，既包括“防盜”問題，也包括“防損”問題。所謂“防損”，就是對被確定要展出的原件，必須采取萬無一失的保護措施，不使其在展出過程中受到有害因素的侵蝕而影響其壽命。我們在原件布展方面徹底摒棄了傳統的展柜形式，將所有展出原件加上偏堿性或中性的透明防護膜后，置于雙層玻璃之間，使之始終處于真空狀態，免受不利因素的侵蝕。

蔣粵燕：國家檔案局副局長郭樹銀在濟南會議上強調，館藏精品展應全部制作仿真件。不展原件既符合上級要求，又省卻許多麻煩。何樂而不為呢?

張麗：國內外的珍貴文物展、文獻字畫展大都是展出真品。2004年10月至今年3月間，在北京、上海、廣州、澳門巡回展出的《金匱藏珍——中國歷代檔案匯萃展》的實物大都是原件。今年5月的《清代杭州·宮廷檔案展覽》的20件實物也是原件。最近，大英博物館正在上海籌辦大型文物展，運來的兩河流域文物也全是真品。美國國家檔案館長期展出的國寶級文獻——《獨立宣言》、《美國宣言》、《人權法》也都是真品。只有展出真品才有吸引力，只有展出真品才能給人們帶來心理和視覺上的沖擊力，才能給人們留下深刻的印象。

王靜：建特藏室的過程，也就是開發館藏珍品的過程，開發珍品的目的是為了使之達到理想狀態的“藏”，“藏”的目的最終是為了用，而“展”的本質也是用。我們近水樓臺，得天獨厚，何不先“用”為快呢?況且，我們因布展而“用”的目的是宣傳館藏珍品，彰顯其魅力，為的是讓更多的人用，最大限度地發揮珍貴檔案的作用。可以說，用真品精心布展的本身就是利用特藏檔案的魅力創新檔案服務的新舉措。

王林：以上幾位說的都有理，但不能偏頗。我認為，既不能全用仿真件，也不能全用原件。在基層檔案館，制作仿真件還存在技術上的問題，簡便的辦法是進行拍照，首先應把選出的精品按照一定的專題拍成若干組照片，配以文字介紹，制作成活動版面，既可在固定展廳展出，也可拿出去巡回展出。在展廳的各布展單元內，可選擇少量的、有代表性的珍品原件，以起到“畫龍點睛”的作用。另外，我認為對于鎮館之寶級的珍品，要有“好馬配好鞍”的思想，在裝具的質地、形態上多下點工夫，以顯示其鎮館之寶的“地位”和“身價”。

郭煒：在“藏”與“展”問題上，國家檔案局提出的要求是“藏展結合”，但“藏展結合”不等于是“藏展合一”，藏展是合一，還是分離，這要從館庫條件出發。全市14個檔案館的庫房，除市檔案館、臥龍區檔案館外，其他館的庫房都是普通的兩開間或三開間，其面積在30平方米到50平方米之間。據資料介紹，安徽省檔案館所建特藏庫只有30多平米，卻收藏了3000多卷明清檔案和6500多卷革命歷史檔案。以此為參照，一般縣檔案館辟一30平方米左右的庫房，不僅可容納現在人選的特藏檔案與資料，就是今后存放核心全宗的檔案也是綽綽有余。不具備建藏展合一特藏庫的縣檔案館可考慮利用原有的檔案陳列室，把特藏精品展融于其中也不失為一種應急之策。至于近期籌建新檔案館庫的縣，則需從長計議，精心籌劃。

程相山：藏展分離與藏展合一各有利弊。我認為藏展分離，無論是從理論上講，還是從實踐上講，更有利于檔案的安全保護工作，更有利于特藏庫的管理工作。

張懷珍：在藏與展關系上，以上幾位同志談的比較到位、比較透徹。貫徹“藏展結合”方針，不管是“分離型”或者是“合一型”，其展廳要力求高雅有品位，彰顯檔案館的文化底蘊，讓參觀者有步人文化殿堂那樣的神圣感。臥龍區檔案館所建藏展合一型的特藏庫已經讓人有點這種感覺了，事實上已成了他們創新服務的一個亮點。如何把這個亮點打出去．也就是如何發揮特藏檔案的作用，這是大有文章可作的。比如，請一個好編劇，依據特藏檔案的形成背景和其中的人物與故事，結合我國源遠流長的檔案文化史與南陽悠久的歷史，穿插與之有關的人文景觀實景資料，搞一個有品位的專題片，在電視臺播出，既服務了我市當前建設文化大市的中心工作，又可以大幅度地提升檔案、檔案部門的社會地位，這些都是“用”的范疇。說這些，雖有脫離實際之嫌，但敢想是創新的前提。意在請諸位就“藏與管”、“藏與用”的問題結合運作程序發表高見，至于特藏庫“十防”方面的問題，業內人士都清楚該怎么辦，所以有關這方面的問題就不用說了。

程相山：建特藏庫的運作程序剛才已從大的方面講了幾點意見，在操作層面上，因為人選特藏檔案數量不多，都是以全宗為單位整建制地移入特藏庫，操作起來比較容易。關鍵是人選的館藏資料是從各個部類中抽取的，在移動、排放、編目等方面運作就要仔細一點。在移動零散人選的特藏資料時，首先，應在其原存放處所放置一個說明其編號、名稱、移出時間、移出去向的代理卡，并在資料目錄的備注欄內注明“某年某月某日人特藏”字樣。其次，抽取的資料進入特藏庫后，依其原有編號的上位類號，按順序排放在一起。第三，編制特藏資料目錄，其格式在原資料目錄格式前面增加一個順序號，然后依其排放順序，逐冊登記，這樣既固定了資料的存放位置，又統計出了人選特藏資料的總數。第四，建立特藏庫的臺賬，先檔案，后資料，依其排放順序逐全宗進行登記。這本臺賬既固定特藏庫所有檔案資料排放順序，又明確反映特藏的內容與數量。其他方面，如存放一覽表、柜架號等，仿原來庫房管理模式。另外，布展時，所抽原件應在原存放處所放置一個代卷卡，注明其檔號或編號及名稱、抽出時間、展出的具體處所。

王林：對特藏庫檔案的管理還有一項重要內容，也就是為保護原件，方便利用，應優先考慮對這部分檔案進行數字化處理。簡單易行的辦法就是利用掃描儀或數碼相機對特藏檔案進行掃描或拍照，形成數字圖像，刻錄成光盤，與計算機目錄數據庫配合檢索利用。這樣不提供原件．利用者也可以通過計算機屏幕看到特藏檔案原貌，如需要還可以打印復制件。

張懷珍：剛才蔣粵燕提出為人選特藏資料想個萬全之策，我想假如一策能行，就無須萬策了。入選資料的“待遇”雖然提高了，但“身份”未改變，這是問題的關鍵。是否可以從資料、檔案在一定條件下可以互為轉化的理論人手，大膽設想把人選資料按其有關特征組合后，劃分為若干個聯合全宗，使之全部轉化為檔案，圍繞這一設想尋找理論根據，為資料改變“身份”創造條件。例如各檔案館保存的清代、民國時期的本地志書是當時的縣署衙門主持編修的，這與現在本地政府主持編修的地情工具書有何不同?為什么不能把他們轉化為檔案進行管理呢?諸位若有興趣，可作為一個課題進行研究，適當時候可以今天的形式對其進行專題討論。