基于功能角度的檔案網站評價指標體系研究

摘 要：本文從檔案網站的宣傳、服務和交流三大功能角度出發，設計了一個檔案館網站的三級評價指標體系。整個體系包括宣傳功能、服務功能和交流功能三大一級指標，二級指標下又設若干三級指標并確定相應的權重。這一評價指標的意義在于它是一個基于公眾角度測算與評價檔案網站的。

關鍵詞：檔案網站 網站功能 評價指標

1 引言

檔案網站是現代公共檔案館自我展示的窗口，是檔案館服務在時間和空間上的延伸和拓展。在檔案信息化建設全面推進的今天，檔案網站建設作為其中的重要內容業已成為當前關注的熱點之一。檔案網站以主頁方式提供相關信息和服務，實現其宣傳、服務和交流等目的，從而使檔案信息在浩如煙海的網絡信息中展現出自己保存和延續“社會記憶”的特有魅力。綜合性檔案網站作為目前檔案網站的主體，“既與檔案館、局有密切聯系，又具備檔案學術交流的功能”，很大程度上代表著中國檔案網站建設發展的現狀。縱觀國內外理論研究成果，筆者發現檔案界對檔案網站評價指標體系的研究已遠遠落后于其他領域，值得進一步探索。因此，我們選此為研究課題，從功能角度對綜合性檔案網站的評價指標體系進行研究，嘗試建立適合我國國情的綜合性檔案網站評價指標體系。

2 現行檔案網站評價指標體系研究意義概述

檔案網站并不是網頁的簡單組合，而是在一定設計理念基礎上，具備合理功能定位、科學規劃的系統工程。因此，引入一套科學的評價指標體系，對全面、準確地分析和評價國內檔案網站，從而發現目前檔案網站發展中面臨的問題，進一步找出解決問題的途徑有著重大意義?，F行檔案網站評價指標體系研究的意義主要體現為以下幾個方面：

2．1 有利于規范和控制檔案網站的發展

研究表明，國內綜合性檔案網站建設無論在技術層還是人文管理層和觀念層上都存在一定問題，主要表現為：“建站目標不明”、“法規不健全”、“管理監控不嚴”、“經費不足”、“網絡人才短缺”、“無頭”、“孤島”、“差少慢(即質量差、內容少、發展慢)”、“有路無車”、“有車無貨”、“訪問率低”、“檢索功能弱”、“界面美觀度和友好度低”、“更新周期長”、“特色不鮮明”、“檔案知識專業性和普及性不足”、“功能單調(以宣傳為主)”、“互動性不強”等，網站建設也缺少相應的評價指標體系。科學、合理的檔案網站評價體系有利于更好地把握檔案網站建設的現狀，通過網站評價指標體系和評價結果可以為各地網站建設提供一個參照依據，起到控制和規范作用，進而有利于檔案網站的健康發展。

2．2 有利于檔案用戶減少信息收集的成本

通過確定檔案網站的評價體系和方法，對網絡信息資源進行評價，將優秀檔案網站呈現給用戶，有利于減少檔案用戶甄別信息的時間，減輕用戶由于信息過載而引起的困惑感，滿足用戶獲取高質量檔案信息的需求，提高用戶利用網絡檔案信息的效率。

2．3 有利于檔案部門改進服務質量和效率

縱觀一些檔案網站，從內容到形式都存在一些不容忽視的問題，使檔案信息的利用價值和社會效益大打折扣。因而，利用檔案網站評價指標體系對檔案網站進行適當的評估有利于檔案部門把握存在的問題，進一步改進服務質量和效率，滿足信息社會人們對檔案信息“廣、快、精、準”的利用需求。

3 綜合性檔案網站評價指標體系研究的兩種角度

檔案網站的評價有兩種角度，一種是從檔案部門自身出發進行評價的(在本文我們稱之為基于技術支持角度的綜合性檔案網站評價指標體系)，這可能更偏重于基礎性指標(包括基礎設施、信息類型及數量、維護及功能展示等指標)的評價；而另一種角度就是從社會公眾的角度評價檔案網站，這種評價體系不看重后臺的基礎設施投入，只從檔案網站上展示的功能角度，評價檔案網站對于公眾的作用與意義。應該說，前一種評價體系目前研究比較多，而后者則相對較少。但我們認為后者這種基于面向公眾的功能角度評價檔案網站，可能更會引起公眾對于檔案網站的認可。

3．1 基于技術支持角度的綜合性檔案網站評價指標體系研究

3．1．1 基于技術支持角度的綜合性檔案網站評價指標體系

根據對幾個有代表性的檔案網站評價指標體系的研究，我們發現這類網站評價體系指標內容較全，包括網站基礎建設、網站建設和內容管理、網站數據庫建設、網站宣傳與功能開發等多個方面，其中比較側重一般用戶無法考察的后臺技術指標，如網站機器設備、網絡情況、建站類型、服務器管理等。我們將這類網站評價指標體系，稱為基于技術支持角度的綜合性檔案網站評價指標體系。

3．1．2 基于技術支持角度的綜合性檔案網站評價指標體系研究的缺陷

通過對這一類型綜合性檔案網站評價指標體系的研究，我們發現其主要存在以下兩方面缺陷；

一方面，指標大而全，一些指標難以把握。一般指標內容較全，包括網站內容、網站功能、網站建設、網站管理等多個方面。這在體現全面性優點的同時也暴露出針對性不足的缺陷，一些諸如網站機器設備、網絡情況、建站類型、服務器管理等一般用戶無法考察的后臺技術指標難以把握，而且這些評價指標對用戶訪問也無直接的影響，我們完全可以設計一個簡單的從用戶角度的網站評價指標體系，從而更好地建設檔案網站功能，發揮網站的作用。

另一方面，基礎投入指標所占權重大，指標不對稱。筆者研究浙江省《檔案網站建設情況調查表》后發現，在整個評價體系中包括網站基礎建設、網站建設和內容管理方面的指標篇幅和權重較大，而相對跟用戶訪問檔案網站有直接明顯關系的網站數據庫建設、網站的宣傳與功能開發方面的指標篇幅和權重較小，呈現出指標不對稱現象，不利于檔案網站進一步完善宣傳功能，提高公共服務水平，并促進檔案工作者和用戶之間的交流。

3．2 基于功能角度的綜合性檔案網站評價指標體系研究

3．2．1 基于綜合性檔案網站的三大功能進行評價

關于檔案網站應具有何種功能，國內已有不少學者進行研究。典型的有兩種觀點，一是蘇州大學的張照余認為檔案網站是“集服務、宣傳、對話、中介和交流等五項功能于一體的開放型窗口”；另一是國家檔案局的張淑霞將檔案網站功能定位于“宣傳、服務、交流、揭示和教育”等五項。不過筆者發現他們對檔案網站的功能表述存在一定的交叉現象，例如對話和交流功能、教育和服務功能之間存在的重復交叉等。因此，筆者認為將綜合性檔案網站的功能歸納為“宣傳、服務和交流”三項更為科學、合理。

關于宣傳功能。信息網絡正在成為最強勢的宣傳媒介，檔案網站是“網絡環境下檔案、檔案工作、檔案機構和檔案事業宣傳的有效工具，起到檔案職業形象宣傳、館藏檔案資源宣傳、館室檔案服務宣傳的功能，從而有利于進一步擴大檔案工作的社會影響力，增強全社會的檔案意識”。

關于服務功能?！胺铡笔菣n案網站的生命力所在，檔案網站是開展檔案服務的新平臺，也是拓寬檔案服務的新渠道。通過檔案網站，檔案部門可以向檔案工作者和社會公眾提供有效的檔案信息服務、檢索服務、展覽服務和教育服務等，檔案用戶可以快速、方便地了解檔案工作動態，掌握檔案知識，查詢檔案信息等。按服務對象不同，檔案網站的服務功能主要表現為兩方面，一是面向檔案工作者的服務，即一般行政事務服務；二是面向用戶的服務，即我們通常所說的檔案信息利用服務。

關于交流功能。檔案網站的交流功能是指檔案網站為檔案工作者之間、檔案工作者與用戶之間和用戶與用戶之間的交流提供了一個平臺。檔案網站通過設立公告欄、電子信箱、論壇等形式能夠廣開言路，傾聽用戶的意見和建議，及時掌握社會對檔案工作的評價和要求，在服務提供者與服務對象之間架起一座信息溝通的橋梁，從而不斷提高檔案管理與檔案服務的水平。同時檔案網站也能成為“檔案利用者、檔案專家、社會公眾相互研究、探討、交流檔案工作經驗和檔案學理論問題的園地”。

3．2．2 基于功能角度的綜合性檔案網站評價指標體系研究的優點

基于功能角度的綜合性檔案網站評價指標體系研究除具有一般網站評價體系研究的理論和實踐意義外，還有其獨特優勢：

優勢之一，有利于檔案網站功能的拓展。在政府職能轉換、努力建設服務型政府的大背景下，檔案部門正在不斷加強自身功能建設，其中也包括了檔案網站的功能建設。目前檔案網站的功能正從原先單一的以宣傳型為主不斷向交流型、服務型等方面拓展。從功能角度設計的檔案網站評價指標體系，能使我們更好地考察網站各項功能的建設情況，從而更具針對性地去改進網站所欠缺的功能，使網站建設的方向更加明確。

優勢之二，有利于提高檔案網站的社會影響。跟傳統檔案館“門庭冷落”的景象相似，很多綜合性檔案網站也存在訪問率低的現象?？陀^、公正的檔案網站評價結果對用戶有重要的指導意義，往往會得到多種媒體的轉載，產生良好的宣傳效應。這比應用常規推廣手段以提高網站點擊率和知名度，具有更為明顯的效果，能更好地重視用戶的滿意度，促進網站建設，提高檔案網站的社會影響。

優勢之三，有利于提高檔案服務的社會效益。以第三方立場即一般的訪問用戶來開展基于功能角度的綜合性檔案網站評價指標系研究，其研究結果更加中立，能更多地從用戶角度出發，堅持“以人為本”的服務理念，堅持“面向社會”的服務方向，引導檔案部門除了做好檔案局館、館藏資源等的宣傳外，還要密切與用戶的交流，大力加強以檔案信息服務為主的相關服務，發揮綜合性檔案館“四位一體”(檔案安全保管的基地、利用檔案開展愛國主義教育的基地、已公開現行文件向社會提供利用的中心、檔案信息服務中心)的作用，提高檔案服務的社會效益。

4 基于功能角度的綜合性檔案網站評價指標體系的設計

4．1 網站評價指標體系建立的步驟

網站評價指標體系的建立還應給出具體、可測、行為化和可操作化的判斷指標，一般需要經過以下幾個步驟：

4．1．1 確定總體目標，建立目標層

4．1．2 將總體目標分解成一級指標體系和二級指標體系等

4．1．3 對各項指標進行加權，確定等級評價制度，形成評價指標體系總表

4．2 網站評價指標的確定及其解析

立足于網站評價指標體系設計的基本原則、檔案網站的基本功能和檔案網站信息資源的特點，本文以對“綜合性檔案網站評價”為總體目標(0)，擬從網站的宣傳、服務和交流功能三個方面進行評價，將其定為一級指標(即準則層A)，然后再分別從這三個方面出發，將其分解成更具體的二、三級指標，建立一個三級指標體系。下面是對各項指標的進一步解析：

4．2．1 宣傳功能指標(A1)

B1宣傳欄目的設置：主要考察是否設置局(館)介紹、館藏資源介紹等欄目，了解是否對檔案局館的基本職能、部門設置、主要領導、崗位職責、聯系方式等加以介紹；是否對館藏檔案的二次信息和一次信息，特色檔案圖片資料等館藏資源做了揭示；是否提供檔案局(館)服務對象、服務方式、服務政策和服務限制等方面的檔案利用信息等。

B2宣傳手段：主要考察檔案網站是否提供文字、圖片、多媒體等多種宣傳手段，以增強宣傳的生動性和吸引力。

B3宣傳的個性化：主要從網頁設計和特色檔案介紹兩方面考察網站宣傳的個性化，優秀的檔案網站追求頁面設計的美觀度和友好度，多從用戶角度考慮，突出“個性化”特點；特色檔案是對館藏介紹的補充，要突出館藏特色，選擇館藏和地區文化中的重點、精華，著力進行多角度、多手段的介紹。

B4宣傳的及時性：網絡具有傳遞迅速、信息流量大、覆蓋面廣、不受時空限制等宣傳優勢，因此客觀上要求檔案部門加強對檔案信息的維護和更新，新聞類欄目的更新特別要做到速度快、周期短，以充分體現網絡動態，開放的特性，保持檔案網站旺盛的生命力。

B5國際化程度：網絡是跨國界、跨文化、跨語言的全新媒體，因此檔案網站需設置中外文版本，便于開展國際交流。

4．2．2 服務功能指標(A2)

B6檢索服務：主要考察是否提供檔案信息的目錄和全文檢索，是否既可分類瀏覽查找又可直接輸入檢索詞查找，是否具有題名、關鍵詞、檔號等多種檢索手段，是否提供高級查詢方式，以及是否可以進行站內、站外檢索范圍的選擇等。

B7現行文件服務：主要考察是否提供現行文件的分類目錄和全文閱覽等，使檔案網站成為檔案館開放現行文件的網絡服務窗口。

B8編研服務：主要考察是否提供大事記、史料出版、信息參考等編研成果，為利用者主動、集中、科學和系統地提供高層次的檔案信息，從而更好地服務于社會。

B9展覽服務：主要考察是否充分利用網絡技術進行館藏精品檔案、特色檔案的在線展覽，提高展覽的吸引力，改善檔案的利用方式。

B10教育服務：主要考察是否提供檔案學術期刊、學術論文、檔案學會、培訓信息等方面的檔案專業知識教育信息以及以展覽等方式進行愛國主義教育。

B11鏈接服務：主要考察是否提供省市內、國內外檔案網站的鏈接以及政府、圖書、情報、傳媒等相關信息資源站點的鏈接。

B12行政事務服務：憑借電子政務將檔案網站打造成一個政務信息公開的窗口，通過檔案局(館)職能上網、信息上網、日?；顒由暇W實現網上辦公，提高行政辦事效率。主要考察檔案網站是否為檔案工作者提供檔案工作新聞、網上辦公、政策法規、下載等服務功能。

B13其他：除了以上服務項目，檔案網站還能提供預約、定題、氣象、日志等個性化服務，以拓展檔案網站的服務功能，增強網站服務的針對性和親民性。

4．2．3 交流功能指標(A3)

B14交流性欄目設置：主要考察是否設置留言信箱、論壇、網上調查、在線咨詢等交流性欄目。

B15交流實現程度：主要考察信箱、論壇、咨詢等交流性欄目回復的及時性，通過統計訪問人數、是否入會等來考察用戶的參與度等，反映出網站對用戶的影響力和回應力。

4．3 權重和評價制度的確定

本文主要采用經驗判斷法確定各項指標權重。筆者根據前人的理論研究成果、檔案工作部門網站建設的發展趨勢以及自身檔案網站調查研究的經驗，按各項指標的重要程度確定了各項權重。其中Wi為一級指標權重系數，Wij為二級指標權重系數，Wi ik為三級指標權重系數，并有∑Wi=l(i=1，2，3……m)，∑Wij=1(j=1，2，3……n)，∑Wijk=1(k=1，2，3……q)。

本文中采用四級評價等級別，即A為優秀，B為良好，C為中等，D為差等，相應分值分別為10，8，6，0。評價時對于定性指標嚴格按照調查評語進行等級評價，對于定量指標則先調研出實際值，然后按照分值進行等級評價。在此基礎上再采用逐級評估方法，即首先對三級指標評估，再由三級指標加權求和得出對應的二級評價。在此基礎上再采用逐級評估方法，即首先對三級指標評估，再由三級指標加權求和得出對應的二級指標；二級指標加權求和得出相應的一級指標；一級指標加權求和即為網站評估總體得分?？偡旨懊宽椫笜说臐M分為10分。

相應的計算公式為：Z=∑WiZi

式中：Z代表綜合評價值，Wi代表指標I權重，Zi代表指標I評價值，j=1，2，3…n。

即：綜合性檔案網站的綜合評價值=∑一級指標評價值x一級指標權重

一級指標評價值=∑二級指標評價值x二級指標權重

二級指標評價值=∑三級評估元素值x元素權重

4．4 構建三級評價指標體系表

根據以上對指標設計及指標權重的賦予，擬構建如下三級指標體系(如下表1所示)。當然這一指標體系是否完善，可以進行進一步的研究，但我們認為，這一指標體系的數據獲取，都是公開的、直觀的，以此評價檔案網站，具有很大的可操作性，而且更能體現檔案網站的功能目的。

5 結束語

基于功能角度評價檔案網站，是一種新的網站評價思路。它從社會公眾的視角評價網站功能，有利于把檔案網站建設引向注重效益與效率的方向。另外，這種評價體系不再注重一些不對稱的數據(如經費投入、數字化數量等)，這樣不同層次檔案館組建的檔案網站可以在同一標準下測算衡量，有利于保證測算與評價的公平性。