電子檔案與紙質檔案在管理上的差異

1 在檔案收集歸檔上的差異

首先，電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。紙質文件的歸檔時間一般分為兩類，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件，二是項目結束后歸檔，主要適用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。其次，電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。紙質文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認的；電子文件歸檔就不那么簡單，不僅要對電子文件的本身和承載電子文件的載體提出嚴格的要求，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2 在檔案鑒定工作中的差異

紙質檔案鑒定工作主要內容是：制定檔案價值鑒定的標準和編制檔案保管期限表；剔除無保存價值的檔案予以銷毀和做相應的處理，它包括對檔案來源、檔案內容、檔案形式特征、相對價值、效益標準等的鑒定。電子文件鑒定的內容則大相徑庭。在電子文件的鑒定工作中，為了保證電子文件的有用性和可用性，使得保存的電子文件具有實現其價值的可能，鑒定工作需要完成這樣三項判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內容具有多長時間的保存價值、文件的技術狀況是否能夠保證其內容價值的實現，即鑒別、內容鑒定和技術鑒定。其中，鑒別的任務是將電子文件從機構信息流中挑選出來；技術鑒定包括電子文件真實性檢測、完整性檢測、可讀性檢測、無病毒鑒定和介質狀況檢測。

3 在檔案分類、整理過程中的差異

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對文件實體分門別類，實現館(室)藏排列的有序化。紙質文件管理中，這是工作任務最為繁重的一部分，因為實體整理的結果與調閱查詢直接相關。電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理；電子文件的實體整理也僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

4 在檔案保管中的差異

首先，紙質檔案和電子檔案對環境溫、濕度的要求是不一樣的。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％；而保存電子文件的理想溫度為17℃—20℃，相對濕度為35％—45％。其次，磁場及磁性物質對紙質檔案是沒有什么影響的，而對電子檔案卻會造成記錄損壞或消失。所以在保持適宜溫濕度的同時，電子文件還要遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等，并避免強烈的機械震動。其三，電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。這與紙質檔案相比是有很大差異的。紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，所謂的保管就是對檔案實體的保管，是一種靜態的保管；而電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。因此在保管過程中，不僅僅是對電子檔案本身的保護，還要對電子檔案的載體進行檢測維護；對電子檔案所依靠的技術進行保管；對支持電子檔案的相關軟件進行保管，從而保持電子檔案的可視性和可理解性。對電子檔案的保管貫穿于電子文件的整個生命周期，是一種動態管理。

5 在檔案利用過程中的差異

紙質檔案的利用是通過審查相關的借閱手續，為用戶提供檔案原件、檔案自制件或檔案信息加工產品的服務。所有這些都是可以用眼睛直接識讀的，并且是定向的，一定范圍內的服務。而電子檔案的查詢利用需經電子文件中心確認身份并確定查閱權限獲得許可后才可以進行；它所提供的電子檔案信息是非直讀的，必須借助計算機軟硬件平臺才能真正利用；它可以跨區域提供利用；用戶可以足不出戶，通過網絡查詢利用，而無需親自跑到檔案館(室)進行利用。從信息安全的角度上講，電子檔案利用的安全和保密，比紙質檔案更加難以控制，往往要采用很多技術措施來控制，如：加密技術、簽署技術、消息認證、身份認證、防火墻等。

(作者單位：中原油田檔案管理處物探檔案室)