構建照片檔案數據庫的實踐過程

1 采集與捕獲

對紙質照片畫面的采集和數碼照片數字信息的捕獲是構建照片檔案數據庫的基礎。在實際操作時，應首先在計算機非C盤建立照片檔案文件夾，再在該文件夾中新建以準備采集和捕獲照片所屬全宗的“全宗號十全宗名稱”為文件名的全宗文件夾，再在各全宗文件夾內新建以“案卷號+案卷題名”為文件名的案卷文件夾。對傳統的紙質照片，要通過掃描儀把屬于該全宗、該案卷的紙質照片轉換成數碼照片輸入到該全宗、該案卷文件夾中。對運用數碼相機形成的數碼照片，可以直接通過數字信息捕獲設備將其存人計算機，并單獨組卷歸人其所屬全宗，其像素大小應保持不變。

2 鑒定與整理

在完成對紙質照片的圖像數據轉換采集和新形成數碼照片的捕獲后，要對這些照片進行內容、價值、真實性和技術狀況等方面的鑒定和整理。紙質照片經掃描儀等數字設備轉換后形成的數碼照片，因其所對應的紙質照片已經過鑒定和整理，所以鑒定與整理的過程就是保證其與各自對應的紙質照片所含各種信息相一致的過程。數碼相機形成的數碼照片既有傳統照片檔案的原始性、真實性、完整性等特性，又有電子文檔的易復制、易丟失、易修改等特性。因此，應先對轉存到計算機的數碼照片進行鑒定，查看其圖像格式、尺寸、像素、畫面等是否與原來保持一致，對轉存過程中數據丟失或損壞的，以及經過圖像軟件加工修改的數碼照片進行刪除，確保數碼照片的真實性、完整性和有效性。再對保留的數碼照片進行篩選。篩選時應留下主題鮮明、影像清晰、畫面完整、構圖較好的照片，其余的應全部刪除，以免魚龍混雜。對通過篩選確定屬于歸檔范圍的數碼照片，要按照《照片檔案管理規范》的規定進行分類、整理、編號，保存于應歸屬的全宗文件夾和案卷文件夾內。采取重命名的方式為留存的數碼照片題寫文件名，數碼照片文件名應為“照片張號+照片文字說明”。說明照片畫面所含時間、地點、人物、事由等有效信息。

3 著錄與標引

著錄和標引的主要任務是對反映照片背景、內容、色彩、結構及其在管理過程中形成的可為計算機及其網絡系統自動辨析、分解、提取、分析和歸納的元數據進行提取，將照片自身具有檢索意義的各項特征完備地描述和記錄進檔案管理軟件。鑒于軟件開發商推出的檔案管理軟件品種多樣，版本不一，因此，要挑選那種編程合理、技術成熟、操作簡便、售后服務較好的檔案管理軟件，開展照片檔案的著錄工作。著錄前要編制數碼照片著錄標準與操作規范，明確著錄的檔號格式、必須著錄項目和非必須著錄項目。一般來說，必須著錄的項目應該有：全宗號、歸檔年度、保管期限、案卷號、照片張號、照片題名、責任者、形成時間、攝影者、照片原文；非必須著錄項目應該有主題詞、備注、整理人、密級、臨時號、參見號、存放位置、組卷標識、歸檔日期等。在著錄時，應充分運用檔案管理軟件提供的節省功能，盡量減少不必要的重復勞動，提高著錄的效率和質量。

4 備份與存儲

為預防因計算機設備故障、操作失誤、計算機病毒、黑客高手等造成數據損毀或丟失，應對已輸入計算機的數碼照片和構建好的數據庫數據進行備份，實行光盤存儲或脫異脫機保存。只讀光盤是照片檔案的理想存儲載體。光盤刻制完畢后應對光盤進行全面檢驗，檢驗項目包括刻制內容是否齊全完整、真實有效，光盤有無劃痕、是否清潔等，合格率要達到100％，確保今后對光盤所存數據的有效讀取。檢驗完成后，要對同一全宗的光盤進行編號，打印粘貼光盤封面，編制必要的檢索項，以方便檢索。

(作者單位：許昌市檔案局)