論數字檔案館的資源選擇問題

摘 要：數字檔案館資源選擇問題是數字檔案館建設的重要環節。本文通過分析數字檔案館資源選擇的基本原則，提出了數字檔案館資源選擇的漸進戰略，并指出在開展數字檔案館資源選擇工作中應注意的相關問題。

關鍵詞：數字檔案館 資源選擇 漸進戰略

數字檔案館的資源選擇，是指依據相關標準進行檔案鑒定，將符合條件的原始檔案資源遴選出來并進行相關數字化處理，以作為數字檔案館館藏資源的一個過程。數字檔案館建設的根本目的是滿足社會公眾快速、正確、方便獲取檔案信息資源的要求。如何開展數字檔案館的館藏資源建設是數字檔案館建設中最基礎、最關鍵的環節。選擇數量適當、結構合理的檔案資源作為數字檔案館的基本館藏，不僅關系到檔案利用者的滿足度、檔案信息服務的效果，也直接影響著數字檔案館建設的成敗。在數字檔案館評價體系中，館藏資源的內容與結構是其重要的評價指標。因此，資源選擇問題是數字檔案館建設的關鍵問題。

1 數字檔案館資源選擇的基本原則

1．1 時間性原則

在檔案界非常有名的“尊重高齡檔案”原則啟示我們，歷史悠久的珍貴檔案文獻，應當成為數字檔案館的基本館藏。由于各種原因，我國保留至今的古代檔案文獻原件非常少，特別是明清以前的檔案，在檔案館里更是十分稀少，這些檔案原件不僅有巨大的歷史文化價值，更有不可替代的學術研究價值，在世界文化研究中也占有重要的地位。將這些檔案資源數字化，不僅有利于這些檔案資源的長久保存與安全管理，也有利于這類檔案文獻的開發利用。

1．2 內容性原則

檔案資源的內容價值主要體現在檔案文獻內容的真實性、獨有性及特色性等方面。數字檔案館作為未來檔案宣傳與服務的重要場所，首先應當保證檔案文獻內容的真實與客觀，否則難以達到檔案信息資源服務的根本目的：其次，在現代檔案文獻中，有不少內容重復的文件，如果每個檔案館在建設數字檔案館中都將這部分文件數字化，那無疑會造成巨大的浪費，因而檔案文獻的獨有性、唯一性也是重要的內容評判指標；此外，加強特色檔案資源建設是提高數字檔案館信息服務水平的重要途徑。例如，在一些特色數字檔案館中，如美國總統圖書館、9·11數字檔案館、美國建筑數字檔案館，等都是基于一定主題內容的特色館藏為基礎而建成的。當然，在內容性原則方面，我們還應當考慮檔案文獻內容的學術參考價值以及市場價值等相關因素，從而提高數字檔案館的信息服務能力。比如，有人建議檔案網站應建立特色館藏目錄數據庫，如中央檔案館可建立“中華人民共和國經濟檔案目錄數據庫”，第一歷史檔案館可建立“明清時期澳門問題檔案文件目錄數據庫”，第二歷史檔案館可建立“中華民國法規目錄數據庫”等。

1．3 效益性原則

任何事業的起步與發展，都必須考慮效益問題。效益包括社會效益和經濟效益。作為一項長期而艱巨的事業，數字檔案館建設所需費用十分巨大。因此，必須將社會效益和經濟效益以最佳的結合方式開展數字檔案館的資源建設。首先，從經濟效益看，應當從數字檔案館建設的整體角度去開展資源選擇工作，盡可能在節約建設資源、降低數字檔案館資源建設管理成本的同時，最大限度地提高數字檔案館資源選擇工作的經濟效益。其次，從社會效益的角度看，能否推動數字檔案館在傳承文化、服務社會、促進學術等方面有質的飛躍，是判定數字檔案館資源選擇工作社會效益高低的最主要依據。由此可見，效益性原則要求我們在考慮經濟效益的同時要將社會效益大的館藏檔案優先考慮數字化，不能完全以經濟效益來確立數字檔案館資源選擇的范圍和次序。

還有學者從檔案的開發與保密、檔案利用率等方面，確定館藏資源建設的方針，提出檔案數字化與利用同步的方法，也是一個非常可行的原則。此外，基于檔案資源的保存或者存取等不同目的，數字檔案館的資源選擇也應當有不同的標準。

2 數字檔案館資源選擇的漸進戰略

數字檔案館的資源選擇問題是伴隨數字檔案館建設始終的一個重要問題。由于我國政治、經濟、文化等發展的不平衡性．數字檔案館的資源建設應當選擇一個漸進戰略。首先，從資源選擇的內容層面看，可以先將檔案目錄、檔案館指南、檔案文獻匯編等檔案編纂成果作為數字檔案館資源的基礎，進而選擇有價值、利用率高的檔案資源作為數字檔案館的主要館藏。檔案編纂成果進入數字檔案館館藏，一方面可以為檔案利用者提供一個優化的信息選擇平臺，促進檔案文獻信息的流動與傳播，另一方面也為檔案信息資源的全文服務打下基礎。其次，從資源選擇的地區層面看，數字檔案館的資源選擇可以走由地方試點再到全國推廣的方針。

3 開展數字檔案館資源選擇工作應注意的相關問題

3．1 正確處理檔案資源的開放、保密與資源選擇問題

隨著政府信息公開環境的日益成熟，社會公眾對推進“陽光政府”的呼聲也日趨強烈，檔案信息開放政策也面臨著一個較大調整，即由被動向社會提供服務轉變為主動地向社會各界宣傳檔案館的館藏資源、獲取途徑與方法。因而選擇什么資源向社會開放也是數字檔案館建設中必須關注的問題。在數量眾多的檔案資源中，有不少涉及國家安全與個人隱私，是不能公開的；有些涉及產權保護的問題，是需要協商處理才能公開的。因此，在開展數字檔案館信息資源建設中，必須在遵守保密制度和確保網絡信息安全的前提下，盡可能地將具有重要價值的檔案資源納入數字檔案館的館藏，并為國家、社會和個人提供優質高效的檔案信息服務。

當然，在處理檔案資源的開放、保密與資源選擇問題上，還必須完善檔案公開與政府信息公開制度，為數字檔案館資源建設提供更堅實的法律基礎。

3．2 制訂科學合理的國家檔案資源管理體系

隨著現代信息技術的日益發展，我國檔案資源的數量日益增多，如果沒有有效的監管機制，則難免造成國家檔案資源的流失，而國家檔案資源的流失則會對數字檔案館的資源選擇產生較大影響。因此，從整體角度和長遠發展來看，我們需要從“書目控制”的核心思想出發，構建一個國家檔案資源的宏觀管理體系，以掌握國家檔案資源的總體布局，并據此對國家檔案資源進行大范圍、多層次的系統控制，從而為實現國家檔案資源的有效開發與社會共享打下基礎。良好的國家檔案資源管理體系是數字檔案館開展資源選擇工作的基礎。

3．3 注意開展相關的標準化體系建設

數字檔案館的資源選擇工作離不開標準化體系建設。我國檔案工作的標準化已經取得了較大成就，如制定了《明清檔案目錄中心數據采集標準：明清檔案機讀目錄數據交換格式》、《民國檔案目錄中心數據采集標準：民國檔案著錄細則》、《電子文件歸檔與管理規范》等資源采集與加工標準，但還須從整體上加強檔案資源的選擇與加工的標準化體系建設。當然，再好的標準，必須得到真正的貫徹執行才能產生更好的效果，因而檔案行政管理部門應當對數字檔案館實施標準的具體情況進行監督，以保證數字檔案館資源選擇工作的有效開展。