人事檔案整理方法變革之管見

1 人事檔案傳統整理工作中的弊端

1．1 多年來因歷史原因及其他諸多因素，人事檔案材料紙張大小不一，五花八門。而在整理中執行干部和職工檔案整理工作有關要求，案卷內紙張全部要采用16開紙型．“對大于16開紙型的材料要進行折疊、裁剪，小于1開紙型的材料要進行托裱”。為了保證案卷的整齊美觀，檔案人員對這些大小不一的紙張要進行全方位的技術加工：或進行剪切，或折疊，有些小的紙張還要進行裱糊，對那些因字跡而影響裝訂的還要進行加邊處理。這些整理前的修整工作就要耗費大量的時間與精力，稍有疏忽還可能切掉或壓住字跡，造成無法彌補的損失。

1．2 按照干部和職工檔案整理工作的要求，人事檔案要經過整理、折疊、剪裁、修補、裱糊、打孔后裝訂成冊。這樣雖然有利于檔案的安全與保管，但是人事檔案每年都有新的材料形成，按文件規定：對收集的人事檔案材料要在一個月內歸人檔案袋(盒)內，每兩年裝訂人卷歸檔一次。材料需要歸檔時，必須把已裝訂好的檔案拆開，放進新材料后又重新打孔裝訂，這樣反復拆裝打孔，給檔案造成的損傷是不言而喻的。

2 人事檔案也應以“件”為單位整理

自《歸檔文件整理規則》實行以來，檔案工作者普遍感受到了“文件級”整理帶來的便利。為此，我認為對于人事檔案也應采用“文件級”整理的方法。當然，這并不是說將收集來的材料散亂地放在檔案袋里。檔案人員還要對材料按照十大類的方法進行分類，在每大類中按照文件材料歸檔的先后順序編制一個件號，每件上加蓋檔號、件號章，同時每一類的首頁前附上一頁“類別內目錄”。然后使用一個特制的不銹鋼夾子夾住，這樣既可與其他類別區分，同時也方便查找提高效率。如此整理好后，將該人員的所有材料裝入檔案盒內。一卷人事檔案就可放至檔案架上了。這種整理方法與案卷整理法相比較有諸多的優勢。

2．1 有利于檔案材料的保護。人事檔案的特點是每個人的檔案內容隨著個人實踐活動的逐步增加，每年都會形成新的材料。如果按一個人從24歲開始工作，到60歲退休，按現行規定每兩年裝訂一次，一個人的檔案在退休前就要反復拆、裝18次，其自然磨損程度是可想而知的。而采用以“件”為單位整理方法時，每年對新收集的檔案材料，只需要把編好檔號、件號的材料插入相應類別中，夾上夾子就可以了。對前期歸檔的材料不會因反復拆裝而造成損壞，能大大延長檔案的壽命。

2．2 加強人事檔案安全與保密工作。整卷整理的人事檔案材料借出時，檔案人員往往要對檔案中主要的原始記錄情況進行登記備案。這樣在歸還時，便于核對內容，防止檔案信息被改動。而以“件”為單位進行整理的人事檔案在借閱時更為安全。如需要利用檔案中某個材料時，只要抽出需要部分，不必整卷拿出，防止人為刪改檔案內容或抽頁現象的發生。即便有所改動，根據與之相關檔案材料核對也可很快查出。而對那些屬于個人隱私的信息也不會擴大知情范圍，同時防止在利用過程中光線、灰塵等因素對檔案材料造成損害，也有利于延長檔案的壽命。

2．3 減化檔案整理過程中的繁瑣工序。人事檔案按“件”整理時，只需分類、編號、登記卷內目錄，取齊左、下兩側后，夾入特制的檔案夾，一冊美觀、實用的檔案就形成了。

2．4 人事檔案采用文件級裝訂后，檔案人員能從繁瑣的工作程序中解放出來。這就有了更多的時間和精力開展人力資源信息的分析研究工作，開發出檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為領導的人事決策工作服務。

2．5 “文件級”管理有利于人事檔案信息化進程。人事檔案信息化是提高工作效能的重要方面和必然要求。文件級整理更適應檔案信息化、網絡化管理，可以保證各級領導干部根據不同的工作需要，隨時調閱所需人事檔案資料，從而提高信息利用的效率。

(作者單位：中原油田檔案處)