會議的經濟與不經濟

有這樣一組數據令人咋舌：從1991年到2003年的13年間，中國行政管理費增長了10.33倍，同期財政支出增長了6.28倍，國民生產總值僅增長了4.41倍。在財政支出中，全國一年會議支出就高達1000億元。這1000億元花得是否經濟，是否體現出效率，可以從經濟學的視角對其進行分析，然后再厘清會議成本控制的思路。

會議的成本分析

在經濟學上，衡量某種產品和服務是否具有效率，就看其邊際成本與邊際收益能否等值。邊際收益是指人們在某個數量水平下愿意為單位產品支付的價格，而文山會海的成本遠遠高于老百姓愿意為這樣的產品買單的價格，因此這樣的產品和服務提供是效率缺失的。那么，在一場會議中會發生哪些成本呢？

會議的成本包括直接成本和隱性成本。會議固定費用和會議彈性費用都屬于直接成本。從會議準備到會議結束所必須開支的經費屬于固定費用范疇，包括車船機票、市內交通、住宿、會場租賃、就餐、資料費等；會議彈性費是指在會議過程中非硬性支出，可以部分節約壓縮的費用，包括考察學習，研討、會議記錄、攝影、旅游費用等。而會議隱性成本是指會議人員由單位支付的工資及附加費。

從會議成本構成中可以看出，不僅會議彈性費可以壓縮節約，會議的固定費也可以通過減少會議時間、合理選擇會議地點和合并減少次數，來控制會議成本。

會議的目的就是信息的交流與傳遞，在實際工作中并不是所有會議都需要進行面對面交流，如果會議只是宣讀文件，完全沒有必要在同一時間同一地點把幾十人、幾百人、甚至上千人集中起來而花費巨大的成本。為了實現信息傳遞交流的目的，可以設計多個方案，通過比較不同方案成本開支的大小，來選擇確定其中費用開支最少的一種方案，并據此方案支出或使用財政資金，這種方法就是公共支出效益分析方法中的最低費用選擇法。

開會方式的選擇

2003年抗擊非典期間，北京、廣州、香港和臺灣四地的專家通過視頻會議系統，研討交流病毒的研究以及疫情控制經驗，是一個視頻會議的經典例子。

隨著信息技術的完善和通訊工具的發達，信息傳遞和交流不必再完全依賴傳統的會議方式，互聯網時代的信息傳遞、交流方式已經多樣化，選擇費用最低的方式就成為控制會議成本的重要方法。電話、傳真、電子郵件可以傳達信息，但存在無法面對面交流的障礙，而視頻會議系統則可以解決這個問題。

青島環衛局一直期望能夠建立一套高效的會議系統來提高辦公效率，同時也為市局行政辦公和管理節約大量成本。經過詳細的需求分析及嚴格的測評后，安裝了瑞福特公司的視頻會議系統，其中九個點的會議室覆蓋了整個市局、各基層會議室及其他相關科室，實現了電子會議，有效進行日常管理工作和行政事務的溝通，提高了辦公效率，節約了成本。對于全國性會議來說，通過視頻會議系統可以避免與會人員的舟車勞頓，而且可以大大提高效率，節省費用。

會議的預算控制

對會議所產生的財政支出進行成本控制，說到底是個技術性要求不高且操作性較強的手段，但這樣的操作必須基于政府部門有成本控制的意愿和動力。就湖南衡陽縣壓縮會議支出的做法來看，政府部門的動力來自財政壓力而非自覺行為。

按照公共選擇理論的觀點，政府官員與普通人一樣其行事的準則也是追求自身利益的最大化。以文山會海為例，不僅領導，一般公務人員也熱衷開會，以會代管、以會創收、以會享受、以會逞威、以會邀功、以會混事、以會安撫，每個人都可以通過開會獲得自己個人所需要的東西，開會甚至成為獲取個人福利的一種方式。

從這個角度出發，文山會海現象難以解決的根子在于政府官員的自我利益最大化的追求，因此，解決問題的關鍵最終需要落腳于建立制度約束機制，并且完善監督機制。成本化管理還需輔之于完善的預算編制，嚴格執行財務制度，這樣才能避免會務費成為什么開支都可以裝的大籮筐，最終使得開得不夠經濟的會議變得經濟起來。