如何進行跨部門溝通

有位專家曾說：“團隊的成功，除了團隊本身的努力之外，

如何與組織內其它部門協調合作更是關鍵。”

通常有許多事情，不是只有團隊本身做好就有好結果，它還需要其它部門的配合與支持，才可能完成。

主管需要在部門中扮演兩個角色：一個是發言人的角色，一個是公關代表的角色。你要在管理好自己團隊的同時，還要帶領著團隊通過有效的溝通與協商，爭取自己團隊的權益與其它部門的支持、建立良好的合作，達成預定的工作目標，并且協助其它部門，建立與維持良好的關系。

作為部門主管，通常會比自己的團隊成員更了解自己以及其它部門的運作模式。但你是否讓團隊成員也了解這些內容了呢？是否清楚本團隊與其它部門之間的權利義務關系呢？

到底問題何在？

對于主管來說，跨部門溝通確實是一件重要的工作，但也是一件令人頭痛的麻煩事。盡管小心再小心，不斷聯系、再確認，但各種大大小小的問題卻是一波未平、一波又起，讓人疲于奔命。溝通不良的原因到底出在哪里？

沒有共同的認知

由于部門不同，大家在認知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對等、不能及時反饋等因素，就會導致目的或結果預期的不同。

比如：你希望市場部針對新產品量身訂做特別的營銷方案，想要借此吸引白領族。市場部雖然也認同這個想法，但“吸引白領”的標準是什么？怎樣才算達成目標了呢？

生產部可能認為消費比例達到一定程度，才算成功；但市場部可能認為媒體曝光率高、市場影響度高了就算成功。一個部門是看重銷售量，另一個則是看重品牌價值，這就是認知不同。

因此，作為跨部門溝通，一定要明確你要的結果是什么？你的目的是什么？這是前提。

如何做好跨部門溝通？

永遠不厭其煩

跨部門溝通的一個重要原則就是：永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會就沒事了，事后應該隨時保持聯系，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發生了，而是要主動而持續地溝通，預防問題的發生。

很多人常常抱怨：“事情怎么會這樣，為什么不早說？”很多人都有過這樣的經驗，對方事前都沒有主動聯系，任由問題擴大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。這樣導致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動去問對方？

而且，主管所表現出的積極態度，更可以讓其它部門感受到你對這件事情的重視，間接地帶給他們壓力，讓他們清楚知道必須要盡力完成工作、達到目標。

不過，也不要忘了關照自己部門員工的狀況，或許他們在與其它部門溝通時遇到了某些困難，你可以主動詢問員工，是否需要你出面聯系，解決問題。

堅持六倍溝通原則

我們都知道，一個習慣的養成因人而異，最少也需要幾周的時間。那么對于一個團隊來說，主管要經常培訓他們如何跨部門溝通，這就需要很長的過程，并最終形成一種習慣。

比如：鼓勵部門的員工與相關部門的員工建立朋友關系，采用“人盯人”的戰術，告別以前那種只是“半熟臉”、沒事不說話的現象；在有可能的情況下，請需要配合的部門主管來參加本部門的業務會，一方面可以讓他了解本部門的意圖和需要獲得的配合，而且還可以聽取他的建議，以便在實施過程可以更順利地配合；而且其它部門主管可能也會吸取這個經驗而請你“回訪”；可以定期與其它部門搞一些聯誼活動，比如：一起利用周末打球、登山等，方法還有很多。

不要總指望由企業出面組織部門之間的溝通和聯誼，因為那恐怕一年也沒有兩次。跨部門溝通不應拘泥于某種模式，溝通的方式多種多樣，溝通的目的是為了增進交流和默契的合作，達到整個事業的提升，可以通過各種正式溝通和非正式溝通方式實現。

放寬部門員工的視野

各個部門都有自己要做的工作，每一位成員手中都同時有好幾項工作要完成，因此不可能將所有的精力集中到你部門的項目上。但是，如果這個項目又是你部門重要的年度計劃內容，你是否應該直接向他們提出要求呢？

提出要求當然是正確的做法，但是由誰提出，效果就大不一樣了。專家認為：“工作協調的問題是主管的責任，而非員工。”本部門主管應該與其它部門的主管相互協調，彼此達成共識，確定應該如何適當地分配人力和資源，才能真正解決問題。

主管應該盡可能使自己的成員多了解團隊之外的重要信息，幫助他們擴大視野，學習以組織整體的觀點去思考問題，不要將眼光局限于自己的團隊之內。這樣，在與人合作時自然不會過于本位主義，能有效減少部門之間的沖突。

先理順部門內溝通

有時候一些問題看似跨部門溝通不良，其實是自己團隊內部溝通先出了問題。

有時部門主管之間約定的事情，下屬卻完全不知情。或許你與其它部門的主管早已對于原本爭執不休的問題，妥協出解決的方法。但是屬下完全不知道有這么一回事，彼此還在為該如何解決問題而僵持不下、反復來回的溝通，徒然浪費許多時間。

有時則是屬下之間彼此協調好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了。主管事后知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來過。

所以，除了要建立部門之間的溝通機制之外，更要協調自己團隊內部的溝通機制，確認你與屬下之間的信息是完全流通的。

如何把握好溝通細節？

安排好不同的部門間溝通的順序非常重要，雜亂的溝通次序往往會讓員工不知所措。在溝通的時候還要保持溝通的一致性，以保證每個員工對企業的信任。員工更愿意相信結果，而不僅僅是語言，因此如果主管要承諾，則需要以行動來證實。在溝通過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要，而不能僅僅是告知對方。在溝通中，傾聽比表達更重要，在了解了員工對此事的認識和需求后，再進行交流溝通。主管不能隱瞞壞消息，正所謂要讓員工清楚企業的情況。如果員工是從媒體上知道了企業的內幕，而且如果是不實的報道，這無疑會讓員工產生更大的不安定感，將嚴重地打擊對企業的信任感。當企業內部產生抱怨時，這其實也是發現問題的開始，因此抱怨不是壞事。但是，對于抱怨不僅要誠懇接受，而且還要及時解決。