今天你ｍａｉｌ了嗎？

孫洪波

類型：知識管理

關鍵詞：團隊、知識庫

未來是一個知識經濟時代，知識經濟時代最重要的就是管理每個員工腦子里的知識。“過去一個企業更多的是管理你的財務、你的工廠、你的工人，而未來越來越多的管理者面對的是知識員工，所以管理知識員工以及知識員工腦子里面的這些知識成為未來的關鍵。”

這就是知識管理。

作為全球最大的專業服務機構，普華永道向國際、中國及本地的主要公司提供全方位的業務咨詢服務。而普華永道的Kraken給我們做了一個優秀的示范，1998年在與另一家公司合并前不久，英國的顧問杰克和他的幾位同事建立了一個自稱為“為了更好的創新而協作”的網絡。他們用的軟件工具其實很簡單，Notes的Email群組，沒有規則，沒有管理人，沒有固定議題，公司的任何員工都可以加入網絡，這就是Kraken。

Kraken是成功的，到今天它已經擁有了超過500名成員，盡管是非正式的甚至有一點離經叛道，但是Kraken成為了普華永道內部共享知識的首選論壇，網絡成員最多的時候每天可以收到50多封Kraken郵件，更為重要的是Kraken的文化正慢慢地在普華永道生根，公司內已經開始出現類似的組織。

無獨有偶，美國一家著名的IT公司也存在著類似的組織，他們叫Tiger團隊，每條產品線有一個team，和Kraken不同的是成為一個Tiger是需要條件的，Tiger成員必須技術過硬并且得到其他Tigers的認可。Tiger團隊的運作同樣成功，公司內的幾乎每個成員都知道，遇到問題的時候，Tigers是他們求助的第一選擇。

事實上，在你的公司中，同樣可以輕松地創建一個自己的智囊團，找到公司里掌握知識最多，技術最強的那一批人，起個響亮的名字，比如大拿聯盟、牛人會或者某某智庫之類的，然后在公司的郵件服務器上創建一個郵件群組，在全公司的范圍內廣而告之，任何同事只要遇到難以解決的問題都可以向這個郵件群組求助。當然，為了初期給大家一個良好的體驗，你得要求群組成員們在開始的一段時間內有求必應，甚至提供些一對一的服務。等到所有的公司成員習慣于向你的智囊團求助的時候，就可以把你的注意力放到群組成員管理上，并開始準備享受成功的樂趣了。

這種做法是不是很簡單？但是這種簡單機制的幾個成功案例并不是偶然的。首先，這是一個需求驅動的體系，而且使用簡單。只要你的員工遇到問題，就會產生需求，而他只要會發email，知道群組的地址，就可以驅動這個系統開始新的討論，很多討論就是從這樣的問題開始的，誰遇到過....的問題？誰知道....怎么解決？誰有.....？其次，對知識共享者不形成額外負擔，問題是通過email推送到他面前的，不需要另外登錄其他系統；他只需要回復email就可以回答問題，沒有那些繁文縟節的麻煩，比如選擇分類、文檔號、格式、字體、請求審批等等，可能越是高手越討厭這些東西。第三，對求助者而言，響應速度快而且準確。只要群組成員收到并且回復了問題，幾乎立刻就可以知道問題的答案。其他群組成員也可以同時看到答案，如果有什么不妥的話，馬上就可以得到糾正或者通過更深入的討論形成新的解決方案。第四，可以促進隱性知識的共享，很多高手可能在見到某個問題之前可能并不了解，哦，這個問題原來別人還不知道怎么去解決。通過這種交流就可以將隱藏在高手頭腦中的隱性知識共享出來，變為更多成員的知識。

當然，這種方式也有其無法克服的缺點，尤其是在群組成員達到一定規模的時候，交流的知識仍然散亂地分散在每個人的email中，運作一段時間后大量的信息也使搜索一些過去的知識變得非常困難，這種情況下，知識庫的建立就成為必然。