ＥＲＰ　系統(tǒng)下的銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

任文躍

ERP系統(tǒng)作為控制環(huán)境的一部分，深刻影響著會計系統(tǒng)和控制程序等內(nèi)部控制要素。企業(yè)在享受ERP系統(tǒng)能帶來的諸如降低庫存投資、降低采購成本、提高生產(chǎn)效率、提高客戶服務(wù)水平等效益的同時，還應(yīng)該深入研究在ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制問題，以保證業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤和舞弊，保證財產(chǎn)安全，保證會計資料的真實(shí)完整。

銷售作為企業(yè)利潤和現(xiàn)金流量的直接源泉，在以客戶為中心的商業(yè)社會，銷售管理的好壞直接影響企業(yè)生存和發(fā)展。銷售管理模塊或功能是ERP系統(tǒng)集成的重要組成部分，是處理企業(yè)與企業(yè)賴以生存的客戶之間業(yè)務(wù)的接口。通過銷售管理模塊和功能，人們期望能貫徹以客戶為中心的理念，優(yōu)化企業(yè)銷售管理流程，在廣闊的地域?qū)崿F(xiàn)實(shí)時的控制，提高銷售管理的水平。研究ERP系統(tǒng)下銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，對于ERP的應(yīng)用企業(yè)、對開發(fā)ERP的企業(yè)具有普遍意義。

本文在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，結(jié)合銷售與收款業(yè)務(wù)特性，探討如何實(shí)現(xiàn)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)的問題。

銷售與收款循環(huán)的特性包括兩部分內(nèi)容，一是該業(yè)務(wù)活動的有關(guān)憑證和會計記錄，二是有關(guān)的業(yè)務(wù)流程。

一、 主要憑證和會計記錄

主要憑證和記錄如下：顧客訂貨單；銷售單；發(fā)運(yùn)憑證；銷售發(fā)票；商品價目表；貸項(xiàng)通知單；應(yīng)收賬款明細(xì)賬；主營業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬；折扣與折讓明細(xì)賬；匯款通知書；現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬；壞賬審批表；轉(zhuǎn)賬憑證；收款憑證等。

無論在手工業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，還是在基于信息技術(shù)的管理信息系統(tǒng)中，上述憑證和會計記錄都會根據(jù)企業(yè)的具體需要設(shè)計成不同的體現(xiàn)形式，也會根據(jù)需要進(jìn)行合并、簡化。

在ERP系統(tǒng)中，一些憑證和記錄應(yīng)根據(jù)信息技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行重新設(shè)計。通過采用適合于ERP系統(tǒng)特性的形式，簡捷、高效地達(dá)成各種憑證和記錄原有存在目的。例如，在手工業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的一些內(nèi)部憑證的聯(lián)次設(shè)計的目的，在ERP系統(tǒng)中可以利用信息系統(tǒng)的實(shí)時性，通過由擁有不同權(quán)限的人員聯(lián)簽一個文件記錄的形式來達(dá)成，這樣既避免了一個憑證多聯(lián)次造成的繁瑣、冗長、效率低下的傳遞流程，也能堵塞由于憑證多聯(lián)次造成的舞弊漏洞。再如，原有的憑證連續(xù)編號控制程序在ERP系統(tǒng)中也相應(yīng)地設(shè)計成編號授權(quán)使用范圍和斷號管理兩項(xiàng)控制內(nèi)容。

二、 銷售與收款循環(huán)中的主要業(yè)務(wù)活動

（一） 接受顧客訂單

業(yè)務(wù)流程：1、顧客提出訂貨要求。2、根據(jù)顧客訂貨要求編制銷售單。3、銷售當(dāng)局對銷售單進(jìn)行審批。主要包括對顧客、價格、商品種類規(guī)格、數(shù)量的審批。對銷售單中體現(xiàn)的各項(xiàng)銷售因素的簽審過程是對此筆銷售交易的認(rèn)可過程，也是對此筆銷售交易的控制過程。

控制目標(biāo)：1、顧客是真實(shí)的，2、價格符合企業(yè)的定價政策，3、商品種類規(guī)格的正確性，4、銷售商品的數(shù)量是可接受的。

控制程序：

在ERP系統(tǒng)中通常設(shè)銷售管理模塊來進(jìn)行銷售的管理和控制。銷售單一般是進(jìn)入銷售管理系統(tǒng)的第一張單據(jù)，銷售單的審批包括對銷售產(chǎn)品種類、規(guī)格、數(shù)量、單價、顧客、賒銷額度、信用政策等各項(xiàng)目的審批，是銷售的關(guān)鍵內(nèi)部控制環(huán)節(jié)。對其實(shí)施有效的內(nèi)部控制，可以保證銷售業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性、估價的正確性，也可以保證后續(xù)數(shù)據(jù)的正確性

職責(zé)劃分：

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，應(yīng)統(tǒng)籌考慮，進(jìn)行符合內(nèi)部控制要求的職責(zé)分工。價格的制定權(quán)限、顧客名單的管理權(quán)限和銷售單的編制權(quán)限必須分開，由具有相應(yīng)授權(quán)的獨(dú)立的部門和人員來執(zhí)行。同時銷售項(xiàng)目主管應(yīng)有特別處理權(quán)。

ERP系統(tǒng)內(nèi)的價格的制定和調(diào)整、顧客名單的修改和增加必須附有相關(guān)批準(zhǔn)文件。

獨(dú)立檢查與評價：應(yīng)有嚴(yán)格的流程管理制度和責(zé)任管理制度，并獨(dú)立評價這些制度在ERP系統(tǒng)環(huán)境下的執(zhí)行情況。

控制過程：

在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的銷售業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)程序，并且種程序可以在ERP系統(tǒng)定制。

應(yīng)內(nèi)置的批準(zhǔn)程序有：符合企業(yè)銷售政策的業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)程序；不符合企業(yè)銷售政策的業(yè)務(wù)的特殊批準(zhǔn)權(quán)限授權(quán)。這些批準(zhǔn)程序包括：銷售客戶審批，銷售價格政策審批。

在程序的內(nèi)部審核機(jī)制上設(shè)立嚴(yán)格的單據(jù)的完整性檢查，審核項(xiàng)目不完整的銷售單將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟。

在對銷售商品的品種規(guī)格和數(shù)量的審核上，應(yīng)充分利用ERP的集成性，調(diào)用生產(chǎn)制造和進(jìn)銷存等功能的信息，設(shè)置不正確品種規(guī)格、短缺數(shù)量的報警機(jī)制。避免給企業(yè)造成信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)上的損失。

（二）批準(zhǔn)賒銷信用

賒銷信用的批準(zhǔn)是銷售單批準(zhǔn)的一部分，賒銷信用的管理包括兩部分內(nèi)容，一是賒銷額度的制定，是指根據(jù)對現(xiàn)有顧客或新顧客的調(diào)查，針對每個客戶制定賒銷額度。二是賒銷的日常管理，包括對銷售業(yè)務(wù)賒銷額度的比較和超出賒銷額度的銷售的特殊批準(zhǔn)。

控制目標(biāo)：降低壞帳風(fēng)險。

控制程序：

1， 職責(zé)分工

銷售業(yè)務(wù)與信用檢查和信用額度制定業(yè)務(wù)是不相容業(yè)務(wù)，不能指定由同一人負(fù)責(zé)，以切實(shí)避免銷售人員為擴(kuò)大銷售而使企業(yè)承受不適當(dāng)?shù)男庞蔑L(fēng)險

批準(zhǔn)賒銷信用的權(quán)限應(yīng)分級設(shè)置，在程序中應(yīng)設(shè)有嚴(yán)格的操作限制，不同信用額度的賒銷應(yīng)由不同層次的管理人員進(jìn)行審批。

2， 控制過程

在ERP系統(tǒng)中，應(yīng)內(nèi)置客戶信用額度比較和報警機(jī)制。與之相對應(yīng)的措施是，應(yīng)在ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置完整的信用額度體系和信用額度審批機(jī)制。賒銷額度核查由系統(tǒng)強(qiáng)制進(jìn)行，可以避免人工核對的隨意性，減少隱瞞、漏報不符合信用條件和超過信用額度銷售事項(xiàng)的可能性。對不符合信用條件和超過信用額度的銷售項(xiàng)目必須由具有相應(yīng)權(quán)限的人員進(jìn)行審批.

（三）按銷售單供貨

企業(yè)管理當(dāng)局通常要求商品倉庫只有在收到經(jīng)過批準(zhǔn)的銷售單時才能供貨。設(shè)立這項(xiàng)控制程序的目的是為了防止倉庫在未經(jīng)授權(quán)的下擅自發(fā)貨。

控制程序：

對于本環(huán)節(jié)的控制，理想的控制程序是全部銷售出庫單均由系統(tǒng)根據(jù)完整的銷售單生成，并設(shè)置單據(jù)的內(nèi)部追蹤能力，從根本上避免存貨管理人員自行發(fā)貨的可能性。

（四）按銷售單裝運(yùn)貨物

主要控制目標(biāo)：避免裝運(yùn)職員在未經(jīng)的授權(quán)的情況下裝運(yùn)產(chǎn)品。

控制程序：由存貨管理部門進(jìn)行裝運(yùn)通知與系統(tǒng)內(nèi)的銷售單核對后，存貨管理部門人員監(jiān)督裝運(yùn)人員裝運(yùn)并在銷售單上簽署已裝運(yùn)指令，系統(tǒng)標(biāo)注通知單、生成銷售出庫單。

（五）向顧客開具賬單

開具賬單包括編制和向顧客寄送事先連續(xù)編號的銷售發(fā)票。這項(xiàng)功能所針對的主要問題是：（1）是否對所有裝運(yùn)的貨物都開具了賬單？（2）是否只對實(shí)際裝運(yùn)才開具賬單，有無重復(fù)開具賬單或虛構(gòu)交易？（3）是否按已批準(zhǔn)的商品價目表所列價格開具賬單？

為了降低開具賬單過程中出現(xiàn)遺漏、重復(fù)、錯誤計價或其他差錯的風(fēng)險，應(yīng)設(shè)立以下的控制程序：銷售發(fā)票應(yīng)由系統(tǒng)根據(jù)已發(fā)運(yùn)的裝運(yùn)憑證、已標(biāo)注發(fā)運(yùn)的銷售單自動生成。系統(tǒng)中的發(fā)票記錄上應(yīng)記錄所依據(jù)的編審?fù)暾匿N售單號、存貨銷售出庫單號和裝運(yùn)憑證編號。以便于體現(xiàn)銷售發(fā)票與三者之間的關(guān)系。開具發(fā)票前系統(tǒng)內(nèi)部程序應(yīng)能自動核查銷售單和裝運(yùn)憑證的完整性。

職責(zé)劃分上，開具發(fā)票業(yè)務(wù)與存貨管理業(yè)務(wù)、裝運(yùn)憑證編審業(yè)務(wù)是不相容職務(wù)，不能由同一人負(fù)責(zé)。

（六）記錄銷售

控制目標(biāo)：確認(rèn)銷售存在或發(fā)生的真實(shí)性；確保銷售記錄的完整性；保證所記錄業(yè)務(wù)的估價與分?jǐn)偟恼_性。

記錄銷售的控制程序：

ERP系統(tǒng)應(yīng)有相關(guān)單據(jù)的追蹤能力，在銷售系統(tǒng)生成總賬所須憑證時，應(yīng)能聯(lián)查銷售發(fā)票、裝運(yùn)憑證等，控制記錄銷售程序的完整性。

（七）辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入

在這方面，匯款通知單起著很重要的作用。

（八）辦理和記錄銷貨退回、銷貨折扣與折讓

退貨業(yè)務(wù)涉及退貨的批準(zhǔn)，退貨貨物的入庫和應(yīng)收賬款的沖減三個環(huán)節(jié)；銷貨折讓和銷貨折扣則涉及折讓和折扣的審批與應(yīng)由賬款的沖銷二個環(huán)節(jié)。

控制目標(biāo)主要在于保證業(yè)務(wù)在授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行和實(shí)物與資金處理的一致性。

控制程序應(yīng)包括以下兩個方面：

職責(zé)劃分：在ERP系統(tǒng)內(nèi)，退貨業(yè)務(wù)中退貨的批準(zhǔn)、退貨貨物的接收和開具貸項(xiàng)通知單、應(yīng)收賬款的沖減應(yīng)分別授權(quán)與不同人員。應(yīng)確保與此業(yè)務(wù)有關(guān)的部門和職員各司其職，分別控制實(shí)物流和會計處理；銷貨折讓和折扣業(yè)務(wù)應(yīng)將審批與應(yīng)收賬款的沖減業(yè)務(wù)分別授予權(quán)限。

控制過程：

在ERP系統(tǒng)內(nèi)，嚴(yán)格貸項(xiàng)通知單的批準(zhǔn)和使用程序是辦理和記錄銷貨退回和打折扣折讓的關(guān)鍵。

（九）注銷壞賬

注銷壞帳環(huán)節(jié)的主要控制目標(biāo)是要保證壞帳的注銷符合企業(yè)會計政策和確保要注銷的壞帳確實(shí)無法收回。

此環(huán)節(jié)的控制程序應(yīng)該是獲取貨款無法收回的確鑿證據(jù)，經(jīng)適當(dāng)審批后再及時作出會計調(diào)整。

（十）提取壞帳準(zhǔn)備

企業(yè)應(yīng)根據(jù)對客戶的風(fēng)險評估，提取應(yīng)收賬款的壞帳準(zhǔn)備，在ERP系統(tǒng)中應(yīng)將對客戶的風(fēng)險評估納入客戶管理內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上制定針對每一個客戶的信用政策和壞帳預(yù)期，應(yīng)對壞帳風(fēng)險的沖擊。

在控制程序上，應(yīng)充分利用ERP系統(tǒng)的信息處理能力，分別客戶制度壞賬準(zhǔn)備提取方案，提高壞賬準(zhǔn)備提取的準(zhǔn)確性。壞帳提取方案的制定和壞帳的提取進(jìn)行職責(zé)分離，壞帳政策的制定要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)并符合企業(yè)會計制度。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下要根據(jù)這一要求進(jìn)行相關(guān)權(quán)限的分配。

三、ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的總體考慮：

1、系統(tǒng)應(yīng)用和控制對系統(tǒng)安全性的依賴。穩(wěn)定安全的信息系統(tǒng)是任何依靠現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理的基礎(chǔ)。必須保證信息系統(tǒng)的通常意義上的穩(wěn)定性的和抗破壞能力。對信息系統(tǒng)的破壞對采用現(xiàn)代信息系統(tǒng)的企業(yè)將是致命的。

2、對內(nèi)部控制因有限制的考慮。ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制除仍存在成本限制，能力限制，無法協(xié)調(diào)的利益沖突限制，修訂滯后限制，無法預(yù)見非常業(yè)務(wù)限制外，我們在考查ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制效果時還必須考慮ERP系統(tǒng)程序的固化限制。ERP系統(tǒng)在開發(fā)后一定時期內(nèi)受限于成本因素將不能隨時變動，因此ERP系統(tǒng)內(nèi)的內(nèi)部控制將不能追蹤業(yè)務(wù)系統(tǒng)的變化的控制要求。解決這一問題的方法是增強(qiáng)ERP系統(tǒng)的流程定制能力，使應(yīng)用企業(yè)能在一定程度調(diào)整內(nèi)部控制流程。

3、ERP系統(tǒng)下新增職責(zé)劃分的考慮。采用ERP系統(tǒng)的企業(yè)的需要新增加信息系統(tǒng)的技術(shù)人員，如系統(tǒng)分析員、編程人員等，企業(yè)應(yīng)將這部分人員與企業(yè)的數(shù)據(jù)管理和使用人員相對獨(dú)立開來，作為不相容職務(wù)處理。信息系統(tǒng)的技術(shù)支持人員未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的情況下不能處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

4、內(nèi)部控制模式與制度的綜合運(yùn)用。內(nèi)部控制不僅僅是業(yè)務(wù)控制，在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)還必須綜合運(yùn)用業(yè)績評價制度、獎勵激勵制度、預(yù)算管理制度實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)。本文中只對業(yè)務(wù)控制的部分進(jìn)行了討論，未涉及其他模式和制度。

銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的子系統(tǒng)，同樣存在這些父系統(tǒng)存在的問題。在考慮銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制時必須也考慮這些問題。

參考文獻(xiàn)：

1、 周玉清等ERP原理與應(yīng)用機(jī)械工業(yè)出版社2002.8

2、 陳春偉對財務(wù)管理軟件未來發(fā)展的幾點(diǎn)看法中國會計電算化2001.1

3、朱榮恩建立和完善內(nèi)部控制的思考會計研究,2001(1):24～302

4、達(dá)文波特哈佛商業(yè)評論，以人為本的企業(yè)系統(tǒng)2001

5、趙純均張?zhí)諅埼腅RP、CRM企業(yè)實(shí)施案例清華大學(xué)出版社2003.11