淺談干部人事檔案的資源利用

李龍娟，女，漢族，籍貫：江蘇淮陰，1973年5月出生，大專學歷，目前攻讀機關管理與辦公自動化專業本科。

干部人事檔案是對干部個人成長經歷、活動、表現等的一個記錄，在人們長期形成的觀念中，這些材料都屬于個人隱私，必須在一定范圍內保管，所以不便于主動展開利用工作。但我認為干部人事檔案需要保密，是相對而言的，實際上只要遵循相關的原則和紀律，利用和保密并不矛盾。我們必須充分認識干部人事檔案工作在黨的干部工作和國家檔案事業中的地位和作用，認識到它是各級組織人事部門工作必備條件之一，直接影響到組織人事部門干部工作的效率和質量。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，檔案工作的信息化、社會化建設步伐加快，出現了不少新情況、新問題，干部人事檔案工作也面臨不少新的挑戰，干部人事檔案如何與時俱進，加快發展，充分發揮職能作用，強化服務效能，拓寬服務領域，及時根據干部人事工作和其它中心工作的需要，主動參與，超前服務，本著實事求是、客觀公正、對本人透明的原則辦理，更好的為干部人事工作服務，這些需要我們認真研究。同時作為干部檔案工作者必須增強服務意識，充分發揮干部人事檔案作用為干部人事工作服務，是干部人事檔案工作的根本目的。

1、實現干部人事檔案信息化管理，充分發揮其作用。

在信息高速發展的今天，作為重要信息資源之一的干部人事檔案，是做好干部工作不可缺少的基礎材料，是開發人才的有效信息，是解決各種問題的重要依據。然而在傳統的干部人事檔案管理模式中存在手工勞動導致工作效率較低，傳統的服務方式不能滿足人們對信息量大、面廣、提供數據快捷、準確、系統等諸方面需求，傳統管理模式也使管理者以老辦法去分析、解決新問題等等一些弊端。如果建立起人事信息庫，將大量的信息材料通過計算機存儲、統計、匯總、打印，利用計算機管理人事信息將大大提高整個人事檔案信息的開發與利用工作的全面性、準確性和時效性，進而推進整個人事工作的大變革。因此，組織人事部門必須盡快建立干部人事檔案數據庫系統，它不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，實現干部人事檔案動態管理，記錄干部工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，在實際工作中如果碰到年齡、工齡、學歷和待遇等方面的問題時，可及時調出查閱，這樣不必查閱人事檔案原件，就可以個快捷、更迅速開發人事檔案信息資源。這種方式既可以使干部人事檔案充分發揮其歷史效能，堅持以檔案為基準，以歷史材料為依據，對照政策，認真核對，為正確解決問題提供第一手資料，用干部人事檔案數據庫系統能及時準確地為相關職能部門提供有價值的信息，提高工作效率，又可以盡量減少檔案原件的使用次數，有效保管原始檔案。

2、利用干部人事檔案為選拔任用干部、人才服務。

（1）為單位選人用人配置合理、結構優化服務。干部檔案工作是組織干部人事工作的重要組成部分，使干部人事管理中一項必不可少的基礎工作。在加強領導班子和干部隊伍建設，培養造就大批能夠跨世紀擔當重任的領導人才的偉大工程中，干部檔案工作更使起著基礎和聯結的作用，干部人事檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據。在干部選拔工作中，通過干部檔案可以查清女干部、非黨干部和少數民族干部的分布情況、年齡情況、文化結構等情況，真正做到選賢任能，知人善任，選拔德才兼備的好干部，為機構改革調整班子，任用干部提供重要依據，保證各級領導對機構改革調整班子做到了心中有數，增強了工作的預見性。利用計算機技術，對干部檔案信息進行綜合分析，可以迅速提取各種信息，科學準確地提供出所需要的人選，為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況提供可靠資料，為組織領導決策提供依據，當好領導的參謀。

（2）為單位建立人才信息科，實行個性化管理服務。改革開放以來，我國人才交流較大，為做好人才資源開發利用，就要利用檔案、分析檔案、跟蹤用人。組織人事部門應盡快建立起各類人才檔案，并主動提供所需人才個體情況，挖掘人才潛能，形成數量充足、門類齊全的人才庫，為領導準確選人用人提供重要依據。有條件的還應主動向有關部門推薦優秀人才，把資源庫變成人才信息庫，把沉寂的“死”檔案變成有價值的“活”檔案。如可以為專業技術人員建立技術檔案側重職業能力、職業生涯、職業信譽、科研創造、技術創新以及專業著述等情況的記載，探索人事檔案為各類人才提供個性化服務的方法和途徑，不斷豐富和創新檔案管理的內容，向更高的層面上提升人事檔案的使用效能，便刻板的資料為動態的資源，為用人單位選才和各類人才擇業提供真實可靠的第一手資料。對于引進的人才可為其建立人才檔案，建檔后，經過鑒別、分類、整理后裝訂成冊，人事部門及時為這些人才提供跟蹤配套服務實行規范化管理，使被引進的人才后顧無憂。

現在的檔案作用在不斷發生著變化，今后它所記錄的內容可能要擴展到記載每個人的事業成果、人才的業績等等，也會紀錄一個公民守法、納稅、接待等信用內用，它將變成一個人的誠信檔案，逐漸為社會共享的個性化的人才信息庫。

在實際工作中，干部人事檔案除了滿足干部考察、人才選用工作需要外，可以為干部工作出具歷次任職憑證、工資變動憑證、社會關系憑證、黨團關系憑證、業務職稱憑證、學習層次憑證等，對工資制度的改革、干部工齡的認定、為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇和干部歷史遺留問題等一系列問題的解決提供有價值的資料、依據和服務。