企業檔案創新管理探討

賈天鳳

摘 要：檔案創新管理不僅可對企業的發展歷史進行全面記錄，且對于其今后的發展也具有重要的利用價值。基于此，本文對企業檔案創新管理的作用作了總結，重點對管理手段創新、機制創新、載體創新作了介紹，通過加強企業檔案創新管理，可提升企業管理效率，保證管理工作的有效進行。

關鍵詞：企業;檔案;創新管理

加強企業檔案創新管理工作的創新與改進，是企業內部解放思想，提高工作效率的重要內容。由于我國絕大多數企業對于檔案管理工作不具備深厚基礎，相應的管理手段也比較單一，很難開發出檔案管理的全部價值，由此只有敢于創新，才能使企業檔案創新管理工作服務性質得以突顯，使檔案的使用價值得到發揮。

1 企業檔案創新管理的作用

1.1 可提前防患企業安全問題

企業檔案管理中很大的一部分是文字材料的管理，從計劃建設到全面施工，再到后期的維護，檔案中都做了詳細的記錄。以工程單位為例，具體表現為：施工的具體方案、材料的選購、人員的分配施工等。同時由于記錄詳細，有關責任部門在監察工程安全時，很容易發現建設中留下的安全隱患，并能得到及時處理，保證了工程建設時的安全。

1.2 提供了良好的資料參考

企業的檔案管理，可以將企業的發展過程進行存檔記錄，對于一些走過彎路的經驗也可以進行總結，從而更好的為企業的發展提供資料參考。

1.3 為責任劃分提供有利的依據

近年來、關于道路和橋梁的坍塌相關報道較以前多，可能是在最初建設時出現了安全隱患，可能在建設后期道路出現裂紋、下沉現象時沒有及時維護，也可能是在相關部門檢查時沒有盡到自身的責任，而此時在檔案取證查實后，即可判定相關人員的責任劃分，所以完整、詳細、真實的檔案在企業發展過程中起著重要的作用。

2 企業檔案創新管理措施

2.1 加強企業檔案管理手段創新

管理手段對于檔案管理工作的效率與質量有著直接的影響，因此在社會與企業發展的新形勢之下，企業檔案管理工作的手段需進行深入的升級與更新。具體內容為以下幾點：

1）檔案管理部門要與時代同步，學會利用科學技術來改革與支撐現代化的企業檔案管理工作。比如電子檔案管理系統的建立必須標準化，且要規范計算機的應用，建設完善的數據庫，從而實現電子檔案信息的共享，保證檔案的監管質量。

2）企業檔案管理工作還要與相關的企業進行聯系，成立一個專業的管理中心，以將所有的檔案電子數據融入其中，便于相關合作單位進行查詢與利用，同時收集與整理不同的電子檔案信息是電子數據管理中心的主要功能，也是實現信息共享與有效使用的最終目的。

3）想要提升企業的檔案管理水平，加強管理人員的專業素質是其重中之重，加之企業檔案管理是一項系統性、綜合性的工作，由此對于工作人員的專業水平和專業素質的要求較高。首先，需明確企業檔案管理工作中的各個崗位，根據具體的崗位來積極選拔先進的管理人才，并對上崗人員進行培訓，保證企業檔案管理工作的專業化。其次，企業應加強與企業檔案管理水平較高的企業進行交流溝通，以讓本企業檔案管理人員認識到自己的不足，積極借鑒經驗，完善自身，也只有這樣才能夠促進整個企業檔案管理人才隊伍的不斷優化。

2.2 加強企業檔案管理機制的創新

由于部分企業的檔案管理工作與其它部門的工作不相協調，致使檔案管理機制不合理，因此在進行日常管理工作之時，要對檔案管理機制進行創新，并通過改變傳統的聘任制方法，使檔案管理工作獲得創新的動力。首先，企業管理層與檔案管理者需認識到檔案管理工作的服務性質，加強檔案管理服務的建立，同時領導的決策應當成為檔案管理服務機制建立的核心，并從企業自身的能力出發，盡全力為社會發展與企業的發展做出全方位的服務。其次，檔案管理服務機制的主要內容可包括文件閱覽中心的成立、專題檔案展覽會的召開、網絡檔案目錄的建立，以及檔案業務咨詢臺的動作等。這樣不僅可更加清晰地了解企業檔案存在的意義，還能針對社會熱點問題做出信息服務工作，提高自身的社會效益與經濟效益。另外要想形成完善的工作機制，就需單獨放置企業檔案，保證檔案管理工作的安全有序進行、有章可循，同時在管理檔案時有意識的分門別類，對于重要的文件檔案要特別放置，確保資料信息的安全性。此外要定期更改檔案的保密期限，這樣才能根據時間的變化，提高或降低檔案的保密等級，而對于過期的檔案要及時整理存放，相應的監督工作也要做到位，以便于今后對檔案的查閱。

2.3 加強企業檔案管理的載體創新

1）創新檔案信息?！耙郧皺n案工作整理100卷檔案，也許有99卷都在沉睡?！边@樣的原始工作方式會致使檔案的利用率降低，發揮不出檔案的作用。因此檔案管理工作者不應該只是被動的提供者，更應該是內容設計的編排者，同時在管理過程中將檔案按規范整理后，還需根據檔案的內容整編出新的特色檔案。

2）創新檔案服務平臺。隨著信息化的發展，檔案載體己呈現出多樣性的趨勢，而傳統純手工查閱的服務方式，已跟不上現代化信息發展的步伐，因此企業需建立有效的檔案管理局域網，實現企業內部的檔案管理網站的制作，使檔案信息與資料可在互聯網上實現內部共享，同時檔案信息也可為企業發展決策的制定提供數據與信息力量，促進企業的健康發展。

3）企業可設定檔案服務日，實施一站式服務，并以公開信息與現行文件查閱、檔案利用、人事檔案、咨詢服務為主要內容。

3 總結

總之，企業檔案管理工作水平能夠在一定程度上顯示出內部工作效率和整體的經營管理狀況。因此相關企業需創新管理制度，提升工作人員專業素質，加強企業檔案管理工作信息化，以為企業檔案管理提供基礎保證。

參考文獻

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