淺析行業干部人事檔案工作存在的問題與對策

文/新疆維吾爾自治區塔里木河流域巴音郭楞管理局孔雀河上游管理站 蔣軍川

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淺析行業干部人事檔案工作存在的問題與對策

文/新疆維吾爾自治區塔里木河流域巴音郭楞管理局孔雀河上游管理站 蔣軍川

【摘要】干部人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，為組織考察了解選拔干部提供了重要依據，它直接影響到干部人事工作的效率和質量，本文將從實際出發，剖析當前干部人事檔案工作存在的問題，并提出做好新時期干部人事檔案管理工作的對策，論述了如何做好干部人事檔案工作，充分發揮干部人事檔案的社會作用。

【關鍵詞】干部人事檔案；問題；對策

干部人事檔案是對干部個人履歷、思想品德、工作業績、獎勵與處分等的記載和反映，是歷史地、全面地了解干部和正確選用干部的基礎，是做好干部工作的必備條件之一。隨著水利行業體制改革的不斷深入，干部人事檔案工作也面臨新的問題。如何與時俱進，更好地改進檔案工作，是值得行業思考和研究的問題。

一、干部人事檔案工作中存在的問題

（一）對干部人事檔案的重視程度不夠。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關系等材料，而現在各項工作重心轉移，組織人事政審工作相對減少，有些人就認為人事檔案“沒什么用了”“作用低了”。而另一種是受許多新建私營企業、公司用人不建檔的影響，存在著“要不要人事檔案無所謂”的錯誤認識。這表明一些人對人事檔案工作缺乏了解，特別是一些領導對人事檔案工作不予重視，而有些檔案管理人員也放松了對自己的要求，使檔案管理流于形式，僅僅充當起“保管員”的角色。

（二）整體上，管理不夠完善，遺留問題較多。一是學歷材料不完備。隨著行業的不斷發展，其對學歷的要求也越來越高，很多干部通過各種方式提高了文化水平和學歷層次，但由于學習渠道（如函授、短期培訓、研修班、進修班等）的差異，以及各個學校對入檔材料的要求不同（如有的學校沒有學歷批準書的相關材料，只有學位證書）等問題的存在，導致某些干部人事檔案中的學歷材料不齊備，且無法補辦。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的《中國共產黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉正申請書、政治審查材料和培養教育考察材料等放入個人檔案。在審核檔案時發現該問題后與原單位聯系，原單位有的已經不存在，有的因原檔案管理人員轉崗，導致相關材料無法收集。此外，有些干部入黨時并沒有填寫黨員登記表，有些是由當地政府部門組織填寫后統一存放，沒有轉給檔案管理部門，由于時間過久，無從查找，造成永久性遺失。三是任免考察材料、工資表不完備。有些干部的任免考察材料沒有及時歸檔，因此沒有保留；由于政策原因，個別工資表中有空白年份，工資資料不齊全。

（三）內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足水利行業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

（四）使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，水利行業單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

二、做好干部人事檔案工作的對策

（一）強化檔案意識。水利行業各級管理者和人事部門要強化檔案意識，提高對干部人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象。同時，定期了解干部人事檔案工作情況，積極研究并解決發現的問題，加強監督、檢查與指導；挑選作風正、有強烈責任心，勤于學習、忠于職守的人員從事檔案工作，并幫助他們解決工作中的困難，調動檔案人員的積極性，促進檔案管理水平的不斷提升。

（二）把好兩個關口。首先，從來源入手把好“入門關”。在接收干部人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集整理，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響；在材料形成時，要明確要求、規范標準，確保形成的材料填寫規范、手續完備，避免形成新的遺留問題。其次，從日常工作入手把好“更新關”。要與有關單位、部門做好溝通、協調工作，建立檔案資料收集責任制，對負有提供資料責任的部門和人員作出歸檔內容和時限的要求；在接收、補充或整理檔案時，發現有缺少的材料應及時向有關單位或部門索要，對在普遍性、階段性工作中形成的材料，檔案人員應主動與相關部門聯系，做到收集整理經常化，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實際情況同步。

（三）做實三項工作。首先，完善基礎設施，確保安全管理。由于干部人事檔案的不可再生性，維護干部人事檔

案的安全、完整便顯得尤為重要。目前來看，多數地方干部檔案管理的基礎設施較過去有了明顯改善，但也有不少單位的檔案基礎設施水平仍然較低。因此，要創造條件，配備必要的設施，達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）的要求。其次，加強制度建設，規范管理程序。建立健全干部人事檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密等制度，并嚴格落實責任。堅決做到“五不查”（無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯親屬不查、未經批準不查）、“四不借”（未經領導批準不借、非特殊需要不借、手續不全不借、親屬檔案不借）、“三不轉”（個人帶檔不轉、沒有調令不轉、材料不全不轉）。最后，實施管理創新，提高利用效率。一是技術創新。加快檔案工作信息化建設步伐，建立干部人事檔案數據庫系統，利用計算機、掃描儀等現代化設備，通過相應技術處理，將文字、圖片、音像資料變成數據資料，使干部檔案信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是內容創新。在收集干部基本情況的基礎上，建立干部業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及任務完成情況收入檔案；建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料；建立干部認可檔案，本著領導干部群眾認可、技術人員學術認可、經營人才市場認可的原則，分別建立領導干部考核考察檔案、技術人員學術和推廣成果檔案、經營人員業績檔案。三是手段創新。探索嘗試改變部分材料的歸檔形式，如將年度考核表、工資審批表裝訂成冊歸入文書檔案；把考核結果、增資數額直接填入個人檔案目錄；改書本式檔案為活頁式檔案；等等。這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又有利于檔案的更新和查閱。

總之，在今后的工作中，還應該進一步探索利用現代化手段管理干部人事檔案和人才信息的方法，實現干部人事檔案工作的科學化、現代化服務管理，為開發利用人事檔案和人才信息貢獻力量。