一種以VBA與SQL語言開發的軟件在水利電子檔案檢查錄入中的應用

薛瑋翔

（廣東省水利電力勘測設計研究院，廣東廣州510635）

一種以VBA與SQL語言開發的軟件在水利電子檔案檢查錄入中的應用

薛瑋翔

（廣東省水利電力勘測設計研究院，廣東廣州510635）

檔案技術正處于由紙質管理轉向電子管理的過渡時期，大量的現存紙質檔案通過手動打錄轉化為電子檔案無疑是一項繁瑣、易錯的工作量龐大的工作。而在檢查核驗與導入數據庫這兩個關鍵易錯步驟更是變得尤為困難。利用VBA與SQL語言開發出的輔助軟件，能很好地彌補相關輔助工具的缺失，提供自動生成檔號等信息，檢查核錯與批量導入數據庫等功能，使導入工作變得正確、簡潔且高效，可以大大提高電子檔案錄入的效率。

電子檔案；VBA；SQL；檢查核驗；批量錄入；正確高效

隨著數字檔案技術的日益發展與進步，水利系統檔案管理逐步由純紙質檔案向“雙軌制”轉化，即由電子科技檔案與紙質檔案并存管理。目前的電子科技檔案有兩種管理形式，即物理保存的文件載體和數字檔案管理系統存儲的網絡載體。

物理存儲的檔案文件條目多由表格制作，分行列舉檔案信息條目，并配以索引查詢相關資料文件。條目多由手工錄入。水利項目紙質檔案由來已久，將紙質檔案錄入是一個龐大而繁瑣的過程，且很難逐條檢查，所以檢查錄入信息的正確是一項困難的工作。數字檔案系統是由數據庫與前端組成的網絡載體。目前市場上所有的檔案管理軟件，都是采用Web技術開發的，通過前端頁面固定以單條錄入的方式導入檔案信息數據進入數據庫，并未提供檢查核驗、批量上傳的方式。因此，很多檔案管理部門只使用數字檔案存儲新增檔案信息，而大量的老舊檔案仍只通過紙質檔案的方式登記保存。

通過手打電子化陳年累計的龐大的紙質文檔，本身就難以避免錯打、漏打的情況。單純利用Excel導入數據庫，更面臨字段不匹配或某條目錯誤而失敗而中斷，且不會提示已錄入與未錄入的部分，極易造成數據庫混亂。所以，將大批量的現存檔案錄入的難度與所需時間更是高于前者。

1 軟件開發背景

1.1 電子檔案錄入工作現狀

目前，電子檔案的錄入工作大部分處于新工程直接電子化、老工程慢慢錄的模式，由于上述原因，陳年積累的紙質檔案電子化的進度進展緩慢。廣東省水利電力勘測設計研究院（以下簡稱省院）正實施數字化檔案，將現存所有檔案全部錄入成電子科技檔案。

在電子檔案錄入的過程中，最容易造成錯誤、引發數據混亂的原因主要有兩個：一是由于工作量過于龐大，漏、錯輸的問題難以避免，尤其像檔號、工程類別、工程編號等，如果輸出錯誤，電子檔案系統就很難以此進行分類曬別，查詢也變得困難；二是錄入字段的格式與數據庫字段設置不符。如果沒有相關軟件進行銜接，直接錄入，容易造成錄入失敗，甚至造成數據庫混亂。

面對上述問題，一種基于Excel、VBA、SQLServer開發的檔案檢查錄入系統應運而生，可極大地解決信息檢查問題，快速查出錯、漏內容，檢查各字段格式，并且實現檔案批量上傳。

1.2 相關技術背景

VBA（Visual Basic for Applications）是VB的一門宏語言，應用于Office工具中，可在表格間實行VB編程的功能。

結構化查詢語言（Structured Query Language，以下簡稱SQL），是一種特殊目的的編程語言，是一種數據庫查詢和程序設計語言，用于存取數據以及查詢、更新和管理關系數據庫系統，允許用戶在高層數據結構上工作。實際中，可以使用相同的SQL作為數據輸入與管理的接口。同時，SQL語句可以嵌套，這使它具有極大的靈活性和強大的功能。

結合VBA、SQL，可以開發接口軟件，實現檢查錄入與批量導入數據庫的功能。

2 軟件主要特點與功能

2.1 軟件主要特點

數據庫是以字段為單元的一種表式結構，目前所有電子檔案系統都是以數據庫作為載體進行數據的存儲。但是數據庫難以直接寫入字段，而目前所有檔案管理系統無法實現批量錄入上傳功能，其提供的都是單條錄入的接口。Excel擁有批量記錄條目的功能，雖然SQL有上傳Excel入數據庫的簡易接口，但是條件非常苛刻，無法提供檢查，一旦出錯會半途中斷且無法提供已錄入的進度，極易造成數據庫混亂。根據省院原有工作經驗，通過此方法上傳是費時費力且易錯的。

基于此種現狀，開發了一種銜接數據庫與Excel的生成檢查導入軟件。該軟件的主要特點有：銜接Excel與SQLServer，比對字段格式，確保字段匹配；按照檔案管理規范標準，自動檢查字段內容、格式，檢查錯、漏和未按標準錄入的內容；自動生成主鍵和檔號等由其余字段內容確認的主要關鍵字段，確保主要字段正確性；摒棄原有的簡易接口，通過VBA與SQL重寫完整的端口，逐行上傳跟蹤，記錄已上傳行數，確保上傳正確完成，并提供數據庫檢索和刪除等新功能。檔案數據檢查導入系統流程，如圖1所示。

圖1 檔案數據檢查導入系統流程

2.2 軟件自動生成、檢查與導入功能

（1）自動生成、檢查功能。檔案錄入人員通過軟件的讀取接口，將批量存放于Excel內的檔案信息條目讀取到導入系統中。讀取操作界面，如圖2所示。

圖2 讀取操作界面

此時，系統會自動讀取該表格的數據。通過VBA代碼控制，系統進行的工作主要有：獲取當前日期時間每條數據自動生成的一個與日期時間相關的記錄碼，用作數據庫表主鍵且便于以后查找；自動生成由其余字段內容確認的主要關鍵字段；根據相關標準規范、數據庫字段設計等要求，逐條逐字段檢查；顯示當前處理進度信息。顯示讀取進度界面，如圖3所示。

圖3 顯示讀取進度界面

當讀取結束時，會提示第一個檢查到的錯誤字段位置，并進入表格，如圖4所示。

圖4 顯示錯誤位置

此時，檔號已經通過相應字段由VBA代碼自動生成，且未按標準、缺漏字的格子會自動變為紅色。每個字段均有按標準編制的字典數據，與輸入數據進行比對檢查，確保字段內容正確無誤。

之后，可對錯誤的格子進行修改，且會自動提示錯誤信息。通過操作面板的檢查按鈕，可自動跳轉到有錯誤的格子進行修改。修改時，亦會根據各字段規范進行檢查。當格子內數據無錯誤時，該格底色會變回為白色。當全部錯誤都已被修正、無錯誤時點擊檢查按鈕會提示無錯信息。此外，在點擊數據庫操作界面前，也會進行一次錯誤檢查，無錯后方可打開數據庫操作界面。

（2）導入功能。打開數據庫操作界面，進入數據庫操作面板。數據庫錄入界面提供連接指定電子檔案數據庫功能，并且提供刪除和導入功能。檔案管理人員可選擇指定庫，根據已完成檢查的程序內的數據進行導入或者刪除。導入與刪除或于某行失敗的結果會以提示信息的方式給出，如圖5—6所示。

圖5 數據庫操作界面查詢與匯總

3 軟件實現原理及總結

軟件基于VBA與SQL開發，主要分為導入檢查與數據庫操作兩大基本模塊。導入檢查模塊主要使用VBA實現。通過VB面向對象的特點，把所需操作劃分為逐個對象。VBA繼承所有VB語言的功能，并提供對Excel格子數據作為對象的操作，使編輯窗體、通過代碼檢查操作格子內容成為可能。由于VBA對于單元格操作機制優化不足，對大數據處理需優化算法，否則易造成時間與空間開銷溢出。在本系統中，檢查代碼也進行了多次算法優化，最終得以實現。數據庫操作模塊主要使用VB與SQL實現，通過編寫數據接口，完成Excel與電子檔案庫數據庫的對接。與SQL自帶的簡易接口相比，原接口過于簡易，使用條件苛刻，無異常處理能力，極易破壞數據。本軟件實現的接口更加安全、穩定，定位性更強，可實際應用于上傳操作。

水利檔案電子化是一個繁瑣且龐大的工作，VBA是門功能強大的拓展語言，充分利用好VBA在Office軟件中的功能，可以開發拓展出更多適用于批量數據處理的輔助工作軟件。

TV：G270.73

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：1004-7328（2017）01-0061-03

10.3969/j.issn.1004-7328.2017.01.019

2016—11—13

薛瑋翔（1991—），男，助理工程師，主要從事水利電力信息自動化工作。