新常態下學校檔案管理的策略分析

文/廣東省清遠市陽山縣南陽中學 馮嫻

新常態下學校檔案管理的策略分析

文/廣東省清遠市陽山縣南陽中學 馮嫻

學校的檔案管理承載著學校、老師、學生的歷史紀錄，隨著“四個全面”的開展與深入，信息是人們生活中最密不可分的一部分，檔案也在時代的發展中變得越來越重要。在此新常態下，學校的檔案管理工作中存在的問題漸漸顯露出來，本文針對這些問題進行分析，并提出了檔案管理工作的策略分析。

新常態；檔案管理；策略分析

在當今的大數據時代，各種信息資源都趨于數字化，學校可以利用這一優勢改善學校的檔案管理模式，使這項工作與網絡技術相結合，創新其管理模式。因此，面臨新常態，學校的檔案管理工作必須通過不斷地創新和改革才能夠實現積極地適應當今時代的持續發展。

一、新常態下的學校檔案管理工作

在新常態下，學校的檔案管理工作發生了改變。首先使學校進一步認識到檔案管理的重要性，更加重視這項工作；其次，為學校的該項工作確立了下一步發展方向；然后，使學校對當前的檔案管理工作制度進行重新審視，并做出創新；最后，大力地支持與保證檔案管理工作更好地進行。

二、新常態下的學校檔案管理存在的薄弱環節

（一）檔案管理沒有納入科學管理軌道。由于認識水平的制約，學校檔案大多分散到校內各部門多家管理，專兼職管理人員配備不到位，管理制度不健全。由于缺乏及時歸檔意識，導致一些基層單位檔案長期不整理，不裝訂，管理水平低，收集渠道不通暢。

（二）硬件設施不達標，檔案資料不全。學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作，為學校發展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普遍存在如下的現象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設備設施不齊全，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象，也使得學校檔案管理工作的開展加大了難度。

（三）開發檔案信息滯后，利用效果不明顯。事實上許多學校特別是基層學校，教學及科研檔案的利用效果并不理想。一是檔案工作人員兼職太多，許多學校檔案人員兼顧著教學工作。二是許多學校的檔案人員不是教學一線的骨干力量，這些人對檔案業務知之甚少，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限，學術水平不高，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展。三是普遍存在檔案信息采集與開發不足的問題，校園網的信息量與學校檔案信息采集極不匹配，內容單一乏味，檔案信息開發利用問題比較突出。新常態下，已是一個網絡化、信息化的時代，這對我們的檔案管理工作提出了新的挑戰。

三、新常態下學校檔案管理的策略分析

（一）增強檔案意識健全各項制度。增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，學校領導要向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，要根據學校的實際的情況，制定明確的學校檔案綜合管理實施細則、崗位目標責任制及檔案分類編號方案，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、立卷歸檔、保管、安全保密、借閱登記及鑒定、銷毀等制度，使檔案資料進、出室有章可循，有賬可查。第四，定期收集，查漏補缺。學校各部門要積極參與和有機聯動，及時收集有關資料，對各個環節、各道工序檔案資料的形成做出明確規定，加強教學文件材料的形成和積累，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

（二）實現管理現代化，拓寬服務領域。一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值。三是充分利用校園網這一基礎平臺，開辟檔案信息站，根據檔案類別和屬性，將學校沿革、發展歷史、文件、規章制度、教育教學信息、科研與開發動態、師資情況、學生學籍情況等內容納入其中，實現資源共享，利用辦公網絡實行個人授權方式在專用服務器數據庫中查閱。

（三）加強學校檔案管理員業務培訓和繼續教育，提升專業管理水平。要使檔案管理主動適應新常態，學校檔案管理人員的業務培訓和繼續教育必需常抓不懈。檔案管理信息化建設需要事業心強、具備相關知識、精通業務的復合型人才。在注重人才引進的同時，要大力加強現有人員繼續教育，把檔案管理隊伍建設納入學校師資隊伍建設中，以多種方式加強檔案管理員繼續教育。培訓教育要工作、學習兩不誤，鼓勵他們利用業余時間，通過自學和進修培訓等多種途徑不斷更新自己的知識和技能，個人在知識領域上的涉及面越廣，視野就越寬，檔案人員的思維和角度轉換就相應地更靈活。廣大檔案工作人員在熟練掌握檔案知識與技能的前提下在各自相應的實踐領域中有所收獲，在工作上做到更加游刃有余，更好地為學校檔案管理適應新常態打下堅實的基礎。

四、結束語

科學規范的檔案管理才能適應新形勢的需要，才可以提升學校的管理水平。做好檔案的保管和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且還可以為學校的發展和進步做出應有的貢獻。作為新常態下的學校檔案人更應對檔案工作的新要求落到實處，以務實的工作作風、扎實的業務本領，向全社會展示學校檔案人良好的精神風貌、崇高的職業操守，推動檔案事業科學發展、可持續發展。