高校學院辦公室職能特點及行政管理工作研究

張晶

【摘要】學院辦公室作為學院的綜合辦事機構，承擔著全院重要的工作，尤其是在高校不斷擴招的背景下，學院辦公室的作用更加重要。學院辦公室行政管理工作的水平，直接關系到整個學院決策、服務以及學生管理等各項事務的展開效率。文章首先對高校學院辦公室職能特點進行簡要分析，然后對學院辦公室如何提升行政管理工作效率進行探討，為確保學院教學、科研、學生管理工作的順利開展提供強有力的保障。

【關鍵詞】高校;學院辦公室;職能;行政管理

學院辦公室是學院的核心部門，教學、科研、學生管理等各項工作的順利開展，都以學院辦公室為核心。學院辦公室為學院領導的工作提供具有建設性的意見，為學院作出的各項決策提供有利的參考依據，為教學科研工作提供重要保障，為學生管理工作提供良好服務。因為學院辦公室的工作覆蓋范圍廣，涉及事項繁雜，所以增加了學院辦公室的工作難度，對工作人員提出了一定的挑戰。學院辦公室作為重要的職能部門，一定要明確自身的工作職能，樹立創新服務的工作理念，健全各項規章管理制度，加強工作人員綜合素質的提升，高效開展辦公室行政管理工作，促進高校的健康穩定發展。

一、高校學院辦公室的職能特點

（一）服務性。服務是學院辦公室工作的重點，也是重要的職能特點。學院辦公室要承擔對內對外全方面的服務，對內要服務于學院領導、教師和學生、校內各個部門，對外要做好各項聯絡工作。學院領導處于整個學院的核心地位，主導學院的各項工作，擁有決策權。但是由于學院工作事務繁雜，所以學院領導主要對學院進行宏觀把控，具體決策的執行還需要學院辦公室來完成。所以學院辦公室要深刻領會學院領導的意圖，順利完成領導交代的各項決策。為教師和學生服務是學院辦公室的重要職責，學院是教書育人的場所，所以辦公室要為教師和學生提供一切服務保障，有效解決教師和學生中的各類問題，確保教師能夠專注于科研與教學，確保學生能夠專心學習。學院內部部門較多，為了確保學院各項工作的順利開展，辦公室要將各個部門有機聯系起來，為各個部門的工作交流提供保障。辦公室還是學院對外聯系的窗口，學院與外部其他部門的交流，學院的活動以及接待任務，都需要辦公室來完成。所以服務型是學院辦公室重要的職能特點，也是辦公室工作的重要職責。

（二）瑣碎性?，嵥樾允菍W院辦公室的重要職能特點，因為學院辦公室承擔學院的教學、科研、學生管理、人事、總務、財務、黨務、對外聯絡等各項工作，而每項工作中又包含諸多的工作內容，任何一個環節出現錯誤，都會對學院工作造成一定的影響。院領導的公務安排、學院決策的制定和執行、各部門的協調、公文的起草、各項活動的組織、人才引進以及職稱評審、外賓的接待等各項工作，都需要辦公室親力親為，事無巨細，每一項工作的開展都關系到學院的正常運行，所以面對瑣碎的工作內容，需要辦公室工作人員具有較強的責任心和細心，認真對待每項工作，確保學院各項工作高效開展。

（三）協調性。協調性是辦公室的重要職能特點之一，不僅要協調學院領導與基層之間的關系，還要協調學院內部各個部門之間的關系。因為學院領導是在宏觀層面對學院的發展進行掌控，所以學院領導制定的各項決策都需要辦公室來執行，然后將執行的結果反饋給學院領導。辦公室還可以將學院基層存在的問題反映給學院領導，以便學院領導作出正確的決策判斷。因為學院的運轉是多個部門的高效配合，所以辦公室要做好各個部門之間的協調工作，確保各項報告和文件的高效傳達，協調好部門之間存在的矛盾，做好溝通工作，促進各個部門之間的高效配合。做好學院與外部各部門的協調工作，宣傳學院的正面形象，做好學院與對外各部門的交流溝通。學院辦公室做好協調工作，是高效開展行政管理工作的重要基礎，也是促進高校發展的重要保障。

二、提高辦公室行政管理工作效率的措施

（一）明確學院辦公室工作職能。學院辦公室作為高校的基層教學行政管理組織，工作任務繁重，職責重大。為了確保學院中各項工作的高效開展，學院辦公室要明確自身的工作職能，各個崗位的工作人員都要明確自身的工作職責，只有這樣才能夠確保各個環節的有效銜接，最大限度發揮辦公室行政管理的工作潛能，使組織效能最大化。在明確工作職能后，有利于辦公室制定出完善的工作規劃，工作人員在確定自身的工作職責后，才能夠有針對性地提升自身的業務能力，各項工作的銜接也會更加順暢，每個人都能夠各負其責，有效促進學院辦公室工作效能的提升。

（二）樹立正確的管理理念。學院辦公室在明確工作職能后，就應該樹立正確的管理理念，確保行政管理工作的高效開展。學院辦公室充當著后勤保障的角色，事無巨細，所以在工作態度上一定要認真負責，以服務的心態待人、辦事。部分學院辦公室在工作中存在被動的思想，往往在事情發生后進行總結和反思，這不利于學院各項工作的發展進程。所以學院辦公室應該改變這種工作理念，應該在工作中充分發揮主動性、前瞻性、預見性，在工作的過程中不斷總結經驗，探索工作中存在的規律，然后制定出具有前瞻性的規劃，合理安排各項工作，避免因為突發事件的發生而影響到學院教學管理工作的進行。主動性是一種工作理念，不能被動接受，要主動關注，只有真正將辦公室的行政管理工作重視起來，才能夠主動為其服務，不僅要總結學院內部的工作經驗，還要不斷學習其他院校的先進管理理念，結合自身院校的實際情況，做好預案和各種準備工作，從而提高學院辦公室的管理效率。

（三）加強學習，不斷提高自身素質。辦公室作為學院的中樞部門，對工作人員的要求較高，必須具備較強的理論水平、政策水平、業務水平和綜合素質，才能夠成為學院領導的優秀助手。尤其是在面對新時代、新形勢、新要求的背景下，學院辦公室所涉及的業務知識越來越多，工作范圍越來越寬，要想切實做好辦公室行政管理工作，工作人員就要在知識、能力和經驗等方面不斷提升自己，以適應現代學院辦公室行政管理工作的需求。首先，辦公室工作人員要提升自己的政治素養。為學院黨政部門服務是辦公室工作重點之一，所以辦公室工作人員要加強思想政治教育理論學習，認真領會黨的路線方針政策和法律法規，努力提升自身的理論水平和政策水平。其次，加強文化素養的提升。在各種新思想的影響下，學院中各種新的科研成果、教學模式、學生管理模式的更新，對辦公室工作人員提出了更高的要求。只有不斷學習文化知識，才能夠對各項文件有深入的領悟，形成終身學習和善于思考的工作態度，以適應學院各項新工作的發展需求。最后，要不斷提升自身的業務素質。辦公室工作涉及范圍廣，內容繁雜，所以對辦公室工作人員的業務能力要求較高。辦公室工作人員除了要掌握本職務的知識外，還要努力學習現代化管理方法和手段，提升自身綜合分析問題的能力，以促進辦公室行政管理工作效率的提升。

（四）加速學院辦公室的信息化管理。在信息技術高速發展的形勢下，學院辦公室的行政管理工作也應該適時進行信息化建設，采用信息化管理。辦公信息化是時代發展的必然趨勢，也是提升行政管理工作效率的重要途徑。首先，充分利用校園網絡，建立自動化辦公系統，使學院的會務安排、請示報告、人事管理、教務管理等各項工作都能夠在信息平臺中辦公。在自動化辦公系統中，要規范統一的數據標準，能夠實現數據信息的共享。自動化辦公系統能夠高效處理各項事務，促進各個部門之間的信息溝通。其次，運用網絡技術創建微信群、QQ群，不同的辦公系統可建立不同的群，在群中可以傳達工作文件，布置教育任務，開展教學討論等工作，能夠高效實現信息傳遞效率，加強各個部門和同事之間的交流溝通，促進工作效率的提升。再次，在學院中建立意見交流平臺，學院中的廣大師生都可以參與進來，將學院日常工作中存在的問題以及自己的建議在平臺中展示出來，促進辦公的公開化和民主化，為辦公室工作改革提供更加全面的依據。辦公室行政管理實現信息化管理，可以加速信息的傳遞和共享，對提升辦公室行政管理工作效率具有重要的意義。

（五）完善學院辦公室行政管理規章制度。任何工作的運行都需要完善的規章管理制度，只有嚴格按照規章制度辦事，才能夠在實際工作中做到有據可依，有章可循，確保工作的高效運行。對于學院辦公室的行政管理工作而言更是如此，由于辦公室的工作事項比較繁雜，有時還會面臨各種突發事件和臨時事務，如果缺乏完善的規章管理制度，就容易導致工作的混亂和失誤，從而影響到學院正常工作的開展。所以學院辦公室應該根據學院的實際情況，制定完善的辦公室行政管理規章制度，一定要符合學院的實情，并且能夠高效執行。只有完善的規章管理制度，才能夠讓辦公室工作更加規范化和標準化，在繁忙的工作中能夠做到有條不紊。規章管理制度制定后，還需要強有力的執行，所以要做好日常的監督管理，確保各個工作崗位都能夠嚴格按照規章管理制度操作，有效提升辦公室工作效率。

三、結語

辦公室作為學院基層行政管理組織，其工作質量和效率關系到整個學院各項工作的開展狀況。因為學院辦公室承擔的職責較重，所以要深刻認識到自身職能的重要性，以科學的視角做好工作規劃，能夠根據時代的發展需求不斷創新工作理念和方法，加強辦公室工作人員綜合素質的提升，完善各項規章管理制度建設，促進辦公信息化建設，展開科學的考評機制。學院辦公室行政管理水平和效率的提升，為高校決策、科研、教學、管理各項工作的開展創造了有利的條件。

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