關于加強婚姻登記電子檔案管理的幾點探討

規范婚姻登記檔案管理，核心在于確認婚姻關系的合法性與現狀，并為當事人補發結婚證、辦理離婚或撤銷婚姻時提供高效便捷的服務：通過現場電子證照感知，即時調用個人婚姻登記電子檔案，實現“無紙化”秒辦。近年來，福鼎市電子政務發展迅速，婚姻登記檔案也已經開始向電子檔案方向轉型，數量逐漸增多、比重逐漸提升，而轉型過程中，也必定會帶來部分難點與挑戰。因此，探討加強婚姻登記電子檔案管理的策略，具有較高的研究價值。

一、加強婚姻登記電子檔案管理的重要性

（一）提高婚姻登記工作效率

電子檔案管理能夠大幅減少傳統紙質檔案處理中的時間消耗和人力投入?；橐龅怯浬婕按罅繖n案的創建、存儲、檢索和更新，通過電子化手段可有效加快檔案檢索速度，工作人員根據關鍵字可以迅速找到所需的檔案信息，避免手動翻閱檔案的繁瑣過程。而且通過電子檔案共享等方式，使用也更為便捷，不同部門或機構之間能夠實時感知交換數據，減少溝通障礙，提升整體工作流暢度[]。而婚姻登記檔案效率的提升，可有效降低婚姻登記處運行成本，提高服務能力，工作人員能將更多精力投入到核心業務中，確?；橐龅怯浟鞒谈咝ы槙场４送?，電子檔案的自動歸檔更新，可有效降低人為錯誤發生率，進一步優化婚姻登記工作，提高工作效率，為婚姻登記處運行提供堅實的支撐。

（二）保障數據的安全性與完整性

電子檔案管理可提高婚姻登記記錄的準確性、可靠性和安全性?；橐龅怯洐n案的真實性、完整性直接影響公民權益，乃至社會的公平公正。電子系統采用加密技術和權限控制，可有效防止檔案被非法訪問、篡改或丟失。即使面臨硬件故障或自然災害，備份機制也能保障檔案的快速恢復。更加安全的檔案管理模式，可增強婚姻登記的權威性，公民在辦理財產繼承或身份驗證等相關事務時，能夠信賴電子檔案提供的材料。同時，數據的完整性管理能夠減少檔案錯誤或遺漏的風險，婚姻登記機構長期保存完整記錄，可為法律審查和社會管理提供可信賴的基礎。

（三）優化公共服務

電子檔案管理可極大提升公民獲取婚姻證明的體驗，提高社會整體政務服務滿意度。婚姻登記電子檔案便于公眾在閩政通App等線上查詢和申請業務，公民無需多次往返婚姻登記機構辦事窗□，即可快速獲取所需的證明文件，減少等待時間和辦理不便。檔案管理的精準性也降低了服務過程中的錯誤率，如婚姻信息錄入失誤或證明發放延誤，確保公民在辦理結婚、離婚或相關手續時享受高效服務，在增強政府公信力的同時，也具有促進社會和諧的作用，公民對婚姻登記服務的信任度提高，可進一步減少因檔案問題引發的糾紛[。長遠來看，電子檔案的便利使用，使公民到政務部門辦理業務可進行“套餐式”辦理，如婚姻檔案數據與其他政府部門數據聯動，實行“婚育登記一件事”辦理，為公民提供一站式解決所要辦理的事項，無需在跨部門之間“來回跑”，切實體現了以人民為中心的服務理念。

二、婚姻登記電子檔案管理過程中存在的問題與挑戰

當前，婚姻登記電子檔案管理工作的部分環節仍存在一定的提升空間。首先，在檔案收集與審核的過程中，材料的完整性、時效性保障水平有待強化，在補錄歷史檔案或與其他行政單位對接時，電子檔案信息的準確性、獲取效率以及信息核驗效率仍需加強，同時檔案審核流程中人工核驗與系統輔助的銜接尚可進一步優化。其次，在檔案保管保護領域，仍需進一步加強基礎設施建設，部分婚姻登記處缺少檔案管理室、檔案管理機房，或雖擁有檔案管理室，但對檔案管理室環境的要求較為寬松，尚未達到檔案管理要求，且電子檔案管理備份機制不到位，存在婚姻檔案僅做一份備份的情況，在一定程度上增加了婚姻檔案丟失損毀的風險。再次，目前婚姻登記處對檔案管理人員業務能力的培養仍存在不足。部分基層檔案員對新型存儲技術規范的理解深度存在差異，實操培訓與日常工作的結合緊密度有待增強，同時對于法律法規、檔案管理專業理論的掌握水平仍待進一步優化。最后，目前絕大多數婚姻登記處已經全面擁抱電子檔案管理，但在電子檔案的利用方面仍然具有一定優化空間，婚姻檔案數據的價值仍未被完全發掘。

三、加強婚姻登記電子檔案管理的可行建議

（一）做好檔案資料收集審核工作

一是建立標準化收集流程。婚姻登記機構需制定明確的歸檔清單，涵蓋結婚登記表、身份證明、離婚協議書、法律文書等核心材料。所有業務辦結后，工作人員應在一個工作日內完成電子化掃描，上傳至預審庫，材料必須完整且格式統一。同步建立實時登記臺賬，逐項標注材料待補、已審、入庫狀態。

二是拓展主動收集渠道。除常規登記材料外，定期對接公安戶籍系統、法院判決數據庫，補充更新當事人身份變更記錄或司法裁決文件。針對歷史檔案電子化工程，聯合社區、街道開展專題征集，通過授權委托等形式獲取散存于個人的婚史證明、早年手寫證件等。對新頒布的婚姻法規、政策解讀文件，設立專人跟蹤收錄，實行實時更新并關聯至檔案檢索系統。

三是實行三級審核責任制。初審由登記員檢查文件清晰度、信息是否缺項、簽名印章完整性。復審由檔案管理員對比當事人身份信息與公安數據庫差異，審核離婚協議條款與法律沖突點，查驗時間順序矛盾。終審由責任部門負責人抽檢部分檔案，復核財產分割、子女撫養等條款的合法性，確保無邏輯漏洞；審核全程留痕，系統自動記錄操作人員、時間節點及修改內容。

四是執行編碼與數字化預處理。所有檔案按“年份—區域—序列號”規則統一編碼，編碼生成后立即錄入電子數據管理系統，標注當事人姓名、證件號、登記類型等核心字段。掃描環節采用高精度OCR識別技術，自動提取文本信息并與編碼綁定，建立全文檢索基礎。對圖像模糊、印章重疊等影響識別的材料，人工干預校正后二次上傳。

五是建立缺失材料閉環追補機制。審核中發現的缺件等問題，系統自動生成補件通知單，列明材料名稱、補交時限，其中補交時限可設定為常規材料 ?3 個工作日，歷史材料 ?15 個工作日，補件通知單通過短信及政務平臺同步推送當事人，逾期未補的檔案轉入待定庫，每日由專人電話催辦并記錄原因；對行動不便或異地當事人，開通遠程視頻核驗通道，經身份認證后允許提交電子聲明替代部分紙質文件。追補材料到齊后，原審核流程重新啟動并標注優先級，在3個工作日內完成歸檔。

（二）定向加強電子檔案保管保護

一是強化基礎設施防護。檔案存儲機房執行乙級抗震標準，配備雙路供電及UPS應急電源，溫濕度恒定于 18±2^°C 、 45±5% 范圍。將每日環境監測數據自動上傳至運維平臺，一旦檔案存儲機房的環境數值達到危險標準，則觸發報警。物理載體實行分區分級管理模式，在線存儲服務器存放近5年高頻訪問數據；近線磁帶庫備份 5～20 年檔案；離線藍光光盤存儲歷史珍本，三者物理隔離。定期輪換檔案儲存載體，遷移過程中需要比對校驗碼[。

二是構建電子載體防護體系。所有存儲設備加裝電磁屏蔽機柜，網絡邊界部署防電磁泄漏裝置。電子檔案寫入時自動添加水印與數字簽名，防止篡改。系統執行“三端加密”：傳輸端使用國密SM4算法加密通道，存儲端采用AES-256加密靜態數據，訪問端需動態令牌認證。每季度對存儲載體進行壞道檢測與糾錯能力測試，發現故障率超0.5% 的批次立即淘汰并啟動數據遷移。

三是優化檔案分類存儲架構。按婚姻狀態登記類型、檔案時間跨度、檔案密級三個維度，建立存儲矩陣。應用頻率較高業務的數據放置于SSD高速存儲層，冷數據自動歸檔至低成本對象存儲。電子數據索引庫獨立部署，與主數據存儲區通過防火墻隔離，即使主庫故障仍可保障檢索功能。存儲路徑采用“年份／登記號／文件類目”層級規則，保持存檔清晰。

四是實施動態監測維護。電子檔案完整性校驗每周自動執行，計算SHA-256哈希值比對初始記錄，一旦差異值過高，便自動觸發報警。存儲介質健康狀態每日掃描，硬盤SMART參數異?；蚬獗P反射率下降至閾值時，系統自動隔離問題載體并復制數據至備用設備。此外，每半年開展全庫真實環境恢復演練，隨機抽檢 1% 檔案驗證可讀性與一致性，結果納入運維考核指標。

五是落實多重備份策略。本地備份采用“3-2-1ⁿ 原則，即至少保存三份副本，存于兩類介質，其中一份異地存放；每日進行一次增量備份，每個月初對過往數據進行一次全量備份，由審計員核查備份日志；所有備份介質存放于防火防磁保險柜，存取記錄綁定責任人生物特征信息。

（三）提高檔案管理人員的業務水平

一是建立法規與理論培訓體系。新入職人員必須完成指定學時的崗前培訓，重點學習《中華人民共和國檔案法》《福建省檔案條例》等法律法規，掌握婚姻登記檔案管理基本制度與操作規范。課程設置突出實務導向，內容應包括如結婚登記申請書、離婚協議書等材料的法定歸檔要求，檔案分類標準，保管期限規定等與婚姻登記業務息息相關的內容。在職人員每年參加不少于60學時的檔案專業和30學時公共課的繼續教育，內容以檔案規章、電子檔案管理標準、檔案數字化操作要點三個板塊為主，以案例教學方式作為主要教學方法，為在職檔案管理人員講解常見操作誤區[4。培訓考核采用理論與實務操作結合形式，重點測試對《檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》技術條款的理解，實務操作考核檔案整理編目準確性，未達標者需補訓直至合格。

二是實施分層技能提升計劃。基礎崗位人員重點強化電子檔案日常管理能力，定期開展檔案整理實操訓練，要求熟練完成檔案清點、電子目錄編制、存儲介質檢測等常規任務。管理崗位人員以法規應用能力為主要培養方向，組織管理崗位人員學習檔案司法鑒定案例，掌握檔案真實性鑒定方法、檔案法律證據效力認定規則。技術人員以操作培訓為主要培養方向，學習檔案管理軟件備份功能操作、用戶權限分配流程、審計日志查詢方法，確保能獨立處理系統基礎故障。所有人員每年參加檔案安全保密專題教育，重點學習《保守國家秘密法》中的檔案保密條款、個人信息保護操作紅線。

三是建立業務交流機制。在民政系統內網開設電子檔案學習專欄，定期發布檔案整理示范視頻、法規政策圖解、常見錯誤示例等學習資料。每兩年舉辦全省婚姻登記檔案業務競賽，設置檔案規范整理、法律條款應用、模擬查檔服務三個環節，優勝單位經驗在全省推廣。組建跨區域互助小組，相鄰區縣每季度開展檔案交叉檢查，互相核查檔案完整性、目錄著錄準確性及保管條件合規性，并將檢查結果納入年度考核評優指標體系。

（四）積極創新電子檔案管理模式

一是部署智能輔助管理系統。引入人工智能技術構建電子檔案自動化處理引擎。在文件歸檔環節，系統自動識別材料類型并匹配歸檔目錄。在內容核驗環節，比對電子檔案內當事人姓名、身份證號、登記日期，分析信息是否存在沖突。在檔案鑒定環節，系統根據內置規則庫掃描檔案內容、輸出合規性報告，降低人工復核工作量。

二是建設分布式檔案資源庫。打通省、市、縣三級婚姻登記數據壁壘，構建統一資源池，其中數據層整合戶籍、司法、民政三方信息，建立以公民身份證號為根節點關聯檔案，服務層主要為各層婚姻登記處以及其他行政機構提供標準化API接口，支持公安、法院等部門經授權后實時調閱電子檔案原件。在應用層開發公眾自助服務平臺，公民刷臉認證后可在線申請帶電子簽章的婚姻證明，婚姻證明生成效率更高。在資源庫執行動態分級策略，高頻訪問數據置于邊緣計算節點保障響應速度，歷史檔案下沉至中心庫存儲。

三是推廣預測性維護技術。借助大數據分析提升系統可靠性，在存儲層面，實時監測硬盤讀寫錯誤率、存儲池容量飽和度指標，當故障概率預測值較高時，自動遷移數據；在安全層面，建立行為基線模型，對非常規操作啟動二次認證，并同步推送告警至審計終端；在服務層面，分析歷史業務峰值規律，提前多個工作日擴容云計算資源，用于應對業務高峰期。

四是開發檔案價值挖掘工具。構建婚姻登記專題數據庫，整合模塊歸集近十年電子檔案，形成結婚率變化、離婚原因分布、跨區域通婚趨勢的主題數據集。應用聚類分析算法識別婚姻電子檔案內容，得出離婚高發群體特征，為基層開展婚姻輔導提供數據支撐。此外，也可在算法加持下，自動生成區域婚姻狀況年報，關聯當地經濟發展、教育水平數據，輔助民政部門制定相應的政策。

四、結語

綜上所述，加強婚姻登記電子檔案管理可提高婚姻登記工作效率、保障數據安全與完整性、優化公共服務，具有較強的現實意義。考慮到目前部分婚姻登記處仍然面臨一定的電子檔案管理挑戰，建議檔案管理人員做好檔案資料收集審核工作，定向加強電子檔案保管保護；各級婚姻登記機構也需強化檔案管理人員業務水平，并積極創新電子檔案管理模式。

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（作者單位：福鼎市民政局婚姻登記處檔案調閱室）