流動人員人事檔案數字化和人才服務信息化建設研究

DOI：10.12433/zgkjtz.20251953

大數據、云計算、人工智能等新一代信息技術的應用，為新時期的流動人員人事人才工作帶來了機遇和挑戰，促使人們深入思考新技術與人事人才工作的結合，探索深度融合模式。利用數字化賦能流動人員人事人才工作，是新時期人事人才工作創新發展的熱點問題。

一、開展流動人員人事檔案數字化與人才服務信息化的意義

大數據技術的廣泛應用和信息化建設的逐步推進，給流動人員人事檔案管理工作帶來了機遇與挑戰。2021年開始實施的《中華人民共和國檔案法》中，專門增添了檔案信息化建設的有關內容，進一步明確了檔案信息化建設的重要性。因此，在國家大力推進信息化建設背景下，研究流動人員人事檔案數字化與人才服務信息化問題具有重要的理論價值與現實意義。

（一）順應時代發展需要，克服傳統人才服務工作的弊端

傳統人才服務工作中，因思想認識不到位，資料收集不全面、死檔棄檔現象普遍存在；因管理機制不健全，歸檔不及時、人檔不統一的問題屢見不鮮；因管理工作不規范，信息安全不保障，數據信息不全、底數不清、分布不明等問題時有發生。此外，工作流程復雜、效率低下、部門間協調困難，也會導致流動人員信息冗余、人才供需信息不對稱、人才培養偏離社會需求、人才職業探索缺失、人才流動障礙等一系列問題。因此，開展流動人員人事檔案數字化與人才服務信息化是順應潮流、適應時代發展的新舉措，是傳統人才服務工作的創新。

（二）提高人才服務質量，滿足社會公眾日益增長的需要

開展流動人員人事檔案數字化工作后，日常管理工作中可以依托數字化成果來展開，能夠有效避免頻繁進出庫房、翻閱和復制檔案材料，從而節省成本、提升效率，并降低紙質檔案材料的損耗，有利于保護檔案原件。建立檔案信息資源庫，利用數字化成果不僅可以豐富庫內資源，提高信息檢索效率，還可以整合信息資源，實現部門間資源共享，有利于檔案價值增值。因此，利用數字化檔案的優勢，不僅能夠滿足流動人員的現實需求，還可以提高流動人員人事檔案管理質量，加強人才服務信息化建設。加快流動人員人事檔案數字化發展和信息化建設，創新服務模式，在共享數字化成果的基礎上，人才服務渠道更加多元、服務方式更加精準、服務事項更加優化，實現“讓數據多跑路，人才少跑腿”，提升社會公眾的獲得感。

（三）提升人才服務水平，滿足公共服務智能化的需要

在“十四五”時期，數字技術在人才服務領域的應用得到了廣泛的推廣和普及。特別是面對流動人員的期待，依托現代信息技術變革，改進人才服務理念；依托數字化和信息化建設，提升數字化服務水平；依托數字化和信息化建設成果深度開發，推進信息惠民，滿足公共服務智能化的需要；依托數字技能培訓，提升全民數字技能，營造數字文化氛圍，進而增強人才服務供給的針對性和有效性，從而有利于人才服務提質增效。

二、人事檔案數字化與人才服務信息化存在的問題（一）傳統觀念思想認知束縛

過去，人們對人事檔案的認知存在一定的誤區，對人事檔案的作用缺乏了解，對檔案數字化更是知之甚少。隨著經濟社會發展，社會治理體系建設逐步完善，人們才認識到人事檔案管理是一項政治性、專業性、保密性極強的工作，人事檔案在政治身份核實、工資待遇確認、職務職級晉升、評價考核佐證等方面發揮著極其重要的作用。信息技術的廣泛應用，讓人們進一步認識到數字化和信息化的重要性，但受傳統認知影響，理解較為片面，對如何利用數字化成果實現價值最大化的問題仍缺乏專業思考。

傳統管理模式下，人事檔案管理主要是紙質檔案材料的管理。很多人事檔案管理人員的觀念，仍停留在只要做到材料收集齊全，按照類別整理，流轉手續齊備，協助有關部門和人員做好利用服務工作即可，對檔案事業發展趨勢、新技術和新技能在人事檔案管理的應用缺少應有的了解和學習的熱情，思想觀念明顯滯后于社會發展步伐，制約了人事檔案數字化建設，進而影響了人才服務信息化建設以及人才服務的效能。

（二）管理規章制度不夠完善

當前，我國人力資源服務主要集中在人才招聘、派遣、行政事務代理等初級服務上，而管理資訊、教育培訓、職能外包等中高端服務還比較薄弱。法律規范缺乏、服務不正規、管理不規范、專業化待提升、監管缺失等現象普遍存在，并將在未來很長時

間內影響人才服務效能。

人事檔案日常管理程序復雜，涉及收集、整理、利用、審核、流轉、銷毀等環節，各環節工作內容、要求、目的都不盡相同。各單位相繼制定了相關管理制度，以便規范管理，做到有法可依、有章可循。但受傳統觀念束縛，管理制度更新不及時現象仍普遍存在，特別是檔案信息化建設、電子檔案管理方面的規章制度表現尤甚，導致管理過程不夠規范，不利于檔案作用的充分發揮。

（三）基礎設施設備較為薄弱

科技進步和信息化普及推動了檔案信息化建設的進程，系統建設數字化、信息化程度明顯提高，但因資金投入不足，基礎設施設備不完善，智能化明顯不足，嚴重影響了檔案信息化程度。以電子圖片形式表現的電子檔案，受技術限制、數據壁壘的影響，出現缺項、信息缺失、圖像歪斜失色、分辨率低等質量問題。這些問題導致人事檔案數字化成果無法全面、有效地反映個人基本信息，從而影響了人事檔案的使用效果。

受制度、環境、技術、資金等因素的制約，人事檔案數字化進展緩慢，檔案電子化率低，數字化成果無法滿足現實需要，這是當前困擾人事檔案工作的主要難題。檔案信息錄入延遲、信息檢索不全面、資源庫更新不及時、線上線下檔案流轉不同步等問題將長期存在，這些問題不僅影響人事檔案工作的管理水平提高，還不利于人才服務的質量和效率提高。

（四）管理人員隊伍素質偏低

人力資源行業分散，服務范圍、服務標準、人員素質、業務能力、結構調整、市場聲譽等影響人力資源機構服務效能。人力機構從業隊伍不斷壯大，學歷層次不一，管理人員信息化觀念能夠與時俱進，但具備人事檔案管理、數字化技術的專業人員匱乏，能熟練使用數字化工具的人員少，難以開展有效的數據分析、整理和挖掘，無法滿足人力服務工作的現實需要，無法實現數據信息價值增值。

管理人員的素養直接影響了其職業操守和服務質量。中國勞動和社會保障科學研究院與社會科學文獻出版社聯合發布的《人力資源藍皮書：中國人力資源服務產業園發展報告》指出，人力資源服務產業發展環境發生重大變化，各細分行業的邊界不斷被打破，競爭與整合勢在必行。因此，人力資源機構應順應時代潮流，整合人員隊伍，優化專業結構，提升其專業素養。

（五）檔案信息安全風險突出

科學技術迅猛發展，市場競爭日趨激烈，有力促進了硬件系統開發和軟件功能擴展，大力推進了信息化建設的深入開展，極大地豐富了人才服務工作的內容，其便利快捷性有目共睹。但計算機軟硬件不匹配、業務系統之間不兼容、軟件升級過程中信息資源不完整、遷移過程中數據信息丟失、數字化過程中信息泄密失密、思想認識不到位、操作不當、安全鏈條斷裂等問題普遍存在。日常管理中，保管條件、人員素質、載體類型、介質質量、硬件設施、網絡構建、防護措施等因素都與檔案信息安全密切相關，增加了人事檔案管理和人才服務工作的困難。

（六）系統后期維護保養不足

技術、人員、資本是人事檔案數字化與人才服務信息化建設深入、持續發展的基石。受制于思想認知、機制體制、資源要素，很多單位的人事檔案數字化與人才服務信息化建設工作存在虎頭蛇尾現象，出現與行業發展脫節的問題。究其原因有三：一是認識不足，只滿足當前狀態，缺乏長期思考和規劃設計，導致建設進展緩慢；二是投入不足，只重視前期投入，忽視設備維護和技術升級，導致后續發展無力；三是技術不足，只強調成果使用，忽略自我更新和升級換代，導致持續發展受阻。

三、加強人事檔案數字化與人才服務信息化建設的措施

人事檔案數字化與人才服務信息化建設是一項長期而復雜的工程，不可能一蹴而就，在建設期間時刻面臨著多種問題和挑戰，應遵循信息化發展的規律和特點，加強統籌協調，加強基礎設施、技術創新、開放合作等方面的支撐。

（一）健全人才服務保障體系

人力資源部門應精準施策，健全制度體制。在深化人才服務體制機制改革過程中，不斷完善組織構架，明確權責范圍，理順工作流程，簡化工作環節，打通部門壁壘，確保服務措施不斷完善，人才流通順暢有序。設立信息化建設專項資金，確保流動人員人事檔案數字化和服務信息化建設有保障、有活力，后續發展有序進行。加大宣傳力度，充分利用6·9檔案宣傳日、8·18人力資源日、12·4憲法宣傳日等重大節點，開展系列宣傳活動，貫徹新發展理念、構建新發展格局，增強檔案意識。

（二）完善信息資源管理規范

完善的信息資源制度和標準規范是管好、用好信息資源的基礎和前提。建立信息資源體系，完善信息通用標準和關鍵技術標準，提高信息質量和規范性。依據信息生命周期理論，優化系統信息的采集、整理、存儲、開發等全生命周期管理。制定信息資源確權、開放、流通、交易等相關制度。完善信息產權保護制度，做好技術專利、數字版權、數字內容產品的保護。明確信息流通、跨界傳輸等規則。加強信息生產、開發、流轉、利用和銷毀過程中安全的監管。完善考核評價機制，通過制定考核實施細則，根據工作績效和實績實施考核評價，并與福利待遇掛鉤。

（三）開展人才服務數字管理

傳統模式下，數據采集、整理工作十分繁雜，信息收集難、信息不對稱、信息價值弱化、紙漏頻繁發生等問題，很大程度上影響了人才管理工作。新時代背景下，以人事檔案數字化為基礎，以產業需求為引導，以經濟發展為目標，以人才服務為手段，利用人工智能、物聯網、 5G+ 、區塊鏈技術等新一代信息技術優勢賦能人才管理工作[。完善檔案信息資源庫和人才信息庫建設，挖掘信息資源，打造孿生資源庫，利用人才大數據平臺來打破人才數據的孤島、突破體制壁壘、重塑物理空間和社會空間，實現各部門間數據的綜合抽取、清洗、轉換和同步匯聚，達成數據的高速搜索，實現人才服務工作的精細化管理。加大資金和技術的投入力度，通過技術與人才治理機制的有機融合，完成數據的互通互惠，打破部門和部門之間的壁壘，實現人才數據多體征、多維度的分析展示，解決傳統人才服務問題，助推地方人才集聚和經濟發展。

（四）強化數字人才培養培訓

具備人力資源管理知識，熟練使用數字工具，能有效開展數字信息采集、分析、計算等專業人員，是現今和以后人力服務行業的中流砥柱。人力機構要鼓勵管理人員提高學歷層次，完善知識結構，采用線上線下相結合方式，以面授、自學、講座、實踐、參觀、展覽、座談、交流、比賽、考核等形式，組織部門管理人員、人事檔案工作人員、人力服務人員、信息部門人員，利用工作閑暇時間有計劃、有目的地學習相關法律法規和規章制度、人事檔案和人力資源專業知識、計算機信息技術和管理系統應用以及專業前沿知識等，建立數字化思維模式和信息化管理理念，提高技術水平，打造專業化工作隊伍，進而推動人才服務的變革，實現人才服務的精細化、標準化。

（五）做好信息資源開發利用

信息資源是推動人才服務信息化建設的關鍵要素。隨著經濟活動數字化的加快，具有信息爆發增長、海量集聚特征的信息資源，已經成為新時代一個特殊的生產要素，在提高工作效率方面的作用不斷凸顯。發掘信息資源要素的潛能，發揮信息資源的創新引擎作用成為新時代人才服務信息化建設的一個全新命題。

通過信息資源的開發，實現數據信息連起來、跑起來、用起來，才能更好地發揮其作用。以國家人力資源管理平臺和人事檔案管理系統為依托，以大數據技術優勢推動信息資源庫建設[，實現數據信息的深度對接，提升信息資源的價值增值。利用信息技術推動人事檔案信息數字化工作，借助信息資源共享手段輔助人才服務信息化建設，實現人才服務的現代化。規范信息資源開發利用場景，促進信息有序開放。建立信息資源開放負面清單，統一信息流通機制，推動信息資源合規使用、有序流通、高效利用。

四、展望

時代呼喚創新，創新引領未來。面對降本增效的壓力，面對人才服務的標準化與個性化、數據的互聯互通和信息安全的挑戰，面對公眾對人才服務工作數字化轉型的需求，人力資源部門要想有新的作為，必須強化人事檔案管理的前瞻性、戰略性、實效性，積極探索解決途徑，利用數字化成果推動網絡通、系統通、業務通、數據通，實現跨層級、跨地域、跨系統、跨部門、跨業務協同管理，推進人才服務內生外延發展。借助科技賦能人才服務工作，深化人力資源供給側結構性改革，促使服務方式由粗放式經營模式向精細化經營模式轉變，實現服務內容個性化、服務載體多樣化、服務形式多元化。

參考文獻：

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[3]楊瑞雪.大數據時代下流動人員人事檔案管理信息化建設研究[]包頭職業技術學院學報，2023，24（03）：36-39.

（作者單位：河北政法職業學院）