DOI:10.12433/zgkjtz.20251921
信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下,財(cái)務(wù)管理信息化成為行政單位提高管理效能的關(guān)鍵方式,但目前行政單位在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)方面存在較多挑戰(zhàn),系統(tǒng)兼容性欠佳、專業(yè)人才短缺、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)不夠等問(wèn)題極大阻礙了財(cái)務(wù)管理信息化的發(fā)展。本文對(duì)行政單位財(cái)務(wù)管理信息化的現(xiàn)狀展開(kāi)分析,并給出相應(yīng)的建設(shè)策略,以期能為行政單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供一定的幫助。
一、行政單位財(cái)務(wù)管理信息化現(xiàn)狀分析
(一)部分行政單位財(cái)務(wù)管理信息化現(xiàn)狀
當(dāng)下,有些行政單位已經(jīng)初步搭建起了財(cái)務(wù)管理信息化體系,在賬務(wù)處理工作當(dāng)中,借助專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)了記賬以及算賬的自動(dòng)化,使得核算效率得到了提高。在預(yù)算管理方面,通過(guò)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了預(yù)算編制和執(zhí)行的動(dòng)態(tài)監(jiān)控。同時(shí),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊问剑@不僅提高了數(shù)據(jù)查詢和調(diào)取的速度,還為財(cái)務(wù)管理工作奠定了數(shù)字化基礎(chǔ)[。
(二)存在的問(wèn)題與挑戰(zhàn)
目前,行政單位財(cái)務(wù)管理信息化依然面臨著不少困境:系統(tǒng)兼容性欠佳,不同部門(mén)所使用的軟件沒(méi)辦法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通,形成了“數(shù)據(jù)孤島”;部分單位的硬件設(shè)備較為老舊,難以對(duì)復(fù)雜的信息化操作起到支撐作用;專業(yè)人才匱乏,財(cái)務(wù)人員的信息化技能不足,使得系統(tǒng)使用效率處于較低水平;網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系并不完善,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存在泄漏風(fēng)險(xiǎn)。這些問(wèn)題的存在,嚴(yán)重制約了行政單位財(cái)務(wù)管理信息化的深度發(fā)展。
二、內(nèi)控視角下行政單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)原則(一)全面性原則
行政單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)要遵循全面性原則,意味著需將所有業(yè)務(wù)流程與管理環(huán)節(jié)都納入其中,預(yù)算編制、資金收支以及決算分析等流程以及資產(chǎn)采購(gòu)、使用直至處置等環(huán)節(jié),每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)被納入信息化管理的范圍,單位內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位也都要涉及,要保證全員參與,并且在整個(gè)過(guò)程中都留下痕跡,以此實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全方位采集與整合。依靠構(gòu)建一體化信息系統(tǒng),打破部門(mén)之間的壁壘,防止出現(xiàn)管理盲區(qū)以及信息斷層,讓財(cái)務(wù)信息可真實(shí)且完整地呈現(xiàn)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全貌,為內(nèi)控監(jiān)督與決策提供全面的數(shù)據(jù)支持,保障財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范性與完整性。
(二)重要性原則
重要性原則強(qiáng)調(diào)在信息化建設(shè)進(jìn)程當(dāng)中,行政單位要識(shí)別并且聚焦關(guān)鍵業(yè)務(wù)、重點(diǎn)領(lǐng)域以及高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié),要求其依照業(yè)務(wù)性質(zhì)、資金規(guī)模以及風(fēng)險(xiǎn)程度,對(duì)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)展開(kāi)梳理以及評(píng)估,以確定核心控制點(diǎn),像大額資金支付、政府采購(gòu)招標(biāo)、國(guó)有資產(chǎn)處置等,同時(shí)要設(shè)置嚴(yán)格的審批流程以及權(quán)限控制,并在信息系統(tǒng)中著重強(qiáng)化監(jiān)控與預(yù)警功能。對(duì)于關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的生成、傳輸和存儲(chǔ)實(shí)施加密保護(hù),定期開(kāi)展專項(xiàng)審計(jì)以及風(fēng)險(xiǎn)排查,以此保證把有限的資源集中投入到關(guān)鍵領(lǐng)域,切實(shí)防范重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提升內(nèi)控管理的針對(duì)性和有效性[。
(三)成本效益原則
成本效益原則促使行政單位在開(kāi)展財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作時(shí),全面衡量投入成本以及預(yù)期效益。在系統(tǒng)規(guī)劃階段,針對(duì)硬件采購(gòu)、軟件定制、人員培訓(xùn)、后期維護(hù)等各項(xiàng)成本展開(kāi)精確測(cè)算,預(yù)估信息化建設(shè)在提高管理效率、降低人力成本、減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等方面所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益與管理效益。同時(shí)也要防止盲目追求高端設(shè)備以及復(fù)雜系統(tǒng),應(yīng)優(yōu)先挑選性價(jià)比高且適配性強(qiáng)的解決方案。在實(shí)施過(guò)程中,持續(xù)跟蹤評(píng)估系統(tǒng)運(yùn)行效果,依據(jù)實(shí)際效益及時(shí)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化,保證信息化建設(shè)投入可實(shí)現(xiàn)效益最大化,憑借合理成本獲取最大管理效能,保障單位資源得以有效利用。
(四)動(dòng)態(tài)性原則
動(dòng)態(tài)性原則旨在保障財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)能夠適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化,如政策法規(guī)更新、單位業(yè)務(wù)拓展以及技術(shù)持續(xù)進(jìn)步等。信息化系統(tǒng)要擁有靈活的可擴(kuò)展性與適應(yīng)性,可及時(shí)更新功能模塊、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,以此契合新的管理需求。同時(shí)要建立動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)與反饋機(jī)制,實(shí)時(shí)跟蹤財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)變化趨勢(shì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題并調(diào)整管理策略。此外,還應(yīng)依靠定期評(píng)估系統(tǒng)運(yùn)行狀況,結(jié)合實(shí)際需求開(kāi)展升級(jí)改造,以保證財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)始終符合單位發(fā)展目標(biāo),保障內(nèi)控管理的時(shí)效性與前瞻性。
三、內(nèi)控視角下行政單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)策略(一)完善信息化內(nèi)控體系
1.內(nèi)控流程設(shè)計(jì)
行政單位要在信息化環(huán)境的基礎(chǔ)之上,對(duì)財(cái)務(wù)管理流程展開(kāi)全面的梳理以及重構(gòu),繪制出詳細(xì)的業(yè)務(wù)流程圖,以此明確各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、審批權(quán)限以及責(zé)任主體,把預(yù)算編制、資金支付、資產(chǎn)核算等流程融入信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化。比如,設(shè)置多級(jí)電子審批流程,讓每一筆資金支出都要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)以及分管領(lǐng)導(dǎo)的線上審核,防止人為干預(yù)以及越權(quán)操作,保障財(cái)務(wù)活動(dòng)合規(guī)且有序地開(kāi)展,從源頭上降低內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)[。
2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管理
建立常態(tài)化的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,利用信息化手段對(duì)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)。結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和行業(yè)經(jīng)驗(yàn),設(shè)定如預(yù)算執(zhí)行偏差率、資金支付異常頻次等風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)系統(tǒng)檢測(cè)到數(shù)據(jù)異常時(shí),自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn),制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施,如加強(qiáng)高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的審批層級(jí),對(duì)關(guān)鍵崗位實(shí)行定期輪崗,從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的動(dòng)態(tài)管理,確保單位財(cái)務(wù)安全。
3.內(nèi)控監(jiān)督與評(píng)價(jià)機(jī)制
建立多元化的內(nèi)控監(jiān)督體系,要求內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)信息化系統(tǒng)的運(yùn)行狀況及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì),以評(píng)估內(nèi)控流程的執(zhí)行效果和數(shù)據(jù)的真實(shí)性。同時(shí)引入外部監(jiān)督力量,委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行年度財(cái)務(wù)審計(jì)和內(nèi)控評(píng)價(jià)。完善評(píng)價(jià)指標(biāo)體系,從流程合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控有效性、系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性等多個(gè)維度進(jìn)行綜合評(píng)估。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果,及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化內(nèi)控體系,持續(xù)提升財(cái)務(wù)管理的內(nèi)控水平。
(二)強(qiáng)化信息系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性
1.數(shù)據(jù)安全策略
數(shù)據(jù)安全對(duì)于行政單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)而言非常關(guān)鍵。首先,運(yùn)用技術(shù)手段并結(jié)合制度建設(shè)來(lái)保障數(shù)據(jù)安全。比如,浙江省財(cái)政廳在數(shù)字化改革進(jìn)程中,構(gòu)建起了全流程的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系:在存儲(chǔ)環(huán)節(jié),運(yùn)用國(guó)產(chǎn)自主可控的加密算法對(duì)財(cái)政資金數(shù)據(jù)給予加密存儲(chǔ),以此保證即便數(shù)據(jù)被竊取也難以被破解;在傳輸環(huán)節(jié),部署數(shù)字證書(shū)認(rèn)證系統(tǒng),借助身份認(rèn)證與數(shù)據(jù)簽名技術(shù),保證數(shù)據(jù)在各部門(mén)系統(tǒng)間傳輸時(shí)的完整性以及不可抵賴性。其次,建立分級(jí)授權(quán)機(jī)制,依據(jù)崗位職責(zé)嚴(yán)格劃分?jǐn)?shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限,如普通財(cái)務(wù)人員只能查看基礎(chǔ)數(shù)據(jù),而財(cái)務(wù)主管可進(jìn)行數(shù)據(jù)修改與審批操作。最后,借助新技術(shù)開(kāi)展監(jiān)測(cè)。例如,廣東省某市級(jí)稅務(wù)局在數(shù)據(jù)安全方面也積累了成功經(jīng)驗(yàn),該單位引入人工智能風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)系統(tǒng),運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)算法對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的操作行為進(jìn)行實(shí)時(shí)分析,一旦察覺(jué)到異常登錄、高頻數(shù)據(jù)下載等可疑行為,便會(huì)立刻觸發(fā)預(yù)警并自動(dòng)阻斷操作。而且該單位定期開(kāi)展數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急演練,模擬遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊致使數(shù)據(jù)泄露的場(chǎng)景,檢驗(yàn)災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案的有效性,保證在突發(fā)狀況下可迅速恢復(fù)業(yè)務(wù),保障稅收資金數(shù)據(jù)安全。
2.系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)
系統(tǒng)持續(xù)維護(hù)及升級(jí)對(duì)保障行政單位財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行非常關(guān)鍵。例如,江蘇省某省級(jí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局,針對(duì)其財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)所存在的兼容性問(wèn)題以及功能短板,制定了科學(xué)的升級(jí)方案。該單位首先安排專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)系統(tǒng)展開(kāi)全面評(píng)估,梳理出需要改進(jìn)的功能模塊,預(yù)算執(zhí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控、固定資產(chǎn)智能化管理等。在升級(jí)過(guò)程中,采取分階段試點(diǎn)的方式,先在部分科室試運(yùn)行新系統(tǒng),收集使用反饋后進(jìn)行優(yōu)化完善,然后逐步推廣到全單位。同時(shí)建立 7×24 小時(shí)運(yùn)維響應(yīng)機(jī)制,及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。升級(jí)后的系統(tǒng)不僅提升了預(yù)算編制效率,還實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)全生命周期的可視化管理。再如,成都市某區(qū)財(cái)政局在系統(tǒng)維護(hù)方面也有值得參考的實(shí)踐。該局與專業(yè)技術(shù)公司合作,組建聯(lián)合運(yùn)維團(tuán)隊(duì),對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常巡檢以及深度維護(hù),憑借部署自動(dòng)化監(jiān)測(cè)工具,實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)服務(wù)器性能、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行狀態(tài)等關(guān)鍵指標(biāo),一旦發(fā)現(xiàn)異常立刻預(yù)警并啟動(dòng)應(yīng)急處理流程,每年結(jié)合財(cái)政政策變化與單位管理需求,不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行功能迭代升級(jí),在政府采購(gòu)模塊新增電子合同管理功能,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程全線上化,有效降低了人為操作風(fēng)險(xiǎn),保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性與先進(jìn)性,為財(cái)政資金管理提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。
(三)提升財(cái)務(wù)人員信息化能力
1.培訓(xùn)與教育
制定一套系統(tǒng)的信息化培訓(xùn)計(jì)劃,針對(duì)處在不同層次以及不同崗位的財(cái)務(wù)人員展開(kāi)有差異的培訓(xùn),基礎(chǔ)培訓(xùn)涵蓋財(cái)務(wù)軟件的操作、辦公自動(dòng)化工具的使用等內(nèi)容,進(jìn)階培訓(xùn)包含數(shù)據(jù)分析、信息化內(nèi)控管理等知識(shí),采用線上線下相結(jié)合的辦法,邀請(qǐng)專家來(lái)授課,組織案例研討以及實(shí)操演練,以此提升財(cái)務(wù)人員的信息化操作技能和應(yīng)用水平。同時(shí)定期開(kāi)展培訓(xùn)效果評(píng)估,依據(jù)評(píng)估結(jié)果去調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容與方式,保證培訓(xùn)工作取得實(shí)際成效,讓財(cái)務(wù)人員可以熟練運(yùn)用信息化手段來(lái)開(kāi)展財(cái)務(wù)管理工作。
2.人才引進(jìn)與激勵(lì)機(jī)制
積極引進(jìn)既熟悉財(cái)務(wù)管理又擁有信息化技術(shù)能力的復(fù)合型人才,以此充實(shí)財(cái)務(wù)隊(duì)伍。構(gòu)建完善的激勵(lì)機(jī)制,對(duì)在信息化建設(shè)中表現(xiàn)突出的人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì),提供普升機(jī)會(huì)和績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì),以此激發(fā)財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性。同時(shí),鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和資格考試,對(duì)取得相關(guān)證書(shū)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)貼,營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍,推動(dòng)財(cái)務(wù)人員不斷提升信息化素養(yǎng),為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。
(四)促進(jìn)信息化與財(cái)務(wù)管理的深度融合
1.財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化
抓住信息化建設(shè)契機(jī),對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化再造,去除繁瑣且低效的手工操作環(huán)節(jié),把信息化技術(shù)融入預(yù)算管理、資金管理以及資產(chǎn)管理等各個(gè)領(lǐng)域,借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來(lái)對(duì)預(yù)算編制開(kāi)展智能預(yù)測(cè),以此提高預(yù)算編制的科學(xué)性與準(zhǔn)確性,同時(shí)借助電子支付系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資金的快速又安全地支付,減少資金流轉(zhuǎn)時(shí)間以及風(fēng)險(xiǎn)。優(yōu)化后的流程需和信息系統(tǒng)功能相適應(yīng),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與信息流程的無(wú)縫對(duì)接,從而提升財(cái)務(wù)管理的效率與質(zhì)量。
2.信息化工具應(yīng)用
推廣使用先進(jìn)的信息化工具,以拓展財(cái)務(wù)管理功能。利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析軟件,深入挖掘和分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),為單位決策提供數(shù)據(jù)支持。引入智能報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)、審批及支付全流程的線上操作,提高報(bào)銷(xiāo)效率和透明度。加強(qiáng)移動(dòng)辦公技術(shù)的應(yīng)用,使財(cái)務(wù)人員能夠在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)處理業(yè)務(wù),領(lǐng)導(dǎo)也能實(shí)時(shí)審批財(cái)務(wù)事項(xiàng),突破時(shí)間和空間的限制,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作向智能化、移動(dòng)化方向發(fā)展,提升財(cái)務(wù)管理的靈活性和便捷性。
(五)構(gòu)建信息化共享平臺(tái)
1.跨部門(mén)信息共享
享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)以及資產(chǎn)管理部門(mén)等之間信息的實(shí)時(shí)共享與交互。借助數(shù)據(jù)接口對(duì)接,各部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)傳輸至共享平臺(tái),財(cái)務(wù)部門(mén)得以及時(shí)獲取業(yè)務(wù)開(kāi)展?fàn)顩r與資產(chǎn)使用信息,為財(cái)務(wù)核算和決策提供確切依據(jù)。業(yè)務(wù)部門(mén)同樣能實(shí)時(shí)查詢預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度與資金使用情況,合理安排業(yè)務(wù)活動(dòng)。比如,在項(xiàng)目管理中,共享平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目立項(xiàng)、資金撥付、物資采購(gòu)等信息的全程共享,推動(dòng)部門(mén)間協(xié)同,提升單位整體管理效能。
2.數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與集成
確立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范。針對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及資產(chǎn)數(shù)據(jù)等開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化處理工作,以此保障數(shù)據(jù)格式以及編碼規(guī)則有一致性。借助數(shù)據(jù)集成技術(shù),整合分散于各個(gè)系統(tǒng)里的數(shù)據(jù),形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源池,運(yùn)用數(shù)據(jù)治理工具對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施清洗、轉(zhuǎn)換和校驗(yàn),以提升數(shù)據(jù)質(zhì)量及其可用性。經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化與集成處理的數(shù)據(jù)可為單位的數(shù)據(jù)分析以及決策支持提供可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ),也方便與外部系統(tǒng)開(kāi)展數(shù)據(jù)交換和共享,進(jìn)而提升單位信息化建設(shè)的整體水平。
四、結(jié)語(yǔ)
行政單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)對(duì)提升管理效能、保障財(cái)務(wù)安全意義重大,而完善信息化內(nèi)控體系、強(qiáng)化信息系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性、提升財(cái)務(wù)人員信息化能力、促進(jìn)信息化與財(cái)務(wù)管理融合以及構(gòu)建信息化共享平臺(tái)等策略有助于行政單位有效解決當(dāng)前財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理朝著智能化、高效化方向邁進(jìn)。未來(lái),行政單位需持續(xù)留意信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài),不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)管理信息化體系,以契合新時(shí)代管理需求。
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消除部門(mén)間的信息壁壘,搭建統(tǒng)一的信息化共(作者單位:內(nèi)蒙古自治區(qū)黨委統(tǒng)戰(zhàn)部)