數(shù)字化時(shí)代學(xué)校內(nèi)部控制的信息技術(shù)應(yīng)用與變革研究

一、學(xué)校內(nèi)部控制的概念和目標(biāo)

學(xué)校內(nèi)部控制是指在學(xué)校機(jī)構(gòu)內(nèi)部獨(dú)立進(jìn)行的一種評(píng)估活動(dòng)，旨在評(píng)估和改善學(xué)校經(jīng)營(yíng)管理、內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的有效性和效率。通過(guò)對(duì)學(xué)校的運(yùn)作過(guò)程、決策執(zhí)行和資源利用進(jìn)行系統(tǒng)審核和評(píng)估，學(xué)校內(nèi)部控制能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提供建議，并幫助學(xué)校達(dá)到其目標(biāo)與使命。其核心目標(biāo)包括保障資產(chǎn)與資源的安全、提高工作效率與成本控制、改善內(nèi)部控制體系并促進(jìn)合規(guī)性。學(xué)校內(nèi)部控制的概念可以從兩個(gè)方面理解。首先，學(xué)校內(nèi)部控制關(guān)注的是學(xué)校內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)和管理情況，包括財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、招生與就業(yè)服務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)作。其次，學(xué)校內(nèi)部控制是一個(gè)獨(dú)立的評(píng)價(jià)機(jī)制，通過(guò)組織內(nèi)部的專(zhuān)業(yè)內(nèi)部控制人員或委外機(jī)構(gòu)進(jìn)行，以確保內(nèi)部控制的客觀性和獨(dú)立性。

二、學(xué)校內(nèi)部控制存在的問(wèn)題分析

1.內(nèi)部控制制度執(zhí)行不力 雖然學(xué)校內(nèi)部控制制度建設(shè)在不斷完善，但仍存在盲點(diǎn)漏點(diǎn)，未能有效的規(guī)范學(xué)校的業(yè)務(wù)活動(dòng)，有些單位領(lǐng)導(dǎo)在意識(shí)上認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)才是內(nèi)部控制制度需要制約的，未能形成全業(yè)務(wù)、全流程、全覆蓋的體系。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化建設(shè)的日新月異，有一些新事物、新領(lǐng)域是學(xué)校所面臨的新問(wèn)題、新困惑，在未充分解析前，制度建設(shè)是無(wú)法同步的，永遠(yuǎn)存在缺口。學(xué)校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)是相互關(guān)聯(lián)的，也是互相牽制的，牽頭部門(mén)在制定制度時(shí)，主要出發(fā)點(diǎn)是基于自身視角，所以在涉及其他管理維度上會(huì)有欠缺，或者沒(méi)有穿透力，從而在制度的交叉上可能會(huì)產(chǎn)生自相矛盾的問(wèn)題，使學(xué)校的各項(xiàng)制度間產(chǎn)生了內(nèi)耗。即便學(xué)校擁有完善的制度建設(shè)，但“制度的生命力在于執(zhí)行”。制度不能有效執(zhí)行就是無(wú)效的制度。在學(xué)校調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，制度執(zhí)行中出現(xiàn)了政策變形、制度走樣等執(zhí)行弱化的現(xiàn)象，往往風(fēng)險(xiǎn)就出現(xiàn)于此。在追求改革發(fā)展或?qū)Ψ殴芊斫獠坏轿坏那闆r下，對(duì)制度進(jìn)行彈性遵守。這種行為選擇模式造成制度形同虛設(shè)，權(quán)力跳出了制度的籠子，損害了學(xué)校正常的治理結(jié)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)文化，極易產(chǎn)生違規(guī)貪腐行為。制度不公開(kāi)透明也是造成制度執(zhí)行不到位的主要原因。制度沒(méi)有及時(shí)向下傳遞，制度掛在網(wǎng)上，不宣傳，不學(xué)習(xí)，必然造成執(zhí)行不得力，口頭上喊得多、行動(dòng)上落實(shí)少，制度執(zhí)行缺乏剛性。

2.內(nèi)部控制部門(mén)缺乏獨(dú)立性 內(nèi)部控制組織是體系運(yùn)行的基本保障，大部分學(xué)校將內(nèi)部控制建設(shè)牽頭部門(mén)設(shè)在財(cái)務(wù)處，或者在財(cái)務(wù)處下設(shè)科級(jí)部門(mén)，即內(nèi)部控制建設(shè)辦公室，由財(cái)務(wù)處行使內(nèi)部控制職能，制定戰(zhàn)略規(guī)劃和實(shí)施，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。但內(nèi)部控制建設(shè)需要站在全校的角度上頂層設(shè)計(jì)，業(yè)務(wù)不限于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，需要協(xié)調(diào)各部門(mén)開(kāi)展工作，把內(nèi)部控制牽頭部門(mén)設(shè)在財(cái)務(wù)處具有一定的局限性，財(cái)務(wù)處難以發(fā)揮內(nèi)部控制建設(shè)的職責(zé)。《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》中規(guī)定單位應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)置內(nèi)部控制職能部門(mén)或者確定內(nèi)部控制牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)部控制工作。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮財(cái)會(huì)、內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、政府采購(gòu)、基建、資產(chǎn)管理等部門(mén)或崗位在內(nèi)部控制中的作用。內(nèi)部控制建設(shè)的組織架構(gòu)決定了內(nèi)部控制運(yùn)行的效率和效果。

3.信息化建設(shè)不足 信息化管理是現(xiàn)代學(xué)校內(nèi)部控制的重要組成部分，但許多學(xué)校的信息系統(tǒng)建設(shè)和整合不充分，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。各部門(mén)在各自領(lǐng)域內(nèi)建設(shè)了獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)之間缺乏數(shù)據(jù)共享和協(xié)同機(jī)制，信息流轉(zhuǎn)效率低下，影響了整體的管理效率。例如，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)等之間缺乏有效的聯(lián)動(dòng)和數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致管理者無(wú)法全面、實(shí)時(shí)地掌握學(xué)校的財(cái)務(wù)和管理狀況，影響決策的準(zhǔn)確性。

此外，學(xué)校的信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)安全方面也存在較大隱患。一些學(xué)校對(duì)信息安全的重視程度不夠，缺乏完善的信息安全防護(hù)措施，導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或系統(tǒng)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)增加。例如，在部分學(xué)校，教職員工和學(xué)生的個(gè)人信息、科研數(shù)據(jù)等敏感信息未能得到充分保護(hù)，信息系統(tǒng)的訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密等安全措施不到位，導(dǎo)致信息安全事件時(shí)有發(fā)生。

三、數(shù)字化時(shí)代學(xué)校內(nèi)部控制的信息技術(shù)應(yīng)用意義

我國(guó)對(duì)于教育的財(cái)政資金支持不斷增加，這也意味著學(xué)校財(cái)政管理面臨了較大的挑戰(zhàn)。作為學(xué)校財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，其內(nèi)部控制建設(shè)能夠加強(qiáng)對(duì)學(xué)校資金利用的監(jiān)管力度，對(duì)其資金使用產(chǎn)生約束作用，由此避免資金使用不合理的情況出現(xiàn)。我國(guó)對(duì)于教育的理念始終秉持著“堅(jiān)決支持”“省什么都不能省教育”，因此我國(guó)在教育方面資金投入逐年提高，這也意味著對(duì)于相關(guān)資金的監(jiān)管更要加強(qiáng)，確保資金的合理使用。

2012年11月財(cái)政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)），2015年12月財(cái)政部印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》（財(cái)會(huì)〔2015〕24號(hào)），兩個(gè)文件的出臺(tái)旨在進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位的管理水平，充分發(fā)揮職能作用，“控制規(guī)范”經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，而隨著科技的發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，內(nèi)部控制建設(shè)朝著信息化方向發(fā)展勢(shì)在必行。對(duì)于學(xué)校而言，建立內(nèi)部控制體系是提升自身治理體系的重要舉措，信息化則是內(nèi)部控制的重要手段和有效工具。學(xué)校推動(dòng)內(nèi)部控制信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成、共享和聯(lián)動(dòng)，將極大程度上規(guī)范管理流程，促進(jìn)各部門(mén)協(xié)調(diào)發(fā)展，提升學(xué)校的資金使用效率和資源利用率。

四、數(shù)字化時(shí)代學(xué)校內(nèi)部控制的信息技術(shù)應(yīng)用變革策略

1.強(qiáng)化信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析能力 數(shù)字化時(shí)代在優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部控制中，強(qiáng)化信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析能力是非常重要的。學(xué)校可以引入先進(jìn)的信息技術(shù)，在學(xué)校內(nèi)部搭建一個(gè)完善的信息系統(tǒng)，包括財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)等，以確保實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)收集和處理，提高數(shù)據(jù)的可靠性和有效性。學(xué)校內(nèi)部控制部門(mén)可以培養(yǎng)內(nèi)部控制人員的數(shù)據(jù)分析能力，例如培訓(xùn)他們掌握數(shù)據(jù)分析軟件和技術(shù)工具的使用，如數(shù)據(jù)挖掘、統(tǒng)計(jì)分析、決策支持系統(tǒng)等。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，內(nèi)部控制人員可以發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題和異常情況，同時(shí)也能更好地了解學(xué)校的運(yùn)營(yíng)狀況和風(fēng)險(xiǎn)狀況。另外，加強(qiáng)數(shù)據(jù)隱私和信息安全保護(hù)。學(xué)校需要建立健全的數(shù)據(jù)隱私保護(hù)機(jī)制和信息安全管理體系，確保在信息系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中保護(hù)學(xué)校敏感信息的安全和私密性。

2.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)控體系建設(shè) 在優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部控制過(guò)程中，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)控體系建設(shè)是至關(guān)重要的。學(xué)校內(nèi)部控制部門(mén)可以與其他相關(guān)部門(mén)合作，制定并建立風(fēng)險(xiǎn)管理框架，明確各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和管理方法。該框架應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等環(huán)節(jié)，以全面了解和管理學(xué)校面臨的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校內(nèi)部控制部門(mén)應(yīng)積極促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理的理念貫穿于整個(gè)組織。這可以通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)、宣傳和教育活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，提高全體員工對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的認(rèn)識(shí)和意識(shí)，增進(jìn)他們主動(dòng)參與和負(fù)責(zé)任的態(tài)度。同時(shí)，建立有效的溝通機(jī)制和反饋渠道，鼓勵(lì)員工報(bào)告和提供風(fēng)險(xiǎn)信息，以便及時(shí)采取相應(yīng)措施應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。另外，完善內(nèi)部控制體系。內(nèi)部控制是保障學(xué)校運(yùn)營(yíng)效果和合規(guī)性的基礎(chǔ)，與內(nèi)部控制密切相關(guān)。學(xué)校內(nèi)部控制部門(mén)應(yīng)參與建立和改進(jìn)內(nèi)部控制體系，包括制定政策和程序、設(shè)立責(zé)任和權(quán)限、確保信息準(zhǔn)確性和完整性等。通過(guò)評(píng)估和審核內(nèi)部控制措施的實(shí)施情況，及時(shí)優(yōu)化和改進(jìn)內(nèi)部流程，提高運(yùn)營(yíng)效率和減少潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3.建立全面系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度 數(shù)字化時(shí)代學(xué)校想要做好內(nèi)部控制工作，就需要從制度層面出發(fā)，做好相關(guān)制度建設(shè)，使其在原有基礎(chǔ)上更加完善。首先，學(xué)校在完善內(nèi)控制度時(shí)需要依據(jù)全面性、重要性、適應(yīng)性、制衡性等原則，避免制度漏洞的出現(xiàn)，且能夠依據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)的修改，使得執(zhí)行層面達(dá)到既定效果。為了能夠確保內(nèi)部控制制度全面性獲得有效的保障，學(xué)校管理人員可以讓本校全體教職工參與制度建設(shè)與執(zhí)行過(guò)程中，不僅對(duì)制度建設(shè)起到了豐富的作用，對(duì)制度執(zhí)行也更為有利。其次，學(xué)校內(nèi)部控制制度建設(shè)過(guò)程中，還需要注意執(zhí)行力度的問(wèn)題。只有發(fā)揮其應(yīng)有的效能，確保其能夠得到有效執(zhí)行，才能使得制度的約束力度加強(qiáng)。因此，學(xué)校在內(nèi)部控制制度完善過(guò)程中，需要激勵(lì)更多的教職工積極參與，由此達(dá)到相關(guān)體系建設(shè)的任務(wù)。

4.建立有效的財(cái)務(wù)審計(jì)與反饋機(jī)制 學(xué)校財(cái)務(wù)審計(jì)是保證預(yù)算實(shí)施符合規(guī)定的一種有效方法。通過(guò)對(duì)各部門(mén)進(jìn)行的定期及不定時(shí)的審核，確保在預(yù)算編制及執(zhí)行過(guò)程中，各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作均按照學(xué)院的有關(guān)規(guī)章制度及財(cái)務(wù)方針進(jìn)行。要加強(qiáng)學(xué)校的內(nèi)控制度建設(shè)，建立一個(gè)獨(dú)立的內(nèi)審單位，或者聯(lián)合第三方的組織，對(duì)學(xué)校的重大開(kāi)支和重大工程進(jìn)行經(jīng)常性的審核。對(duì)學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作，既要對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審核，又要對(duì)其實(shí)施的整個(gè)流程進(jìn)行全面的審核，對(duì)其實(shí)施的效率、資金使用的合理性和與其發(fā)展策略的一致性進(jìn)行評(píng)價(jià)。審核的結(jié)果要向有關(guān)部門(mén)匯報(bào)，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行糾正。在審核過(guò)程中，要有具體的時(shí)限和職責(zé)劃分，針對(duì)學(xué)校內(nèi)部控制過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出具體的整改對(duì)策，并跟蹤實(shí)施。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)財(cái)務(wù)收支平衡，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)收支平衡。藉由持續(xù)改進(jìn)審核體系，可保證經(jīng)費(fèi)之運(yùn)用符合規(guī)定，并增強(qiáng)經(jīng)費(fèi)運(yùn)用之透明性，進(jìn)而強(qiáng)化校內(nèi)管制之效能。

綜上所述，學(xué)校財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)量大、覆蓋范圍廣，涉及的部門(mén)和人員眾多，潛藏的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)也較多，為了更好地加強(qiáng)學(xué)校的內(nèi)控工作，進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)工作流程，就需要進(jìn)一步強(qiáng)化管理流程和管理效率，積極的將科技和內(nèi)控工作深度融合，借助科技的力量來(lái)提升學(xué)校內(nèi)控工作效果。

（作者單位：煙臺(tái)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)實(shí)驗(yàn)小學(xué)）