數字化時代學校內部控制的信息技術應用與變革研究

一、學校內部控制的概念和目標

學校內部控制是指在學校機構內部獨立進行的一種評估活動，旨在評估和改善學校經營管理、內部控制與風險管理等方面的有效性和效率。通過對學校的運作過程、決策執(zhí)行和資源利用進行系統(tǒng)審核和評估，學校內部控制能夠發(fā)現問題、提供建議，并幫助學校達到其目標與使命。其核心目標包括保障資產與資源的安全、提高工作效率與成本控制、改善內部控制體系并促進合規(guī)性。學校內部控制的概念可以從兩個方面理解。首先，學校內部控制關注的是學校內部的運營和管理情況，包括財務管理、人力資源管理、招生與就業(yè)服務等多個領域的運作。其次，學校內部控制是一個獨立的評價機制，通過組織內部的專業(yè)內部控制人員或委外機構進行，以確保內部控制的客觀性和獨立性。

二、學校內部控制存在的問題分析

1.內部控制制度執(zhí)行不力 雖然學校內部控制制度建設在不斷完善，但仍存在盲點漏點，未能有效的規(guī)范學校的業(yè)務活動，有些單位領導在意識上認識不足，認為只有經濟活動才是內部控制制度需要制約的，未能形成全業(yè)務、全流程、全覆蓋的體系。隨著社會的不斷發(fā)展進步，信息化建設的日新月異，有一些新事物、新領域是學校所面臨的新問題、新困惑，在未充分解析前，制度建設是無法同步的，永遠存在缺口。學校的各項業(yè)務活動是相互關聯的，也是互相牽制的，牽頭部門在制定制度時，主要出發(fā)點是基于自身視角，所以在涉及其他管理維度上會有欠缺，或者沒有穿透力，從而在制度的交叉上可能會產生自相矛盾的問題，使學校的各項制度間產生了內耗。即便學校擁有完善的制度建設，但“制度的生命力在于執(zhí)行”。制度不能有效執(zhí)行就是無效的制度。在學校調研中發(fā)現，制度執(zhí)行中出現了政策變形、制度走樣等執(zhí)行弱化的現象，往往風險就出現于此。在追求改革發(fā)展或對放管服理解不到位的情況下，對制度進行彈性遵守。這種行為選擇模式造成制度形同虛設，權力跳出了制度的籠子，損害了學校正常的治理結構和領導文化，極易產生違規(guī)貪腐行為。制度不公開透明也是造成制度執(zhí)行不到位的主要原因。制度沒有及時向下傳遞，制度掛在網上，不宣傳，不學習，必然造成執(zhí)行不得力，口頭上喊得多、行動上落實少，制度執(zhí)行缺乏剛性。

2.內部控制部門缺乏獨立性 內部控制組織是體系運行的基本保障，大部分學校將內部控制建設牽頭部門設在財務處，或者在財務處下設科級部門，即內部控制建設辦公室，由財務處行使內部控制職能，制定戰(zhàn)略規(guī)劃和實施，評估風險。但內部控制建設需要站在全校的角度上頂層設計，業(yè)務不限于經濟活動，需要協調各部門開展工作，把內部控制牽頭部門設在財務處具有一定的局限性，財務處難以發(fā)揮內部控制建設的職責。《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范》中規(guī)定單位應當單獨設置內部控制職能部門或者確定內部控制牽頭部門，負責組織協調內部控制工作。同時，應當充分發(fā)揮財會、內部審計、紀檢監(jiān)察、政府采購、基建、資產管理等部門或崗位在內部控制中的作用。內部控制建設的組織架構決定了內部控制運行的效率和效果。

3.信息化建設不足 信息化管理是現代學校內部控制的重要組成部分，但許多學校的信息系統(tǒng)建設和整合不充分，導致信息孤島現象嚴重。各部門在各自領域內建設了獨立的信息管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)之間缺乏數據共享和協同機制，信息流轉效率低下，影響了整體的管理效率。例如，財務系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等之間缺乏有效的聯動和數據共享，導致管理者無法全面、實時地掌握學校的財務和管理狀況，影響決策的準確性。

此外，學校的信息系統(tǒng)在數據安全方面也存在較大隱患。一些學校對信息安全的重視程度不夠，缺乏完善的信息安全防護措施，導致數據泄露或系統(tǒng)攻擊的風險增加。例如，在部分學校，教職員工和學生的個人信息、科研數據等敏感信息未能得到充分保護，信息系統(tǒng)的訪問控制、數據加密等安全措施不到位，導致信息安全事件時有發(fā)生。

三、數字化時代學校內部控制的信息技術應用意義

我國對于教育的財政資金支持不斷增加，這也意味著學校財政管理面臨了較大的挑戰(zhàn)。作為學校財務管理的重要內容，其內部控制建設能夠加強對學校資金利用的監(jiān)管力度，對其資金使用產生約束作用，由此避免資金使用不合理的情況出現。我國對于教育的理念始終秉持著“堅決支持”“省什么都不能省教育”，因此我國在教育方面資金投入逐年提高，這也意味著對于相關資金的監(jiān)管更要加強，確保資金的合理使用。

2012年11月財政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號），2015年12月財政部印發(fā)《關于全面推進行政事業(yè)單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號），兩個文件的出臺旨在進一步提高行政事業(yè)單位的管理水平，充分發(fā)揮職能作用，“控制規(guī)范”經濟活動的風險，而隨著科技的發(fā)展，信息化、網絡化時代的到來，內部控制建設朝著信息化方向發(fā)展勢在必行。對于學校而言，建立內部控制體系是提升自身治理體系的重要舉措，信息化則是內部控制的重要手段和有效工具。學校推動內部控制信息化建設，實現數據的集成、共享和聯動，將極大程度上規(guī)范管理流程，促進各部門協調發(fā)展，提升學校的資金使用效率和資源利用率。

四、數字化時代學校內部控制的信息技術應用變革策略

1.強化信息系統(tǒng)和數據分析能力 數字化時代在優(yōu)化學校內部控制中，強化信息系統(tǒng)和數據分析能力是非常重要的。學校可以引入先進的信息技術，在學校內部搭建一個完善的信息系統(tǒng)，包括財務管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)等，以確保實時、準確的數據收集和處理，提高數據的可靠性和有效性。學校內部控制部門可以培養(yǎng)內部控制人員的數據分析能力，例如培訓他們掌握數據分析軟件和技術工具的使用，如數據挖掘、統(tǒng)計分析、決策支持系統(tǒng)等。通過數據分析，內部控制人員可以發(fā)現潛在的問題和異常情況，同時也能更好地了解學校的運營狀況和風險狀況。另外，加強數據隱私和信息安全保護。學校需要建立健全的數據隱私保護機制和信息安全管理體系，確保在信息系統(tǒng)運行過程中保護學校敏感信息的安全和私密性。

2.加強風險管理和內控體系建設 在優(yōu)化學校內部控制過程中，加強風險管理和內控體系建設是至關重要的。學校內部控制部門可以與其他相關部門合作，制定并建立風險管理框架，明確各項風險的評估和管理方法。該框架應包括風險識別、風險評估和風險應對等環(huán)節(jié)，以全面了解和管理學校面臨的各類風險。學校內部控制部門應積極促進學校內部風險管理的理念貫穿于整個組織。這可以通過開展培訓、宣傳和教育活動來實現，提高全體員工對風險管理的認識和意識，增進他們主動參與和負責任的態(tài)度。同時，建立有效的溝通機制和反饋渠道，鼓勵員工報告和提供風險信息，以便及時采取相應措施應對風險。另外，完善內部控制體系。內部控制是保障學校運營效果和合規(guī)性的基礎，與內部控制密切相關。學校內部控制部門應參與建立和改進內部控制體系，包括制定政策和程序、設立責任和權限、確保信息準確性和完整性等。通過評估和審核內部控制措施的實施情況，及時優(yōu)化和改進內部流程，提高運營效率和減少潛在風險。

3.建立全面系統(tǒng)的內部控制制度 數字化時代學校想要做好內部控制工作，就需要從制度層面出發(fā)，做好相關制度建設，使其在原有基礎上更加完善。首先，學校在完善內控制度時需要依據全面性、重要性、適應性、制衡性等原則，避免制度漏洞的出現，且能夠依據學校的實際情況進行及時的修改，使得執(zhí)行層面達到既定效果。為了能夠確保內部控制制度全面性獲得有效的保障，學校管理人員可以讓本校全體教職工參與制度建設與執(zhí)行過程中，不僅對制度建設起到了豐富的作用，對制度執(zhí)行也更為有利。其次，學校內部控制制度建設過程中，還需要注意執(zhí)行力度的問題。只有發(fā)揮其應有的效能，確保其能夠得到有效執(zhí)行，才能使得制度的約束力度加強。因此，學校在內部控制制度完善過程中，需要激勵更多的教職工積極參與，由此達到相關體系建設的任務。

4.建立有效的財務審計與反饋機制 學校財務審計是保證預算實施符合規(guī)定的一種有效方法。通過對各部門進行的定期及不定時的審核，確保在預算編制及執(zhí)行過程中，各項財務工作均按照學院的有關規(guī)章制度及財務方針進行。要加強學校的內控制度建設，建立一個獨立的內審單位，或者聯合第三方的組織，對學校的重大開支和重大工程進行經常性的審核。對學校的財務管理工作，既要對財務報表進行審核，又要對其實施的整個流程進行全面的審核，對其實施的效率、資金使用的合理性和與其發(fā)展策略的一致性進行評價。審核的結果要向有關部門匯報，對問題進行糾正。在審核過程中，要有具體的時限和職責劃分，針對學校內部控制過程中出現的問題，提出具體的整改對策，并跟蹤實施。在此基礎上，加強財務收支平衡，實現財務收支平衡。藉由持續(xù)改進審核體系，可保證經費之運用符合規(guī)定，并增強經費運用之透明性，進而強化校內管制之效能。

綜上所述，學校財務工作業(yè)務量大、覆蓋范圍廣，涉及的部門和人員眾多，潛藏的風險點也較多，為了更好地加強學校的內控工作，進一步規(guī)范財務工作流程，就需要進一步強化管理流程和管理效率，積極的將科技和內控工作深度融合，借助科技的力量來提升學校內控工作效果。

（作者單位：煙臺高新技術產業(yè)開發(fā)區(qū)實驗小學）