鐵路客運專線施工企業項目檔案管理探析

文/王秋紅

鐵路客運專線施工企業項目檔案管理探析

文/王秋紅

為了提高鐵路客運專線施工企業項目檔案管理的效率，必須形成統一的檔案領導機制，注重對鐵路客運專線施工企業項目檔案管理施行歸口管理和統一領導，由上級主管部門建立起統一的檔案管理制度，并且對項目各部門進行統一要求，使各種形成的檔案信息得到有效的記錄。同時對企業檔案管理制度進行不斷完善

鐵路客運專線施工企業做好項目的檔案管理工作，不僅可以有效地保障企業利益，同時可以為鐵路客運專線的后期維護打下堅實的基礎。因此，有必要圍繞鐵路客運專線施工企業項目檔案管理問題，分析具體的檔案管理流程，并在此基礎上總結檔案管理策略。

一、鐵路客運專線施工企業項目檔案管理存在的問題

1.檔案管理不及時

鐵路客運專線施工項目檔案管理不及時是當前檔案管理中的主要問題。由于鐵路客運專線施工項目的工期相對較長，施工地點較為散亂，客觀環境決定了施工過程中的檔案信息收集管理難度較大。由于每個工段施工時間長短不一，期間涉及到開工申請、測量預算、工程驗收等檔案數據相對較多，再加上施工過程中缺少專門人員進行檔案管理，致使檔案數據收集不及時、歸檔不到位問題普遍存在，還有的施工企業在檔案管理中對具體要求落實的不細致，往往在施工結束前才進行專門的檔案管理工作，這使得檔案管理工作沒能得到應有的重視，而且檔案管理人員經常變更，導致檔案管理前后脫節。由于檔案沒能在工程竣工后及時移交，因此導致鐵路客運專線施工項目的檔案不完備等情況的存在。

2.檔案管理不規范

規范化是對檔案管理的基本要求，但是鐵路客運專線施工企業的檔案管理規范化水平較低，目前基層施工企業的檔案管理規范化水平還有待提高。不少鐵路客運專線施工企業沒能認識到檔案管理規范化的重要性，沒能把檔案管理放在較為重要的地位上，導致鐵路客運專線施工企業未能建立起嚴格規范的檔案管理制度。還有些企業的檔案管理制度過于陳舊，與現實操作需求有著較大的差距，現有的規章制度與企業施工環境不符。加上當前檔案管理制度的績效考核不嚴格，檔案管理制度的規范性與操作標準性不強，檔案管理人員在日常管理操作中缺乏明確的標準，導致檔案管理工作的隨意性較大，嚴重地影響了檔案管理質量。

3.缺乏必要的培訓

隨著檔案事業的快速發展，鐵路客運專線施工的檔案管理要求也不斷地提高，只有加強對各施工企業檔案管理人員的培訓，才能全面提高鐵路客運專線檔案管理的質量，保證規范化、標準化的檔案數據信息資料得以流暢運行。由于缺乏必要的培訓機制，基層鐵路客運專線施工企業檔案管理的隨意性較大，檔案管理規范制度在基層落實不足，嚴重地影響了鐵路客運專線檔案管理質量。當前鐵路客運專線施工企業項目檔案管理還沒能形成完備的檔案管理人員的培訓計劃和培訓制度，沒能針對檔案管理工作實際需求進行專門培訓。導致在檔案管理過程中發現的問題沒能統一澄清，先進的檔案管理方法不能有效地推廣，現有檔案管理人員隊伍的素質參差不齊，因此嚴重地影響了檔案管理事業的發展，這也成為鐵路客運專線施工企業檔案管理的重要問題。

二、鐵路客運專線施工企業項目檔案管理亟待加強的方面

1.制定檔案管理制度

制定鐵路客運專線施工企業項目檔案管理的制度及辦法，以正式文件的方式下發檔案管理的規范標準，從而明確基層檔案管理人員收集項目相關技術資料的范圍與操作程序，這樣可以極大地提高檔案管理的規范性。該項目工作應當由檔案管理部門與項目技術部門共同承擔，圍繞著鐵路客運專線施工項目的具體要求，注重科學把握檔案資料數據的內容，并且對資料填寫要求，管理人員職責，竣工資料的具體內容進行明確規定。

2.對檔案資料收集工作進行驗收

為了提高鐵路客運專線施工企業項目檔案管理質量，必須對基層施工企業進行檔案驗收，注重采用階段性驗收與總結性驗收方式，積極由專門的檔案管理領導小組進行相關的驗收工作，對照檔案管理制度規范的各項要求，圍繞基層呈報和制度的檔案數據信息，逐項進行檢查核對，重點檢查數據遺漏、份數不足、蓋章、存檔數據不清晰等實際問題。

3.確定檔案整理樣板

在基層鐵路客運專線施工企業項目檢查的基礎上，確定鐵路施工企業資料整理的樣板，注重以臺賬的形式對鐵路客運專線施工檔案中的樁基、承臺、隧道、混凝土、鋼筋網等相關數據收集情況形成檔案樣板，然后在各鐵路客運專線施工項目標段進行推廣，從而進一步保證基層檔案管理的規范性。

4.加強案卷管理

為了保證檔案管理的質量，還要由專門人員督促各檔案管理人員對歸檔文件以及案卷進行補充完善。要求整個工程文件內容必須要符合國家相關檔案文件的要求，注重做到對項目工程從勘查到施工全程檔案的準確詳細記錄，同時保證工程施工準備、監理、施工、竣工、驗收等部分檔案的全面細化，要求對不符合要求的格式、數據等立卷、組卷中的問題進行集中清理完善。

三、鐵路客運專線施工企業項目檔案管理策略

1.形成統一的領導機制

為了提高鐵路客運專線施工企業項目檔案管理的效率，必須形成統一的檔案領導機制，注重對鐵路客運專線施工企業項目檔案管理施行歸口管理和統一領導，由上級主管部門建立起統一的檔案管理制度，并且對項目各部門進行統一要求，使各種形成的檔案信息得到有效地記錄。同時對企業檔案管理制度進行不斷完善，注重檔案保密制度、檔案保管制度、檔案管理制度的建設，同時明確基層檔案管理人員的職責，加強檔案數據信息統計，檔案文件的及時歸檔和存儲等要求，并且對檔案管理工作人員設置時限要求，保證檔案數據信息管理工作有效完成。

2.理順檔案管理關系

為了提高鐵路客運專線企業項目檔案管理質量，必須理順各部門之間的關系，實現數據信息的有效流動，從而保證檔案部門可以準確地收集記錄信息。首先，要把檔案管理擺在重要位置，注重提高檔案工作的交接力度，注重形成完善的檔案交接手續，切實把檔案管理作為項目的重要工作，委派專人進行檔案管理，盡量減少檔案管理人員的流動。其次，要認真做好檔案的交接工作，注重在交接前對檔案數據資料進行全面的清理，對零散的檔案要分類存放，并且理清整理順序，對未能及時歸還的檔案要催還，并且做好相關的記錄工作。檔案管理人員在移交檔案時，還要有負責人進行監督交接，這樣才能保證檔案職責的履行，使檔案管理工作按照原則辦理。

3.全面提高檔案人員素質

為了做好鐵路客運專線施工企業項目檔案管理工作，必須全面提高檔案管理人員的素質，注重加強對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員不斷學習業務知識，提高檔案管理人員的業務水平，解決檔案管理人員的實際問題。為此，必須明確檔案管理人員培訓計劃，列出階段性檔案管理人員培訓重點，使檔案管理人員有計劃地系統掌握檔案管理的知識。同時加強檔案管理人員的績效審核，注重提高檔案管理人員的素質，使檔案管理人員有良好的檔案管理理念，全面提高檔案管理人員能力。

4.加強檔案管理電子化進程

為了提高檔案管理人員的工作效率，使鐵路客運專線施工項目與當前的信息化管理方式對接，還必須提高檔案管理的信息化水平，著力使用信息化的手段進行檔案管理。首先，加強檔案管理信息系統的建設工作，注重相關軟件的開發。其次，全面提高檔案管理人員操作信息設備的能力，運用信息化的方法進行日常的檔案管理。再次，圍繞自動化辦公程序自動收集相關信息，使檔案管理電子化成為標準化的運行方式。

鐵路客運專線施工企業項目管理必須注重發揮現有檔案管理人員的積極作用，圍繞檔案管理工作的實際問題，制定有效的管理制度，采用信息化的管理手段，在全面培養現有人員基礎上，提高檔案管理質量。

（作者單位：中鐵一局物貿公司）