大數據背景下數字檔案中心的建設研究

在大數據背景下，檔案管理逐漸向智能化、集約化等方向發展。隨著各類檔案數量的飛速增長，傳統的檔案管理方式已經難以滿足當前對數據存儲、處理以及利用的需求，亟須構建以大數據技術為支撐的數字檔案中心。基于此，本文著眼于檔案管理的具體實踐，分析數字檔案中心建設的理論基礎與現實需求，探討大數據技術與檔案管理深度融合的路徑，并針對數據安全以及系統整合等問題提出相應的解決方案，旨在為推進檔案管理數字化轉型提供參考。

一、大數據背景下數字檔案中心建設概述

（一）數字檔案中心的概念演進與顯著特征

在信息技術快速發展的過程中，社會各界對檔案價值的認知正在發生深刻轉變，即從單純的記錄保存轉向知識管理以及決策支持。在這一背景下，數字檔案中心從單一的電子化存儲系統演變成集數據采集、智能分析以及知識服務等于一體的綜合性信息管理平臺，[1]其建設呈現出從被動存儲向主動服務轉變的顯著特征，即由最初的文檔掃描存儲逐步發展為智能分類檢索，再向未來的知識挖掘應用演進。

（二）檔案管理的特殊性與數字化轉型壓力

檔案管理轉型的挑戰在于其兼具高度規范性與歷史憑證價值的復合特質，不僅涉及多類型結構化與非結構化資料的系統化歸檔與精準調閱需求，還承載著保障治理透明度、維護決策過程可追溯性以及滿足內部審計、外部監督與歷史研究等多維度利用訴求的核心使命。尤其在強化單位內部治理效能與提升精細化運營管理水平的整體趨勢下，傳統基于物理卷宗和分散管理的紙質檔案管理模式，在跨部門協同決策支持、全流程合規性審查、歷史經驗快速復用等多元化場景中，已日漸顯現出響應遲緩、信息割裂、利用低效等顯著問題。因此，新時期檔案的數字化轉型必須立足于更為審慎的技術架構適配性考量與嚴謹精細的管理體系重構。

（三）大數據技術賦能檔案管理的價值體現

?聚焦于管理核心職能的數字檔案中心建設，其內涵已超越傳統意義上“實現對紙質文件的電子化存儲備份”這一基礎目標，逐步演化為能深度整合組織內部各職能部門運作過程中所產生的文書、審批流程記錄、財務憑證、合同協議、人事檔案及各類管理報告等核心信息資源的綜合性智能化管理平臺。數字檔案中心能借助先進的信息處理與分析技術對這些數據進行系統性組織、深度挖掘與知識萃取，從而為管理層在戰略規劃制訂、內部流程優化再造、合規風險精準管控、資源配置效能評估及組織歷史變遷追溯等管理決策活動中提供強有力的數據支撐。

二、大數據背景下數字檔案中心建設的核心框架與實施路徑

（一）基礎設施層的智能化改造方案

數字檔案中心的基礎設施建設需以跨機構信息互聯互通為起點，通過構建“混合云+邊緣計算”的存儲架構實現數據存儲與訪問的雙重優化。數字檔案中心的基礎設施架構設計需以支撐多類型、多格式檔案的高效存儲、安全訪問與合規管理為核心目標。其中，多格式檔案包括但不限于已完成數字化掃描的紙質文件高保真圖像、原生電子文檔、關鍵審批流程的完整操作日志記錄、具有法律效力的電子簽章文件及關聯的多媒體記錄等。同時，可?借鑒大型機構管理平臺的成功實踐，?構建兼具集中管控優勢與彈性擴展能力的“私有云+混合存儲”基礎框架，?采用融合分布式文件存儲、對象存儲及關系型數據庫的混合存儲架構，?依據檔案的訪問頻率、法律效力要求及保存期限等關鍵屬性形成覆蓋熱數據（高頻檢索文件）、溫數據（定期審計查閱文件）、冷數據（長期歸檔保存文件）等多層級數據的差異化存儲策略與自動化生命周期管理規則。?特別針對由高分辨率掃描產生的海量非結構化圖像文件以及包含復雜格式的原生電子文檔，如嵌入宏與簽章的Office文檔，?需部署高性能的智能存儲網關與緩存加速機制。?重點解決因文件體積龐大或格式解析復雜而導致的批量檢索與在線預覽響應延遲問題。?同時，?為滿足不同職能部門對核心檔案的本地化高效存取需求，?可在關鍵業務部門節點部署具備數據緩存與預處理能力的邊緣計算設備，?實現常用檔案的快速本地響應與非核心數據的預篩選上傳。總之，“混合云+邊緣計算”的存儲架構，可以滿足數字檔案中心建設需求，有效提高檔案管理效率。

（二）數據治理體系的標準規范構建

檔案數據治理需以建立覆蓋全生命周期的管理體系為核心，重點突破數據標準不統一、質量控制體系缺失、隱私保護機制薄弱三大難題。[2]??

在元數據標準構建層面，應制定強制性與指導性相結合的檔案核心元數據規范，??明確規定所有歸檔文件必須包含且準確著錄的關鍵描述性要素，如唯一且具有追溯性的文件號、文件正式形成日期與生效日期等，建立這些元數據與核心業務對象之間的語義關聯映射規則，??確保檔案可被深度關聯與精準定位。??

在質量控制體系構建層面，??需設計融合自動化校驗工具與人工審核流程的雙軌制質量保障機制。??具體而言，即利用OCR技術對掃描文件圖像的清晰度、完整性及可讀性進行自動評估打分；??運用自然語言處理技術對電子公文的核心要素進行自動識別校驗與邏輯合規性檢查；配套建立關鍵檔案人工復核抽檢與質量通報機制，??最大程度上保障歸檔文件內容的真實性、完整性、可用性與安全性。??

在安全性與合規性管控層面，??應構建基于細粒度訪問控制模型與區塊鏈存證審計技術的雙保險機制：??一方面，通過部署支持基于角色的動態權限管理（RBAC）與屬性基加密（ABE）技術的檔案訪問控制系統，??精確控制不同角色用戶對涉密檔案、人事檔案、審計底稿等內容的接觸范圍與操作權限；??另一方面，將檔案的每一次創建、流轉審批、修改痕跡、訪問調閱、授權解密等關鍵操作日志以及文件哈希值同步寫入具有不可篡改特性的區塊鏈分布式賬本，??實現檔案操作行為全生命周期的可追溯、可審計與可信驗證。

（三）智能服務模式的應用場景創新

檔案智能化服務體系的構建應該聚焦于戰略決策支持、運營效能提升與合規風險管控三大核心維度。[3]

在?戰略決策支持上，需構建集成自然語言深度理解、知識圖譜關聯分析與智能摘要生成算法的檔案分析系統，支持決策者通過語義化檢索快速定位跨年度、跨部門的關聯政策文本、歷史決策依據及配套實施細則，并自動生成契合特定議題的政策演進脈絡圖及潛在影響預評估報告。在?運營效能提升上，可以建立嵌入核心業務流程的檔案主動服務機制。例如，在重大項目立項審批流程中，系統依據預設規則自動關聯并提供同類項目的完整歷史審批記錄、招標文件范本、供應商履約評價檔案及審計報告等關鍵信息，為項目論證與風險規避提供即時性決策支撐。在?合規風險管控上，則要開發面向審計巡視、內控檢查場景的智能檔案核查工具，通過對歷年合同文本、財務憑證、會議記錄的交叉比對與關聯規則挖掘，形成風險預警提示與輔助核查報告以提升項目的合規性與抗風險能力。

三、大數據背景下數字檔案中心建設的實踐挑戰與應對策略

（一）構建數據安全與隱私保護的平衡機制

數字檔案中心建設面臨的核心矛盾在于數據開放共享需求與隱私保護要求的對立統一。當前，數據安全治理存在三重風險：一是集中存儲模式下單點數據泄漏可能引發系統性安全事件；二是數字化支付手段等多元化服務方式增加了數據流轉節點的暴露面；三是跨機構調閱場景中授權行為與用戶真實意愿的動態匹配機制尚有待完善。

解決這一矛盾需構建“技術防御+制度約束”的安全治理體系，具體如下：

在技術層面，建議部署基于零信任架構的動態訪問控制系統，將認證機制升級為“設備密碼+生物特征+行為畫像”的多維身份核驗體系，通過持續評估用戶訪問行為的時空特征、操作習慣，實現權限的動態授予與回收。在制度層面，建議建立周密的檔案數據分級分類管控體系，依據檔案內容敏感度、涉密等級與利用主體權限將其嚴格劃分為“核心涉密檔案”“高度敏感檔案”“內部工作檔案”“有限共享檔案”“完全公開檔案”等層級，并針對不同層級設定差異化的訪問控制策略、脫敏處理強度與追溯審計要求。實踐中，對于需跨部門共享調閱的內部審批檔案，必須強制應用基于規則引擎與敏感信息識別模型的動態脫敏技術，對關鍵敏感字段進行實時遮蔽或泛化處理后提供查閱。同時，可以借鑒成熟電子政務平臺的安全管控模型，構建包含“基于職務角色的最小必要權限分配”“關鍵操作的雙因子認證”與“完整操作行為區塊鏈存證”的多維立體防護機制，保證檔案流轉過程既能滿足業務協同需求又可實現全鏈條操作留痕與訪問行為可追溯。

（二）促進異構系統整合與互操作性提升

數字檔案中心建設的技術瓶頸，在于如何有效打破眾多異構業務系統之間長期存在的數據孤島與協同壁壘。[4]??破解上述困境需構建“頂層標準牽引+中間層協議轉換+應用層服務聚合”三位一體的互操作體系，具體如下：??

在標準規范牽引層面，??可參考大型組織管理信息化的成熟經驗，??由信息管理部門聯合檔案管理部門牽頭制定相關規范，??明確定義核心檔案的元數據標準、核心業務術語代碼集、電子文件封裝格式要求及系統間服務調用接口規范。??在協議轉換與集成層面，??可部署具備強大協議適配能力的企業服務總線或API網關作為核心中樞，??通過開發并配置針對不同業務系統原生接口的專用適配器，??實現對異構系統間數據傳輸格式與通信協議的動態轉換。??例如，當財務系統需獲取OA系統中某筆費用的關聯審批公文時，??中間件能夠自動完成公文元數據提取、格式轉換與安全傳輸。??在服務封裝與應用聚合層面，??應基于微服務架構理念將分散在各業務系統中的核心檔案服務封裝為標準化、可復用的微服務接口，并注冊至統一的檔案服務目錄。??最終通過構建面向不同用戶角色的個性化服務門戶，讓用戶??實現只需“一次身份認證、一個入口訪問”即可無縫穿透多個后臺系統，獲取所需的關聯化、全景式檔案信息視圖。

（三）長效運營機制的構建與完善

數字檔案中心建設還需突破“重建設、輕運營”的傳統思維定式，建立可持續的自我進化機制。[5]為構建長效運營機制，建議建立“成本共擔+價值共創+持續改進”的生態化體系，具體如下：

在成本分攤過程中，可以借鑒階梯定價模式，實施“基礎配額+超額付費”機制，基礎配額由財政專項資金保障，超額部分由接入機構按數據量分攤。在價值創造過程中，則要建立“數據銀行”運營模式，允許單位將脫敏后的數據資產化，并通過技術應用實現“數據可用不可見”的跨機構協作。例如，聯合供應商開展真實世界研究，將數據使用收益按貢獻度返還給數據提供方。在評估改進過程中，建議構建包含技術指標，如數據調閱響應時間；業務指標，如檢查檢驗結果互認率；價值指標，如科研論文產出量的三維評估模型在內的評估機制，委托第三方機構每年開展數字檔案建設成效評估，評估結果與單位等級評審、財政補貼掛鉤。

此外，數字檔案中心建設對復合型人才的需求呈現出“技術深度+業務廣度+倫理高度”的特征，建議構建“分層培養+場景驅動+價值激勵”的人才發展體系。基礎層建立“檔案知識+信息技術”雙通道培養機制，要求新入職人員必須通過大數據分析等專項技能測試；安排在職人員參與數據治理項目，在實戰中提升技術能力。應用層開展“臨床數據科學家”培育工程，聯合高校開設“檔案數據分析”微專業，將數字檔案利用能力納入繼續教育體系。決策層推行首席數據官（CDO）機制，由分管領導兼任CDO牽頭制訂數據戰略，統籌協調信息、業務、科研等部門，并建立數字檔案建設成效與績效考核掛鉤的聯動機制。

四、結語

綜上所述，大數據背景下數字檔案中心建設是一項涉及技術革新、管理優化和服務升級的系統工程。本文從理論基礎、建設框架和實施路徑三個維度展開探討，針對某些行業特有的挑戰提出應對策略。未來，隨著技術的持續發展和檔案管理需求的不斷變化，數字檔案中心建設將面臨新的機遇與挑戰，相關主體要持續關注技術發展趨勢，不斷優化管理模式，以真正實現檔案管理的數字化轉型和價值提升，為檔案管理優化等提供更有力的支撐。

參考文獻：

[1]黃為.大數據時代背景下數字檔案館建設策略分析[J]. 機電兵船檔案，2024（02）：69-71.

[2]張帆.大數據環境下新型集中式數字檔案室建設模式探討[J]. 黑龍江檔案，2024（04）：322-324.

[3]賴永聰.大數據時代，數字檔案室建設路徑探討[J].蘭臺內外，2022（29）：7-9.

[4]鄧任霞.以大數據為背景檔案管理及其數字化建設分析[J].暢談，2022（09）：229-231.

[5]張敏.大數據背景下的數字檔案室建設研究[J].蘭臺世界，2023（04）：108-110.

（作者簡介：曾文燕，女，本科，珠海市第三人民醫院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）