檔案信息化建設策略研究

隨著數字化技術的快速發展，檔案信息化建設面臨著新的機遇與挑戰。檔案作為重要的信息資源，其信息化建設不僅關乎歷史文化的傳承與保護，也是社會發展、科學研究和公共服務的重要支撐。然而，當前檔案信息化建設仍存在一些問題，亟須結合數字化技術探索創新性發展策略。基于此，本文系統分析當前檔案信息化建設的現狀，從多個維度提出檔案信息化建設的優化策略，旨在從理論層面為構建現代檔案管理體系提供理論支撐和實踐參考，助力檔案信息化建設與發展。

一、檔案信息化建設的重要性

（一）提高管理效率

檔案信息化建設通過數字化技術將傳統紙質檔案轉化為電子數據，實現快速檢索、精準共享和高效存儲，大幅減少了人工操作的時間和管理成本。基于人工智能的智能分類和標簽體系可自動歸檔文件，大數據分析功能可深度挖掘檔案價值，為業務決策提供數據支撐，最終構建起標準化、智能化、安全化的現代檔案管理體系，全面提升管理效能和服務質量。

（二）降低維護成本

檔案信息化建設通過數字化技術有效降低了檔案管理的綜合運營成本。傳統檔案管理依賴大量物理存儲空間和人工操作，需要持續投入庫房建設、環境控制和人力維護等費用，而信息化建設通過檔案數字化存儲和智能化管理，實現了運營效率提升和費用節約。數字化存儲將實體檔案轉化為電子數據，大幅減少了庫房占用面積。[1]在檔案利用環節，信息化系統提供的電子檢索功能替代了傳統人工調取，顯著縮短了查詢時間，減少了檔案調取、歸位等環節的人力消耗。在日常管理方面，數字檔案無須除蟲、除塵等物理養護工作，降低了長期維護成本。

（三）實現信息互聯互通

檔案信息化建設促進了檔案資源的共享利用，實現了信息互聯互通。基于數字化技術構建的檔案管理信息化系統，將分散在不同部門、不同地區的檔案資源整合為有機整體，形成了覆蓋全流程的數字檔案資源共享網絡，真正實現跨部門、跨層級的數據互聯互通，從而為各項工作的開展提供更為精準完整的信息支撐。

二、檔案信息化建設中存在的問題

（一）技術標準不統一

當前，檔案信息化建設面臨的首要問題是技術標準體系不健全。在信息化推進過程中，各級檔案部門由于建設時序不同、技術路線各異、管理水平參差不齊，形成了多元化的技術標準應用格局。首先，數據采集環節的標準不一致，使數據整合時面臨結構化沖突；其次，在數字資源存儲方面，格式混亂現象普遍存在，除常見的PDF、JPG等通用格式外，部分專業領域使用TIFF、DNG等專業格式，更有一些自主研發的私有格式，給檔案資源長期保存和利用帶來不便；[2]再次，系統開發領域的問題較為復雜，不同時期建設的系統架構差異顯著，早期系統多采用C/S架構，新建系統則傾向B/S架構，而移動端應用又引入了全新框架，這種技術代際差異導致系統對接困難；最后，不同廠商的產品設計理念迥異，數據庫選型從關系型到非關系型各不相同，API接口規范也不一致，缺乏互操作性。這種標準混亂的狀況不僅存在于檔案行業內部，在與跨部門、跨機構業務系統的對接中同樣面臨標準不統一的困擾，影響了檔案資源在更大范圍內的流動和共享，進而制約了檔案價值的充分挖掘。

（二）專業人才缺乏

檔案信息化建設面臨的專業人才短缺問題是制約檔案行業發展的瓶頸。當前，檔案信息化人才隊伍存在明顯的結構性失衡，缺乏既懂檔案業務又精通信息技術的復合型、創新型人才。其一，傳統檔案專業人員普遍存在知識結構老化問題，對數字化加工、電子文件管理、信息系統運維等新技術掌握不足；而技術人員雖具備技術優勢，卻往往不了解檔案管理的專業要求和業務流程，導致開發的應用系統與實際需求相脫節。[3]其二，高校人才培養體系尚未完全適應信息化需求，培養出來的檔案學專業人才難以滿足和適應信息化時代檔案崗位的工作要求。其三，在職培訓機制不健全，繼續教育渠道有限，基層檔案人員技能提升機會不足，其知識更新速度跟不上技術發展步伐。其四，人才引進面臨困境，檔案部門薪資待遇缺乏競爭力，難以吸引高素質信息技術人才。其五，專業技術職稱評定體系未能充分體現信息化工作特點，影響專業人員職業發展的積極性。這些問題直接導致信息化建設項目實施質量不高，系統運維能力不足，影響了檔案信息化建設的推進。

（三）信息安全存在風險

檔案信息化建設中的信息安全風險已成為不容忽視的挑戰。隨著檔案數字化程度不斷提升，信息安全威脅呈現多元化、復雜化特征，主要表現在數據泄露、系統入侵、載體損壞等多個維度：電子檔案管理系統普遍面臨網絡攻擊風險，黑客利用系統漏洞可能竊取敏感檔案數據或破壞檔案完整性；數據存儲環節存在載體故障、格式過時等技術風險，可能導致重要檔案信息無法讀取或永久丟失；權限管理機制不完善導致越權訪問現象時有發生，如部分內部人員違規操作造成檔案信息外泄；移動辦公場景下的終端設備管理薄弱，成為新的安全風險隱患；云存儲技術的應用雖然提升了便利性，但也帶來了數據主權歸屬、跨境流動等新型安全問題；電子檔案的長期保存面臨挑戰，數字簽名的有效性、加密算法的安全性隨時間推移可能降低；檔案共享利用過程中的安全管控不足，存在二次傳播和濫用風險；災備體系建設滯后，許多單位缺乏有效的應急響應機制，一旦發生安全事故將造成不可逆損失。

（四）設施設備配置滯后

當前，一些基層單位的檔案部門存在設施設備配置滯后的問題：服務器、存儲設備等核心基礎設施性能不足，難以滿足海量數字檔案的存儲和處理需求；網絡帶寬限制導致大容量檔案數據傳輸效率低下，嚴重影響跨部門共享利用；數字化加工設備老化現象突出，難以保證數字化質量；終端設備配置參數低，無法流暢運行專業檔案管理系統；機房建設標準偏低，許多單位缺乏專業的恒溫恒濕設備和防火防磁設施，存在安全隱患；備份設備不足導致數據冗余度不夠，難以應對突發性數據丟失風險；專用設備如高精度掃描儀、縮微設備等配備率低，影響特殊載體檔案的數字化進程；硬件更新機制不健全，許多設備超期服役，故障率居高不下。這些問題不僅影響當前信息化建設的推進，也制約新技術的應用和系統的升級。

三、檔案信息化建設的策略

（一）統一技術標準

檔案部門要牽頭制定覆蓋數據采集、存儲、交換、利用全流程的統一技術標準，重點包括統一的元數據標準、電子文件歸檔格式、系統接口協議等核心要素。其一，在數據采集環節，應建立統一的檔案著錄規則和數據結構標準，尤其是基層單位，要加快完成標準化數據采集。其二，針對數字資源存儲，明確長期保存格式清單和技術要求，對專業領域特殊格式建立轉換規范，嚴格限制私有格式使用，配套開發格式轉換工具包。其三，在系統開發層面，制訂統一的系統架構技術指南，規范數據庫選型、API接口設計和數據交換協議，建立系統兼容性認證機制。其四，要建立標準實施的監督機制，將標準執行情況納入檔案工作考核體系，開展定期檢查和第三方評估。[4]其五，要建立標準符合性檢測平臺，為各級檔案館提供標準符合性自檢工具，形成以國家標準為主體、行業標準為補充、地方標準為特色的標準體系，為檔案信息資源互聯互通奠定堅實基礎。

（二）加強檔案管理隊伍建設

在檔案信息化建設過程中，管理人員不僅要具備基本的檔案管理能力，還需要具備一定的信息素養與數字化技術能力。為加快推動檔案信息化建設，相關單位應著力打造一支兼具專業管理技能與信息化技能的復合型團隊。其一，針對在職人員實施分層分類培訓計劃，對管理人員開展信息化戰略培訓，對業務骨干進行數字檔案管理實務培訓，對技術人員強化檔案專業知識培訓，由資深檔案信息化專家以“結對”形式培養青年人才。其二，單位需鼓勵檔案管理人員自主學習，積極參與相關學術研究會議、行業研討活動等；支持管理人員考取與檔案管理、大數據技術相關的專業證書，提升檔案管理團隊的專業素養與競爭力。其三，單位可與高校開展合作，通過為檔案管理專業學生提供實訓場地，培養一批兼具檔案管理能力與信息化技能的復合型人才。其四，通過完善福利待遇與晉升空間實行跨領域人才招聘，引進一批計算機人才，輔助檔案管理人員開展信息化檔案管理工作。其五，要建立健全人才激勵機制，對檔案管理創新工作中表現良好的人員給予獎勵，如崗位晉升機會等。通過建立科學的職業發展通道和有競爭力的薪酬體系，形成良好的人才培養與發展機制，為檔案信息化建設提供持續的人才支撐。

（三）加強信息安全防護

要構建全方位、動態化的安全防護體系，為檔案信息化建設奠定安全保障。要部署防火墻、入侵檢測等網絡安全設備，采用國密算法對敏感數據進行加密存儲，實施多因素身份認證和細粒度權限控制，確保訪問安全；針對電子檔案長期保存的情況，建立定期格式轉換和遷移機制，利用區塊鏈技術保障檔案的真實性和完整性；加強移動終端管理，部署移動設備管理系統，實現遠程數據擦除和設備管控；云存儲應用需選擇安全可靠的云服務商，簽訂嚴格的數據安全協議，明確數據主權和跨境流動限制；要完善災備體系，建設同城和異地雙活數據中心，定期開展應急演練；[5]建立安全監測預警機制，部署安全信息和事件管理系統，實時監測安全威脅，并引入第三方安全評估，定期開展滲透測試和風險評估。通過建立健全多維度安全防護體系，實現從被動防御到主動安全的轉變，為檔案信息化建設提供可靠的安全保障。

（四）加強基礎設施建設

檔案部門要依據本單位的財政情況和投入力度，加強基礎設施建設。要根據檔案規模和業務需求分級配置服務器、存儲設備等核心基礎設施，優先保障數字化加工設備的硬件升級；實施老舊設備更新計劃，建立設備使用年限評估機制，對超期服役設備進行強制性更換；加強機房標準化改造，完善恒溫恒濕、防火防雷等基礎設施；建立設備共享機制，在區域內設置數字化加工中心，集中配置高精度掃描儀等專業設備供周邊單位共享使用；完善設備運維體系，建立定期巡檢和維護機制，引入專業第三方服務團隊提供技術支持；建立硬件設備動態評估機制，定期開展設備性能測試和需求評估，確保設備配置與業務發展同步。通過實施這些措施，有助于系統性提升基層檔案部門的硬件保障能力，為信息化建設奠定堅實基礎。

（五）建立健全檔案管理規章

檔案部門要結合自身發展現狀及信息化建設情況，健全現有檔案管理規章。要明確管理人員的工作內容與職責、明確大數據背景下檔案管理流程，如數據收集范圍、系統平臺操作規范、歸檔時效等；明確責任分工，劃分各部門在檔案管理中的職責范圍，一旦出現檔案泄露、數據丟失、系統損毀等問題，及時追責；推行電子文件單套歸檔機制，明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等法律效力，將電子文件歸檔納入檔案服務考核體系；采用區塊鏈技術固化檔案形成過程，對電子檔案全生命周期行為進行上鏈存證，確保檔案的真實性可追溯。

四、結語

綜上所述，檔案信息化建設不僅關乎檔案事業自身的現代化轉型，也是服務社會發展的重要支撐。檔案部門要增強機遇意識，加強頂層設計，統籌推進，通過持續創新和協同發展，不斷提升檔案信息化建設水平，從而構建全方位、多層次的檔案信息化生態系統。未來，檔案信息化建設應著重加強標準化體系建設，完善人才培養機制，建立健全安全保障措施，同時積極應用大數據、人工智能、區塊鏈等新興技術，推動檔案管理向智能化、智慧化方向發展。

參考文獻：

[1]馮全峰.大數據視域下事業單位檔案管理創新策略探究[J].蘭臺內外，2025（03）：40-42.

[2]邵瑩瑩.淺析大數據視域下如何提升事業單位檔案管理效率[J].黑龍江檔案，2024（05）：57-59.

[3]農冬梅.大數據視域下事業單位人事檔案管理研究[J].黑龍江檔案，2024（04）：268-270.

[4]楊迪.大數據視域下提升事業單位檔案管理效率的路徑研究[J].黑龍江檔案，2024（04）：

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[5]孫述剛.大數據背景下事業單位人事檔案管理模式創新研究[J].蘭臺內外，2024（09）：41-43.

（作者簡介：李燕君，女，本科，昭通公路局，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）