筆談：江蘇企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新探索

主持人語：企業(yè)檔案全方位反映了企業(yè)活動(dòng)，是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源。近年來，江蘇檔案部門不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，深入思考推動(dòng)企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)踐路徑，從制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、夯實(shí)制度基礎(chǔ)、變革發(fā)展方式、強(qiáng)化內(nèi)容創(chuàng)新等多個(gè)維度出發(fā)，積極打造覆蓋多行業(yè)、多領(lǐng)域的江蘇企業(yè)檔案工作新范式，以切實(shí)舉措助力企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，以企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展推動(dòng)全省檔案工作數(shù)智轉(zhuǎn)型，為中國式現(xiàn)代化江蘇實(shí)踐貢獻(xiàn)江蘇檔案智慧。

蔣守國：

企業(yè)檔案工作是最具創(chuàng)新活力的檔案工作領(lǐng)域。近年來，江蘇檔案部門從優(yōu)化營商環(huán)境、激活市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、助力改革發(fā)展等維度不斷推進(jìn)企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，以改革創(chuàng)新為立足點(diǎn)，在健全企業(yè)檔案工作體制機(jī)制、轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)、提升工作質(zhì)效等方面不斷探索實(shí)踐，系統(tǒng)、有效地推動(dòng)企業(yè)檔案工作從被動(dòng)合規(guī)向主動(dòng)治理，從傳統(tǒng)管理向數(shù)字智能，從資源保管向價(jià)值創(chuàng)造轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作質(zhì)效的整體躍升。省屬企業(yè)檔案工作規(guī)范化水平不斷深化，并成為推動(dòng)全省檔案工作信息化轉(zhuǎn)型的主力軍、探路人；民營企業(yè)以企業(yè)需求為導(dǎo)向的標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作模式正在加速形成。

1推動(dòng)制度建設(shè)變革，探索具有江蘇特色的企業(yè)檔案監(jiān)管模式

以健全機(jī)制為途徑暢通服務(wù)渠道。將省屬企業(yè)全部納入檔案工作協(xié)作組成員單位，分別建立了央企駐蘇企業(yè)、省屬企業(yè)檔案工作協(xié)作組，通過主動(dòng)上門服務(wù)，組織協(xié)作組跨行業(yè)、跨企業(yè)業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，不斷規(guī)范企業(yè)檔案業(yè)務(wù)，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。積極推動(dòng)各級(jí)機(jī)關(guān)單位建好企業(yè)檔案工作共同體，與發(fā)改、交通、國資等行業(yè)主管部門建立溝通機(jī)制，在做好企業(yè)檔案工作調(diào)研摸底、制定企業(yè)檔案工作措施標(biāo)準(zhǔn)等方面持續(xù)深化合作。徐州市檔案館建立市屬國企檔案工作聯(lián)盟，成立民營企業(yè)檔案工作協(xié)作組，通過固化企業(yè)檔案工作組織，讓企業(yè)檔案部門有人可問、有案例可循。

以培育人才為抓手夯實(shí)工作基石。常態(tài)化開展多層次、多形式的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升企業(yè)檔案從業(yè)人員的理論水平和工作技能。加強(qiáng)企業(yè)檔案人才培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)企業(yè)檔案從業(yè)人員參加全省檔案專業(yè)人員職業(yè)能力競(jìng)賽、檔案專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定，將符合條件、技術(shù)過硬的企業(yè)檔案從業(yè)人員納入各級(jí)各類檔案專家?guī)欤e蓄企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展人才力量。

以合規(guī)管理為核心強(qiáng)化督促檢查。將企業(yè)納入全省各級(jí)檔案執(zhí)法檢查工作范圍，提出明確的企業(yè)檔案工作合規(guī)要求，使檔案工作成為企業(yè)管理的“硬約束”。在2024年進(jìn)行的江蘇省級(jí)機(jī)關(guān)監(jiān)督檢查評(píng)價(jià)工作中，17家企業(yè)被列人檢查名單，工作組將在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題以公函方式逐一反饋被檢企業(yè)，并要求限期整改到位，2025年將對(duì)各企業(yè)的整改完成情況進(jìn)行“回頭看”，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督檢查工作閉環(huán)管理。

2推動(dòng)服務(wù)理念變革，助力企業(yè)檔案工作問題化解

以轉(zhuǎn)變作風(fēng)為突破優(yōu)化服務(wù)形式。近年來，江蘇檔案部門積極推動(dòng)企業(yè)探索服務(wù)方式變革，搭建前端服務(wù)、過程跟進(jìn)、后端研究、重點(diǎn)研判的服務(wù)工作格局。省、各設(shè)區(qū)市不定期召開企業(yè)檔案工作會(huì)議，部署企業(yè)檔案工作具體內(nèi)容，并針對(duì)企業(yè)檔案工作的難點(diǎn)、痛點(diǎn)、堵點(diǎn)問題，集中提供解決方案。省檔案館密切關(guān)注省屬企業(yè)發(fā)展動(dòng)向和熱點(diǎn)，對(duì)匯鴻國際集團(tuán)整體納人蘇豪集團(tuán)后的檔案管理模式提出建議；針對(duì)國信集團(tuán)提升核心資產(chǎn)運(yùn)營效率之需，組建了我省第一個(gè)企業(yè)集團(tuán)檔案工作協(xié)作組。南京市檔案館按年度召開駐寧大企業(yè)檔案工作座談會(huì)，并將5、6月份定為民營企業(yè)服務(wù)月，抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干組成3個(gè)小組，為20多家民企開展上門服務(wù)。蘇州市檔案館編制《企業(yè)檔案服務(wù)清單》，提供“點(diǎn)單式”檔案服務(wù)，涵蓋制度設(shè)計(jì)、人才培訓(xùn)、信息化實(shí)施方案等模塊

以目標(biāo)規(guī)劃為基準(zhǔn)強(qiáng)化戰(zhàn)略認(rèn)知。在江蘇“十四五”全省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，明確提出規(guī)范非國有企業(yè)檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)各門類檔案統(tǒng)一管理，推進(jìn)企業(yè)電子文件單套制歸檔從OA系統(tǒng)向會(huì)計(jì)系統(tǒng)、工程技術(shù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等拓展。堅(jiān)持將企業(yè)檔案工作納入全省年度檔案工作計(jì)劃，不斷提升企業(yè)檔案工作重要性認(rèn)知。針對(duì)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控與合規(guī)管理要求，對(duì)江蘇銀行檔案中心、華泰證券檔案中心、泰州大橋檔案館建設(shè)等項(xiàng)目，采用向企業(yè)法務(wù)部提供書面咨詢報(bào)告的方式，結(jié)合行業(yè)發(fā)展情況提出專業(yè)指導(dǎo)意見。2025年，“老字號(hào)企業(yè)檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫”建設(shè)被列入《2025年江蘇省長(zhǎng)三角地區(qū)檔案工作協(xié)同合作事項(xiàng)任務(wù)清單》。蘇州市檔案館不斷探索助企惠企新舉措，向市政協(xié)提出《關(guān)于加強(qiáng)市屬國有企業(yè)檔案工作的建議》提案并獲立案。

以發(fā)展需求為方向深化理論探索。企業(yè)檔案工作的實(shí)踐需要科學(xué)理論的支撐。將企業(yè)檔案工作發(fā)展情況作為《檔案工作服務(wù)保障新質(zhì)生產(chǎn)力發(fā)展的理論邏輯與實(shí)踐路徑一以江蘇為例》課題中的重要研究?jī)?nèi)容，申報(bào)國家檔案局科技項(xiàng)目并獲立項(xiàng)，目前已實(shí)地調(diào)研省內(nèi)南瑞集團(tuán)、江蘇奧克、揚(yáng)杰科技等高精尖企業(yè)和“專精特新”中小企業(yè)，并面向全省各級(jí)檔案主管部門、各類型企業(yè)發(fā)放調(diào)查問卷，把企業(yè)檔案工作整體情況和對(duì)檔案工作的需求方向作為調(diào)研的重點(diǎn)，為后期分析企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀、推動(dòng)企業(yè)檔案工作開展提供問題參照和數(shù)據(jù)支撐。

3推動(dòng)指導(dǎo)內(nèi)容變革，激發(fā)企業(yè)檔案工作內(nèi)生活力

以業(yè)務(wù)范圍為框架規(guī)范檔案資源建設(shè)。全面推動(dòng)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的貫徹實(shí)施并進(jìn)行拓展，指導(dǎo)企業(yè)根據(jù)其戰(zhàn)略、市場(chǎng)、業(yè)務(wù)、資本及管理內(nèi)容的變化及時(shí)修訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。為加強(qiáng)企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理，將省屬企業(yè)列為檔案接收進(jìn)館單位，督促各省屬企業(yè)做好“三合一”制度編制工作，印發(fā)《省級(jí)機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案移交與接收進(jìn)館規(guī)范》通知，從源頭上加強(qiáng)企業(yè)檔案資源質(zhì)量管控。

以重點(diǎn)領(lǐng)域?yàn)闃影寮訌?qiáng)示范引領(lǐng)。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)集聚的開發(fā)區(qū)檔案工作指導(dǎo)，聯(lián)合省商務(wù)廳先后開展了全省開發(fā)區(qū)檔案工作調(diào)研、全省開發(fā)區(qū)檔案工作會(huì)議、全省開發(fā)區(qū)檔案工作座談會(huì)，印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)全省開發(fā)區(qū)檔案工作的意見》《江蘇省開發(fā)區(qū)管委會(huì)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限基本參考表》《關(guān)于推進(jìn)全省開發(fā)區(qū)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的通知》等文件，編印《開發(fā)區(qū)檔案工作文件匯編》，從制度層面夯實(shí)開發(fā)區(qū)檔案工作規(guī)范，為開發(fā)區(qū)檔案工作提供科學(xué)指引，為非園區(qū)企業(yè)檔案工作提供參照。

以標(biāo)準(zhǔn)保障為基礎(chǔ)夯實(shí)業(yè)務(wù)根基。不斷加強(qiáng)專業(yè)領(lǐng)域檔案規(guī)范制定工作，指導(dǎo)并參與制定《高速公路建設(shè)、營運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案綜合管理指南》，申報(bào)江蘇地方標(biāo)準(zhǔn)；參與制定《壓縮空氣儲(chǔ)能建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》《電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范》；與江蘇省鐵路集團(tuán)合作出臺(tái)《江蘇省鐵路集團(tuán)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，聯(lián)合省交通廳印發(fā)《江蘇省航道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，參與修訂《江蘇省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，不斷規(guī)范各行業(yè)各領(lǐng)域檔案工作流程。

4推動(dòng)管理方式變革，促進(jìn)企業(yè)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型

不斷探索電子檔案單套制管理方式。針對(duì)企業(yè)檔案數(shù)智化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，江蘇積極推動(dòng)企業(yè)檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式向電子文件歸檔和電子檔案管理模式轉(zhuǎn)型，完成江蘇核電有限公司供應(yīng)鏈商務(wù)合同管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)電子文件在線歸檔，無錫地鐵集團(tuán)工程管理系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理，中電科14所產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）電子文件歸檔和電子檔案管理，常州市軌道交通建設(shè)工程與質(zhì)量管理融合平臺(tái)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作。認(rèn)真抓好企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）國家試點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工作，目前，江蘇交通控股有限公司、新盛集團(tuán)、無錫地鐵集團(tuán)3家試點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目已經(jīng)順利通過驗(yàn)收，雨潤集團(tuán)、南水北調(diào)東線江蘇水源公司、南京地鐵集團(tuán)等試點(diǎn)項(xiàng)目正在積極推進(jìn)中。

大力開展電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔推廣應(yīng)用工作。為進(jìn)一步貫徹落實(shí)綠色發(fā)展理念，助力企業(yè)降低交易成本，推進(jìn)“放管服”改革，將電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔工作列入2024年全省改革任務(wù)事項(xiàng)，在全省廣泛開展試點(diǎn)推廣應(yīng)用工作。2025年，印發(fā)《關(guān)于報(bào)送電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔推廣應(yīng)用試點(diǎn)單位的通知》，在全省確定了14家建設(shè)意向單位。截至目前，已聯(lián)合省、市兩級(jí)財(cái)政、商務(wù)、稅務(wù)等部門，完成華設(shè)檢測(cè)科技有限公司、蘇交科集團(tuán)股份有限公司、徐工集團(tuán)工程機(jī)械股份有限公司、東吳證券股份有限公司、好孩子兒童用品有限公司試點(diǎn)驗(yàn)收工作。

全面啟動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是新形勢(shì)下檔案工作的必然要求，是檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略的重要內(nèi)容。2025年，江蘇省檔案局、省檔案館依據(jù)國家檔案局印發(fā)的有關(guān)文件，出臺(tái)《關(guān)于推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的通知》積極把企業(yè)納入數(shù)字檔案室建設(shè)工作范圍，明確建設(shè)指標(biāo)，鼓勵(lì)、引導(dǎo)企業(yè)依托數(shù)字檔案室建設(shè)全面提升檔案工作現(xiàn)代化水平。

何三燕，干泉：

企業(yè)通過完善制度、強(qiáng)健隊(duì)伍、規(guī)范流程等方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：在制度規(guī)范上，完善檔案管理制度，明晰權(quán)責(zé)、明確措施。在隊(duì)伍規(guī)范上，配備專業(yè)檔案人員，提升隊(duì)伍水平，建立激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才。在業(yè)務(wù)流程規(guī)范上，從項(xiàng)目資料的形成源頭抓起，強(qiáng)化檔案意識(shí)，加強(qiáng)項(xiàng)目資料過程管控，提高檔案利用率，幫助企業(yè)規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。（以下簡(jiǎn)稱“公司”）以“項(xiàng)目建設(shè)需求”為著力點(diǎn)，在五峰山項(xiàng)目中，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，探索出施工企業(yè)檔案規(guī)范化管理道路。

1施工企業(yè)檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

第一，做好統(tǒng)籌規(guī)劃。在五峰山項(xiàng)目中，公司將檔案工作納人項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備和人員配備等方面給予保證。建立健全內(nèi)部工作制度，明確職責(zé)和激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)項(xiàng)目專兼職檔案人員的工作積極性。為了保證工程技術(shù)資料管理工作的有序進(jìn)行，項(xiàng)目部還落實(shí)工作責(zé)任制和過錯(cuò)責(zé)任追究制，確立工作程序、內(nèi)部會(huì)議、工作檢查、工作匯報(bào)和技術(shù)人員輪休工作替代制度；明確技術(shù)資料專人管理，保障工程技術(shù)檔案的連續(xù)性和完整性。

第二，優(yōu)化檔案隊(duì)伍。成立專門檔案隊(duì)伍，并根據(jù)歷年竣工資料收集的經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性地制定五峰山項(xiàng)目檔案工作實(shí)施計(jì)劃，規(guī)范竣工資料收集與整理流程。公司根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模，合理設(shè)置檔案管理部門和工作崗位，各業(yè)務(wù)部門也同步設(shè)置兼職檔案崗位，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)格化、全覆蓋，構(gòu)建橫向協(xié)同、縱向貫通、專兼結(jié)合、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)的檔案隊(duì)伍體系，同時(shí)豐富專業(yè)培訓(xùn)形式，加強(qiáng)檔案人員的知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

第三，推進(jìn)信息化轉(zhuǎn)型。公司致力于以信息化推進(jìn)優(yōu)化項(xiàng)目檔案工作，不斷完善檔案管理的流程體系。五峰山項(xiàng)目以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，為實(shí)現(xiàn)工程資料信息共享，檔案人員根據(jù)實(shí)際工作需求，將相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行打印，有效地提高了檔案管理部門的工作效率。與此同時(shí)，廣泛采用信息化技術(shù)，提升信息檢索效率，有效改善了此前階段工作人員手動(dòng)校對(duì)信息的情況

2企業(yè)檔案規(guī)范化管理實(shí)踐成果

第一，檔案規(guī)范建設(shè)不斷加強(qiáng)。公司依據(jù)國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確定工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料整理方案和檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，做好項(xiàng)目日常檔案的收集、整理工作。同時(shí)也與業(yè)主、地方檔案館、集團(tuán)公司等各單位保持緊密聯(lián)系，集思廣益提出多方認(rèn)可的解決措施和方法，確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的順利開展。加強(qiáng)該建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工后資料質(zhì)量的控制。項(xiàng)目建設(shè)竣工通車后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案整理完畢，通過上級(jí)檔案室組織驗(yàn)收，確保項(xiàng)目檔案資料整理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

第二，檔案實(shí)體安全得到保證。一方面提升檔案整理質(zhì)量。在檔案整理過程中，確保檔案的完整齊全、美觀適用，規(guī)范檔案的收集整理等工作。另一方面確保檔案安全。項(xiàng)目部嚴(yán)守法律底線，通過加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)建設(shè)，采用數(shù)據(jù)追蹤等方式，加強(qiáng)保密管理，嚴(yán)防失泄密風(fēng)險(xiǎn)，

第三，檔案助力企業(yè)提質(zhì)增效。該項(xiàng)目檔案工作費(fèi)用預(yù)估需80余萬元，通過資源整合只用了25萬余元，節(jié)約了 68% 成本，僅用半年時(shí)間就順利完成了6600卷檔案整理移交工作，得到相關(guān)業(yè)主、監(jiān)理及行業(yè)的一致認(rèn)可。實(shí)踐證明，依靠專業(yè)化服務(wù)和質(zhì)量管理、規(guī)范的檔案管理模式，不但節(jié)約了大量成本，還提高了效率，是施工企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要實(shí)踐。

3檔案管理規(guī)范化建設(shè)的深化

第一，全面深化數(shù)字化轉(zhuǎn)型與智慧化管理。適應(yīng)單套制管理要求強(qiáng)化信息化建設(shè)，通過區(qū)塊鏈技術(shù)、安全防護(hù)技術(shù)、數(shù)智技術(shù)等，在確保電子檔案真實(shí)性、完整性、有效性的前提下，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)與安全利用。

第二，全流程標(biāo)準(zhǔn)化與制度體系完善。持續(xù)完善覆蓋全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)體系，制定、更新從文件形成、歸檔、保管到銷毀的全流程標(biāo)準(zhǔn)，尤其要強(qiáng)化電子檔案管理，如元數(shù)據(jù)、安全檢測(cè)等。按照國家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)修訂配套的制度，特別是針對(duì)境外項(xiàng)目檔案、資產(chǎn)權(quán)屬檔案等，以制度完善助推各項(xiàng)工作有序開展。

第三，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)與開放共享。在做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上，不斷挖掘檔案潛藏價(jià)值，通過采用AI大數(shù)據(jù)分析挖掘檔案“金礦”，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫，推動(dòng)檔案“活起來”。依托企業(yè)檔案云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門的檔案共享利用，打破檔案“孤島”，貫通檔案系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全數(shù)據(jù)鏈檔案云共享。

郭宇，蔣琰：

先聲藥業(yè)集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“先聲藥業(yè)”）針對(duì)檔案管理體系不完善、信息化滯后等問題，創(chuàng)新推出了檔案全生命周期規(guī)范化管理模式，通過流程重塑、標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建和技術(shù)賦能，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從分散式到系統(tǒng)化、從傳統(tǒng)模式到數(shù)字生態(tài)的跨越，2021年獲評(píng)“南京市三星級(jí)檔案室”，2023年升級(jí)為“江蘇省示范檔案室”，成為省內(nèi)制藥行業(yè)檔案管理標(biāo)桿企業(yè)。

1全生命周期管理的構(gòu)建背景與核心架構(gòu)

先聲藥業(yè)作為從仿制藥轉(zhuǎn)型至創(chuàng)新藥的標(biāo)桿企業(yè)，其檔案管理工作曾長(zhǎng)期受困于多重挑戰(zhàn)：組織架構(gòu)調(diào)整帶來的管理斷層、經(jīng)營成本控制下的資源不足以及從創(chuàng)業(yè)初期延續(xù)的分散式管理模式，導(dǎo)致檔案收集不及時(shí)、分類不清晰、利用效率低下。特別是在轉(zhuǎn)型創(chuàng)新藥企后，傳統(tǒng)管理模式已無法滿足研發(fā)項(xiàng)目全周期留痕、上市核查等要求。基于此，先聲藥業(yè)提出了“全生命周期”的管理理念，構(gòu)建了覆蓋“移交一整理一保管一利用一鑒定—銷毀”六大環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化閉環(huán)體系，確保檔案始終處于受控狀態(tài)，構(gòu)建了多維度分類標(biāo)準(zhǔn)、信息化設(shè)施、“八防”標(biāo)準(zhǔn)三項(xiàng)核心架構(gòu)。

第一，建立多維度分類標(biāo)準(zhǔn)。突破傳統(tǒng)按部門或時(shí)間分類的單一模式，構(gòu)建了包含綜合管理類（合同、業(yè)務(wù)檔案）財(cái)會(huì)檔案（票據(jù)憑證全流程）人事檔案（紙電雙軌）科研檔案（項(xiàng)目全周期材料）藝術(shù)品檔案（中醫(yī)藥歷史器具）在內(nèi)的五大類檔案分類體系。以科研檔案為例，將檔案內(nèi)容細(xì)化到項(xiàng)目申請(qǐng)、實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)圖譜等12個(gè)維度，確保每份檔案都有精準(zhǔn)的“數(shù)字坐標(biāo)”。

第二，重構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施。投人專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)引人“光典檔案管理系統(tǒng)”，配套建設(shè)電子檔案管理全鏈條體系。該系統(tǒng)具備三大核心功能：一是全文電子化與目錄電子化雙軌管理，實(shí)現(xiàn)15萬冊(cè)綜合檔案、2.6萬卷人事檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)；二是密級(jí)管控體系，根據(jù)檔案敏感程度設(shè)置公開、秘密、絕密三級(jí)權(quán)限；三是智能檢索模塊，支持關(guān)鍵詞、時(shí)間、類別等多維度快速檢索，平均檢索響應(yīng)時(shí)間控制在5秒以內(nèi)。

第三，立體化落地“八防”標(biāo)準(zhǔn)。檔案庫房嚴(yán)格按照“八防”要求建設(shè)。硬件配置上，安裝七氟丙烷氣體滅火裝置、漏水報(bào)警器、智能溫濕度調(diào)控系統(tǒng)（溫度控制在14— 24^°C ，濕度 40%-60% ），使用樟木條與環(huán)保殺蟲劑結(jié)合的防蟲方案；管理流程上，實(shí)行“每日庫房巡檢 + 每月物業(yè)與EHS聯(lián)合檢查”制度，建立設(shè)備維護(hù)電子臺(tái)賬，確保防護(hù)措施無死角。

2標(biāo)準(zhǔn)化流程的落地實(shí)施與創(chuàng)新亮點(diǎn)

第一，全流程閉環(huán)管理的標(biāo)準(zhǔn)化操作。將檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都固化為可復(fù)制的標(biāo)準(zhǔn)流程，其中最具創(chuàng)新性的是“月度歸檔日”制度與“三審三校”整理機(jī)制。將每月9日定為企業(yè)統(tǒng)一歸檔日，各部門兼職檔案管理員需要在當(dāng)日完成三項(xiàng)工作：按《歸檔范圍清單》收集當(dāng)月產(chǎn)生的檔案，使用統(tǒng)一模板進(jìn)行整理編目，通過OA系統(tǒng)提交《檔案移交清單》。以財(cái)會(huì)部門為例，每月需要移交的票據(jù)憑證按“日期一科目一金額”三級(jí)分類，附電子臺(tái)賬與原始憑證掃描件，確保賬實(shí)相符。檔案服務(wù)中心接收時(shí)執(zhí)行“三審三校”，即初審?fù)暾裕ㄈ表摗⑵茡p檢查）二審分類準(zhǔn)確性（是否歸入正確類目）三審電子檔案清晰度（掃描件分辨率不低于300dpi ），校對(duì)目錄與實(shí)物一致性、密級(jí)標(biāo)注準(zhǔn)確性、電子檔案存儲(chǔ)規(guī)范性，每個(gè)環(huán)節(jié)均需要雙人復(fù)核簽字。

第二，全生命周期各環(huán)節(jié)的創(chuàng)新舉措。一是開發(fā)“檔案預(yù)歸檔”模塊。各部門可在系統(tǒng)中提前錄入檔案，生成預(yù)歸檔編號(hào)，避免正式移交時(shí)的重復(fù)勞動(dòng)。科研部門在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)即生成專屬文件編號(hào)，貫穿研發(fā)、實(shí)驗(yàn)、申報(bào)全流程，確保資料零遺漏。二是引入“檔案健康度”評(píng)估體系。對(duì)紙質(zhì)檔案每季度進(jìn)行一次完整性檢查，重點(diǎn)關(guān)注蟲蛀、霉變、字跡褪色等問題；電子檔案實(shí)行“雙機(jī)備份 ^?+ 異地存儲(chǔ)”，每周進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，確保數(shù)據(jù)安全達(dá)等保三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。三是采用“檔案利用分級(jí)授權(quán)”審批流程。針對(duì)不同密級(jí)檔案的檔案利用活動(dòng)設(shè)定不同的審批流程，普通檔案可在線申請(qǐng)查閱電子版；絕密檔案需通過“線上審批 + 線下登記”雙流程，在監(jiān)控室現(xiàn)場(chǎng)查閱，在保障檔案數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，進(jìn)一步提升檔案利用的便利性。四是創(chuàng)新“檔案查閱場(chǎng)景化服務(wù)”模式。針對(duì)特殊業(yè)務(wù)場(chǎng)景優(yōu)化檔案查閱流程，提供專用場(chǎng)景的定制化檔案查閱服務(wù)。為審計(jì)部門開通財(cái)會(huì)檔案批量查詢權(quán)限，為研發(fā)團(tuán)隊(duì)建立科研檔案“快速通道”。五是成立由高管、審計(jì)、法務(wù)、檔案專家組成的鑒定小組，每?jī)赡觊_展一次檔案鑒定工作。采用“價(jià)值評(píng)估矩陣”，從業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度、法律留存期、知識(shí)價(jià)值三個(gè)維度打分，對(duì)超過保管期限的檔案嚴(yán)格按照“鑒定一審批一銷毀一備案”四步流程處理。

3規(guī)范化管理帶來的顯著成效

第一，檔案資源體系的全面完善。通過全生命周期管理，先聲藥業(yè)檔案資源實(shí)現(xiàn)了“量質(zhì)齊升”。館藏綜合管理類、科研類、基建類檔案達(dá)15萬卷（冊(cè)），人事檔案2.6萬卷，較2016年（轉(zhuǎn)型初期）增長(zhǎng) 210% 。檔案完整性得到顯著提升，科研檔案歸檔率從 75% 提升至 99.8% ，特別是創(chuàng)新藥研發(fā)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)“項(xiàng)目結(jié)題即檔案驗(yàn)收”的目標(biāo)。檔案分類準(zhǔn)確率達(dá) 98.6% ，電子檔案全文覆蓋率 100% ，構(gòu)建起覆蓋企業(yè)30年發(fā)展歷程的完整記憶庫。

第二，服務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)展的核心價(jià)值。檔案管理從后臺(tái)支持職能轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)賦能工具，在多個(gè)關(guān)鍵場(chǎng)景中發(fā)揮決定性作用。在科研創(chuàng)新支撐方面，在先諾欣（首款國產(chǎn)抗新冠創(chuàng)新藥）上市過程中，檔案服務(wù)中心3天內(nèi)完成400多項(xiàng)研發(fā)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)梳理與合規(guī)性審核，為國家藥監(jiān)局現(xiàn)場(chǎng)核查提供了完整證據(jù)鏈，助力藥品快速獲批上市。近三年，科研檔案在15個(gè)一類新藥申報(bào)、28項(xiàng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)認(rèn)定中發(fā)揮關(guān)鍵作用。在助力經(jīng)營管理方面，年均支持8.4萬份會(huì)計(jì)憑證查閱，在年度審計(jì)、稅務(wù)稽查、歷史賬務(wù)核查中，平均為每個(gè)項(xiàng)目節(jié)省2—3工作日。綜合管理類檔案在港交所上市、股權(quán)融資等重大事項(xiàng)中，快速提供公司章程、審計(jì)報(bào)告、法律意見書等核心文件，確保合規(guī)性審核順利通過。在優(yōu)化人事服務(wù)方面，人事檔案實(shí)現(xiàn)“紙電雙檔”管理，為1000多位退休人員辦理社保、退休手續(xù)提供證明材料，年均處理人事糾紛檔案查詢242人次，證據(jù)采信率 100% 。

4未來發(fā)展規(guī)劃

未來先聲藥業(yè)將重點(diǎn)推進(jìn)三項(xiàng)工作：第一，檔案管理的智能化升級(jí)。計(jì)劃建設(shè)“智慧檔案管理平臺(tái)”，引入AI技術(shù)實(shí)現(xiàn)三大突破：一是智能分類，通過OCR識(shí)別與機(jī)器學(xué)習(xí)，大幅提升檔案分類效率，差錯(cuò)率降至 0.1% 以下；二是知識(shí)圖譜構(gòu)建，形成“藥物靶點(diǎn)一研發(fā)路徑一臨床試驗(yàn)一上市審批”的知識(shí)關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，為新藥研發(fā)提供決策支持；三是區(qū)塊鏈存證，對(duì)重要電子檔案進(jìn)行區(qū)塊鏈固化，確保數(shù)據(jù)不可篡改，提升司法證據(jù)效力。第二，檔案價(jià)值的深度挖掘。組建跨部門的“檔案知識(shí)管理小組”，重點(diǎn)開展兩項(xiàng)工作：一是建立“企業(yè)記憶數(shù)據(jù)庫”，從歷史檔案中提煉創(chuàng)業(yè)故事、重大決策背后的邏輯，形成《先聲口述史》《創(chuàng)新藥研發(fā)里程碑》等文化產(chǎn)品，助力企業(yè)文化建設(shè)；二是開發(fā)“檔案數(shù)據(jù)看板”，對(duì)財(cái)會(huì)、科研、人事等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化分析，生成“研發(fā)投入一成果轉(zhuǎn)化”“人力成本一效能產(chǎn)出”等分析模型，為管理層提供數(shù)據(jù)支持。第三，檔案服務(wù)的生態(tài)化拓展。探索“檔案 + ”服務(wù)模式，重點(diǎn)拓展三個(gè)場(chǎng)景：一是“檔案 + 合規(guī)”，與法務(wù)部門合作建立“合同檔案智能審查”系統(tǒng)，自動(dòng)識(shí)別合同條款中的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；二是“檔案 + 培訓(xùn)”，將歷史項(xiàng)目檔案轉(zhuǎn)化為培訓(xùn)案例庫，為新員工提供沉浸式學(xué)習(xí)素材；三是“檔案 + 供應(yīng)鏈”，與供應(yīng)商、合作伙伴共享部分非敏感檔案，建立供應(yīng)鏈協(xié)同檔案管理機(jī)制，提升產(chǎn)業(yè)鏈合規(guī)性。

齊洪波，王龍：

作為國內(nèi)四大民營煉化企業(yè)之一，江蘇盛虹石化產(chǎn)業(yè)集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“盛虹石化”）業(yè)務(wù)版圖橫跨原油加工、高端新材料、新能源等多個(gè)領(lǐng)域，年產(chǎn)生超4萬卷（冊(cè)）檔案，覆蓋研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等12大類核心業(yè)務(wù)場(chǎng)景。面對(duì)跨區(qū)域管理分散、數(shù)據(jù)孤島割裂、重復(fù)建設(shè)耗能等現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)，盛虹石化在省市檔案館的專業(yè)指導(dǎo)下，創(chuàng)新構(gòu)建“治理一資源一利用一安全”四維治理模式，通過系統(tǒng)化的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)從“被動(dòng)合規(guī)響應(yīng)”向“主動(dòng)價(jià)值創(chuàng)造”的躍升，有效提升企業(yè)戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)力與風(fēng)險(xiǎn)防控能力，形成“管理標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)共享化、人才互通化”的區(qū)域檔案管理生態(tài)。

1重構(gòu)科學(xué)管控架構(gòu)，提升協(xié)同效能

第一，三級(jí)管控體系破局責(zé)權(quán)模糊。建立“集團(tuán)一區(qū)域—專業(yè)”三級(jí)垂直管理網(wǎng)絡(luò)。檔案中心統(tǒng)籌戰(zhàn)略決策，4大區(qū)域中心負(fù)責(zé)屬地執(zhí)行，34個(gè)事業(yè)部檔案室落地操作，形成“1小時(shí)響應(yīng)圈”，層級(jí)溝通效率提升 30% 。配套制定《檔案管理權(quán)責(zé)清單》，明確從文件形成到歸檔的全流程責(zé)任主體，有效提升了跨部門協(xié)作效率。

第二，流程再造推動(dòng)管理效能躍升。梳理優(yōu)化檔案管理全流程，消除檔案整理重復(fù)環(huán)節(jié)3項(xiàng)，歸檔周期從15天縮短至10天，實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)辦結(jié)即歸檔”的主動(dòng)管理模式。推行“前端收集歸業(yè)務(wù)、后端治理歸檔案”的專業(yè)分工機(jī)制，業(yè)務(wù)部門聚焦文件源頭質(zhì)量把控，檔案部門專注分類整理與安全管控，使歸檔完整率從 78% 提升至 93% ，準(zhǔn)確率從72% 提升至 97% 。

第三，人才梯隊(duì)構(gòu)建專業(yè)支撐。構(gòu)建包含18項(xiàng)核心指標(biāo)的崗位勝任力模型，通過“理論考核 + 實(shí)操模擬 + 戰(zhàn)略推演”三維競(jìng)聘機(jī)制，精簡(jiǎn) 33% 冗余崗位，組建專業(yè)化團(tuán)隊(duì)。目前團(tuán)隊(duì)中具備檔案管理與信息技術(shù)雙背景的復(fù)合型人才占比達(dá) 65% 。

2構(gòu)建全量數(shù)據(jù)基座，釋放資產(chǎn)價(jià)值

第一，制度標(biāo)準(zhǔn)奠定治理根基。制定《檔案管理制度》《電子檔案管理規(guī)范》等8項(xiàng)核心制度，配套15套標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，細(xì)化622項(xiàng)歸檔范圍與55項(xiàng)工作表單，實(shí)現(xiàn)從文件形成到永久保存的全生命周期標(biāo)準(zhǔn)化管理

第二，雙軌資源庫實(shí)現(xiàn)全產(chǎn)業(yè)鏈覆蓋。打造“基礎(chǔ)檔案 + 特色專題”雙軌資源體系。在常規(guī)文書檔案基礎(chǔ)上，新增生產(chǎn)技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、聲像資料等6類專業(yè)檔案，建成覆蓋原油加工、新材料研發(fā)等全產(chǎn)業(yè)鏈的資源庫，實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全景化留存。

第三，智能設(shè)施升級(jí)強(qiáng)化物理載體保障。2024年完成2個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房建造，總面積 1005m² 。按功能劃分為接收整理區(qū)、檔案保管區(qū)、查閱服務(wù)區(qū)，并已完成智能化庫房改造升級(jí)，配置溫濕度監(jiān)測(cè)與調(diào)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、空氣凈化和安全防護(hù)設(shè)備等，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的精準(zhǔn)管理與安全存儲(chǔ)。

3數(shù)智技術(shù)深度賦能，驅(qū)動(dòng)價(jià)值轉(zhuǎn)化

第一，數(shù)字化轉(zhuǎn)型激活檔案價(jià)值。通過OCR識(shí)別、元數(shù)據(jù)標(biāo)引等技術(shù)，將十余年沉淀的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，數(shù)字化率達(dá) 95% 以上。采用AI聚類算法對(duì)碎片化數(shù)據(jù)進(jìn)行主題關(guān)聯(lián)，形成可檢索、可分析的知識(shí)圖譜，使歷史檔案從“沉睡資源”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎顢?shù)據(jù)資產(chǎn)”

第二，智能應(yīng)用提升服務(wù)效能。升級(jí)檔案管理系統(tǒng)為智能服務(wù)平臺(tái)。查檔平均時(shí)間從8小時(shí)縮短至2小時(shí)；開通“檔案智能客服”，通過DeepSeek-R1文檔分析引擎，實(shí)現(xiàn)研發(fā)工藝、設(shè)備參數(shù)等專業(yè)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)檢索與智能推送。在項(xiàng)目招投標(biāo)場(chǎng)景中，該平臺(tái)可自動(dòng)關(guān)聯(lián)類似項(xiàng)目文檔，為商務(wù)報(bào)價(jià)提供歷史數(shù)據(jù)支撐，助力企業(yè)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

第三，電子檔案單套制突破。以電子合同在線歸檔為試點(diǎn)，打通“簽署一存證一歸檔”全線上鏈條。通過嵌入電子簽名時(shí)間戳、區(qū)塊鏈哈希值等法律要素，形成87項(xiàng)核心元數(shù)據(jù)集；利用HTTP（S）接口實(shí)現(xiàn)“簽署即歸檔”，自動(dòng)化流程減少 25% 人工操作，年均節(jié)省紙張33萬張、管理成本35萬元。該模式已拓展至采購訂單、技術(shù)協(xié)議等業(yè)務(wù)場(chǎng)景，為企業(yè)數(shù)字化運(yùn)營降本增效。

4立體防護(hù)筑牢防線，保障檔案安全

第一，線下實(shí)體安全防護(hù)升級(jí)。對(duì)實(shí)體庫房實(shí)施“三防”改造。部署防爆墻、防火防盜門；配置恒溫恒濕調(diào)控、空氣凈化系統(tǒng)；采用“指紋 ⁺ 人臉識(shí)別”雙重驗(yàn)證，結(jié)合24小時(shí)視頻監(jiān)控與紅外報(bào)警裝置，構(gòu)建物理空間的安全屏障。

第二，線上數(shù)據(jù)安全多重保障。構(gòu)建數(shù)字檔案“金鐘罩”體系。傳輸層采用國密算法加密，存儲(chǔ)層部署分布式存儲(chǔ)與異地容災(zāi)系統(tǒng)，應(yīng)用層通過防火墻、人侵檢測(cè)系統(tǒng)抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊；建立“分級(jí)授權(quán) ?⁺ 操作留痕”機(jī)制，所有操作生成不可篡改的審計(jì)日志，確保數(shù)字檔案的機(jī)密性、完整性和可用性。

第三，管理機(jī)制形成安全閉環(huán)。制定《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》《數(shù)據(jù)泄露處置流程》等制度，每季度開展一次全員安全培訓(xùn)與應(yīng)急演練。通過“人防（安全專員） + 物防（硬件設(shè)施） + 技防（安全系統(tǒng)） + 制防（管理制度）”四防合一模式，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的全流程可控。

盛虹石化通過“治理—資源—利用一安全”四維治理模式的系統(tǒng)構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作從行政輔助職能向戰(zhàn)略支撐單元的轉(zhuǎn)型。未來，企業(yè)將持續(xù)深化“數(shù)智賦能”理念，以“四維治理”模式為基石，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為動(dòng)力，持續(xù)推動(dòng)檔案管理向智能化、服務(wù)化、戰(zhàn)略化方向發(fā)展。

（責(zé)任編輯：劉鴻浩 張 帆）