論“工作專班”如何歸集“兩類檔案”

摘 要：為全面記錄留存新時代的偉大奮斗歷史，我國對在脫貧攻堅和疫情防控中形成的“兩類檔案”高度重視，尤其是對新冠肺炎疫情防控檔案的及時有效歸集作出了系列部署，向世界宣傳了中國的抗疫經(jīng)驗和重大成果。“工作專班”在特殊時期、特定環(huán)境和特殊狀態(tài)下表現(xiàn)出的較高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力起到了關(guān)鍵作用。文章通過探索“工作專班”在非正常狀態(tài)下如何加強“兩類檔案”特別是疫情防控檔案的收集和歸檔，旨在提升政府和社會對突發(fā)公共事件的處置能力，使檔案工作的社會化服務(wù)功能得到更好的體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案歸集；“兩類檔案”；工作專班

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

2024年1月，國務(wù)院第772號令頒布了《中華人民共和國檔案法實施條例》，作為《檔案法》的配套行政法規(guī)，《實施條例》對如何貫徹實施好《檔案法》，加強檔案的收集、保管和利用，進一步維護國家檔案資源安全以及服務(wù)改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)等方面發(fā)揮了積極的指導(dǎo)作用。《實施條例》對近年來脫貧攻堅和疫情防控“兩類檔案”的歸集工作作出了更深層次的要求，深刻回答了新時代檔案工作“怎么看、怎么做、怎么管”的重大問題。

近年來，“工作專班”頻繁進入公眾視野，許多黨委、政府層面的重大部署、重點工作和特定任務(wù)都是以成立“工作專班”的形式以加快推進專項工作落實。“專班”一詞最早來源于教育系統(tǒng)，后引入政府治理領(lǐng)域，直面的理解就是因?qū)ｍ椆ぷ鞯钠鹗级O(shè)立或撤銷。俗話說，“專班”不專，工作白干。工作專班作為一種較為精干的團隊組織結(jié)構(gòu)，能夠明晰目標，發(fā)揮集思廣益、統(tǒng)籌聯(lián)動的優(yōu)勢，凝聚力量，聚焦一點，破冰前行，其成效是顯而易見的。但由于工作專班大多為臨時機構(gòu)，人員流轉(zhuǎn)較為頻繁。因此，對于專項工作中形成的重要材料，往往缺乏一套系統(tǒng)的收集歸檔流程。文章以筆者曾掛職的廣西南寧市新冠肺炎疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“工作專班”）檔案工作為例，實踐探索新時期“兩類檔案”如何歸集，回應(yīng)時代檔案發(fā)展之聲。

一、“工作專班”收集“兩類檔案”的薄弱環(huán)節(jié)

1.機構(gòu)涉及面廣，資料分散

疫情防控工作是一項上下聯(lián)動的系統(tǒng)工程，相關(guān)部門和社會主體參與度高，各項工作互有交叉，因工作專班的臨時組建性，檔案資料分散在社會各領(lǐng)域和機構(gòu)之中，涉及的面較廣。2020年初爆發(fā)新冠肺炎疫情之際，南寧市委、市政府在疫情防控高壓態(tài)勢下成立了南寧市新冠肺炎疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立之初僅有8個工作組，隨著疫情的不斷發(fā)展變化和工作要求，擴增至24個工作組和工作專班，各縣（市、區(qū)）、開發(fā)區(qū)均設(shè)轄區(qū)指揮部，涉及的部門包括了衛(wèi)健、公安、工信、商務(wù)、財務(wù)、宣傳、教育及政法等二十余個。涉及的領(lǐng)域和機構(gòu)之多、范圍之廣、影響之深均前所未有，既是“條塊式”管理，又存在交叉重疊，形成的材料既有官方的抗疫文件，也有非官方的抗疫紀實；既有結(jié)構(gòu)化的文件資料，也有非結(jié)構(gòu)化的信息和數(shù)據(jù)，主要涵蓋了綜合文稿類、醫(yī)療救治類、督查督辦類、信息咨詢類、疫情救治類、物資保障類、國內(nèi)外合作交流類、新聞宣傳類、輿情管控類、典型選樹類及表揚表彰類等，單是綜合文稿類就由疫情防控工作中形成的文件、領(lǐng)導(dǎo)批示件、抄清件、技術(shù)方案、防控措施、總結(jié)報告、大事記、資金報表及典型宣傳等資料構(gòu)成，類型之多樣、數(shù)量之龐大，給全方位、全系統(tǒng)的材料收集帶來巨大挑戰(zhàn)。

2.具有偶然性和隨機性

面對急難險重任務(wù)，工作專班發(fā)揮了“專人盯、專人管、專人干”的優(yōu)勢，真正做到務(wù)實不務(wù)虛，但由于疫情傳播性強、變異速度快，任務(wù)的具體內(nèi)容和難度在組建時難以完全預(yù)見，政策、資源以及外部條件等都會結(jié)合實際情況隨時調(diào)整，導(dǎo)致疫情防控檔案的收集工作往往依賴于偶然性和隨機性。并且，在舉全社會之力投入抗疫攻堅戰(zhàn)之時，工作人員的重心在疫情防控本身，在高度忙碌和高效運轉(zhuǎn)狀態(tài)下，資料規(guī)整難以調(diào)度統(tǒng)一，檔案的收集工作往往也受到忽視，各項資料的來源廣泛且分散，很難齊全。

3.機構(gòu)組建的臨時性

工作專班為市委、市政府為完成突發(fā)公共衛(wèi)生事件特定的工作任務(wù)，向有關(guān)單位抽調(diào)人員快速組建的臨時機構(gòu)，目的是在短時間內(nèi)集中資源和力量應(yīng)對疫情，存在檔案管理的各項規(guī)章制度不健全、不完善，歸檔范圍和保管期限不夠明確等弊端，造成了工作人員在收集文件資料時區(qū)分不清哪些應(yīng)該收集存檔，哪些不在歸檔范圍內(nèi)，導(dǎo)致應(yīng)該歸檔的沒有收集，不在歸檔范圍內(nèi)的反而收集齊全的現(xiàn)象，給后期整理工作造成較大影響。再往長遠考慮，工作專班完成使命后該撤即撤，需要整合的該合并即合并，可能會導(dǎo)致文件資料分散于各領(lǐng)域或被私人銷毀，如工作人員缺乏“使命在肩”的檔案意識，沒有及時把有意義、有存檔價值的東西保留下來，檔案就得不到規(guī)范化、集約化、全程化和專業(yè)化管理。

4.工作人員非專業(yè)性和不確定性

首先，因為工作專班為臨時機構(gòu)，工作人員大都是抽調(diào)拼湊組成，抽調(diào)人員的修養(yǎng)、工作能力水平參差不齊，大多數(shù)人員甚至沒有接觸過檔案工作，更沒有接受過檔案系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致對檔案管理的流程和標準技術(shù)要求不熟悉，不能有效發(fā)揮檔案工作職能。非檔案專業(yè)人員也可能缺乏檔案保護意識，疫情防控檔案涉及大量敏感信息，對信息安全意識不足有可能增加檔案信息被泄露的風(fēng)險。

其次，責(zé)權(quán)劃分不明晰。臨時機構(gòu)一般沒有安排專門的文書檔案人員，即使設(shè)置文書檔案人員，也往往會因短期思想作祟，工作不能夠善始善終，平時收發(fā)文件不登記、不分類、不編號或不保存，更談不上立卷歸檔。此外，臨時機構(gòu)人員輪轉(zhuǎn)頻繁，導(dǎo)致檔案管理工作的連續(xù)性受到影響，容易出現(xiàn)交接不清的現(xiàn)象，也為推諉責(zé)任提供了可乘之機。

二、“工作專班”如何做好“兩類檔案”的歸集

1.完善管理制度，增強服務(wù)意識

在疫情防控工作中，各地市圍繞綜合協(xié)調(diào)、流調(diào)溯源、聯(lián)防聯(lián)控、疫苗接種、經(jīng)濟發(fā)展、信息宣傳及輿論管控等方面成立了工作專班，應(yīng)構(gòu)建多部門協(xié)同、多人員協(xié)作的機制，明確專班的目標、責(zé)任、人員及期限等要求，高效統(tǒng)籌疫情防控檔案收集管理工作的實效性和全面性，增強靈活性和適應(yīng)性，做到實時聯(lián)動，快速響應(yīng)發(fā)展變化。具體的管理部門應(yīng)結(jié)合實際形成全面收集、信息管控以及資源整合等檔案管理制度，理順并完善相應(yīng)工作流程，對疫情防控檔案的收集、整理、移交、鑒別、裝訂以及匯編等工作環(huán)節(jié)予以明確規(guī)范，暢通收集和移交渠道，確保散存在各級各部門的珍貴史料有良好的“歸宿”。同時，建立應(yīng)急預(yù)案，盡力保證檔案材料的原始性、完整性，更好地發(fā)揮突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的使用價值。

2.構(gòu)建征集體系，規(guī)范工作流程

在疫情防控過程中形成的文件材料，主要集中于黨委、政府部門的重要文件。領(lǐng)導(dǎo)批示、指示及抄清，疫情每日快報，各部門在疫情防控和醫(yī)療救治中形成的技術(shù)方案、應(yīng)急預(yù)案、經(jīng)驗做法、典型推薦、總結(jié)匯報、大事記以及疫情防控病區(qū)、PCR實驗室項目升級改造，官方網(wǎng)站發(fā)布的宣傳報道，一線人員隊旗、請戰(zhàn)書和抗疫日志等文件、照片和影像資料，還有根據(jù)疫情防控需要而刻制的臨時機構(gòu)印章等，需要采取多種科學(xué)的方法，保證檔案收集的完整性，主要采用以下三種方法：

一是集中式收集。加強與各成員單位積極溝通，要求各級各部門嚴格開展疫情防控檔案管理工作，每天相對固定時間和地點集中收集和保存疫情發(fā)生的情況、病例、治療以及護理等檔案數(shù)據(jù)，避免造成丟失和損毀。采取電話咨詢、某信群以及視頻電話等線上溝通方式，指導(dǎo)各級各部門檔案員每天總結(jié)復(fù)盤所有檔案資料，確保各項檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整度。同時，分轄區(qū)、分行業(yè)開展專項業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，通過現(xiàn)場講座、實訓(xùn)以及面對面交流等方式，強化檔案管理人員的意識，保障檔案收集、整理、歸檔和管理工作“日清月結(jié)”，有章可循。

二是隨時式收集。突發(fā)公共衛(wèi)生事件具有不可控性及隨機性等特點，各種情況都可能發(fā)生，生成的檔案數(shù)據(jù)信息各式各樣，隨時發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時收集和整理檔案信息，能夠有效提高檔案收集的時效性。建立一線醫(yī)護人員口述檔案工作機制，采取靈活的方式廣泛征集抗疫隊伍中形成的珍貴檔案資料，或直接以“點對點、線拉線、面對面”的形式，赴基層一線主動采集見證醫(yī)護人員與全國人民風(fēng)雨同舟、共抗疫情的“回憶錄”，積極挖掘留存民間的影像、圖文以及實物等資料，全力保障疫情防控檔案齊全、完整、準確和有效。

三是清單式移交。不同地區(qū)、不同時間收集的檔案資料需要統(tǒng)一移交管理，列明清單，將所有檔案資料展開“收納”匯總和整理。為了保證疫情防控檔案信息的全面性和準確性，需要認真做好復(fù)核復(fù)查，如果發(fā)現(xiàn)遺漏，則必須及時補救，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，需要及時修正和調(diào)整。

由具體的管理部門發(fā)布檔案征集文件，為各級各部門做好文件材料收集整理提供指引服務(wù)。抓住各成員單位、支援單元等重點，指導(dǎo)各部門細化自身歸檔條目，出臺整理細則，確保各門類檔案移交前的規(guī)范統(tǒng)一。移交后，要對接收檔案資料做好鑒別，對應(yīng)歸未歸檔案積極爭取，確保形成疫情防控檔案網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。

3.強化人員管理，促進高質(zhì)量發(fā)展

各級各部門應(yīng)當將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事議程，根據(jù)實際情況指定專人負責(zé)做好檔案管理，盡量選擇具有專業(yè)技術(shù)特長、責(zé)任心強及工作表現(xiàn)突出的人員負責(zé)專項工作，避免“掛著空檔踩油門”。對專班檔案人員展開檔案管理知識培訓(xùn)，明確其職責(zé)與任務(wù)，有條件的可安排具有檔案管理經(jīng)驗的人員參與專班工作，提供專業(yè)指導(dǎo)，做到意識到位、責(zé)任到位、人員到位以及經(jīng)費到位。加強檔案工作者的思想引導(dǎo)，樹立迎難而上、攻堅克難的意識。建議在有條件的情況下，對疫情防控檔案管理工作做出突出貢獻的檔案工作者在人員編制、提拔使用、崗位晉升、職稱評聘、年度考核、評優(yōu)評先以及轉(zhuǎn)崗調(diào)崗等方面給予傾斜，在專業(yè)技術(shù)職稱申報時給予相對優(yōu)先，疫情防控和醫(yī)療救治檔案可作為評審時的重要參考依據(jù)，相關(guān)檔案工作總結(jié)、專題報告等可作為重要業(yè)績成果材料，建議可適當降低學(xué)術(shù)成果（論文）要求，表現(xiàn)特別突出的可突破政策要求。

4.突破傳統(tǒng)途徑，強化信息賦能

《中華人民共和國檔案法實施條例》第三十八條指出，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。站在“十五五”檔案事業(yè)謀劃發(fā)展的關(guān)鍵年，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能（AI）等新興技術(shù)的廣泛運用，認真對照疫情防控檔案管理相關(guān)要求，突破傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)報送路徑依賴，充分運用數(shù)字化產(chǎn)業(yè)變革的思維方式創(chuàng)新疫情防控檔案歸集利用，由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，形成重要的驅(qū)動力量，著眼當下和未來，實現(xiàn)疫情防控檔案管理和AI技術(shù)等信息化領(lǐng)域發(fā)展平衡的大勢所趨。當前，各地市已正式邁入AI深度賦能的新發(fā)展階段，工作專班應(yīng)積極找準切入點，爭取黨委、政府部門的支持，會同檔案部門的力量，克服工作專班資金缺乏長期規(guī)劃困難，加大對信息基礎(chǔ)建設(shè)的規(guī)劃和投入力度，支持并逐步迭代升級。加強辦公自動化系統(tǒng)、相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通（見圖1），開發(fā)電子檔案庫在線自動采集、整理歸檔、查看調(diào)閱、檔案移交及鑒定銷毀的全生命周期管理，實現(xiàn)由“紙間”向“指尖”的管理方式轉(zhuǎn)變。

同時，支持紙質(zhì)檔案和電子檔案協(xié)同，單套制與雙套制兼容，不斷提高信息技術(shù)的應(yīng)用管理水平，提升工作效能，更好地滿足疫情防控檔案運用數(shù)字化、多元化和個性化的要求，確保新時期、新形勢、新背景下檔案服務(wù)工作提質(zhì)增效。

三、結(jié)語

2025年是“十五五”規(guī)劃的開局之年，能力建設(shè)不僅是檔案事業(yè)適應(yīng)新時代需要的內(nèi)在要求，還是檔案強國目標的根本保障。做好“兩類檔案”管理特別是疫情防控檔案基礎(chǔ)性工作，在十年、幾十年，乃至于幾百年后，可供后人借鑒，對于新時代檔案工作者而言是“功在當代、利在千秋”的事。在鞏固“十四五”時期成績的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案形勢變化需求，實現(xiàn)從“體系建設(shè)”到“能力建設(shè)”的轉(zhuǎn)型，檔案工作者應(yīng)當沉下心來，以嶄新面貌開啟“十五五”檔案科學(xué)謀劃的新征程。

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作者單位：南寧市第六人民醫(yī)院

作者簡介：鄧紊（1983—）女，壯族，廣西南寧人，本科，館員，研究方向：檔案管理與服務(wù)等。