基于人工智能背景下的檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新策略

摘 要：在人工智能背景下，檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著空前的發(fā)展契機與嚴峻考驗。為了高效利用人工智能的優(yōu)勢，推動檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新進程，文章采用資料查閱、總結(jié)等方法，著重闡述了檔案數(shù)字化管理的重要性，深入探討了該領(lǐng)域面臨的一系列難題。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合人工智能應(yīng)用的大環(huán)境，提出人工智能背景下檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新策略。研究表明，在檔案數(shù)字化管理中高效運用人工智能技術(shù)，可以提高檔案應(yīng)用價值，保護檔案資料的安全性、完整性。

關(guān)鍵詞：人工智能；檔案數(shù)字化管理；創(chuàng)新策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在信息化時代，作為信息管理領(lǐng)域核心組成部分的檔案管理，正置身于史無前例的挑戰(zhàn)與蓬勃發(fā)展的機遇之中。隨著人工智能技術(shù)的迅猛進步，為檔案管理領(lǐng)域開啟了一個更加智能化、安全性的數(shù)字管理新篇章。但值得注意的是，人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用起步較晚，當(dāng)前仍面臨著一系列問題，如管理機制傳統(tǒng)、工作人員專業(yè)技能欠缺等。為了有效解決這些難題，必須深入剖析其背后的根本原因，深化人工智能在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的研究探討，基于此研究成果，制定一套既科學(xué)又合理的操作標準與管理規(guī)范。本文聚焦于疾病預(yù)防控制中心的檔案管理實踐，圍繞上述挑戰(zhàn)與機遇，展開深入細致的探討與分析。

一、檔案數(shù)字化管理的必要性

1.深度挖掘檔案價值

疾病預(yù)防控制中心的核心職責(zé)涵蓋五個方面：其一，在相關(guān)標準、規(guī)章政策的制定過程中，為其提供核心的數(shù)據(jù)支持，這里主要針對的是疾病防控、公共衛(wèi)生方面。其二，以公共衛(wèi)生為核心，制定工作規(guī)劃、實施職責(zé)，并展開全面的效果評估。其三，以引領(lǐng)公共衛(wèi)生監(jiān)測體系的搭建工作。其四，積極應(yīng)對突然發(fā)生的公共衛(wèi)生事件，組織一系列的活動，如公共衛(wèi)生論壇。其五，對數(shù)字化的公共衛(wèi)生服務(wù)系統(tǒng)實行升級與優(yōu)化。為了圓滿達成這些使命，疾病預(yù)防控制中心需要加快檔案數(shù)字化管理進程，保證全部檔案在多個領(lǐng)域、多個維度能夠得到高效利用，不僅可以滿足專業(yè)人員在評估、調(diào)研等方面的需求，還能提升疾病預(yù)防控制中心的工作效率與服務(wù)質(zhì)量。

2.為檔案資料的統(tǒng)一管理提供條件

疾病預(yù)防控制中心在應(yīng)對公共衛(wèi)生領(lǐng)域的眾多挑戰(zhàn)中，如開展衛(wèi)生專題調(diào)研、應(yīng)對傳染病和慢性病的沉重負擔(dān)，以及處理環(huán)境健康和防護傷害等健康問題時，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。這些復(fù)雜問題的解決，需要跨區(qū)域、跨部門的緊密合作，而共享疾病預(yù)防控制中心檔案資源成為促進各部門協(xié)同工作的重要途徑。鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性、共享性以及5G通信技術(shù)的發(fā)展，疾病預(yù)防控制中心積極推進檔案數(shù)字化管理工作，有助于網(wǎng)絡(luò)化共享檔案資源，不僅能夠響應(yīng)檔案在不同地域、部門間的共享需求，還能加速檔案管理一體化的步伐。通過此舉，能夠有效消除部門間的合作隔閡，暢通信息傳遞渠道，進一步促進服務(wù)水平的全面提高。

3.提高檔案管理工作效率

檔案管理是疾病預(yù)防控制中心日常運營中不可缺少的一部分，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要由工作人員人工收集、整理資料，這種工作方式不僅耗時耗力，還可能導(dǎo)致資料收集延遲、不完整等問題，影響檔案資料的后續(xù)應(yīng)用和工作效率的提高。為了有效應(yīng)對工作效率與質(zhì)量下滑的挑戰(zhàn)，疾病預(yù)防控制中心開始著手推進檔案管理模式轉(zhuǎn)型，通過對先進技術(shù)手段合理、高效的運用，逐步取代了以往的人工管理。例如，依托高拍儀快速掃描文件，能夠自動化錄入文件數(shù)據(jù)，減少因人工錄入失誤導(dǎo)致的檔案內(nèi)容不準確等問題，從而簡化工作流程，提高檔案管理工作的整體效率。

二、檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.檔案數(shù)字化管理機制滯后

在疾病預(yù)防控制中心的數(shù)字化檔案管理進程中，所謂的管理機制滯后主要是指檔案管理的相關(guān)制度、規(guī)范沒有跟上技術(shù)發(fā)展的步伐，如法規(guī)、標準的制定存在明顯的滯后性。由此導(dǎo)致的結(jié)果是眾多機構(gòu)、單位在實行數(shù)字化管理期間，常常會遇到法規(guī)不明確、規(guī)范模糊不清的問題。目前，數(shù)字化檔案管理領(lǐng)域仍缺乏一個清晰的法規(guī)框架和統(tǒng)一標準，無法在檔案資料管理中找到規(guī)范的操作路徑，更無法實行有效的監(jiān)管。另外，缺乏規(guī)范性的管理機制作為支撐，也就無法為數(shù)字檔案的分類、管理等工作指明方向，進而難以確保檔案的整體質(zhì)量。

2.檔案采集渠道單一

檔案數(shù)字化管理面臨的一個顯著問題是采集渠道相對單一，具體表現(xiàn)為：其一，傳統(tǒng)采集手段，如拍照、掃描，雖然能將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子形式，但此過程耗時耗力，且高度依賴人工操作；其二，數(shù)字化采集技術(shù)不夠多樣化，除依賴上述兩種方式外，很少使用其他采集技術(shù)。特別是隨著移動技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案管理領(lǐng)域尚未研發(fā)出專門為移動設(shè)備設(shè)計的采集程序，不僅不利于管理人員靈活采集檔案，還不利于工作效率的提高。

3.檔案工作人員素質(zhì)參差不齊

在檔案管理工作中，工作人員的素質(zhì)水平直接制約著檔案數(shù)字化管理的進程。具體表現(xiàn)為：其一，由于部分人員尚未掌握數(shù)字技術(shù)，因而也就無法運用這些技術(shù)來開展工作，導(dǎo)致工作效率低下。其二，部分人員業(yè)務(wù)能力不足，難以按照相關(guān)標準和要求操作。檔案管理工作專業(yè)度高，對工作人員的工作方法、技能提出了諸多要求。然而，由于疾病預(yù)防控制中心的有些檔案工作人員業(yè)務(wù)能力薄弱，他們在開展檔案數(shù)字化管理時不僅無法獲得理想的管理效果，還嚴重制約著檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的步伐。

4.其他方面

（1）數(shù)字化技術(shù)設(shè)備設(shè)施亟待升級。分析疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作，仍存在數(shù)字化技術(shù)設(shè)備設(shè)施更新?lián)Q代不及時的問題。隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進步，當(dāng)下所采用的陳舊數(shù)字化設(shè)備設(shè)施已難以勝任檔案管理任務(wù)，不僅降低了工作效率，還導(dǎo)致檔案資料的安全性顯著下降。在海量數(shù)據(jù)的處理中，這些舊設(shè)備也顯得力不從心，甚至在處理復(fù)雜數(shù)據(jù)時會出現(xiàn)卡頓，嚴重阻礙數(shù)字化管理的順利開展。

（2）檔案管理平臺功能單一。雖然疾病預(yù)防控制中心已著手構(gòu)建信息化檔案管理平臺，但是當(dāng)前的管理平臺在功能方面存在明顯的局限性，難以滿足實際需求。比如，一些管理平臺僅限于基本的檔案錄入、查詢和統(tǒng)計，缺乏對檔案資料的深度挖掘、智能化分析和檢索等功能。在數(shù)據(jù)安全保護方面，管理平臺也存在明顯的不足，容易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，存在資料被泄露的風(fēng)險。在隱私保護層面，部分疾病預(yù)防控制中心的檔案管理平臺存在漏洞，可能導(dǎo)致用戶個人信息外泄，給用戶帶來嚴重的安全隱患。

三、人工智能背景下檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新策略

人工智能技術(shù)旨在通過制造智能代理，實現(xiàn)人類智慧的各種能力，包括問題解決、認知和語言理解等。隨著時代的不斷發(fā)展，人工智能技術(shù)已廣泛用于多個行業(yè)，并取得了顯著的成效，成為推動各領(lǐng)域進步的重要力量。在檔案管理領(lǐng)域，檔案數(shù)字化管理工作中引入人工智能技術(shù)，能夠顯著提高檔案數(shù)字化管理的效率與質(zhì)量，為檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型注入新活力。

1.建立健全檔案數(shù)字化管理機制

在數(shù)字化管理架構(gòu)內(nèi)，檔案管理是一個比較核心的要素，建立一套內(nèi)容標準、全面的管理機制，對于保證信息數(shù)據(jù)的安全性、精準性尤為必要，有助于推動檔案管理工作順利開展。在實踐中，可從以下幾點實施：一是制定檔案管理的法律與標準體系。除了需要明確管理目標、職責(zé)范圍等內(nèi)容外，還需要詳細給出具體的操作流程以及相關(guān)要求。二是為不同的部門和機構(gòu)制定管理制度，同樣要界定工作人員的職責(zé)范圍，并針對檔案工作的每個環(huán)節(jié)制定規(guī)范化的管理程序。在制度制定過程中，應(yīng)嚴格遵循《檔案法》、行業(yè)標準，并結(jié)合自身實際情況執(zhí)行。三是針對檔案管理工作成立單獨部門，配備專業(yè)的員工，清晰劃分各崗位人員的工作范圍與職責(zé)，保證檔案管理工作有序開展，提高管理工作的效率。此外，重視構(gòu)建PDCA循環(huán)體系，推動檔案數(shù)字化管理活動良性發(fā)展。該體系具體包括四個環(huán)節(jié)：（1）策劃。基于數(shù)字時代的技術(shù)發(fā)展趨勢、疾病預(yù)防控制中心檔案管理的核心任務(wù)以及各部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型能力等客觀條件，精心制定數(shù)字化檔案管理方案，合理調(diào)配、充分利用各種資源。（2）實施。在檔案數(shù)字化管理過程中，合理運用人工智能技術(shù)，確保其在檔案資料的保存、分析和利用等環(huán)節(jié)得到有效運用，深入挖掘用戶需求，提升服務(wù)質(zhì)量。（3）檢查。密切關(guān)注檔案管理工作的成果。通過和預(yù)期目標的比對，了解數(shù)字化管理的短板，評估人工智能技術(shù)的應(yīng)用效果。（4）處理。針對數(shù)字化管理的問題，制定針對性的改進策略，包括理念更新、制度調(diào)整和優(yōu)化等，既要繼續(xù)發(fā)揮管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，又要結(jié)合實際情況持續(xù)優(yōu)化管理措施，使疾病預(yù)防控制中心的檔案數(shù)字化管理更具適應(yīng)性。

2.豐富檔案收集渠道

在人工智能背景下，要想獲得準確、豐富的檔案信息，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的收集渠道現(xiàn)狀，通過各種舉措豐富收集渠道，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，保障檔案信息的合法性和安全性。其一，優(yōu)化傳統(tǒng)渠道。構(gòu)建檔案收集機制，確保各部門產(chǎn)生的檔案資料都能在規(guī)定的時間節(jié)點，按照既定的格式要求匯總和歸檔；在各部門設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)檔案資料的收集與整理工作。其二，拓展新渠道。利用先進的數(shù)字化技術(shù)，如圖像處理、光學(xué)字符識別等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化形式，方便存儲、檢索和遠程使用；引入智能掃描設(shè)備設(shè)施，提高檔案資料的掃描速度與準確性，減少人力成本；通過專業(yè)論壇等多種資源渠道，廣泛收集和業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的資料信息；深化與其他機構(gòu)的合作關(guān)系，獲取有保存價值的檔案，豐富館藏資源；依托人工智能技術(shù)，構(gòu)建深度學(xué)習(xí)模型，并賦予其強大的學(xué)習(xí)功能，通過對人腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的模擬，持續(xù)性地優(yōu)化認知系統(tǒng)，使之能夠依據(jù)檔案的應(yīng)用場景需求，實現(xiàn)檔案資料的自動獲取；開發(fā)檔案資料整合與連接軟件程序，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無縫對接管理部門的資源庫、管理平臺，結(jié)合特定需求精準檢索和篩選信息。其三，探索創(chuàng)新渠道。利用社交媒體監(jiān)測工具，實時收集和業(yè)務(wù)相關(guān)的輿情信息，通過有針對性、系統(tǒng)性地篩選、整理與分析，為檔案管理提供有價值的信息支持；通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘、分析海量數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)潛在的檔案資源；開發(fā)適用于移動設(shè)備設(shè)施的檔案采集應(yīng)用軟件，方便管理人員隨時隨地收集和整理檔案資料。通過上述一系列措施，可以及時收集檔案資料，保證檔案資料的全面性。

3.加強檔案管理隊伍的建設(shè)

在人工智能背景下，檔案管理人員應(yīng)全面掌握現(xiàn)代信息技術(shù)等知識，借助信息技術(shù)的力量，推動疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作朝著更高效、更智能的方向發(fā)展。為實現(xiàn)這一目標，可采取以下策略：其一，舉辦專家講座。邀請業(yè)內(nèi)專家分享數(shù)字化檔案管理的新知識、實踐經(jīng)驗，加深管理人員對數(shù)字化檔案管理的了解，激發(fā)其工作熱情；其二，開展內(nèi)部培訓(xùn)活動。深入剖析檔案管理流程、管理制度等內(nèi)容，制定科學(xué)、合理的培訓(xùn)方案，確保管理人員在培訓(xùn)過程中能夠系統(tǒng)地構(gòu)建知識框架，提升思想認識，從而更好地適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的新要求；其三，通過人才引進的方式，提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。可以通過社會招聘、與高校合作等途徑，吸引具備數(shù)字化工作能力、豐富檔案理論知識和實踐經(jīng)驗的人才，為檔案管理隊伍增添新的血液，有效解決職業(yè)素養(yǎng)低、業(yè)務(wù)能力參差不齊的問題。

4.其他方面

（1）數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備設(shè)施更新?lián)Q代。其一，密切關(guān)注行業(yè)動態(tài)、技術(shù)發(fā)展趨勢，及時了解最新的數(shù)字化技術(shù)、設(shè)備設(shè)施和軟件，結(jié)合自身情況將其引入檔案管理工作中，為檔案管理工作的高效開展奠定基礎(chǔ)；其二，結(jié)合檔案管理部門的實際情況和需求，制訂數(shù)字化技術(shù)、設(shè)備設(shè)施的更新計劃，涵蓋設(shè)備設(shè)施型號的挑選、采購等一系列環(huán)節(jié)，以保障更新流程的順暢性；其三，為了順利開展此項工作，檔案管理部門應(yīng)安排專人統(tǒng)計陳舊設(shè)備的數(shù)量，派遣技術(shù)人員檢查設(shè)備的使用性能，統(tǒng)計具體的更換數(shù)量。在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)性、合理性的預(yù)算方案，確保資金充足，以支持陳舊設(shè)備設(shè)施的更換工作。

（2）加強檔案管理平臺建設(shè)。其一，基于疾病預(yù)防控制中心的檔案管理要求，構(gòu)建數(shù)字化管理平臺，以優(yōu)化檔案管理流程。在實踐中積極探索和第三方機構(gòu)的合作模式，委托其研發(fā)與自身情況相匹配的管理平臺。還可以成立專項研發(fā)小組，圍繞自身需求自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理的轉(zhuǎn)型升級提供技術(shù)支持；其二，在數(shù)字化檔案管理平臺構(gòu)建前，深入了解并明確相關(guān)平臺的建設(shè)規(guī)范與數(shù)據(jù)處理標準，以此為基準構(gòu)建管理平臺，確保各平臺間的一致性與兼容性，為信息資源的無縫共享創(chuàng)造條件；其三，加強對檔案管理平臺的日常維護與升級。此項工作由檔案管理人員負責(zé)，通過對平臺功能的持續(xù)優(yōu)化，提升各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。另外，做好管理平臺的加密處理，可采用先進的加密算法，防止黑客攻擊，從而確保信息的真實可靠；實行訪問控制機制，嚴格管控用戶權(quán)限，并結(jié)合身份認證手段，僅允許有合格授權(quán)的用戶訪問平臺。需要注意的是，加密算法、訪問控制技術(shù)要結(jié)合具體情況而定，并持續(xù)升級、更新加密措施，避免給檔案信息帶來安全威脅。

四、結(jié)語

在人工智能的大背景下，疾病預(yù)防控制中心開展檔案數(shù)字化管理工作，應(yīng)全面、深刻地理解信息技術(shù)對其自身發(fā)展的意義。通過各種有針對性的策略，解決檔案數(shù)字化管理工作的現(xiàn)實問題，為檔案管理的創(chuàng)新、升級提供支撐，提高檔案管理工作效率。在未來，需加深對人工智能、數(shù)字化的深入研究，進一步提升檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，推動疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作順利開展。

參考文獻：

[1]張 寧.基于人工智能的檔案數(shù)字化管理路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（14）：59-61.

[2]張丹玲.新時期疾病預(yù)防控制中心數(shù)字檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（07）：130-132.

[3]陳 卉，刁志穎，陳 莉.探析疾控檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的有效途徑[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2024，21（03）：150-153.

[4]杜 麗.關(guān)于人工智能背景下檔案數(shù)字化管理路徑[J].蘭臺內(nèi)外，2024（03）：31-33.

[5]李 雷.人工智能背景下檔案數(shù)字化管理路徑研究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（22）：16-18.

[6]楊 佳.人工智能背景下檔案數(shù)字化管理路徑分析[J].黑龍江檔案，2022（05）：240-242.

作者單位：山東省疾病預(yù)防控制中心

作者簡介：黃靜（1972—），女，漢族，江蘇徐州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。