新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理策略探究

摘 要：新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化至關(guān)重要。檔案是事業(yè)單位歷史的見(jiàn)證，也是決策支持和日常運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵信息源。目前，檔案管理中暴露出的問(wèn)題亟待通過(guò)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理加以解決，文章探討了事業(yè)單位檔案管理的重要性，詳細(xì)分析了現(xiàn)存問(wèn)題，并提出一系列切實(shí)可行的措施，以推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，旨在為事業(yè)單位的改革與發(fā)展提供有力的檔案支撐，確保其能在新時(shí)代中穩(wěn)健前行。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271;D630 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在迅猛發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)大背景下，事業(yè)單位面臨著空前的變革需求，檔案記錄著事業(yè)單位每一步成長(zhǎng)與變遷的珍貴資料，其管理的重要性在新形勢(shì)下愈發(fā)突出。高效與規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的日常運(yùn)作提供有力支持，確保員工權(quán)益不受侵害。當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理工作還存在許多亟待改進(jìn)之處，這些問(wèn)題成為事業(yè)單位持續(xù)進(jìn)步的阻礙。推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作，對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)不僅具有現(xiàn)實(shí)意義，還是其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必由之路。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作在事業(yè)單位的重要性

1.有助于信息資源共享

在信息化社會(huì)，大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)的普及為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)前所未有的機(jī)遇。通過(guò)引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，事業(yè)單位能夠構(gòu)建大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速流通與高效共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式中的信息壁壘，極大地提高了各部門之間的協(xié)同工作效率。例如，在財(cái)務(wù)部門盤點(diǎn)資產(chǎn)時(shí)，通過(guò)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，可即時(shí)獲取準(zhǔn)確的檔案信息，為決策提供有力支撐。

2.為管理者提供決策依據(jù)

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理是事業(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展的基石，檔案記錄了員工的個(gè)人信息，承載著單位的發(fā)展歷程與寶貴經(jīng)驗(yàn)。這些豐富的檔案資料為管理層提供了全面和深入的數(shù)據(jù)支持，有助于其更加準(zhǔn)確地把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和單位發(fā)展趨勢(shì)，在決策過(guò)程中，管理者可依據(jù)檔案資料展開(kāi)深入分析，科學(xué)評(píng)估各種風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇，制定更加符合單位實(shí)際情況的發(fā)展戰(zhàn)略。

3.促進(jìn)部門之間的交流

事業(yè)單位各部門之間的溝通協(xié)作是提高整體工作效率的關(guān)鍵，檔案管理工作正是促進(jìn)部門間深度融合與協(xié)同發(fā)展的有力抓手，在檔案管理過(guò)程中，各部門需共同參與資料收集、整理與利用，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系與互動(dòng)，推動(dòng)各部門之間的資源共享與優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。通過(guò)跨部門協(xié)作模式，事業(yè)單位可以形成更加緊密的團(tuán)隊(duì)合作關(guān)系，共同推動(dòng)單位各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展。深度融合與協(xié)同發(fā)展為事業(yè)單位培養(yǎng)了一支具備全局觀念、協(xié)作精神與創(chuàng)新能力的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，為單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.管理人員專業(yè)水平參差不齊

新形勢(shì)下，檔案管理工作對(duì)人員的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力提出了更高的要求。由于檔案管理體制的不完善以及信息化進(jìn)程的緩慢推進(jìn)，實(shí)際工作中出現(xiàn)了人員專業(yè)能力參差不齊的情況，部分非專業(yè)人員面臨難以勝任的困境，專業(yè)人員可能因制度束縛或資源限制而無(wú)法充分施展才華，能力的不均衡分布嚴(yán)重影響檔案管理整體效能。

2.對(duì)工作存在認(rèn)知錯(cuò)誤

雖然檔案管理在事業(yè)單位占據(jù)著不可或缺的地位，但仍有許多員工甚至管理層對(duì)檔案管理的深層價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，僅將其視為簡(jiǎn)單的文檔保存工作，導(dǎo)致檔案管理在事業(yè)單位管理體系中被邊緣化，其潛在戰(zhàn)略意義與長(zhǎng)遠(yuǎn)效益被忽視。

3.制度不完善，信息化水平低

雖然一些事業(yè)單位已開(kāi)始著手檔案管理改革，但多數(shù)改革措施仍浮于表面，缺乏深入和系統(tǒng)的實(shí)施方案，從整體視角來(lái)看，現(xiàn)有檔案管理制度仍存在諸多不足與漏洞。

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，許多事業(yè)單位在檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)以及應(yīng)用方面仍顯不足，雖然部分單位已建立信息系統(tǒng)，但由于功能設(shè)計(jì)不完善和用戶體驗(yàn)不佳等問(wèn)題，這些系統(tǒng)并未能有效助力檔案管理工作，信息化進(jìn)程的滯后嚴(yán)重制約檔案管理效率與服務(wù)質(zhì)量的提升。

三、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

1.檔案收集工作的規(guī)范化管理

檔案收集工作是檔案管理流程的起點(diǎn)，旨在為整個(gè)檔案管理系統(tǒng)提供準(zhǔn)確和完整的原始資料，確保后續(xù)環(huán)節(jié)能夠順利實(shí)行。在檔案收集階段，必須保持高度警覺(jué)，嚴(yán)防檔案被遺漏或信息失真的情況發(fā)生，一旦遇到此類問(wèn)題，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，與相關(guān)部門開(kāi)展溝通協(xié)調(diào)，迅速明確工作流程與收集標(biāo)準(zhǔn)。還需指定專人負(fù)責(zé)此環(huán)節(jié)的文件處理與歸檔工作，確保所有檔案都能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)安全、完整地移交至檔案室。

2.檔案整理工作的規(guī)范化管理

檔案整理工作緊隨收集環(huán)節(jié)之后，目標(biāo)在于對(duì)收集的檔案資料實(shí)行科學(xué)分類與合理編排，通過(guò)這一環(huán)節(jié)的努力，能使檔案主題更加清晰明了，大幅提升檔案使用效率。相關(guān)人員必須在確保收集工作質(zhì)量的前提下，對(duì)檔案實(shí)行系統(tǒng)的整理與編目工作，不僅能夠?yàn)楹罄m(xù)利用提供便利，還能為整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.檔案鑒定工作的規(guī)范化管理

檔案鑒定環(huán)節(jié)是檔案管理中極為關(guān)鍵的一環(huán)，要求工作人員以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)每一份檔案實(shí)行細(xì)致的價(jià)值評(píng)估。隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展壯大，檔案數(shù)量日益增多，要求相關(guān)人員及時(shí)識(shí)別并銷毀已失去價(jià)值或超過(guò)保存期限的檔案。檔案的價(jià)值在于其能為當(dāng)前與未來(lái)的工作提供有益參考以及借鑒。因而必須以高度的責(zé)任心與使命感對(duì)待檔案鑒定工作，確保每一份有價(jià)值的檔案都能得到妥善保存以及有效利用。

4.檔案保管工作的規(guī)范化管理

檔案保管工作是整個(gè)檔案管理流程的終點(diǎn)，也是守護(hù)事業(yè)單位歷史記憶的重要一環(huán)，保管工作的質(zhì)量直接關(guān)系檔案的安全與完整，影響整個(gè)單位的運(yùn)行與發(fā)展。開(kāi)展檔案保管工作時(shí)，必須以高度的責(zé)任心與專業(yè)性確保每一份檔案都能得到妥善保存與利用，還應(yīng)積極與其他部門保持緊密合作與溝通，共同構(gòu)建堅(jiān)實(shí)的檔案保護(hù)屏障。

四、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理路徑

1.及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，主動(dòng)更新理念

傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展的需求，必須及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，從戰(zhàn)略高度重新審視檔案管理工作的重要性。牢固樹(shù)立信息化意識(shí)，將信息技術(shù)作為提升檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵手段，通過(guò)深入分析信息化對(duì)檔案工作帶來(lái)的新機(jī)遇，積極探索檔案智能化管理的新路徑，在頂層設(shè)計(jì)上明確檔案管理工作的發(fā)展方向與實(shí)施步驟。還要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持以人民為中心的發(fā)展思想，檔案管理工作本質(zhì)上是為人民服務(wù)，特別是涉及民生部門，更應(yīng)將滿足人民群眾的檔案服務(wù)需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。通過(guò)構(gòu)建數(shù)字檔案服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、遠(yuǎn)程利用等功能，真正做到“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”。例如，延安市作為革命圣地，擁有豐富的紅色檔案資源，應(yīng)加大開(kāi)放力度，通過(guò)檔案展覽、編研出版等多種形式，使這些寶貴的歷史資料更好地服務(wù)于社會(huì)、傳承紅色文化。

2.建立健全檔案管理工作制度

為確保檔案管理工作的規(guī)范化、高效化，必須從制度建設(shè)入手，建立健全檔案管理工作制度，構(gòu)建完善的檔案管理工作流程。結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況和檔案管理信息化的特點(diǎn)，需要制定一套切實(shí)可行的檔案管理工作制度，明確檔案的收集、整理、鑒定、保管以及利用等環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，確保每一環(huán)節(jié)都有章可循和有據(jù)可查。在制定工作制度的基礎(chǔ)上，還應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作流程，要求事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)有檔案管理流程全面梳理，找出存在的問(wèn)題與瓶頸，提出有針對(duì)性的改進(jìn)措施。例如，在檔案收集環(huán)節(jié)，可以通過(guò)建立電子檔案接收系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)歸檔和在線移交；在檔案利用環(huán)節(jié)，通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息查詢平臺(tái)，提供在線檢索、瀏覽和下載等服務(wù)。通過(guò)這些措施的實(shí)施，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，進(jìn)一步提升檔案信息的利用價(jià)值與社會(huì)效益。還要注重檔案管理與其他部門工作的協(xié)調(diào)與配合，檔案管理工作不是孤立的，而是與事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作緊密相連，制定檔案管理工作制度和流程時(shí)，應(yīng)充分考慮與其他部門的業(yè)務(wù)銜接和數(shù)據(jù)共享問(wèn)題，確保檔案管理能與其他部門形成良性互動(dòng)、協(xié)同發(fā)展。

3.全面提升檔案管理人員的素質(zhì)

隨著信息化浪潮的推進(jìn)，檔案管理工作正面臨著前所未有的轉(zhuǎn)型與升級(jí)，在這一背景下，檔案管理人員的素質(zhì)提升顯得尤為重要。為確保檔案工作能夠高效、規(guī)范地實(shí)行，必須從多維度全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。

相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重新審視和調(diào)整檔案管理崗位的準(zhǔn)入門檻，選拔新人時(shí)，不僅要關(guān)注其是否具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要考察他們是否擁有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。優(yōu)秀的檔案管理人員應(yīng)能熟練掌握檔案管理的基本理論、精通各項(xiàng)操作技能，還需具備出色的信息技術(shù)應(yīng)用能力，游刃有余地運(yùn)用各種現(xiàn)代化工具來(lái)管理檔案。強(qiáng)烈的責(zé)任心與崇高的職業(yè)操守也是必不可少的，這是確保檔案工作安全性和保密性的基石。

對(duì)于已經(jīng)在崗的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)投入更多的資源，定期開(kāi)展系統(tǒng)化、針對(duì)性的培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域的專家深入授課，組織內(nèi)部員工分享寶貴經(jīng)驗(yàn)，安排員工外出交流學(xué)習(xí)，拓寬員工視野，激發(fā)創(chuàng)新思維。特別是信息技術(shù)方面的培訓(xùn)更是重中之重，只有讓檔案管理人員緊跟信息化發(fā)展的步伐，才能更好地應(yīng)對(duì)工作中的各種挑戰(zhàn)。為確保檔案管理人員素質(zhì)的持續(xù)提升，還需建立一套完善、科學(xué)的考核機(jī)制，該機(jī)制應(yīng)根據(jù)檔案管理工作實(shí)際情況，制定一系列合理及可操作的考核指標(biāo)與細(xì)則。通過(guò)定期考核，不僅可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，還能有效糾正工作中的偏差。考核能夠激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和創(chuàng)新精神，對(duì)于在工作中表現(xiàn)突出的員工，應(yīng)給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)與晉升機(jī)會(huì)，以此營(yíng)造積極向上、充滿活力的工作氛圍。

4.搭建先進(jìn)系統(tǒng)，拓展共享平臺(tái)

在信息化日益普及的今天，檔案管理工作迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，為更好地適應(yīng)時(shí)代潮流，必須積極搭建先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，努力拓展檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效整合與最大化利用。

一方面，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案展開(kāi)數(shù)字化轉(zhuǎn)化已經(jīng)成為緊迫的任務(wù)，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)投入充足的人力、物力以及財(cái)力，與專業(yè)外包公司緊密合作，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，通過(guò)引進(jìn)高精度的掃描設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將海量紙質(zhì)檔案迅速轉(zhuǎn)化為電子格式，便于存儲(chǔ)、檢索以及管理。借助先進(jìn)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，還可對(duì)檔案資源實(shí)行深層次的分析挖掘，進(jìn)一步揭示其潛在價(jià)值與意義，為政府決策和業(yè)務(wù)創(chuàng)新等提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

另一方面，搭建科學(xué)、高效的檔案管理系統(tǒng)也至關(guān)重要。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況和需求，采購(gòu)一批先進(jìn)的硬件設(shè)備，引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及人工智能等尖端技術(shù)，共同打造智能化和自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速錄入、精準(zhǔn)查詢和安全存儲(chǔ)等功能，還要支持遠(yuǎn)程共享與協(xié)作，大幅提高檔案管理的工作效率與服務(wù)水平。通過(guò)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的流通與共享，能夠推動(dòng)檔案管理服務(wù)向更加智能化、高效化方向發(fā)展，為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展注入新的活力與動(dòng)力。

5.健全檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制，做好數(shù)據(jù)的整合共享

建立健全檔案信息化的管理機(jī)制，組建專業(yè)的檔案信息化工作團(tuán)隊(duì)，明確團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員的職責(zé)與分工，確保每一項(xiàng)工作都能得到精細(xì)化管理。對(duì)檔案信息化建設(shè)的整體流程實(shí)行系統(tǒng)性梳理，結(jié)合實(shí)際情況制定相對(duì)科學(xué)及合理的操作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋檔案移交、存儲(chǔ)格式以及信息篩查等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保所有操作都能在統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)的框架下開(kāi)展，為后續(xù)信息利用以及分析提供便利。延安市還應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)的視角出發(fā)，持續(xù)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的評(píng)估以及管理工作，通過(guò)定期評(píng)估，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題與不足，針對(duì)性地提出優(yōu)化與整改方案，確保檔案信息化建設(shè)能夠始終沿著正確的軌道前進(jìn)，不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新需求。

整合數(shù)據(jù)資源、加速數(shù)字化進(jìn)程是檔案信息化建設(shè)的另一大核心任務(wù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代浪潮下，事業(yè)單位必須樹(shù)立全局思維，全面加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括升級(jí)現(xiàn)有的軟硬件設(shè)備，確保它們能夠滿足大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理與存儲(chǔ)的需求，為檔案信息資源的高效利用提供堅(jiān)實(shí)的支撐。針對(duì)延安市各事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)與需求，應(yīng)開(kāi)發(fā)具有高度適用性的數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可視化展示與管理，并具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析與處理能力，幫助用戶便捷獲取所需信息，提高工作效率。在全力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案安全始終是必須堅(jiān)守的底線，通過(guò)多種技術(shù)手段，如增設(shè)防火墻和部署殺毒軟件等，全面加強(qiáng)檔案信息化的安全保障工作，只有確保檔案網(wǎng)絡(luò)與檔案信息的安全無(wú)虞，檔案信息化建設(shè)才能真正發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

6.加強(qiáng)檔案管理服務(wù)能力

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，陜西省延安市各事業(yè)單位對(duì)檔案信息的需求呈現(xiàn)出井噴式增長(zhǎng)。為滿足這一迫切需求，延安市必須不斷提高檔案管理服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資料來(lái)源的多元化與豐富化，推動(dòng)檔案管理的多方位一體化發(fā)展。積極拓展檔案資料的收集與整理渠道，通過(guò)多元化的方式不斷豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源，加強(qiáng)與各部門和各單位的溝通與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通與共享。還可以引入社會(huì)力量，通過(guò)公開(kāi)征集和購(gòu)買等方式獲取更多有價(jià)值的檔案資料。借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打破時(shí)間與空間的限制，推動(dòng)檔案資源的在線共享與利用，通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息共享平臺(tái)，用戶可隨時(shí)隨地訪問(wèn)所需檔案信息，極大地提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，相關(guān)人員必須對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，并根據(jù)單位的發(fā)展變化以及國(guó)家的相關(guān)要求，不斷對(duì)其調(diào)整優(yōu)化。通過(guò)構(gòu)建符合事業(yè)單位實(shí)際需求的檔案管理模式，只有深入理解檔案管理工作的獨(dú)特性，才能有效解決當(dāng)前面臨的實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

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作者單位：陜西省延安市延長(zhǎng)縣農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心

作者簡(jiǎn)介：李薇（1981—），女，漢族，陜西延長(zhǎng)人，本科，館員，研究方向：檔案管理。