信息時代背景下博物館檔案數(shù)字化管理策略研究

隨著信息時代的到來，博物館檔案管理面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。近年來，國家出臺了一系列政策文件，如《“十四五”文物保護和科技創(chuàng)新規(guī)劃》《關(guān)于推進實施國家文化數(shù)字化戰(zhàn)略的意見》等，強調(diào)博物館數(shù)字化建設(shè)的重要性，推進博物館藏品數(shù)字化保護、智慧博物館建設(shè)等工作[1]。這些文件為博物館檔案數(shù)字化管理提供明確的方向和政策支持，也促使博物館在標(biāo)準(zhǔn)化流程、信息安全保障、智能化技術(shù)應(yīng)用及專業(yè)化人才隊伍建設(shè)等方面加快改革與創(chuàng)新。

一、博物館檔案數(shù)字化管理的概念與內(nèi)涵

所謂數(shù)字化管理，指的是借助信息技術(shù)的力量，針對博物館檔案開展的一種全面且貫穿整個流程的創(chuàng)新管理模式。從其內(nèi)涵來看，這種管理模式打破傳統(tǒng)檔案管理的局限，如智慧檔案館設(shè)計所示的那樣（圖1），一體化管控乃是核心所在，它將各個管理環(huán)節(jié)緊密地連接在一起。智能安防監(jiān)控運用先進的傳感和監(jiān)控技術(shù)，全天24小時守護檔案的安全，以此預(yù)防盜竊、破壞等各類風(fēng)險[2]；智能密集架存儲借助數(shù)字化技術(shù)，達成檔案的高效存放及精準(zhǔn)定位查找，節(jié)省空間且便于管理；智能環(huán)境監(jiān)控可以實時監(jiān)測溫濕度、光照等環(huán)境因素，為檔案營造穩(wěn)定的保存環(huán)境；檔案生命周期管理涉及檔案從形成直至銷毀的整個過程，確保各個階段的管理都規(guī)范有序；中控平臺化管理則是借助集成系統(tǒng)，達成對上述各個環(huán)節(jié)的集中控制與數(shù)據(jù)整合，讓管理變得更加智能、高效[3]。這一系列數(shù)字化管理手段相互協(xié)作，共同構(gòu)建起一個有機整體，提升博物館檔案管理的科學(xué)性和現(xiàn)代化水平，使其可服務(wù)于文化傳承與研究工作。

二、博物館檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

（一）管理機制與制度建設(shè)

在管理機制方面，部分博物館已構(gòu)建起相對清晰的組織架構(gòu)，明確檔案收集、整理及數(shù)字化處理等各個環(huán)節(jié)的職責(zé)分工。然而，部門之間協(xié)同不暢的問題依舊存在，信息傳遞易出現(xiàn)阻塞，影響工作整體的推進效率。在制度建設(shè)層面，雖然已經(jīng)出臺一些關(guān)于檔案數(shù)字化操作規(guī)范、存儲管理等的制度，但是制度的系統(tǒng)性和完整性有待提高。舉例來說，對于新興技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的規(guī)范還不夠完善，檔案數(shù)據(jù)安全保障、長期保存等制度細則也需要健全。目前來看，現(xiàn)有管理機制與制度在支持博物館檔案數(shù)字化管理高效、規(guī)范運作方面，仍存在一定的改進余地。

（二）數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施配置

在硬件方面，服務(wù)器肩負(fù)著數(shù)據(jù)存儲與管理的重任，要依據(jù)館內(nèi)的數(shù)據(jù)規(guī)模及用戶訪問量等情況進行合理選配，以此保證其性能與安全；存儲設(shè)備如磁盤陣列、磁帶庫等，是用來對海量檔案數(shù)據(jù)進行長期保存的，需要全面考慮容量、可靠性以及成本等因素；掃描設(shè)備用于將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式，它的分辨率、掃描速度等性能會對數(shù)字化效率與質(zhì)量產(chǎn)生影響。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備搭建起檔案數(shù)據(jù)傳輸與共享的通道，穩(wěn)定且高速的網(wǎng)絡(luò)則是達成遠程訪問、資源共享的基礎(chǔ)。在軟件層面，專業(yè)檔案管理系統(tǒng)有檔案錄入、檢索、借閱等功能，可幫助流程實現(xiàn)規(guī)范化；數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)軟件為檔案數(shù)據(jù)安全增添保障，以應(yīng)對突發(fā)故障與災(zāi)難。然而，當(dāng)下部分博物館存在基礎(chǔ)設(shè)施老化、配置落后等狀況，對檔案數(shù)字化管理的發(fā)展形成制約，迫切需要進行升級完善。

（三）現(xiàn)有數(shù)字化管理成效

許多博物館借助開展系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)工作，成功地把大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源，檔案存儲效率和空間利用率得到較大提高。在檔案利用方面，通過數(shù)字檢索系統(tǒng)，檔案查詢效率得到大幅度提升，過去需要花費數(shù)小時乃至數(shù)日才能完成的檔案調(diào)取工作，現(xiàn)在只需幾分鐘就能完成，為學(xué)術(shù)研究和文化傳播帶來便利。一些博物館依據(jù)數(shù)字化成果，開展線上展覽、虛擬體驗等創(chuàng)新服務(wù)，打破時間與空間的限制，讓檔案資源得到更加廣泛的傳播，切實提升博物館的社會影響力與文化服務(wù)效能。

（四）存在問題分析

1.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系尚未完善

國內(nèi)博物館在開展數(shù)字化工作時，一般采用混合標(biāo)準(zhǔn)，比如同時運用《博物館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范》和CIDOC CRM等[4]。這種混合運用的模式導(dǎo)致不同博物館之間的數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)差異，發(fā)生跨館數(shù)據(jù)互操作失敗率較高的情況，極大妨礙了檔案資源的整合和共享。因缺少統(tǒng)一且規(guī)范的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，增加檔案管理成本，還降低數(shù)據(jù)的可用性與互認(rèn)性，對博物館檔案數(shù)字化管理的整體發(fā)展以及協(xié)同進步形成制約。

2.檔案信息安全防護能力不足

許多中小型博物館目前依然采用傳統(tǒng)防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等基礎(chǔ)防護措施，然而這些措施在面對新型安全威脅時顯得力不從心。隨著AI技術(shù)的不斷發(fā)展，深度偽造攻擊、數(shù)據(jù)篡改等智能型攻擊手段變得越發(fā)復(fù)雜，傳統(tǒng)防護體系由于欠缺機器學(xué)習(xí)和行為分析能力，無法精確識別異常流量和偽造數(shù)據(jù)，使得檔案數(shù)據(jù)面臨泄露、篡改的風(fēng)險。數(shù)據(jù)備份機制不完善、安全應(yīng)急響應(yīng)能力薄弱等狀況普遍存在，難以達到數(shù)字化時代檔案信息安全防護的高標(biāo)準(zhǔn)要求。

3.資源共享與利用效率有待提升

館際之間存在數(shù)據(jù)壁壘，因缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)和共享協(xié)議，各館自行建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)互聯(lián)互通，對跨館資源整合與協(xié)同利用造成妨礙。服務(wù)平臺功能比較單一，大多局限于基礎(chǔ)的檔案檢索和展示，沒有深入挖掘檔案價值，難以契合用戶個性化、專業(yè)化的需求。檔案利用權(quán)限劃分不夠清晰，審核流程繁雜，降低資源流轉(zhuǎn)效率，致使大量珍貴檔案資源處于“沉睡”狀態(tài)，無法充分發(fā)揮其文化與社會價值。

4.專業(yè)人才與技術(shù)支撐存在短板

在人才結(jié)構(gòu)方面，既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又掌握大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)字化技術(shù)的復(fù)合型人才十分稀缺，而現(xiàn)有的人員知識體系較為老化，難以契合智能化管理的需求。在技術(shù)應(yīng)用方面，受資金與技術(shù)資源的限制，部分博物館依舊依賴傳統(tǒng)管理系統(tǒng)，對于區(qū)塊鏈、云計算等前沿技術(shù)的應(yīng)用能力有所欠缺[5]，由于缺乏與科技企業(yè)、高校的深度合作機制，使得技術(shù)更新迭代較為緩慢，難以構(gòu)建起持續(xù)優(yōu)化的技術(shù)支撐體系，嚴(yán)重妨礙了數(shù)字化管理效能的提升。

三、博物館檔案數(shù)字化管理優(yōu)化策略

（一）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字化管理流程

流程標(biāo)準(zhǔn)化是達成高效數(shù)字化管理的關(guān)鍵所在，構(gòu)建全鏈條標(biāo)準(zhǔn)可保障各個環(huán)節(jié)的有序銜接，提升檔案管理的規(guī)范性和兼容性。借助引入PDCA循環(huán)方式，可以對標(biāo)準(zhǔn)展開動態(tài)監(jiān)測及持續(xù)優(yōu)化，使其契合不斷變化的技術(shù)和業(yè)務(wù)需求。

例如：在數(shù)據(jù)采集階段，當(dāng)對文物檔案運用三維掃描技術(shù)時，須嚴(yán)格依照精度≥0.1毫米的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保證文物的細節(jié)可被精準(zhǔn)記錄下來。檔案資料出庫后，要開展分類以及編碼整理工作，分別于掃描和錄入工作站進行處理，該過程須按照既定標(biāo)準(zhǔn)來操作。在存儲方面，選用LTO-9磁帶冷備份方式，以此保障數(shù)據(jù)可長期安全存儲。數(shù)據(jù)交換采用JSON-LD格式，便于系統(tǒng)之間進行交互，每季度利用PDCA循環(huán)對整個流程開展標(biāo)準(zhǔn)評估，檢查各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，并依據(jù)結(jié)果進行改進優(yōu)化，保證檔案數(shù)字化管理流程始終處于科學(xué)且高效的運行狀態(tài)（圖2）。

（二）強化信息安全保障措施

信息安全對博物館檔案管理而言非常關(guān)鍵，堪稱生命線。隨著網(wǎng)絡(luò)威脅的持續(xù)升級，以往傳統(tǒng)的安全防護手段已無法契合當(dāng)下的需求，故而需要運用先進的理念和技術(shù)來構(gòu)建全面的安全保障體系。零信任架構(gòu)摒棄傳統(tǒng)邊界防護思維，遵循“永不信任，始終驗證”這一原則，借助實施最小權(quán)限原則，嚴(yán)格界定用戶訪問范圍，以此降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。將生物識別技術(shù)與多因素認(rèn)證技術(shù)相結(jié)合，可較大提升身份驗證的準(zhǔn)確性與安全性。借助智能防御系統(tǒng)對數(shù)量眾多的日志數(shù)據(jù)展開實時分析，及時察覺并阻斷潛在威脅。

比如在引入零信任架構(gòu)后，針對員工以及訪客對檔案系統(tǒng)的訪問，實行最小權(quán)限管理，借助虹膜認(rèn)證并結(jié)合多因素認(rèn)證的方式，只有經(jīng)過嚴(yán)格身份驗證的人員，才可訪問特定的檔案資源。部署基于深度學(xué)習(xí)LSTM網(wǎng)絡(luò)的異常檢測模型，針對每日產(chǎn)生的10TB日志數(shù)據(jù)展開實時分析，一旦察覺到異常登錄、數(shù)據(jù)篡改等可疑行為，系統(tǒng)會立刻發(fā)出警報，并自動阻斷相關(guān)操作，切實保障博物館檔案信息的安全，避免珍貴檔案數(shù)據(jù)受到攻擊以及出現(xiàn)泄露的情況。

（三）推進智能化技術(shù)應(yīng)用

智能化技術(shù)給博物館檔案管理帶來全新變革，比如AI、區(qū)塊鏈等先進技術(shù)被應(yīng)用后，能夠突破傳統(tǒng)管理的限制，提高檔案管理在效率、準(zhǔn)確性以及安全性等方面的表現(xiàn)。借助AI技術(shù)可達成檔案內(nèi)容的智能化處理，比如自然語言處理（NLP），可對大量的文物檔案信息進行快速分析并生成摘要；運用物聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)則可實現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)定位與管理。區(qū)塊鏈技術(shù)依靠其不可篡改、可溯源的特性，為檔案存證提供可靠保障。

比如在檔案管理工作當(dāng)中積極引入智能化技術(shù)，運用NLP技術(shù)處理文物檔案，可自動生成檔案摘要，其準(zhǔn)確率超過92 %，可大幅縮短檔案檢索及查閱所需的時間。依靠融合應(yīng)用RFID與ZigBee技術(shù)，可實現(xiàn)檔案在館內(nèi)存儲位置的精準(zhǔn)定位，誤差被控制在5厘米以內(nèi)，便于檔案的查找和調(diào)取。另外，采用Hyperledger Fabric區(qū)塊鏈平臺，將文物鑒定記錄上鏈存證（圖3），每一次鑒定信息均被完整記錄且不可篡改，為文物的真?zhèn)舞b定以及溯源提供堅實可靠的依據(jù)，極大提升了博物館檔案管理的智能化與科學(xué)化水平。

（四）加強專業(yè)化人才隊伍建設(shè)

目前要著重改變?nèi)瞬哦倘币约爸R結(jié)構(gòu)不合理的狀況。一方面，通過與高校聯(lián)合培養(yǎng)以及專業(yè)機構(gòu)培訓(xùn)等途徑，有針對性地培育兼具檔案學(xué)專業(yè)知識和數(shù)字化技術(shù)能力的復(fù)合型人才，使他們充分掌握大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用。另一方面，構(gòu)建完善的人才激勵機制，給予優(yōu)厚的待遇和職業(yè)發(fā)展空間，吸引并留住人才，并且定期開展內(nèi)部培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，使知識得到更新，打造一支適應(yīng)時代需求、推動博物館檔案數(shù)字化管理不斷前進的專業(yè)隊伍。

四、結(jié)語

如今，博物館檔案數(shù)字化管理已從“技術(shù)輔助”階段邁入“智慧驅(qū)動”新紀(jì)元。未來要重點關(guān)注可信AI在檔案開放審核中的應(yīng)用，以及元宇宙場景下的沉浸式檔案體驗，如虛擬修復(fù)實驗室。通過構(gòu)建“標(biāo)準(zhǔn)—技術(shù)—人才”三位一體的體系，最終實現(xiàn)文化遺產(chǎn)的數(shù)字永生與價值再生。

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作者簡介：

趙婕（1986—），女，漢族，上海人。大學(xué)本科，文博館員，研究方向：博物館、紀(jì)念館。