財務報銷流程的內部控制與風險管理分析

摘" 要：隨著企業規模的不斷擴大和業務的日益復雜化，財務報銷管理成為企業日常運營中不可或缺的一部分。然而，在報銷過程中，由于信息不對稱、人為失誤或欺詐行為等因素，往往存在諸多潛在風險。這些風險不僅會導致企業資金流失，還可能影響企業的聲譽和競爭力。因此，加強財務報銷流程的內部控制與風險管理顯得尤為重要。通過構建完善的內部控制體系，企業可以實現對報銷流程的全方位監控，確保報銷單據的真實性、合法性和完整性。同時，通過風險管理措施，企業可以及時發現并應對潛在的財務風險，降低經濟損失和法律風險。本文從內部控制與風險管理入手，深入分析財務報銷流程中的關鍵環節和潛在風險，提出了相應的管理策略和改進建議。

關鍵詞：財務報銷流程；內部控制；風險管理

【DOI】10.12231/j.issn.1000-8772.2025.11.028

財務報銷流程是企業日常運營中不可或缺的一部分，其內部控制與風險管理對確保資金安全、提高財務管理效率及促進企業合規經營具有重要意義。本文深入探討了財務報銷流程的內部控制機制，分析其中可能存在的風險，并提出相應的管理策略。通過構建完善的內部控制體系，企業能實現對報銷流程的全方位監控，確保報銷單據的真實性、合法性和完整性[1]。同時，通過風險管理措施，企業可以及時發現并應對潛在的財務風險，降低因報銷管理不善導致的經濟損失和法律風險。

1 財務報銷流程的內部控制基本要素

其一，控制環境。控制環境是內部控制的基礎，為其他內部控制要素提供框架和支持。在財務報銷流程中，企業高層對財務報銷的態度和行為模式，比如強調誠信、透明和合規，將直接影響整個報銷流程的控制效果。因此要明確各級管理層在報銷流程中的職責和權限，確保決策、執行和監督的有效分離，合理設置財務部門、審計部門等相關機構，明確其在報銷流程中的具體職責和權限。

其二，人力資源政策。包括招聘、培訓、考核和激勵等，使員工具備必要的專業能力和道德素養，支持報銷流程的內部控制，建立獨立的內部審計機構，對報銷流程進行定期或不定期的審計，及時發現潛在的問題和風險。

其三，風險評估與控制活動。風險評估是識別和分析財務報銷流程中可能存在的風險，采取相應的控制措施。控制活動則是根據風險評估結果，制定并執行具體的政策和程序，確保報銷流程的合規性和有效性，動態性識別報銷流程中可能存在的風險點，比如虛假報銷、重復報銷、超標報銷，分析這些風險的發生概率和影響程度，確定其優先級和應對策略。同時制定嚴格的報銷標準和審批流程，使每一筆報銷都符合公司的規定和預算，實施預算控制，對超出預算的報銷進行嚴格審核和審批，加強對報銷單據的審核和核對工作，確保單據的真實性和合法性，設立專門的崗位或人員負責報銷流程的監控和檢查，以發現潛在的問題和風險。

其四，信息與溝通。信息與溝通是內部控制的重要組成部分，它確保了報銷流程中相關信息的及時、準確傳遞和共享，建立有效的信息系統來支持報銷流程，保持報銷單據的錄入、審核、審批和支付等環節的自動化和標準化，確保報銷流程中的相關信息能及時、準確地傳遞給相關部門和人員，以便他們履行職責并作出決策。還需要建立暢通的溝通機制，鼓勵員工在報銷過程中提出問題和建議，并及時解決他們的疑惑和困難，加強與外部審計機構、監管機構等的溝通和合作，以獲取更多的支持和指導，這些要素之間相互關聯、相互作用，共同構成了財務報銷流程內部控制的完整體系[2]。

2 財務報銷流程的內部控制與風險管理存在的問題

2.1 職責分離不到位

首先，部分企業在財務報銷流程中，對各項職責的劃分不夠清晰明確。這可能導致不同崗位之間的職責重疊或缺失，進而影響到內部控制的有效實施。例如，有些企業可能將報銷單據的審核和審批權限集中在同一人或同一部門手中，違背了內部控制中的“不相容職務分離”原則，增加了舞弊和錯誤發生的風險。其次，即使企業制定了明確的職責分離制度，但在實際執行過程中也可能存在力度不足的問題。一些員工可能出于方便、快捷或個人利益等考慮，故意或無意地違反職責分離的規定。比如，某些員工可能利用自己的職位便利，直接參與或干預報銷單據的審核和審批過程，從而繞過了正常的內部控制流程。這種情況下，即使制度再完善，也難以發揮其應有的效果。最后，監督機制的缺失也是導致職責分離不到位的重要原因之一。如果企業沒有建立有效的監督機制來對財務報銷流程進行監控和檢查，那么即使職責劃分再清晰、執行力度再強，也可能無法及時發現和糾正存在的問題[3]。監督機制包括內部審計、外部審計、員工舉報等多個方面，從而確保財務報銷流程的透明度和合規性。

2.2 缺少有效的審批層級

目前，當審批層級不足時，報銷流程可能會被過度簡化，導致關鍵控制點被遺漏。原本應該經過多層審批以確保合理性和合規性的報銷申請，可能只是經過少數幾個環節就被通過，從而增加了風險，審批層級的缺失往往導致權力集中在少數人手中，特別是當高級管理人員直接審批報銷申請時，可能因為對細節了解不足或受到個人偏見的影響而做出不恰當的決定，這種權力集中還可能引發內部腐敗和舞弊行為。而有效的審批層級能形成相互監督和制衡的機制，當審批層級不足時，這種監督機制就會失效，使報銷流程中的違規行為難以被發現和糾正，缺少審批層級的報銷流程更容易出現違規行為，比如虛假報銷、超標報銷等，從而增加了企業的合規性風險，不僅可能導致企業面臨法律處罰和財務損失，還可能損害企業的聲譽和信譽。審批層級是內部控制的重要組成部分。當審批層級不足時，內部控制的有效性就會大打折扣，使企業難以對報銷流程進行有效的管理和控制，雖然表面上看，減少審批層級可能會提高報銷流程的效率，但實際上卻可能適得其反。因為當審批流程過于簡單時，將會出現大量的錯誤和漏洞需要后續糾正和補充，從而增加了整體的處理時間和成本。

2.3 培訓和溝通不到位

內部控制和風險管理的有效性在很大程度上依賴于培訓和溝通的到位程度。當培訓和溝通不到位時，會導致一系列問題，一般來講，財務報銷流程涉及了復雜的財務規定、政策及系統操作，如果員工沒有接受充分的培訓，他們無法準確理解和執行相關要求，使報銷單據的錯誤、違規操作等問題頻發，有效的培訓能提升員工的風險意識，使他們認識到財務報銷中的潛在風險，學會如何規避這些風險。然而，培訓不到位會導致員工對風險視而不見，從而增加企業的財務風險。報銷流程中的每一步操作都需要按照既定的規范進行，確保數據的準確性和合規性。培訓不足會導致員工在操作中缺乏規范性，進而影響報銷流程的效率和準確性。另外，財務報銷流程中涉及多個部門和崗位，如果溝通不暢，會導致信息不對稱的問題，直接影響審批的準確性和效率，甚至導致重復勞動和資源浪費[4]。溝通不到位還會導致員工之間產生誤解和沖突。例如，報銷人員可能不了解財務人員的審核要求，而財務人員也可能不了解報銷人員的實際情況，這會導致雙方在報銷過程中產生分歧和矛盾，進而增加企業的財務風險和運營成本。

2.4 缺乏自動化審批和監控工具

其一，傳統的審批方式往往依賴于人工操作，不僅耗時耗力，還容易因人為因素導致審批延誤。當缺乏自動化審批工具時，報銷單據需要逐級遞交至相關部門和人員手中進行審批，這一過程中可能存在等待時間過長、審批流程繁瑣等問題，進而影響報銷流程的整體效率。在人工審批過程中，審批人員可能因疏忽、疲勞或其他原因出現審批錯誤。而自動化審批工具則可以通過預設的規則和算法對報銷單據進行自動審核，有效減少人為錯誤的發生，提高審批的準確性。同時缺乏自動化審批工具還可能導致審批過程的透明度不足，員工難以實時了解報銷單據的審批進度和結果，增加了溝通成本和不必要的等待時間。

其二，自動化監控工具可以實時監控報銷流程中的各個環節，及時發現異常情況并進行預警。而缺乏這類工具則可能導致風險難以及時發現和處理，進而增加企業的財務風險，自動化監控工具還能對報銷數據進行深度分析，挖掘潛在的風險點和優化空間，缺乏這類工具將使企業難以充分利用報銷數據，無法為財務管理提供有力的數據支持。隨著財務法規的不斷變化和完善，企業需要不斷加強合規性管理。而自動化監控工具可以幫助企業實時監控報銷流程中的合規性風險，確保報銷行為符合相關法規要求。如果缺少這類工具，將使合規性管理難度增加，可能導致企業面臨法律風險和聲譽損失。

3 財務報銷流程的內部控制與風險管理策略

3.1 明確責任分工和權限管理

首先，需要對財務報銷流程中的各個崗位進行細致的職責劃分，明確每個崗位的具體工作內容、目標和要求，使每個員工都清楚自己的職責范圍和工作標準。在此基礎上，建立嚴格的責任制度。將報銷流程中的每一項工作都落實到具體的責任人身上，確保每個環節都有明確的責任人負責，在出現問題時能迅速找到責任人并進行處理。其次，加強跨部門協作。財務報銷流程往往涉及多個部門之間的協作，明確責任分工時，還需要考慮跨部門之間的協調和配合，讓各部門之間能順暢溝通、協作配合，共同完成報銷流程中的各項工作。最后，在財務報銷流程中，不同的崗位和人員需要擁有不同的權限，這些權限應該根據工作需要和風險控制要求進行合理設定，讓每個員工只擁有完成其工作所必需的權限，避免權限過大或過小導致的風險和問題。對重要或敏感的權限，需要實施嚴格的審批制度[5]。確保在賦予員工權限之前，能對其進行充分的評估和審查。同時，在權限使用過程中也需要進行定期的復核和檢查，確保權限的使用符合規定和要求。除了審批之外，還需要對權限的使用情況進行持續監督。通過監控系統和內部審計等手段，對員工的權限使用情況進行實時跟蹤和記錄。這有助于及時發現和處理權限濫用等違規行為，保障企業的財務安全和穩定。

3.2 制定完善的審批機制

首先，需要明確審批流程，即報銷單據從提交到最終批準的整個過程，包括確定哪些部門或崗位需要參與審批、審批的順序及每個審批環節的職責，根據清晰的審批流程，可以確保報銷單據能按照既定的規則有序流轉，減少不必要的延誤和錯誤。其次，設定明確的審批標準和條件，這些標準和條件應該基于企業的財務政策、規章制度及相關法律法規。例如，可以規定報銷單據必須包含哪些信息、金額是否超過一定限額、是否符合預算要求，設定這些標準和條件可以確保審批人員在進行審批時有明確的依據，從而提高審批的準確性和合規性。最后，為了進一步提高審批效率和風險控制能力，可以實施分級審批制度。根據報銷金額的大小、重要程度及風險等級等因素，將審批權限劃分為不同的層級。較低層級的審批人員負責處理常規、低風險的報銷單據，而較高層級的審批人員則負責處理金額較大、風險較高的報銷單據，這樣不僅可以減輕高層級審批人員的負擔，還可以提高審批的靈活性和響應速度。此外，在制定完善審批機制的過程中，還需要注意對審批過程進行記錄，定期對審批結果進行反饋和分析，以便及時發現和糾正問題，利用電子報銷系統、財務軟件等信息化手段，實現審批流程的自動化和智能化，提高審批效率和準確性。

3.3 采取科技手段提升審批效率

首先，企業應引入電子報銷系統，實現報銷流程的數字化和自動化。電子報銷系統允許員工通過在線平臺提交報銷申請，并自動將申請流轉至相關部門和審批人員進行審核，這種方式取代了傳統的紙質報銷單，減少了郵寄、打印和歸檔等環節，大大提高了報銷流程的效率。其次，企業可以應用人工智能和自動化技術來進一步提升審批效率。例如，通過人工智能算法對報銷單據進行智能識別和分析，可以快速判斷單據的真實性和合規性，自動化審批流程可以自動根據預設的規則和條件進行審批，減少人工干預和錯誤率，這樣不僅可以加快審批速度，還能提高審批的準確性和一致性。最后，企業應確保報銷數據能實時同步和共享。通過建立統一的數據平臺和接口，將報銷系統與財務系統、預算系統等進行無縫對接，實現數據的實時傳輸和共享。這樣，審批人員可以隨時查看報銷單據的詳細信息、預算余額及歷史報銷記錄等，從而做出更加準確和及時的審批決策。

3.4 加強監督和內部審計

內部審計是對報銷流程進行全面、深入檢查的重要手段。通過內部審計，可以發現報銷流程中存在的問題和漏洞，評估內部控制的有效性，提出改進建議。內部審計應重點關注高風險領域和關鍵環節，比如大額報銷、頻繁報銷、異常報銷，關注審批流程的規范性，確保審批人員按照既定規則進行審批，防止權力濫用和違規操作。監督和內部審計的關鍵在于整改落實。對監督和審計中發現的問題和漏洞，企業應及時制定整改措施并落實到位。整改措施應具體、可行，并明確責任人和完成時限，企業還應建立跟蹤機制，對整改情況進行持續跟蹤和評估，確保問題得到有效解決，將監督和審計結果納入績效考核體系，對表現優秀的部門和個人給予獎勵，對存在問題的部門和個人進行問責，以形成有效的激勵和約束機制。

4 結束語

以上所述，財務報銷流程中的內部控制和風險管理分析是一項復雜而重要的工作。它要求企業從制度建設、流程優化、風險控制等多個方面入手，綜合運用多種手段和方法，確保報銷流程的合規性、高效性和安全性。只有這樣，企業才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，實現可持續發展。

參考文獻

[1]王曉春.鄉鎮財政財務內控管理的問題與對策[J].投資與合作，2024（10）：76-78.

[2]黃亮.關于加強醫院財務內控管理的措施思考[J].財經界，2024（29）：102-104.

[3]李巖.國有企業項目投資財務內控管理現狀及解決對策[J].商場現代化，2024（18）：147-149.

[4]呂健雯.企業財務內控管理制度建設[J].商場現代化，2022（17）：180-182.

[5]孟天成.行政事業單位財務內控管理的措施思考[J].財會學習，2022（24）：161-163.

作者簡介：陳旭（1989-），女，滿族，吉林長春人，本科，中級會計師，研究方向：費用報銷。