財務視角下公共圖書館內部控制策略探討

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A

隨著社會的進步與發展，公共圖書館作為社會文明的窗口，在信息傳遞與共享方面發揮著日益重要的作用。然而，在公共圖書館的運營管理中，財務視角下的內部控制問題逐漸凸顯，成為制約其高效、可持續發展的重要因素。本文旨在從財務視角出發，探討公共圖書館內部控制的策略，以提高其財務管理水平，確保圖書館各項經濟活動的合法合規性、財務信息的真實可靠性以及管理活動的效率。

一、公共圖書館內部控制的必要性

1.確保財務信息的真實性與可靠性

公共圖書館是社會知識傳播與文化服務的重要途徑，其財務信息不僅衡量運營健康狀況與管理效能，還是評估其服務質量和透明度的重要依據。內部控制體系作為公共圖書館穩健運行的基石，通過精心設計的制度框架、嚴謹的執行流程以及高效的監督措施，全方位保障財務信息的真實性、完整性和及時性。內部控制機制確保了從財務數據的源頭采集到最終報告披露的每個環節都遵循既定的規范與標準，有效預防了數據錄人錯誤、被篡改或遺漏的風險，從而保障了財務信息的準確無誤。

同時，通過實施嚴格的授權審批制度、不相容職務分離等控制措施，內部控制還筑起了一道堅實的防線，有效遏制了貪污、挪用公款等舞弊行為的發生，維護了公共圖書館的廉潔形象與國有資產的安全完整。此外，通過優化財務流程、強化預算管理以及加強成本控制等措施，內部控制幫助圖書館實現了資源的合理配置與高效利用，為提升服務質量、拓展服務范圍提供了有力支持，不僅增強了公共圖書館的社會服務功能，還進一步鞏固了其在公眾心目中的公信力與影響力，為構建學習型社會、推動文化繁榮作出了積極貢獻。

2.提高財務管理效率與經濟效益

內部控制在公共圖書館財務管理中扮演著至關重要的角色，它通過精細化的管理流程設計，不僅規避了資源浪費與低效勞動，還極大地提高了資金運作的效率和效果。

預算管理控制作為內部控制的核心環節之一，使得公共圖書館能夠基于戰略目標和實際運營需求，通過設定明確的預算目標、細化預算項目以及加強預算執行監控與調整，公共圖書館能夠確保每一筆資金都精準投放到最需要的地方，從而保障各類文化活動、教育項目以及基礎運營的順利開展，有效避免資金短缺或閑置的情況發生。同時，成本控制也是內部控制體系中不可或缺的一環。公共圖書館通過實施嚴格的成本控制措施，如采購招標、庫存優化和能耗管理等，有效控制了運營成本，減少了不必要的開支。這種精細化管理不僅提升了圖書館的經濟效益，還為其在資源有限的情況下，提供更多樣化、高質量的服務創造了條件。

3.保障經濟活動的合法合規性

公共圖書館作為承載著文化傳播與知識服務使命的事業單位，其所有經濟活動均需在國家法律法規的嚴格框架內運行，并緊密遵循相關政策導向。內部控制體系在此方面發揮著至關重要的作用，它通過構建一套全面、細致且具前瞻性的經濟活動管理制度，為公共圖書館的經濟行為設立了明確的規范與標準。這些管理制度不僅涵蓋了預算編制、資金收支、采購管理、資產管理以及合同管理等多個關鍵環節，還融入了風險防控機制，確保每項經濟活動都能在法律允許的范圍內開展，并有效預防潛在的法律風險。公共圖書館通過內部控制的嚴格實施，能夠及時發現并糾正經濟活動中的不合規行為，避免因違法違規操作而引發的法律糾紛與經濟損失，從而維護其作為公共機構的權威性與公信力。此外，內部控制的強化在公眾日益關注政府及事業單位透明度與合規性的今天，一個能夠嚴格遵守法律法規、規范經濟行為的公共圖書館，無疑將贏得更多公眾的信任與支持。這不僅有助于圖書館吸引更多的讀者與合作伙伴，還為其在推動社會文化發展、提升全民閱讀素養等方面發揮更大作用奠定了堅實的基礎。

二、基于財務視角下公共圖書館內部控制工作中存在的問題

1.財務會計管理挑戰加劇

隨著公共圖書館服務方式和服務功能的持續演變，其經濟活動費用支出方式正經歷著前所未有的新增、變更與轉換過程，對財務人員的專業能力和適應性提出了更為嚴苛的要求。從財務角度來看，這一系列變化不僅增加了財務管理的復雜性，還使得原有的核算體系與費用監控機制面臨挑戰。財務人員需要緊跟時代步伐，不僅要準確記錄每一筆新增的經濟活動費用，還要深度剖析費用支出的合理性和效益性，實施全方位、全過程的績效評價。但是，部分財務人員由于長期習慣于傳統的財務管理模式，面對新興的服務方式和多樣化的費用支出類型，顯得力不從心，其業務能力不足以支撐起高效、精準的財務管理和績效評價工作。此外，隨著信息技術的快速發展，公共圖書館的財務管理系統也在逐步升級，仍有部分財務人員在技術應用方面的能力尚顯薄弱，難以充分利用現代技術手段提高財務管理效率和質量。

2.預算編制缺乏科學性

從財務角度來看，部分公共圖書館在預算編制這一關鍵環節上，存在著顯著的問題與不足。這些圖書館在著手制定年度或長期預算時，往往忽視了將國家和政府的中長期發展計劃納入考量范圍。國家的中長期發展計劃不僅是指導各行各業發展的宏觀藍圖，還是確保資源有效配置、促進公共服務均等化的重要依據。然而，一些公共圖書館的預算編制工作卻未能與之緊密銜接，導致預算方案缺乏全局性和前瞻性。同時，各圖書館還應根據自身的發展階段、資源條件和服務特色，制定具有針對性和可操作性的發展戰略。此外，部分圖書館在預算編制過程中，對這些關鍵因素重視不夠，未能充分將圖書館的職能及發展戰略融人預算方案，使得預算的科學性和謹慎性大打折扣，影響了預算方案的有效性和可操作性，還難以對圖書館的運營和管理提供有力指導，甚至可能導致資源配置的浪費和效率的低下。

3.風險管理機制不健全

從財務管理的視角審視，圖書館在風險管理領域存在顯著的短板，對圖書館的穩健運營構成了潛在威脅。具體而言，圖書館缺乏一套系統而定期的經濟活動風險評估機制，該機制的缺失使得圖書館在面對復雜多變的經濟環境時，難以準確識別、評估及預測可能遭遇的各類風險。同時，部分圖書館在財務規劃與管理中，忽視了經濟活動風險評估這一重要步驟，導致對潛在風險的認知嚴重不足。無論是市場波動、資金流動性問題，還是內部控制失效、合規性風險等，都可能因缺乏有效評估而未被及時發現和應對，進而可能引發經濟損失，損害圖書館的財務健康。更為嚴重的是，風險管理的疏忽還可能使圖書館面臨法律糾紛的風險。在財務交易、合同管理及知識產權保護等方面，若未能建立健全風險防控體系，一旦出現問題，圖書館可能因缺乏充分的法律準備和應對措施而陷入被動，不僅影響聲譽，還可能承擔不必要的法律責任和經濟賠償。

三、財務視角下公共圖書館內部控制策略

1.強化財務會計管理的重要性

（1）提高財務人員業務能力。從財務角度出發，財務人員應積極采取策略，不斷拓展業務能力，實現從機械記賬向管理型財務的華麗轉身。財務人員需深人學習最新的政策文件與財務法規，確保日常操作與國家政策導向保持一致，避免因信息不對稱或理解偏差帶來的財務風險。財務人員應定期參加由政府部門或行業協會組織的政策解讀會，及時把握政策動態。應積極參與各類專業培訓，如財務分析、預算管理、內部控制及績效評價等課程，以提升自身的專業素養和綜合能力。通過系統的學習，財務人員能夠掌握更先進的財務管理理念和技術，為圖書館的財務管理注入新的活力。同時，財務人員還應注重提高績效評價能力，通過對圖書館各項經濟活動的成本效益分析，要求財務人員不僅要精通財務數據處理，還要具備敏銳的業務洞察力，能夠從紛繁復雜的財務數據中提煉出有價值的信息，為圖書館的可持續發展貢獻力量。

（2）完善資金管理制度。從財務角度出發，針對經濟活動費用支出方式的新增、變更與轉換，財務人員應采取一系列策略。首先，嚴格審查每一項新增或變更的支出方式。在審查過程中，財務人員應詳細核對相關憑證和合同，確保支出的真實性和合理性。其次，建立一套完整的資金審批流程。明確各級審批權限和責任，確保每一筆支出都經過適當的授權和審批。對于重大支出項目，應實行集體決策或專家評審制度，以減少決策失誤和資金浪費。同時，財務人員還應加強對資金使用的效益評估，定期對各項支出展開成本效益分析，并建立科學的績效評價體系，財務人員可以客觀地衡量資金使用的效果，為圖書館的財務管理提供有力的數據支持。最后，加強與相關部門和人員的溝通協調。通過定期的培訓和宣傳，提高全員對資金管理的認識和重視程度，共同推動圖書館財務管理規范化、科學化。

2.優化預算編制

（1）提升預算編制科學性。從財務角度出發，公共圖書館在編制預算時，應緊密圍繞國家和政府的中長期發展計劃以及圖書館的職能及發展戰略，財務人員需深入研究國家和政府的政策導向，特別是與公共圖書館相關的中長期發展規劃，要求財務人員定期參加政策解讀會，及時獲取政策信息，準確理解政策意圖，確保預算方案與國家政策保持一致。同時，財務人員應與圖書館管理層密切合作，深入了解圖書館的職能定位、發展目標和服務特色，確保預算方案能夠充分反映圖書館的戰略需求。在編制預算時，財務人員應充分考慮圖書館的各項業務活動，合理分配資金資源，還應采用科學的預算編制方法，如零基預算、滾動預算等。通過細致的預算分析和預測，財務人員可以及時發現潛在的資金缺口和風險點，為圖書館的財務管理提供預警和決策支持。

（2）加強預算執行監控。從財務角度出發，在預算執行過程中，為確保資金精準投放、避免資金短缺或閑置，并提高資金使用效率，應建立預算執行監控體系，通過設立關鍵績效指標（KPIs），如資金使用率、項目完成率等，定期評估預算執行的進度和效果，并利用財務軟件和數據分析工具，實現數據的實時監控和預警，確保預算執行的透明度和可控性。同時，加強預算調整的靈活性和及時性，在預算執行過程中，一旦發現資金短缺或項目變更等情況，應立即啟動預算調整程序，重新評估項目優先級、調整資金分配等方式，確保資金能夠精準投放至最需要的地方，避免資金浪費和閑置。同時，財務部門應與其他業務部門保持密切聯系，共同分析預算執行情況，并定期召開預算執行會議及提交相關報告，確保各部門對預算執行的進展和結果有清晰的認識，形成合力，推動預算執行。

3.健全風險管理機制

（1）建立經濟活動風險定期評估機制。從財務角度出發，圖書館為確保經濟活動風險得到有效管理，應至少每年展開一次全面、系統和客觀的經濟活動風險評估。圖書館應組建一個由財務部門、審計部門及關鍵業務部門代表組成的風險評估小組。該小組負責設計風險評估框架，明確評估范圍、方法和流程，確保評估工作的專業性和全面性。在此基礎上，風險評估小組應收集和分析圖書館過去一年的經濟活動數據，包括財務報告、業務記錄和市場趨勢等，并通過數據對比、趨勢分析和專家訪談等手段，識別潛在的風險點和薄弱環節。小組應采用定量和定性相結合的方法，量化評估識別出的風險，根據評估結果，將風險分為高、中、低等不同等級，為后續的風險應對提供依據。此外，風險評估小組應撰寫詳細的評估報告，全面總結評估過程、方法和結果，報告應提出針對性的風險應對措施和建議，包括風險規避、降低、轉移和接受等策略，明確責任分工和時間節點，確保風險應對措施得到有效執行。

（2）綜合運用風險應對策略。從財務角度出發，圖書館在面對潛在風險時，應根據風險評估結果，綜合運用風險規避、風險降低、風險分擔和風險承受等策略，對于高風險的經濟活動，圖書館應采取風險規避策略，通過調整業務流程、限制資金流動或終止高風險項目等方式，直接避免風險的發生，嚴格遵循風險評估結果，對高風險項目予以審慎對待。對于中等風險的經濟活動，圖書館應實施風險降低策略，通過加強內部控制、優化資源配置和提高業務運營效率等措施，降低風險發生的可能性及影響程度，財務部門應加強對業務流程的監控，確保各項經濟活動的合規性和效率性。圖書館可以運用風險分擔策略，通過購買保險、簽訂合作協議等方式，將部分風險轉移給外部機構或個人。財務部門應與合作方充分溝通和協商，確保合同條款的明確性和合法性，以有效分擔風險。

四、結語

綜上所述，財務視角下的公共圖書館內部控制策略是提高圖書館財務管理水平、保障經濟活動合法合規以及確保財務信息真實可靠的重要途徑。通過強化整體控制意識、做好崗位規劃設置、建設科學化控制體系以及提高工作人員工作水平等措施實施，可以有效地提高公共圖書館的財務管理水平和管理效率。公共圖書館可以構建完善的內部控制體系，推動其財務管理向更加科學化、精細化的方向發展，有助于提升圖書館的管理效能和服務質量。隨著信息技術的不斷發展和數字化轉型的深人推進，圖書館應積極探索利用大數據、人工智能等先進技術手段，提高內部控制的智能化和自動化水平。

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作者單位：廣西壯族自治區桂林圖書館