信息化環境下事業單位檔案管理改革路徑與高質量發展策略研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理是關系事業單位穩定發展的關鍵工作。在信息技術持續進步的趨勢下，事業單位的檔案管理由人工作業逐步過渡到基于信息系統的管理模式。這種轉換在一定層面上加快了單位整體革新的步伐，并促進了檔案管理職能進入一個嶄新的發展時期。但是檔案管理工作的開展依然面對較多的問題，包括對信息化認知程度較低，信息化管理制度不夠完善，信息化管理水平相對滯后等。面對智能化快速發展的時代背景，檔案管理工作開展需要深入理解和學習信息化技術的應用。基于此，在實施革新的過程中，事業單位應重視采納前沿的發展觀念，整合先進技術與現代化管理策略，確保檔案管理效率的顯著提升。

一、信息化環境下事業單位檔案管理創新發展的重要意義

在現今的背景下，事業單位對歸檔制度的更新顯得極為關鍵，其首要目標是與時代的發展同步。隨著時代發展，單位對歸檔機制的更新能夠保障其發展與時俱進。通過強化科技應用，依托科技手段優化管理模式，極大地提升了歸檔效能，并降低了操作成本，這對事業單位的長期發展具有積極的推動作用。此外，還推動了現代化資料保管的手段。歸檔方式從人工過渡到數字化管理，讓管理變得更加快捷，并且記錄的介質也隨之轉變，由紙制檔案轉換為電子檔案，開啟了管理的嶄新篇章。與傳統方式相比，信息化歸檔管理無論在存儲還是檢索方面都更加容易，并且檔案也較少受到外界因素的影響，所需存儲空間較小，使得保存更有效率。在傳統管理下，紙質檔案的整理比較煩瑣，查找時也頗為不便，未能對文件展開細致劃分，且在調用檔案時難以迅速取得，這種方式還存在信息不精準的問題。在信息化管理模式下，歸檔管理信息準確無誤、分門別類且井然有序，文件的檢索也變得方便快捷，調用流程更加順暢，還有效克服了檔案運用不足的問題。相較于其他種類的管理，檔案管理在職責上更顯繁雜，其有效實施需要多方面的資源支撐，包括但不限于物質和人力資源的配備，如此方能確保管理任務的順利執行。此外，檔案管理的連續性特征較為顯著。因而在信息化背景下實施檔案管理領域的改革，必須制訂符合邏輯的計劃，并有效融人信息技術手段，識別管理中的不足，持續積累改進經驗，以此為未來的檔案管理工作提供有力的借鑒和參考。

二、信息化環境下事業單位檔案管理改革發展面臨的挑戰

1.信息化認知水平較低

在展開文獻資料的保管與規劃過程中，許多事業單位的檔案管理工作人員依然固守陳舊的思維模式與觀念來處理相關工作。他們對于當代文獻保管的深層含義和廣泛范圍缺乏及時的認識更新，未能有效把握數字化時代檔案保管的核心要點，導致其管理要旨模糊不清，在發掘、分析與利用各類文獻方面還有較大的提升空間，對信息技術手段的應用不夠積極，有的工作人員甚至認為信息化對于單位的長遠發展沒有好處。認識上的不足導致其日常管理流于形式，未能有效彰顯檔案的價值，難以為單位發展提供有力的支持。同時，工作態度也顯得消極，在檔案資料整理和歸檔方面，缺乏前瞻性，開展工作不夠主動，檔案信息收集與編輯質量較差，文獻信息處理質量未能達標，在資料搜集過程中缺乏全面的監督，導致資料零散且不集中，進而使得檔案保管無法達到預期效果。因而檔案管理體系亟待改進。

2.信息化管理制度待完善

在事業單位推進檔案信息化的過程中，由于缺乏全面的管理規定，未能構建統一的管理體系與流程，以致管理行為顯得較為隨意。在歸檔眾多文件時，缺少一套統一的歸檔準則，許多檔案信息并未納人檔案管理系統，導致各部門的檔案管理各自為政，缺乏對檔案信息的有效統籌與監管。負責檔案管理的部門在指導各部門開展檔案整理方面的執行力度不足，未能從單位全局的角度出發開展工作，導致各部門在檔案文件管理標準上存在顯著差異，亟須提高整體管理水平。此外，檔案的遺失情況時有發生，嚴重損害了檔案文件管理的整體效能。

3.信息化管理水平待提升

雖然國家在推進信息化檔案管理工程的發展，但大部分單位的自動化檔案管理系統的構建與應用仍處于探索階段，研究進展止步于紙上談兵，實際應用成果并不盡如人意。具體而言，各單位在管理檔案的過程中沒有建立完善的辦公自動化系統，因為硬件和軟件設施的不足以及人才的缺乏，使得系統運行效率并不高，應用尚不廣泛，影響了整體的信息化管理水平。所以在電子檔案管理方面，工作人員普遍缺乏接受意愿，未能掌握必要的技術知識，且缺乏系統的培訓，導致在實際工作中難以發揮電子檔案管理應有的效能，電子檔案系統的潛力未能得到充分挖掘，檔案管理技術水平遲遲未見提高。此外，一些單位在檔案管理上嚴重缺乏統一性，由非專業人士兼職處理，缺乏專業知識和素質，不可避免地削弱了檔案管理的專業性與效率，在人力資源配置上暴露出明顯的合理性不足，影響了單位的整體發展。

三、信息化環境下事業單位檔案管理的改革路徑

1.檔案管理信息化建設

主要是將過去的檔案資料借助先進的設備與技術錄入電腦中，形成電子化檔案。這些檔案資料借助Word文件、Excel表格等多種電子格式實行存檔。這種方法的最突出優點是其能夠便捷地保存和檢索檔案數據，從而大幅節約時間成本。同時，檔案數據的電子化儲存，相比傳統的紙質儲存方式來說更加安全，儲存時間更長。只要在互聯網存在的情況下，相關檔案數據可以長久保存和使用。

2.檔案數據的自動化保護

在當代的檔案管理實務中，核心手段便是依賴互聯網實現檔案信息的保護。無論是內網還是公司特定的網絡，均需提高其安全防護水平。主要是互聯網屬于開放的網絡，如果不能做好自我防護，可能導致檔案數據信息泄露或被篡改或被惡意盜取等，影響檔案管理的安全性。如果是保密單位，檔案信息的泄露還有一定風險造成國家安全威脅。因而需要重視檔案數據的自動化保護。對此，我國始終將檔案安全操控視為關鍵的科研方向，在確保檔案材料的完整性和安全性方面已取得較為系統的進展，各類檔案材料均采取了相應的防護措施。

3.檔案管理的現代化手段

在信息化時代背景下，對技術專業人士而言，檔案管理系統所提出的標準要求愈顯嚴格，必須確保相關工作人員足夠關注該領域，方能保障檔案系統的正常運行。從實際操作層面出發，事業單位應著力培養工作人員對信息化建設的重視，讓他們深刻理解檔案信息化管理的核心價值。為減少工作失誤，必須著重在檔案管理的過程中實施創新，運用最新的技術手段，確保管理工作的效率與準確性得以提升。比如人工智能技術、虛擬現實技術等的應用，對于提高檔案管理智能化水平都有積極作用，而且也便于對檔案資料的分析和利用。

四、信息化環境下事業單位檔案管理的高質量發展策略

1.完善信息化檔案管理體系

隨著信息技術的進步，事業單位檔案管理系統獲得了顯著加強。作為單位發展不可或缺的一環，檔案管理必須融合當前的實際狀況與未來需求，積極運用信息化手段，提升管理質量。在推進數字化檔案管理的革新進程中，事業單位應當優化信息技術的應用成效，利用先進技術優化檔案管理流程。首先，基于單位具體情況，制定合適的策略，清晰定義服務方式，并針對各階段的需求制訂細致的計劃，確保檔案服務的無縫銜接。其次，創建信息化服務平臺，為用戶提供更為便捷的檔案管理服務。通過該平臺提高檔案服務的效率，便于用戶快速、有效地查詢和獲取所需檔案信息，從而提高檔案管理的整體性能和服務質量。再次，為確保信息化作業產生的數據得到恰當運用，并發揮其應有的作用，事業單位應構建全面的檔案資料庫，確保信息資源的有序整合，進而展現一個客觀、精準且完整的組織檔案資料全景。最后，構建完備的數字檔案管理系統。實現檔案數字化管理，及時分類整理信息內容，提高歸檔效率，促進信息資源共享，為檔案的數字化轉型創造更有利的環境。在構建檔案數據庫的初始階段，必須前瞻性地考慮信息整合的長遠規劃，留有充足的余地，保證在單位不斷發展情況下，依然可以收集海量的數據納入數據庫實施管理；在這個過程中，需要注意檔案人員自己的習慣，提高數據庫建設的針對性，確保人員可以按照自己的習慣展開檔案資料的收集、整理、歸檔和分析處理。對此，還需要不斷挖掘各類檔案信息的潛在價值，建立健全管理系統維護機制，保證檔案資料的完整性，避免出現遺露、缺損或信息泄露等問題。另外要注意提升檔案人員的安全防護意識，可以熟練使用防火墻、殺病毒軟件等工具，隨時更新安全補丁，更新維護系統以及防護系統，預防出現信息泄露等問題。另外，還要定期備份重要檔案，以免因管理不善而導致檔案資料的丟失。

2.提高管理人員信息化水平

事業單位的檔案管理人員應當深化對檔案信息化建設重要性的理解，將其視為單位高效運轉的核心要素之一。檔案管理人員的信息化素養直接關系到工作品質，因而需不斷提高其信息化專業水平。事業單位可通過開展信息化培訓，提升檔案管理人員的信息化素質。在選拔人員時，需要綜合考慮其態度和專業技能，明晰信息化檔案管理的具體要求，并制定詳盡的崗位職責，以保證工作的規范性。此外，應給予員工更多的培訓機會，以增進他們的專業知識。尤其是在信息技術的掌握上，通過專業培訓，使其檔案管理知識與信息技術有效結合，實現管理流程的優化提升。單位可以從內部篩選相關人才，組織到社會或者高校實施檔案信息化管理相關知識的學習與培訓，汲取先進知識，彌補自身不足，提高綜合素質。另外，依托現有的內部培養機制，事業單位亟須著力吸引外部人才，積極面向社會公開招聘經過專業訓練的檔案管理人才。他們應接受過系統檔案學教育且熟練掌握計算機操作，并具備將前沿理論與技術引入本組織的能力，能夠在檔案信息化處理過程中，面對突發狀況時迅速應對，從而為事業單位信息化檔案管理系統提供堅實的支撐。

3.優化信息化檔案管理方法

在推進檔案管理改革的過程中，事業單位應給予充分重視，確保管理措施的轉型升級，以保障領導干部及管理層能夠有效發揮指導作用。同時，需結合既定制度開展檔案管理，有序監管檔案工作人員，確保其嚴格按照既定要求開展工作。管理團隊中的成員須樹立正確理念，全方位優化檔案管理工作，提高服務水平，以增強檔案管理的整體效能。信息化檔案管理模式作為一種順應現代化需求的檔案管理模式，應借助信息科技的深度融合來提高管理效率。在此過程中，檔案工作人員必須具備必要的技能，全面掌握檔案管理知識，以確保信息化檔案管理工作順暢開展，從而進一步提升管理成效。

4.深化檔案管理信息化應用

為了提高檔案管理效率，事業單位應制定周詳的規章制度，以期顯著提升檔案管理效益。同時，必須對傳統檔案管理方式實施創新改進，優化管理機制，助推業務流程，確保檔案資料完整無缺。健全規章制度是一個持續的過程，須依據單位發展的現況，有效革新與創新單位運營機制，激發員工的工作熱情，并使其充分認識檔案管理的重要性，全面提升管理質量。單位需建立起檔案管理信息化系統平臺，確保單位內部各個部門之間信息共享，支持對各部門業務檔案的實時收集與歸檔整理，避免出現遺漏。

5.強化檔案管理信息化支撐

以醫療單位為例，醫院檔案數字化管理對其日常運營具有極為關鍵的影響，利用信息化手段可顯著提升病患服務的便捷性。醫院開展檔案信息化管理，需要完備的基礎設備設施，搭建醫療信息網絡，有助于提高醫院整體競爭力。在檔案管理過程中實行細致的管控，加大資金投入，提升硬件設備設施的質量，并組建專門部門，確立高效的網絡管理體系，定期維護系統以預防潛在故障，避免信息傳遞受阻，確保檔案信息處理工作全方位實施。同時，還要保障網絡系統能夠穩定運行，以取得更佳的應用效果。還要關注對電子檔案材料的保存與管理，運用先進的網絡存儲技術，根據本醫院檔案保管的現狀，打造專門的電子檔案存儲平臺，提高電子文檔安全存儲能力。

五、結語

隨著信息技術的進步，事業單位檔案管理工作已經從傳統的紙質管理形式轉向電子數據，并開始借助計算機網絡系統實施檔案管理操作。在信息化環境下，管理模式的改革與高質量發展是目前檔案工作的關鍵環節，可以優化檔案管理操作流程，提高檔案管理效率和質量，從而給社會帶來更優質的服務，推動了檔案管理工作的進步。

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作者單位：鄄城縣第三人民醫院