推行“三合一”制度完善檔案資源體系

摘 要：在學校檔案管理中，檔案是一個非常重要的組成部分。在學校管理中，檔案起著承上啟下的作用，在促進教師隊伍發展方面也發揮著重要作用。因此，在新時代下，為了更好地提高學校檔案管理的效率和質量，我們積極構建和生成“三合一”制度，不斷推進檔案資源體系的完善和優化，努力實現檔案利用價值的最大化。基于此，本文將以此為主題，研究學校檔案館“三合一”制度的實施，希望能為相關工作的開展提供良好的參考和價值。

關鍵詞：“三合一”制度；學校；檔案管理

檔案管理是學校運營和發展中的一項關鍵任務。然而，在傳統的管理工作中卻存在意識滯后、方法單一的問題，難以真正達到理想和最優的管理效果，導致檔案的利用價值減弱。在新時代背景下，為了更好地改善這一問題，我們可以嘗試推進“三合一”制度，創新、適應時代需求，消除過時和單一的做法，確保檔案管理工作逐步有效實施。

一、“三合一”制度的概述及作用

（一）概述

從2022年5月開始，國家檔案局要求在政府檔案工作中全面推進“三合一”制度。所謂“三合一”制度，主要理解為分類方案、文件材料歸檔范圍、文件材料保管期限的“三合一”制度。政府檔案的相關管理規定將其分為文件和檔案等類型。在新時代背景下，學校檔案管理中的“三合一”制度正在穩步推進。在學校的檔案管理中，檔案是非常重要的組成部分。在學校管理中，檔案具備連接、導向的作用；在師資隊伍培養中，檔案也發揮著重要的促進作用。然而，在該制度的實際實施中，仍存在一些亟待解決的問題，因此要最大限度地發揮“三合一”制度的價值和作用，以促進學校檔案管理的發展［1］。

（二）作用

“三合一”制度在學校檔案管理中的有效應用，可以提供科學的指導和規范。在“三合一”制度的推動下可以逐步生成和構建一個全面、豐富、結構優化的檔案資源體系，為檔案管理提供基礎支持，確保檔案管理工作的穩定長期發展［2］。此時，在現階段檔案管理工作中，要全面推進“三合一”制度，將更多創新要素融入檔案管理，大大提高檔案管理的綜合能力。通過該系統的有效應用，可以消除傳統檔案管理中的問題和弊端，不斷提高檔案管理的制度化、系統化和專業化水平。這將全面提高檔案管理的質量和效率，確保實現預期的檔案管理目標。檔案管理工作成效的高低將直接影響學校日常工作開展的質量和成效，在新時代下，對全新的檔案管理制度進行引入和運用已經刻不容緩。而“三合一”制度的價值和優越性是非常明顯的，可持續推進檔案管理這項工作的革新，為工作的開展注入新的生機和活力，是提高檔案管理整體水平的重要“助推器”。

二、學校檔案管理推進“三合一”制度的現狀分析

首先，該系統尚未完善。如果學校檔案仍按上一年度部門保留期歸檔，則檔案管理文件與實際情況存在差異［3］。其次，順序是任意安排的。在檔案管理過程中，一些檔案人員只按時間對檔案進行分類，嚴重忽視了檔案之間的內在聯系，［4］導致檔案管理工作缺乏標準化和規范化，難以實現預期的管理目標。再次，業務水平相對較低。在檔案管理工作中，“三合一”制度的實施和推廣無疑對檔案人員提出了更高的要求，要求建立和建設一支合格的檔案管理隊伍。然而，現階段學校檔案管理難以推進，導致“三合一”制度在實際實施中存在各種問題和困難。最后，自查力度不夠。在該制度的指導下，對檔案的收集時間和范圍有明確的規定。但在收集工作完成后，關于歸檔質量的明確報告很少。在實際檢查過程中，更強調集中統一管理、及時歸檔等，嚴重缺乏對歸檔質量的評估規則。這就需要在新時期下引入全新的檔案管理制度——“三合一”制度，依托“三合一”制度為突破口，使以往檔案管理工作的問題和不足得到有效的解決和消除，實現對檔案管理全新生態的重塑，為工作實踐開展注入全新的生機和活力，使得檔案管理工作的開展煥然一新，保障預期中的檔案管理目標得以“落地”。

三、學校檔案管理推進“三合一”制度的策略研究

（一）健全制度——“三合一”制度推進的“保障”

學校管理規模的擴大將導致每年產生大量檔案，但大多數學校都建立了文件歸檔范圍和保存期的管理制度。然而，在實際的歸檔和組織中，檔案工作者經常會遇到無法找到文件的相應保存期和歸檔范圍的問題。造成這一現象的原因是，盡管檔案局對檔案的范圍和保存期限做出了相應的規定，但各學校制定的歸檔范圍和保存期仍然相對過時，需要根據工作的變化不斷改進。在新時期下，為了更好地提高學校檔案管理效率與質量，可嘗試著與時俱進，對“三合一”制度積極地進行構建和生成，持續性地推進檔案資源體系的完善及優化，力求將檔案的利用價值最大化地展現出來。為了更好地推進學校檔案管理中的“三合一”制度，有必要先建立一個全面的制度，為檔案管理工作的開展提供明確的依據和參考，使檔案管理工作朝著制度化、規范化的方向發展；有必要審視現行制度的問題和不足，最大限度地規范和約束制度。積極推進“三合一”制度的實施和實踐，通過制度的實施，檔案管理工作充滿新的生機和活力。

一方面，建立分類方案。學校檔案管理辦法可作為檔案管理工作中實施健全歸檔制度、確定逐項歸檔方式的依據。學校檔案種類繁多，以師生人事檔案管理為例，包括學生入學資料、成績和表現、黨團資料、獎懲資料、職稱和學歷資料、工資和任用資料以及各種聘書、教師資格認證申請表、畢業論文評語等，全面反映了學校師生的主要經歷、品德、作風、政治面貌、才能和能力、學習和工作表現，歸檔工作可以按類型有效地進行。另一方面，制定一份檔案歸檔范圍和保存期清單。學校可以參考相關教學文件，以表格的形式確定檔案的具體保存期限，結合檔案的屬性，可以有效地將其分為永久保存、30年定期保存和10年定期保存，檔案保存期限表可根據檔案相關法律法規和學校實際情況制定。隨后，將對文件和檔案部門進行檢查，找出不足和差距，以有效實施和推廣“三合一”制度，使檔案管理的發展更加規范和系統。

（二）按件歸檔——“三合一”制度推進的“要點”

目前，在“三合一”制度的指導下，學校在檔案管理工作中大多按件歸檔檔案，按文件歸檔的方法具有顯著的優勢，因為它便于文件檢索、查詢和統計［5］，但經常出現“件”和“件”隨意排列的現象［6］。此外，檔案在學校日常運營和發展中的應用頻率相對較高，檔案的檢索和插入也較為常見，按文件歸檔更有利于文件的保存和保護。與按卷歸檔相比，歸檔人員需要更加關注逐件歸檔中文件之間的內部聯系。在推進“三合一”制度的過程中，檔案歸檔是一項非常重要的核心內容。在新時代背景下，要加強對逐件的認識，保持逐件歸檔中文件之間的內在聯系，有效地區分“卷”歸檔，充分發揮逐件歸檔的價值和作用。這最大限度地提高了系統在檔案管理中的價值和有效性，確保了檔案管理的有效實施。

例如，《歸檔文件整理規則》明確規定，檔案整理工作應嚴格遵循文件形成規則，保持文件之間的內部有機聯系，堅持“時間與理由相結合”的整理原則。在學校，有大量相對分散的檔案，在組織過程中會遇到許多問題和困難。因此，為了更好地解決這個問題，檔案管理人員在整理文件時可以嘗試用鉛筆在文件上做簡單的標記，并按部門對收集到的文件進行分類。在部門文件中標記相應的職能，如人事部門——解雇標記為01；規章制度標記為03；考核標記為04；職稱標記為05；獎懲標記為06；等等。此外，文件歸檔需要具有一致性，一致類型的文件不能隨意更改其保存期，如檔案今年將被永久存儲，明年將被定期存儲。對于文件插入問題，在文件收集過程中，文件管理人員間需要密切溝通和交流，以確保文件收集工作的完整性和完備性。為確保文件之間良好的內部聯系，檔案管理人員可以用鉛筆在“零件號”中標記完整率較低的文件，這有助于快速插入文件，為檔案管理工作的開展提供便利，避免混亂，使檔案管理工作更加有序和完整。

（三）業務考核——“三合一”制度推進的“關鍵”

在學校運營和發展過程中，檔案管理是一個非常重要的組成部分，它將直接影響學校的整體建設和發展，并為各項工作的發展提供參考和價值。近年來，學校也更加重視檔案管理。然而，從目前的實際情況來看，許多學校尚未建立專門的檔案員，或者對檔案工作重視不夠，導致“三合一”制度實施不利。

為了更好地確保學校檔案管理中“三合一”制度的實施，還需要更好地發揮“人”的價值和作用。在現階段的檔案管理工作中，一些檔案人員的專業水平較低，這對“三合一”制度的實施和推廣產生了非常不利的影響。因此，我們應該高度重視檔案管理工作，加強專職檔案人員的培訓，大大提高檔案管理人員的水平和能力，使他們能夠更好地開展工作，消除推進“三合一”制度的障礙。在新時代下，學校需要制定相關規定，在選拔和聘用檔案管理人員的過程中，要提高門檻，制定嚴格的標準，以此為檔案管理團隊注入更多新鮮血液。定期對檔案管理人員進行線下和線上培訓。培訓結束后，應開展相應的評估工作，評估結果與檔案管理人員的晉升和自身利益密切相關，使每個檔案管理人員都能受到重視，能積極參與培訓和評估。在檔案管理人員隊伍內部建立健全獎懲機制，獎懲明確，這為檔案管理人員的工作發展提供了更多的動力，使他們能夠自我提升，以正確的思維和行為加快推進“三合一”體系，在日常工作中獲得更多的成就感和幸福感，從根本上提高他們的檔案業務能力和水平。因此，通過利用人力資源的優勢，可以最大限度地發揮“三合一”系統的作用，有效實施檔案管理中的各種細則，促進學校的整體建設和發展，成為檔案管理的最大亮點和特色，提高檔案管理的有效性。

（四）細致檢查——“三合一”制度推進的“抓手”

新制度的實施需要時間，不僅要在學習中適應，還要在學習中實施，為了使檔案管理更加規范，每所學校都將進行自查。然而，在當前推進“三合一”制度的過程中，仍存在檢查力度不夠、對學校檔案管理重視不夠等問題。在推進“三合一”制度的過程中，細致的檢查工作也是必不可少的工作環節。在傳統的工作模式下，對檔案工作的檢查不到位，極大地影響了檔案管理工作的質量和效率。因此，有必要加大檢查力度，落實檢查規則，實現理想和最佳的制度推廣效果。

一方面，學校檔案的歸檔等同于其他學校工作，在實際實施過程中，要積極開展部門檢查工作。在新時代下，學校檔案室可以建立檔案歸檔要求的相關管理制度，定期或不定期進行檔案檢查，并確保最終檢查結果的實時報告。對于檢查過程中出現的不足和問題，檔案室需要快速開展基于問題解決的培訓，使指導更加準確和有針對性。檔案管理部門需要細化檢查標準，制定全面健全的實施細則，從而真正推動檔案管理向規范化、標準化方向發展。另一方面，要加強對檔案制度建設的指導和審查，根據檔案“三合一”編制的主要任務、總體要求、編制標準和常見錯誤，制訂相應的優化方案和解決方案。檔案管理機構需要定期召開培訓會，建立資源共享微信群，利用騰訊會議作為平臺進行在線會議等，使指導工作更加準確。定期或不定期分批推進“三合一”制度的制定、指導和審查，使“三合一”制度在檔案管理中得到緊密落實，檔案管理的標準化、規范化、系統化得以持續穩步推進。

（五）善用技術——“三合一”制度推進的創新

在新時代背景下，隨著技術的快速發展，現代技術與檔案管理的融合已成為檔案管理的未來趨勢。因此，在學校檔案管理中，為了密切落實和推進“三合一”制度，學校還需要充分利用現代技術的優勢來保障工作，大大提高檔案管理的有效性，不斷提高檔案管理現代化和信息化水平。

首先，學校可以根據“三合一”系統中的分類方案、文件歸檔范圍和文件材料的保存期，積極構建和生成檔案管理系統，在系統保障下推進各項工作的信息化、智能化建設。其次，在文件分類和歸檔相關工作中，我們可以積極利用“大數據”和“數字”技術，確保更準確地收集文件和材料數據資源，最大限度地減少錯誤，有效降低檔案管理人員工作的復雜性和復雜度，使工作得以順利開展，全面提高檔案管理的質量和效率。最后，在“三合一”制度推進中，為了更好地開展分類方案、檔案材料歸檔范圍、檔案材料保存期限等相關工作，可以開展檔案電子化建設，借助技術，可以更快、更方便地執行文件插入和其他任務，輔助資源的搜索、利用、分類和歸檔可以有序進行。隨著技術的賦能，“三合一”系統的推廣效果可以不斷增強，系統的頂層設計價值和作用可以得到體現，使檔案管理朝著標準化和發展的方向發展。

總之，在新時代下，為了使學校檔案管理工作更加有序高效，顯著提高檔案利用價值，必須與時俱進，立足時代前沿，穩步推進“三合一”制度。通過充分利用該系統的優勢和價值，可以顯著提高檔案管理的水平和有效性。其中，通過完善制度、逐項歸檔、開展業務評估、進行詳細檢查、充分利用技術，可以確保“三合一”制度的有效實施，從而提高檔案管理的預期效果。

參考文獻：

［1］馬紅巖.機關檔案三合一制度編審工作的實踐與探索［J］.山東檔案，2024（04）：6768.

［2］王小朋.淺談縣直機關編制“三合一”制度需要注意的幾個問題［J］.山東檔案，2024（03）：5556.

［3］薛增峰，牛耕，于偉杰.精準施策靶向發力全面推行機關檔案“三合一”制度：以青島西海岸新區為例［J］.山東檔案，2024（03）：7071.

［4］吳欣.“點單式”編制流程化審查：三明市“極簡式”推進檔案三合一制度實施［J］.中國檔案，2024（05）：3637.

［5］張丹玲.基層單位檔案“三合一制度”探索與實踐：以臺州市衛健系統為例［J］.浙江檔案，2024（05）：5254.

［6］蔣麗蘭.統籌推進地勘事業檔案三合一制度編制工作［J］.蘭臺內外，2024（13）：5860.

作者簡介：曾小亮（1986— ），女，漢族，廣西南寧人，本科，館員（中級），研究方向：檔案管理。