數字化賦能高校檔案管理服務的優化策略研究

中圖分類號：G270 文獻標志碼：A

0 引言

在數字化時代，高校檔案管理作為高校治理的重要支撐，不僅承載著記錄和保存信息的職能，而且是提升學校管理效率和決策質量的關鍵環節。隨著智慧校園建設的推進，數字化賦能成為推動檔案管理服務轉型升級的重要驅動力。然而，當前高校檔案管理仍存在諸多問題，制約了檔案管理服務效能的提升，在一定程度上影響了高校整體治理能力的現代化進程。

1高校檔案管理服務面臨的困境

1.1高校檔案管理模式存在問題

1.1.1分類標準不精細

高校檔案種類繁多，涵蓋教學、科研、人事、行政等多個方面，是高校管理與運行的重要信息資源。然而，目前部分高校的檔案分類標準較為籠統，缺乏精細化管理。高校檔案管理存在以下問題：教學檔案未按學科、學年、課程等維度細分，科研檔案未根據項目類型和研究階段分類，人事檔案未對不同崗位和職級進行精準劃分，行政類檔案未能充分考慮不同職能和業務流程。目前，高校檔案粗放式的分類方式不僅降低了檔案檢索效率，導致用戶在查找特定信息時耗費大量的時間和精力，而且可能遺漏重要信息。

1.1.2歸檔流程不規范

高校檔案管理從文件形成到歸檔的全過程尚未形成統一的操作規范。一方面，在文件生成階段，不同部門對檔案材料的格式、內容和質量要求各不相同，缺乏標準化指導。如教學部門更注重教案和考試成績的完整性，而科研部門則側重于項目報告和成果的規范性，這種差異導致歸檔材料質量參差不齊，難以滿足檔案管理的統一要求。另一方面，歸檔過程中普遍未實施“雙軌制”保存策略，即紙質檔案與電子檔案未能同步管理。這種脫節現象不僅影響了檔案的完整性和一致性，而且增加了檔案丟失的風險。一旦紙質檔案因意外損壞或丟失，電子檔案無法提供有效的備份支持，反之亦然。

1.1.3檢索體系不完善

傳統的檔案檢索方式主要依賴于按類別、年度和關鍵詞檢索，這種模式在過去能夠滿足基本需求，但在當前數字化環境下，其局限性日益凸顯。隨著高校信息化建設的加速，檔案數據量呈指數級增長，檔案信息的復雜性和多樣性顯著提高。用戶對檔案檢索的精準度、速度和便捷性提出了更高要求，而傳統的檢索方式已無法有效應對這些變化。目前，部分高校的檔案檢索系統仍停留在基礎階段，僅支持簡單關鍵詞檢索，缺乏對語義的理解和分析能力。這種檢索方式在處理復雜查詢時顯得力不從心，用戶往往需要輸入多個關鍵詞組合，甚至多次嘗試才能找到所需信息，檢索效率極低。此外，由于缺乏跨庫檢索功能，檔案數據分散在不同系統中，用戶需要在多個平臺之間切換查詢，不僅耗費大量時間和精力，而且容易遺漏重要信息，導致獲取的檔案信息不全面、不準確。

1. 2 數據安全風險高

高校檔案包含大量涉及學校核心業務的敏感信息，如科研成果、學生個人信息、人事檔案等，還可能涉及國家安全和知識產權等重要領域。然而，當前高校在數據安全保障方面仍存在諸多不足，難以有效應對日益復雜的網絡威脅。（1)在數據加密方面，部分高校尚未采用先進的加密算法對檔案數據進行全程加密，導致數據在傳輸和存儲過程中容易被竊取或篡改。(2)網絡安全防護措施不夠完善，防火墻、入侵檢測系統(IDS)和入侵防御系統(IPS)等技術手段的部署和更新滯后，難以抵御外部攻擊和內部威脅。(3)備份策略的缺失或不合理也是一大隱患。許多高校僅依賴本地備份，缺乏異地備份機制，一旦遭遇自然災害、硬件故障或人為失誤，檔案數據將面臨永久丟失的風險。

1.3人員素質參差不齊

檔案管理人員是高校檔案管理工作的核心力量，其專業素養和技術能力直接決定了檔案管理的質量和效率。當前，部分高校檔案管理人員的綜合能力與檔案管理數字化的要求之間仍存在較大差距。（1)部分檔案管理人員對法規政策的理解不夠深入，對相關法律法規和行業標準的掌握不夠全面，導致在檔案收集、整理、保管和利用過程中存在不規范操作，甚至可能引發法律風險。例如，對檔案的保密期限、解密條件等規定理解不清，可能造成重要信息泄露。（2)許多管理人員對新興技術（如大數據、人工智能、區塊鏈等)缺乏系統學習和實踐應用能力，無法有效利用這些技術提升檔案管理的智能化水平。（3)部分檔案管理人員的服務意識淡薄，未能充分認識到檔案管理工作的服務屬性，對師生和校外用戶的需求關注不足。在檔案查詢、利用等環節，未能提供高效、便捷的服務，影響了用戶體驗和檔案資源的利用效率。

2高校檔案管理服務的優化策略

2.1優化檔案管理流程，夯實服務基礎

2.1.1 細化檔案分類標準

為實現精準管理，需構建科學、細致的分類體系。可借鑒國際檔案理事會提出的“職能-活動-事務”分類模型，使檔案分類更具邏輯性和層次性。例如，在教學檔案方面，可細分為教學規劃（專業建設方案、培養方案）、教學過程（教案集、實驗記錄）、教學評估（督導報告、學生評教）、教學成果（優秀畢業論文、競賽獲獎)4級子類。在傳統檔案分類體系的基礎上引入Folksonomy（大眾分類法）標簽體系，使檔案分類兼具規范性和靈活性，提升用戶檢索的便捷性和個性化體驗。研究表明，結合用戶標簽標注的檔案分類體系可使檔案檢索準確率提高 28% （ P<0.05 。此外，應建立分類標準的動態調整機制，根據高校發展變化及時更新分類細則，確保檔案分類的科學性和實用性。

2.1.2規范歸檔流程步驟

高校檔案管理從文件形成到最終歸檔的全過程是一個系統性、規范性極強的工作流程，其操作規范的完善與否直接關系到檔案管理的質量和效率。因此，完善、詳細、嚴謹的操作規范是提升高校檔案管理水平的關鍵。可采用可視化歸檔流程圖，將檔案管理的各個環節清晰地展示出來，確保每個節點的操作都有章可循。這一流程圖應涵蓋文件生成、元數據標注、部門初審、格式轉換、電子簽名、版本控制、質量檢查、權限設置、備份存儲、跨系統對接、利用登記以及銷毀審批12個關鍵控制節點。具體而言：(1)在文件形成階段，各部門需明確檔案材料的格式和內容要求，確保其符合檔案管理的規范。以人事檔案為例，入職材料必須包含完整的個人簡歷、學歷學位證明、勞動合同等關鍵信息，所有材料的格式應統一為A4紙。這種標準化的要求不僅有助于提高檔案的規范性和一致性，還能在后續的歸檔和利用過程中減少因格式不一致帶來的困擾[1]。（2)歸檔過程中，實施“雙軌制”歸檔策略。對于重要檔案，應實行紙質與電子雙套保存，這樣既能保留紙質檔案的原始性和法律效力，又能利用電子檔案的便捷性和高效性。這種雙軌制不僅提高了檔案的安全性，而且為檔案的長期保存和利用提供了雙重保障。（3)為了確保歸檔工作的質量，建立歸檔質量評分制度。該制度可以從完整性( 40% ）規范性( 30% )和及時性( 30% )3個維度進行百分制考核。完整性主要考察檔案內容是否齊全，是否涵蓋了所有必要的信息；規范性則關注檔案的格式、標注是否符合要求；及時性則確保檔案能夠在規定的時間內完成歸檔。通過這種量化考核，可以對歸檔工作進行客觀評價，將考核結果納入部門年度績效考核體系，從而激勵各部門重視檔案管理工作，提高歸檔質量。

2.1.3 完善檔案檢索體系

在數字化環境下，傳統的檢索方式已難以滿足用戶需求。高校可基于FAIR原則（可發現、可訪問、可互操作、可重用)重構檢索系統，采用語義網技術構建檔案本體，實現跨庫智能檢索。同時，開發移動端檢索App，集成語音搜索、圖像識別（如畢業照檢索）、地理位置服務（校園建筑檔案定位）等創新功能，提升用戶體驗。在技術實現層面，可采用光學字符識別（OpticalCharacterRecognition，OCR）技術，將紙質檔案轉化為可檢索的電子文本。以學術論文檔案為例，利用OCR識別技術將紙質論文轉化為可檢索的電子文本，用戶輸入論文中的任意詞匯，均可快速定位到相關論文[1]。測試數據顯示，，引人Elasticsearch分布式搜索引擎后，百萬級檔案數據的查詢響應時間從5.2s縮短至0.3s，處理能力提升10倍以上。

2.2引入先進技術手段，增強服務能力

2.2.1推進檔案數字化進程

為了與時俱進，不斷創新思路，高校應全面推進檔案數字化建設[2]，采用高精度掃描設備，如專業的A3幅面高速掃描儀，能以每分鐘數十頁的速度對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率可達 300dpi 甚至更高，確保文字、圖表等細節清晰呈現，色彩還原度高。對于珍貴歷史檔案，采用非接觸式掃描設備，結合3D建模技術對特殊載體（如獎杯、標本等)進行數字化保存。同時，確保檔案圖像清晰度( ?300dpi ）、色彩還原度高(參考圖像處理行業標準，色彩偏差 ΔE?5 ），保證文件完整性（ 100% ），符合《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017)等相關標準。

2.2.2 應用智能化管理技術

高校可利用人工智能、機器學習等技術優化檔案管理。據統計，采用基于深度學習的BERT模型后，分類準確率顯著提升至 92.7% ，較傳統方法提高了15個百分點。此外，智能糾錯系統依托模式識別技術，自動檢測檔案元數據中的邏輯錯誤（如聘任日期早于畢業日期)和格式缺陷(如身份證號碼缺位），有效減少人工審核工作量超過 30% 。又如在檢索環節，運用自然語言處理技術，用戶可直接輸入自然語言指令，系統通過語義解析自動生成結構化查詢條件。進一步構建的知識圖譜智能問答系統，整合人物、事件、時間、地點等多維實體關系，實現精準響應[2]。例如，針對“某教授2015—2020年主持的國家級項目”等復雜查詢需求，該系統可實現跨維度檔案關聯檢索，為用戶提供更具深度的檔案查詢服務。此外，開發智能推薦系統，結合協同過濾算法與用戶行為分析，為用戶主動推送相關檔案。測試數據顯示，該系統的推薦點擊率提升了 42% ，檔案資源利用率提高至 68% ，形成了“分類-檢索-推薦”三位一體的智能化服務體系。

2.2.3 強化檔案數據安全技術

數據安全是檔案管理的重要保障。高校應采用先進的加密算法，如AES（高級加密標準)256位加密技術，對檔案數據在傳輸與存儲過程中進行加密，防止數據被竊取或篡改。在網絡安全防護方面，部署防火墻、入侵檢測系統（IDS)和入侵防御系統（IPS）。防火墻可阻擋外部非法網絡訪問，IDS實時監測網絡流量，發現異常流量（如端口掃描、惡意軟件傳播等）及時報警，而IPS則能主動阻斷攻擊行為，確保檔案管理系統的安全性。同時，為防范數據丟失，高校應采用異地備份與本地備份相結合的方式，如每周將檔案數據備份至本地專用存儲設備，每月將重要數據備份至異地的數據中心，確保在遭遇自然災害、硬件故障等意外情況時，檔案數據不丟失，維持檔案管理服務的持續性。

2.3提升檔案人員素養，保障服務質量

2.3.1加強專業知識培訓

高校應定期組織檔案人員參加系統化的專業培訓，涵蓋檔案法規政策、分類編目知識以及檔案著錄標準等核心內容。例如，在法規政策方面，詳細解讀《檔案法實施條例》中關于檔案收集、整理、保管、利用的各項規定，使檔案人員精準把握法規要求。在檔案分類編目方面，深人學習《中國檔案分類法》及高校檔案分類細則，掌握不同類型檔案的分類原則和方法。在檔案著錄標引方面，培訓內容涵蓋《檔案著錄規則》，確保檔案人員能夠準確提煉檔案主題詞、分類號等，提高檔案信息的精準描述和高效檢索能力。同時，高校可實施“三維能力”培養計劃，包括基礎維度（檔案著錄、保護技術）、專業維度（知識產權管理、數據分析）拓展維度(項目管理、用戶體驗設計）。此外，可建立學分銀行制度，將培訓成果折算為繼續教育學時，與職稱晉升掛鉤，以激勵檔案人員不斷提升專業素養[3]

2.3.2 提升技術應用能力

檔案人員需要熟練掌握各類數字化設備的操作，如高速文檔掃描儀，能根據檔案材質和內容特點選擇合適的掃描參數。例如，對老舊紙質檔案采用較低分辨率掃描以減少損壞，而對包含重要圖表的檔案則提高分辨率以確保清晰度。此外，檔案人員還應掌握圖像、音頻、視頻等數字文件的處理技能，如運用Photoshop進行圖像修復，使用AdobeAudition剪輯音頻，借助Premiere處理視頻文件，以保證數字化檔案的質量。同時，在檔案管理系統運用方面，檔案人員需精通各項功能，包括檔案錄人、查詢、統計、備份等，具備快速排除系統故障的能力，以保障信息化環境下的高效檔案管理。高校可通過“技術比武”活動激發檔案人員的學習動力，設置圖像修復、數據清洗、系統運維等競賽項目，建立“數字工匠”工作室，培養兼具檔案管理知識與ICT技能的復合型人才。同時，實施崗位輪換制度，使技術人員深入業務部門了解需求，業務人員參與技術項目實施，以促進技術與業務的深

度融合。

2.3.3強化服務意識

高校檔案管理人員必須嚴格遵守檔案安全與保密規定，恪守職業道德底線，確保檔案信息的安全性和機密性。按照《檔案工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》，對涉及國家秘密、個人隱私以及學校重要事務的檔案進行嚴格分類、妥善保管，嚴防信息泄露，切實維護檔案安全。工作中，應秉持嚴謹細致、認真負責的態度。在檔案審核過程中，對每一份檔案材料的簽字、蓋章、日期等關鍵細節進行嚴格審查，避免因疏忽造成管理漏洞，確保檔案材料的完整性、準確性和規范性[4]。此外，應始終堅持“以用戶為中心”的服務理念，充分了解并精準把握師生、校友及社會各界對檔案信息的需求，提供高效、便捷、個性化的檔案服務。例如，為科研人員提供針對性強的科研成果檔案檢索與深度整合服務，以助力學術研究的順利開展；為校友提供便捷的學籍檔案查詢和證明開具服務，以滿足其就業、留學等現實需求。通過優化線上查詢平臺、開設專門咨詢窗口等方式提升服務體驗，確保檔案管理工作更加高效、人性化，從而全面提升高校檔案管理工作的服務質量與用戶滿意度。

2.4構建服務效能評價體系

2.4.1制定評價指標

構建科學合理的高校檔案管理服務效能評價體系是推動檔案管理工作高質量發展的關鍵環節。該評價體系應從基礎建設（ 30% ）、服務過程（ 40% ）、服務成效( 30% )3個維度進行設計，以全面、客觀地反映檔案管理工作的整體水平。一是基礎建設是檔案管理工作的基石，直接關系到檔案管理的可持續性。該維度的評價指標主要包括基礎設施完備率和數字化率等關鍵因素。基礎設施完備率涉及檔案存儲設施、安全設備、信息化硬件等是否滿足檔案管理的規范化要求。例如，網絡設施是否支持高效的數據傳輸和存儲，檔案的數字化程度、電子檔案系統的應用情況等。通過兩個指標的考核，可以有效評估高校檔案管理在硬件和信息化方面的建設水平，為后續的優化提供方向。二是服務過程是檔案管理工作的核心環節，直接影響用戶的體驗和滿意度。該維度的評價指標涵蓋響應時效和服務規范等方面[5]。響應時效是指檔案管理部門對用戶查詢、借閱等需求的響應速度，包括從接收請求到提供服務的時間間隔。如用戶在線提交檔案查詢申請后，檔案管理人員應在規定時間內給予反饋。服務規范則涉及檔案管理工作的標準化程度，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環節是否符合法規和標準要求，確保檔案管理工作的高效性和規范性，提升用戶對檔案服務的滿意度。三是服務成效是檔案管理工作的重要目標，反映了檔案資源的利用價值和社會效益。該維度的評價指標主要包括用戶滿意度和檔案利用率等關鍵因素。用戶滿意度可以通過問卷調查、用戶反饋等方式進行評估，重點關注用戶對檔案服務的便捷性、準確性和及時性的評價。檔案利用率則反映檔案資源被有效利用的程度，包括檔案的借閱頻率、引用次數等。通過這兩個指標的考核，可以全面了解檔案管理工作的實際效果，為優化服務提供數據支持。同時，結合不同類型高校的具體需求，建立分類分級評估標準。例如，對于綜合性大學和理工類院校，可在評價體系中適當增加科研檔案管理效能的考核指標，而對于藝術類院校，則可注重多媒體檔案的管理和利用情況。

2.4.2實施動態監測

利用數據分析技術對檔案管理效能進行動態監測，定期分析服務質量，根據評估結果進行改進，已成為提升檔案管理數字化水平的關鍵路徑。建立效能評價系統，自動采集用戶反饋數據，能夠精準識別用戶需求和服務痛點，從而優化檔案管理策略。結合大數據技術，通過對檔案借閱頻率、用戶滿意度等關鍵數據進行趨勢分析，可以識別可能存在的管理短板。通過對借閱數據的深度挖掘，發現某些檔案的高頻借閱需求，從而調整存儲和檢索策略，提升服務效率。此外，大數據技術還可用于預測檔案資源的需求趨勢，提前進行資源調配和優化配置。通過這些措施，檔案管理部門能夠及時調整優化策略，實現從傳統管理向智能化、數字化管理的轉型，為用戶提供更加精準、高效的服務。

2.4.3建立激勵機制

在高校檔案管理工作中，建立科學合理的服務效能評價體系并將其與激勵機制相結合，是提升檔案管理整體水平、推動檔案工作高質量發展的關鍵舉措。將服務效能評價結果與部門績效、預算分配掛鉤，可以有效激發檔案人員的工作積極性和主動性，促使他們不斷優化工作流程，提升服務水平。首先，高校應設立專項獎勵基金，對在檔案管理創新、數字化建設、用戶服務優化等方面表現突出的個人和團隊給予表彰和獎勵。這種獎勵機制不僅是對優秀檔案人員工作的肯定，而且能在檔案管理團隊中形成良好的競爭氛圍，鼓勵更多人積極參與檔案管理的創新實踐]。例如，對于在檔案數字化建設中提出創新性解決方案并成功實施的團隊、在用戶服務優化中顯著提升用戶滿意度的個人，專項獎勵基金可以提供相應的資金支持，用于進一步推動項目發展或個人能力提升。其次，推行“檔案服務之星”評選活動也是激勵檔案人員的重要手段。該評選活動應結合用戶評價和管理績效，通過多維度的考核指標，評選出真正優秀的檔案管理人員。用戶評價可以從檔案查詢效率、服務態度、信息準確性等方面進行考量，而管理績效則可以從檔案歸檔質量、信息化建設成果、工作效率等方面進行評估。通過這種綜合評價方式，能夠更加客觀地反映檔案人員的工作表現。對于評選出的“檔案服務之星”，高校應給予相應的職業發展支持。例如，推薦優秀檔案人員普升，為他們提供更多的職業發展空間；提供專業進修機會，幫助他們提升專業素養和技術能力。這些激勵措施不僅能提升檔案管理人員的工作積極性，而且能增強他們的職業歸屬感和成就感，從而吸引和留住優秀人才，為高校檔案管理工作的可持續發展提供堅實的人才保障。

通過將服務效能評價結果與激勵機制相結合，高校檔案管理可以形成一個良性循環。檔案人員在激勵機制的驅動下，不斷提升工作質量和服務水平；而高質量的檔案管理又反過來為高校的教學、科研和行政管理提供更有力的支持。這種相互促進的關系將推動高校檔案管理向更加規范、高效的方向發展，為高校的高質量發展提供堅實的檔案保障。

3結語

高校檔案管理在數字化時代的轉型是應對技術發展的必然選擇，需要不斷適應信息化和智能化發展趨勢，通過優化管理流程、引入先進技術、提升人員能力，全面提升服務效能。未來，可進一步探索區塊鏈、人工智能等前沿技術在檔案管理中的應用，實現檔案管理的智能化升級，為高校教學、科研和管理提供更高效的支持。

參考文獻

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(編輯姚鑫)

Research on optimization strategies for digital enablement of university archivesmanagement services

ZHAO Jing (Puyang Vocational and Technical College， Puyang 457OOo，China)

Abstract:Inthe digital age，universityarchives management，asakeypartof university governance，is crucial to the overall developmentof theuniversity.However，therearemany problemsinthecurrent management model，data security，and staffquality，whichrestrictthe improvementoftheservice eficiencyof archives management.Terefore， this paper proposes specific strategies to optimize the archives management process，introduce advanced intelligent technologies，and improve the profesional qualityofarchivesmanagement staffthrough literature analysisand case studies.It also emphasizes the importance of building ascientific service eficiencyevaluation system.The research results show that these strategies can efectively improve the quality and eficiencyof archives management and provide more efficient support and services for the teaching，research，and management of universities.

Key words: digital empowerment; university archives management; intelligent technology