信息化時代高校檔案資源管理模式創新研究

高校作為創新型人才培養的重要陣地，形成的大量檔案資源對于高校發展和人才管理都產生了至關重要的影響。然而傳統的檔案管理方式已難以適應檔案資源日益增長的多樣化需求，導致檔案資源的價值未能得到充分的發掘與應用。因此，迫切需要將信息技術與檔案管理深度融合，通過先進的技術手段對高校檔案管理的模式、方法和服務進行創新1。盡管如此，目前一些高校對檔案資源管理創新的重視程度尚顯不足，信息技術與檔案管理各環節的融合程度亦不夠深人，在一定程度上制約了高校檔案資源管理的整體質量。

1信息化時代高校檔案資源管理現狀分析

在信息化時代背景下，高校檔案資源管理工作逐漸受到重視，檔案信息基礎設施的建設得到加強，推動數字化檔案資源的建設積極應對信息化時代的發展需求。盡管取得一定的成績，但同時也暴露出檔案數字化程度不一、檔案管理系統兼容性不足以及專業人才短缺等問題，這些因素在一定程度上限制了高校檔案資源管理質量的提升。

1.1信息化建設成果

1.1.1檔案信息化基礎設施建設已取得階段性成果。隨著信息時代的不斷進步，部分高校在檔案信息化基礎設施建設方面積極探索，一些高校增加對硬件設施的投入，配備先進的存儲、網絡和服務器設施，為檔案管理工作提供專門的場所和人員，為檔案信息化工作奠定了堅實的物質基礎。例如，部分高校建立檔案數據中心，用于存儲和管理檔案數據，確保數據安全，并便于檔案信息的開發與利用。檔案數據中心采用高性能設備，滿足檔案數據存儲需求的增長。同時，高校在網絡基礎設施方面也加大建設力度，為檔案信息的傳播和共享提供穩定的網絡環境。通過校園網，學生可以在校園隨時訪問檔案系統，查詢所需信息。

1.1.2在數字化檔案資源建設方面，高校也取得了顯著進展。利用先進的技術設備對紙質檔案進行數字化處理，包括文書檔案、科研檔案、學籍檔案、財務檔案等，通過掃描、拍照等技術手段將紙質檔案轉化為電子文檔，并存儲于檔案數據中心。

1.2存在的問題

1.2.1檔案數字化程度存在差異。盡管多數高校在檔案數字化方面取得一定的階段性成果，仍有部分高校的檔案數字化工作進展不盡如人意。造成這一現象的主要原因在于資金投入不足和技術力量薄弱。從資金角度來看，檔案數字化需要大量資金支持，包括硬件設施采購、軟件系統構建、人員培訓以及數字化加工等環節。特別是對于一些民辦高校而言，由于缺乏政府財政支持且經費緊張，在檔案數字化工作上難以投人充足資金，在客觀上導致檔案數字化進程滯后。技術力量薄弱也是問題之一，數字化工作涉及掃描技術、圖像處理技術、數據存儲技術等方面，這些都需要專業人才作為支撐2。然而，部分高校檔案管理部門的工作人員多為檔案專業背景，缺乏相應的技術知識和技能。因此，在數字化工作中難以熟練運用各類技術，同時高校在技術培訓方面的投人不足，導致工作人員的技術水平難以迅速提高。

1.2.2檔案管理系統的兼容性較差。高校檔案資源的管理、開發和利用需要整合大量檔案信息，并結合不同部門和人員的需求，提供高質量的檔案信息服務。然而目前部分高校不同部門使用的檔案管理系統與其他系統之間缺乏兼容性，給檔案數據的共享和交互帶來實際困難。由于歷史原因和部門需求差異，部分高校在信息系統構建時采用的標準并不統一，這些系統在功能模塊、接口標準、數據格式等方面存在明顯差異，導致檔案管理系統與其他業務系統無法直接進行檔案數據交換和共享。例如，學校檔案管理部門使用的是檔案管理系統，而學校學生工作部門則使用學生管理系統。當需要學生工作部門與檔案管理部門進行學籍檔案交換時，往往因為復雜的數據轉換和處理增加了工作壓力，也容易導致數據丟失和錯誤。

1.2.3檔案管理人才隊伍建設滯后。高校檔案管理人員是檔案資源管理模式創新工作的主體，其技術能力在一定程度上決定檔案資源管理模式創新的進展。但目前，高校檔案管理人員在信息化技術和知識方面存在不足，難以滿足信息化時代檔案資源管理的現實需求。部分檔案管理人員雖然在檔案崗位工作時間較長，擁有豐富的傳統檔案管理經驗，但對信息技術掌握不夠全面和深入，在面對數字化管理技術應用、信息安全防護等工作時顯得力不從心。例如，部分檔案工作人員在數字化檔案存儲與管理方面缺乏技術應用能力，在操作過程中進展緩慢，容易出錯。在使用檔案管理軟件時，他們只能進行基本操作，無法靈活運用軟件的眾多功能，為不同用戶提供高質量的檔案信息服務。

2信息化時代高校檔案資源管理模式創新策略

在信息時代背景下，高校檔案資源管理工作迎來新的發展機遇，同時也面臨新的挑戰。傳統的檔案管理模式已難以滿足信息化時代的發展需求。因此，創新檔案管理模式已成為時代發展的必然趨勢。

2.1信息化時代高校檔案資源管理技術創新

技術創新是推動高校檔案資源管理模式創新的根本動力，也有助于形成檔案新質生產力。

2.1.1應將大數據、云計算等先進技術應用于高校檔案資源管理模式的創新之中。大數據技術在高校檔案管理領域具有巨大潛力，通過檔案數據的挖掘與分析，可以為高校的各項工作提供有力支持。例如，通過分析學生檔案，可以掌握學生的學習狀況、興趣愛好及家庭背景，為高校制定人才培養方案提供依據。通過對科研檔案的分析，可以了解學校科研的整體狀況，為科研規劃和資源配置提供參考。云計算技術可以實現檔案資源的大數據庫存儲，通過構建高校檔案管理系統，實現全校各類檔案的統一管理，構建線上線下一體化的通辦模式，可以實現檔案的一體化、數字化、智能化處理。

2.1.2人工智能技術可以輔助高校檔案管理工作。智能化檢索功能可以迅速為學校的科研和學生管理工作提供所需的檔案信息，既節省了查詢時間，又能夠精確地定位所需檔案信息。智能分類功能可以根據檔案內容和屬性進行自動化分類，使檔案管理工作更加清晰明了。

智能鑒定功能可以對檔案價值進行評估，為檔案管理和利用提供科學依據[3]。

2.1.3區塊鏈技術的應用可以為檔案數據存儲創造一個安全的環境。區塊鏈技術可以防止高校檔案數據被篡改，確保高校檔案信息的原始性和可靠性。同時，區塊鏈的加密技術可以保障高校檔案數據在存儲和共享過程中的信息安全。

2.2信息化時代高校檔案資源管理理念創新

2.2.1必須確立以用戶為中心的管理理念。高校檔案資源管理應聚焦用戶需求，對檔案服務內容和流程進行優化，為不同用戶提供個性化和精準化的檔案信息服務。以用戶為中心的管理理念要求高校檔案管理人員主動與用戶對接，加強溝通和互動，根據用戶的不同需求提供有針對性的檔案信息服務。例如，成都理工大學檔案管理部門充分考慮到學生檔案服務的需求，要求檔案管理工作人員細化工作流程，將檔案咨詢和資料審核從線下延伸至線上，根據學生需求通過電子郵件、線下郵寄、專人送件等多種方式將學生檔案送至接收人手中，使整個服務流程更為順暢。

2.2.2必須樹立協同合作管理理念。高校應充分重視檔案管理工作，要求高校各相關部門配合檔案管理部門實現檔案資源的共享共建，校內各部門的協同合作是確保檔案資源管理模式創新的重要保障。教學、科研和學生管理部門應共同參與檔案管理工作。同時，高校檔案管理部門也應加強與外部的溝通合作。例如，臨沂大學主動與臨沂市檔案館開展合作，建立起館際協作模式，將展示檔案數量由490余件擴展到1000余件。不僅充分體現了協同合作管理理念對高校檔案管理工作的重要性，還是臨沂大學檔案服務向外拓展的重要一步。

2.3信息化時代高校檔案資源管理制度創新

信息化時代，高校檔案資源管理模式的制度創新至關重要。制度創新能夠為高校檔案資源管理提供明確的制度規范，確保高校檔案資源管理各項工作順利進行。

2.3.1要創新檔案信息化建設的規章制度。結合信息化時代要求，進一步明確信息化建設的目標任務和流程，如規定檔案數字化的標準與規范，為高校檔案資源管理的各項工作提供依據，同時明確電子檔案的管理要求，包括電子檔案的存儲、備份、檢索、開發利用、共享等方面。

2.3.2要創新和完善安全管理制度。必須結合當前檔

案信息面臨的風險性、安全性，制定相應的制度。檔案安全管理制度應涵蓋黑客攻擊、數據泄露、病毒感染等方面，并明確安全管理的主體責任和具體措施，加強檔案信息安全防護。例如，建立嚴格的訪問制度，限制未經授權人員訪問高校檔案信息。同時，定期對檔案管理系統進行排查，及時發現并解決安全隱患。

2.3.3要建立數據標準，統一規章制度。在信息時代背景下，高校檔案資源共享和交換日益頻繁，只有建立數據統一標準，才能為共享和交換奠定基礎。通過完善相應制度，可以明確數據標準的制定和執行要求，確保高校各部門和不同系統之間在檔案信息交換過程中能夠相互兼容，高效共享4。通過建立和完善檔案信息分類標準編碼規則和元數據標準，確保高校檔案信息的規范性和一致性。推進高校檔案制度創新，有助于提高高校檔案資源管理的規范化和標準化水平，進一步提升高校檔案管理的整體質量。例如，云南師范大學新制定的《云南師范大學學生檔案管理實施細則》和《云南師范大學學籍檔案管理實施細則》，為學校檔案工作信息化建設提供了制度保障。

3信息化時代高校檔案資源管理模式創新的保障措施

在信息化時代背景下，高校檔案資源管理模式的創新必須得到充分的資金支持，引進先進的硬件設施和軟件系統。同時，加強人才隊伍建設，為高校檔案信息資源管理模式創新奠定人才基礎。

3.1增加資金投入

在推動高校檔案資源管理模式創新的過程中，必須確保信息化基礎設施建設。信息化基礎設施建設包括高性能服務器、存儲設備和網絡設備等，這些都需要大量的資金投人。只有在硬件設施和軟件系統方面滿足高校檔案數據存儲、傳輸和數據處理的需求，才能確保高校檔案資源管理模式創新工作的順利進行。例如，洛陽學院在檔案數字化建設方面不斷加大資金投入，為檔案管理部門配備了先進的計算機、復印機、掃描儀等辦公設施，并購置了專用的防磁檔案柜，確保了檔案工作的硬件需求。在技術層面，引進了新技術和新軟件，搭建了檔案管理系統。通過技術投人和資金支持，為高校檔案資源管理模式創新奠定了堅實基礎。

3.2加強人才培養

加強人才培養是推動高校檔案資源管理模式創新的關鍵保障。在信息化時代背景下，檔案管理人員不僅需要對高校檔案管理的相關工作有所了解，具備專業的檔案知識，還需要掌握先進的信息技術。因此，有必要開展系統性的檔案培訓，提升現有檔案管理人員的信息素養和業務能力。例如，在培訓過程中應設置檔案信息化培訓課程，學習與當前高校檔案管理相關的數據處理技術、安全管理知識等，并可以舉辦學術交流研討會等多種形式，為檔案管理人員了解行業最新動態提供支持5。將檔案管理人員培養成適應信息化時代的復合型人才。檔案管理人員也應主動學習相關知識，通過自學方式掌握計算機、網絡等信息技術，并能夠熟練地將這些技術運用到檔案管理系統之中。此外，檔案管理人員還應具備良好的溝通協調能力，能夠與其他部門人員共同完成檔案資源管理工作。

總之，在信息化時代背景下，高校檔案資源管理面臨著新的挑戰。信息技術的廣泛應用導致檔案資源的數據規模不斷擴大，類型日益多元化，傳統檔案管理模式難以適應信息時代的挑戰。同時，高校對檔案資源的需求也越來越多樣化，不僅需要滿足日常查詢的需求，還希望檔案能在教研創新、教學改革、文化傳承等方面發揮作用。當前，創新高校檔案資源管理模式已成為必然趨勢。高校應積極適應信息時代的發展要求，在檔案管理理念、手段、方式上進行大膽創新，以更好地服務于高校各項工作的需求。

參考文獻

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作者簡介：陳語（1972—），大學學歷，貴州大學檔案館館員，研究方向：高校檔案管理。