檔案管理思維變革及其應用探索

在數字化時代，檔案管理作為信息存儲、檢索和利用的重要環節，其重要性日益凸顯。然而傳統的檔案管理模式存在著諸多不足，如存儲成本高、檢索效率低、信息安全性差等問題，嚴重制約了檔案事業的發展。因此，實施檔案管理思維變革，引入大數據、云計算、人工智能等現代信息技術，成為推動檔案管理事業現代化發展的關鍵。在實施過程中，檔案管理部門應從技術、思維、人才等方面努力，切實提升檔案管理效率和安全性，為科學決策提供有力支持，大力推動檔案管理的持續發展和創新。

1檔案管理思維變革的重要性

1.1有利于提升檔案管理效率

傳統的檔案管理方式依賴于紙質文件和人工操作，不僅耗時費力，還容易出錯。隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理思維亟需變革，以適應數字化、信息化的新要求。通過引入先進的檔案管理系統和數字化存儲技術，可以極大地提高檔案信息的檢索速度和準確性，使檔案管理人員能夠更快捷地找到所需資料，顯著提升工作效率。同時，檔案管理思維的變革還意味著管理理念的更新，從被動管理向主動服務轉變，檔案管理人員在做好檔案保管本職工作的基礎上，還要積極挖掘檔案信息的價值，為使用者提供更優質、便捷的服務，由此提升檔案管理效率，增強管理工作的社會價值和影響力。

1.2有利于促進信息共享

傳統的檔案管理模式局限于特定機構或部門內部，使得檔案信息難以被更廣泛地利用和共享。而檔案管理思維的變革，可推動檔案信息的數字化、網絡化和智能化管理，使信息得以跨越時空限制，實現跨機構、跨領域的共享。這種共享可極大地提升檔案信息的利用率，還可為城市管理、政策制定、文化傳承等方面提供豐富的素材和依據。例如，某城市管理綜合執法機構實施檔案數字化工程，將各部門的紙質檔案轉化為電子檔案，并建立統一的檔案管理系統，各部門之間能夠輕松訪問和共享其他部門的檔案信息，大大促進了城市管理機構間的協作，提升城市管理的整體效能[1。

1.3有助于支持決策分析

以往城市管理執法部門的檔案室主要依賴紙質檔案管理模式，不但效率低下，而且難以實現對信息的全面整合和快速檢索。然而，隨著檔案管理思維的變革，逐漸引入先進的數字化檔案管理系統，將傳統的紙質檔案轉化為電子形式，實現信息的數字化存儲，還依靠數據分析和挖掘功能，為支隊提供更為精準、全面的信息支持。在決策過程中，執法支隊可以充分利用檔案管理系統中的歷史數據和案例，經過類比分析和趨勢預測，更準確地把握城市管理的現狀和問題，有助于支持決策分析，從而制定出更加科學、合理的城市規劃和管理政策。

2檔案管理創新面臨的實踐困境

2.1檔案管理思維落后

在檔案管理創新的實踐中，許多檔案管理部門或機構仍然堅守著傳統的檔案管理模式，對于新思維、新技術的接受和應用顯得較為遲鈍。這種落后的思維主要體現在對檔案信息的封閉性管理、對新技術的不信任、對創新理念的抵觸等方面，普遍認為檔案應該被嚴格保密，只供特定人員查閱，而忽視了檔案信息的共享和利用價值。同時，面對數字化、網絡化等新技術的發展，許多管理者持觀望態度，缺乏主動探索和應用的積極性，影響檔案信息的充分利用，造成資源浪費。

2.2創新力度不足

當前盡管有些檔案管理機構已經意識到傳統檔案管理模式的局限性，但在實際操作中所采取的創新舉措仍然力度不夠，難以取得顯著成效。一方面，這些機構可能缺乏足夠的創新資源和支持，如資金、技術和人才等，導致在創新過程中感到力不從心，難以實施大規

|蘭臺縱橫|

模、深層次的改革。另一方面，部分檔案管理機構在創新時可能過于保守，缺乏足夠的勇氣和決心，擔心創新會帶來不穩定因素或風險。因此，選擇維持現狀，不愿與相關機構或部門建立合作關系，做出大膽嘗試。長此以往，檔案管理機構難以適應現代社會對信息的快速變化的需求，自身發展受到重重阻礙2]。

2.3數據安全防護缺失

隨著檔案信息的數字化進程的加速，大量的敏感數據和關鍵信息被存儲于電子系統中，使數據安全成為不可忽視的問題。一些檔案管理機構在追求數字化、便捷化的同時，輕視數據安全防護的重要性，主要表現為缺乏先進的數據加密技術、防火墻和入侵檢測系統，導致檔案信息面臨被非法訪問、篡改或泄露的風險。這一問題不但會損害機構的聲譽和利益，還可能對個人隱私和國家安全造成嚴重影響。

3檔案管理思維變革的實施策略

3.1推動數字化檔案管理系統建設

數字化檔案管理系統是檔案管理創新的基礎，引入大數據和信息技術，可以構建高效、智能的檔案管理系統，實現檔案數據的自動化收集、整理、存儲和檢索。檔案室接收到不同數據源產生的數據后，需要整合大量檔案數據。先利用大數據技術，由數據交換平臺將數據從源端高效傳輸到目標端，根據標準清洗，保證目標端數據的完整性、實時性和精確性。在實際應用中，數據質量監管平臺能夠自動感知、檢測大數據平臺中的數據質量，追溯質量問題根源，從而有效地輔助數據管理部門的工作。在數據深加工階段，首先對檔案資源數據展開深度挖掘，展現數據價值，創造出新價值；其次對用戶信息和用戶檢索、瀏覽記錄數據進行挖掘，做到精確洞察，精準服務，提升檔案用戶的認同感，實現檔案服務價值；最后對挖掘得到的孤立的數據點進行深人分析與整合，獲得完整的檔案網絡，使檔案發展、社會服務等趨勢的預測分析成為可能。

基于檔案大數據管理平臺，可對大數據可視化統計分析，提供檔案館領導及各科室管理人員“一站式”決策支持的管理中心。以豐富的儀表板、圖標、數據地圖等形象，直觀展示各項檔案業務、數據指標，便于直觀監測檔案館運行情況，并對異常關鍵指標預警。在系統建設過程中，需具備紙質檔案數字化處理的功能，以掃描、拍照等方式轉化為數字形式，并采用圖像處理與文字識別技術，提高檔案的數字化質量。在存儲與管理方面，依靠分布式存儲、云服務等，確保檔案信息的安全性，利用元數據管理與版本控制等技術手段做到有效管理。更重要的是，系統還應提供全文檢索、模糊檢索和組合檢索等多種查詢方式，以滿足用戶快速獲取所需信息的需求，由此促進檔案資源的充分利用，發揮出更高的應用價值。

3.2與多機構建立合作關系

在檔案管理創新的道路上，與多機構建立緊密的合作關系是加快數字檔案管理技術研發與應用的關鍵。對此，檔案管理部門應積極與科研機構、高校和企業之間展開協作與交流，共同探索新技術和新方法，由此提高檔案管理的智能化與自動化水平，為用戶提供更加高效、便捷的服務。科研機構、高校和企業各自擁有獨特的專業背景和技術優勢，以合作的形式，將優勢資源整合在一起，形成合力，共同攻克數字檔案管理中的技術難題。例如，科研機構可以負責基礎理論研究和算法優化，高校可以提供人才培養和學術研究支持，而企業則可以負責技術應用和市場推廣，形成產學研用一體化的合作模式。同時，合作還可促進先進技術成果的快速轉化和實際應用。待合作研發出新技術和新方法后，及時將其應用到檔案管理實踐中，使檔案管理效率和準確性得到全面提升。還可根據用戶需求定制開發，提供更加個性化、精準的服務。在檔案資源共享平臺建設方面，檔案管理部門需注重跨組織的數據共享和協同，設置統一的數據接口和標準，實現不同機構間的數據互通和共享，打破信息孤島，提升資源利用效率，并根據用戶需求提供個性化的推薦和服務，提升用戶滿意度和忠誠度。

為了拓寬檔案資源的使用場景和受眾，還可以結合社交媒體和移動應用等渠道，將數字化檔案與社會化應用相結合，依托社交媒體平臺，廣泛傳播檔案資源，吸引更多用戶關注和參與，而移動應用則可以讓用戶隨時隨地訪問和使用檔案資源，提升用戶體驗和便捷性。以某城市管理綜合執法機構為例，該機構積極響應數字政府建設的號召，與當地政務服務平臺深度合作，共同開發“城市管理在線服務平臺”。該平臺整合了城市管理綜合執法的相關歷史案件檔案，包括執法記錄、行政處罰決定書、整改通知書等，真正實現檔案的數字化管理和在線查詢。市民和企業用戶可以按需查詢相關檔案，了解自已的案件處理情況，或作為法律憑證使用。這種合作模式不但顯著提高了案件處理的透明度和效率，還極大地提升了檔案資源的利用率和公眾滿意度。借助這一平臺，城市管理綜合執法部門可實現與市民及企業用戶的無縫對接，還可與其他政府部門的信息共享和協同辦公。例如，與環保、工商、住建等部門的數據互通，有助于更全面地了解城市管理問題的背景和根源，從而制定更為精準有效的執法策略，為提升城市管理效能和公眾滿意度做出積極貢獻4

3.3加強檔案信息安全防護

在網絡時代背景下，數字化檔案管理雖然能夠提高管理效率，但也帶來了數據安全風險。對于檔案管理部門而言，加強檔案信息安全防護至關重要。對此，可從物理安全防護層面入手，建設符合安全標準的檔案庫房，配備門禁系統、監控攝像頭和報警裝置，確保檔案實體在存儲和查閱過程中不受非法侵入和破壞。同時，對進出庫房人員實施嚴格的身份認證和登記管理，確保只有授權人員才能接觸到檔案，還應定期對檔案庫房展開安全檢查和維護，及時發現并排除安全隱患。隨著數字化檔案的普及，網絡安全防護成為檔案信息安全的關鍵。檔案管理機構應建立完善的網絡安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統、安全審計系統等，確保檔案信息系統免受黑客攻擊、病毒侵害等網絡安全威脅，并定期掃描檔案信息系統的安全漏洞，做出全方位的風險評估，及時發現并修復安全漏洞。此外，數據備份與恢復是保障檔案信息安全的重要手段。檔案管理部門應制定完善的數據備份策略，定期對檔案數據備份處理，并將備份數據存儲在安全可靠的地方，還應建立數據恢復機制，確保在發生數據丟失或損壞時能夠及時恢復數據，由專業技術人員展開備份數據驗證和測試，保障備份數據的完整性和可用性，由此構建全方位、多層次的檔案信息安全防護體系，為檔案信息安全保駕護航。

3.4重視人才隊伍建設

在信息化、數字化快速發展的今天，高素質、專業化的檔案管理團隊是提高檔案管理水平、保障檔案信息安全的關鍵。因此，檔案管理機構的人才隊伍建設顯得尤為重要。對此，檔案管理部門應定期組織專業培訓，內容涵蓋檔案管理法律法規、數字化檔案管理技術、信息安全防護知識等方面，確保員工能夠跟上時代的發展步伐，掌握最新的檔案管理知識和技能，還要鼓勵員工參加行業的研討會、交流會等，拓寬視野，提升專業素養。為了吸引和留住優秀的檔案管理人才，該部門應建立完善的人才引進和培養機制，依靠校園招聘、社會招聘等多種渠道，吸引具有檔案管理、信息技術等相關專業背景的人才加入，并注重內部人才的培養和選拔，為優秀員工提供晉升機會和職業發展規劃，激發他們的工作熱情和創造力。此外，高效的檔案管理團隊離不開良好的團隊協作和管理機制支持。檔案管理機構應當深刻認識到這一點，并據此建立一套完善的管理體系，根據工作性質和員工專長，合理分配工作任務，確保每個員工都能在自己的崗位上發揮最大效能。制定清晰的工作流程，規范檔案從接收、整理、存儲到查詢、利用等環節的操作步驟，使團隊成員能夠按照既定的流程協同工作，減少重復勞動和溝通成本。在此基礎上，檔案管理機構還應注重團隊氛圍的營造。例如，組織定期的團隊建設活動，增進員工之間的了解和信任，提高團隊的整體凝聚力。建立有效的溝通機制，鼓勵員工分享工作經驗和心得，共同解決工作中遇到的問題，由此推動團隊整體水平提高[5]

綜上所述，在事業單位信息化建設中，檔案管理思維變革和創新應用屬于重要組成部分，對管理效率提升和信息共享具有重要意義。在實施過程中，通過引入大數據、云計算等現代信息技術，可加速檔案管理的智能化和共享化進程。同時，檔案管理思維變革并非一蹴而就，需要政府、企業和社會各界的共同努力和持續探索，還要注重數據信息安全防護和人才培養。在未來的發展中，將會有更多的新技術、新方法和新型人才投入檔案管理事業中，為社會發展提供更加有力的信息支持和服務保障。

參考文獻

[1]王小雨.數字時代事業單位檔案管理創新理論與實踐研究[J].中文科技期刊數據庫（文摘版）社會科學，2024（6）：0138-0141.

[2]魏秀梅.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革探析[J].大眾文摘，2023（36）：0145-0147.

[3]趙放.數字化背景下水利事業單位檔案工作創新探討[J].辦公室業務，2024（6）：57-59.

[4]蘇淑娥.信息化時代機關事業單位檔案管理創新分析[J].中國管理信息化，2023（24）：45-47.

[5]于穎穎.基于物聯網和大數據的事業單位檔案管理創新模式研究[J].區域治理，2024（15）：0062-0064.

作者簡介：張曉燕（1975—），大學學歷，榆林市城市管理執法支隊館員，研究方向檔案管理。