數智化背景下檔案規范化管理研究

在數智化背景下，檔案管理正從傳統管理模式向數智化管理模式轉型，在這一過程中，先進技術得到了廣泛應用，并表現出了強大的創新能力，然而，檔案規范化建設依然存在一系列問題，諸如，標準體系建設滯后，安全風險不斷增加，人才隊伍建設滯后等。之所以會出現這些問題，就在于現階段的檔案管理水平難以適應數字化時代的要求。檔案管理部門要想破解這些難題，就要突破傳統管理思維，提升檔案規范化管理水平，[1]既要注重技術引進，也要加強規范創新；既要重視安全保障，也要提升檔案管理效率；既要重視人才培養，也要加強檔案規范化建設。

一、數智化背景下檔案規范化管理的現狀

數智化背景下，檔案管理受到技術創新的影響，呈現出智慧化管理工具普及與數智化轉型協同并進的態勢，正在重塑檔案管理技術框架和業務范式。這要求檔案管理部門要重視技術賦能檔案規范化管理的機遇和挑戰。

（一）機遇

1.智能化管理工具愈發普及

隨著大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等技術與檔案管理工作的深度融合，檔案規范化管理迎來了發展機遇。其一，在檔案資源處理階段，自然語言處理技術實現了對檔案內容的智能分類，借助機器學習算法對檔案文本進行語義分析，使復雜的檔案資源實現自動化歸檔，從而減輕了檔案管理人員的工作壓力，同時減少了人為參與出現的標準錯誤和主觀誤差；借助圖像識別技術解決非結構化檔案數智化難題，通過光學字符識別系統（OCR）對各類檔案信息載體進行智能識別，實現了紙質檔案的精準數字化轉換，為檔案資源整合和深度開發奠定了基礎。其二，在檔案管理流程中，機器人流程自動化技術為檔案管理創設了無人化業務場景，對檔案進行自動登記標注，使業務處理效率顯著提升；借助區塊鏈技術有效解決了電子檔案可信度問題，通過分布式賬本實現了對檔案信息的全程留檔，確保電子檔案在形成、流轉、共享環節的真實性和可靠性，形成了“來源可溯、去向可查、操作留痕”的可信管理體系。

2.數智化轉型成效顯著

新時期，在數字化技術的加持下，檔案管理工作正從以實體為中心向以數據為中心轉變，檔案管理流程與服務模式也正在被重塑。其一，從檔案管理流程層面看，其催生了全生命周期數智化管理框架，在檔案管理前端環節，通過業務系統與檔案系統的無縫對接，實現了電子檔案的自動歸檔、實時歸檔；在檔案管理中端環節，搭建檔案數據信息庫，借助大數據技術實現了對各類檔案數據的自動關聯和整合，形成邏輯清晰、結構完整的檔案資源體系；在檔案管理后端環節，開發智能檢索、知識挖掘等功能，結合用戶需求提供高質量的檔案信息，通過數智化轉型使檔案資源的管理粒度從案卷級細化到文件級甚至數據級，從而提升了檔案規范化管理的整體質量。[2]其二，從服務能力提升方面看，數字化技術正在重塑檔案服務模式，通過搭建檔案服務門戶網站、開發移動應用程序（App）等方式，為不同用戶群體提供了在線檔案查詢、遠程調閱、跨區域協同查檔等多元服務；部分檔案管理部門還在探索檔案業務系統之間的深度融合，通過數據接口為科研創新、民生服務提供了場景化的檔案信息支持，推動檔案管理工作從保管型向服務型轉變?？傊?，借助數字化技術實現了檔案資源的長期保存，有效解決了檔案載體過時、格式不兼容等問題，在提升檔案管理工作規范性的同時，也延長了檔案信息的壽命。

（二）挑戰

數智化背景下，信息化技術雖然為檔案規范化管理提供了技術工具和方式方法，但也使檔案規范化管理面臨著一系列挑戰。

1.標準體系建設滯后

隨著信息化技術在檔案管理中的廣泛應用，技術賦能的作用愈發凸顯，新的業務流程和應用場景不斷出現，如檔案信息多格式歸檔、元數據管理、大數據應用等。然而，相應的檔案管理標準卻沒有得到更新，現行的管理標準多基于傳統檔案管理模式制定，在數智化環境下對系統功能升級要求、信息交互規范等還缺少具體明確的標準，導致不同部門、不同系統之間在檔案信息共享方面還存在著兼容性差的問題，這在一定程度上影響了檔案規范化建設，也不利于檔案信息的合理開發利用。

2.檔案安全風險加劇

數智化檔案管理模式下，檔案信息以電子形式存在、交接、傳輸、存儲、共享，在這一過程中，檔案信息面臨著諸多安全風險。首先，新時期，網絡環境越來越復雜，網絡攻擊方式越來越多，黑客可以利用系統漏洞侵入檔案管理系統，這嚴重威脅著檔案信息安全。其次，隨著移動互聯網的不斷發展，移動設備在檔案管理場景中的應用也越來越廣泛，一旦在使用移動設備處理檔案業務時操作不當，便容易造成檔案信息泄露。最后，數據存儲介質存在不穩定性，云存儲服務器一旦出現安全風險，勢必會影響檔案數據的安全。

3.人才隊伍建設滯后

數智化背景下，檔案管理工作對檔案管理人員提出了更高要求。然而，目前，既熟悉檔案管理業務又能熟練應用信息化技術的復合型人才還比較短缺。多數檔案管理人員對傳統檔案管理模式較為熟悉，對人工智能、大數據分析、區塊鏈等技術了解得不深入，難以將先進技術與檔案規范化管理深度融合。例如，部分檔案管理人員在面對復雜的智能檔案管理系統時，難以利用技術優勢提升檔案管理效率，同時也無法很好地應對復雜的網絡環境和技術難題，使推進檔案數智化轉型和規范化管理工作難以做到齊頭并進，進而影響到檔案事業的高質量發展。

二、數智化背景下檔案規范化管理標準體系的完善

數智化背景下，完善檔案標準體系是實現檔案規范化管理的重中之重。其作為指導實踐、規范工作的準則，在推動檔案事業高質量發展方面發揮著重要作用，有助于保障檔案管理工作的科學性、規范性和可持續性。

（一）技術標準

檔案管理部門要想適應數智化時代的發展要求，提升檔案規范化管理水平，就要對技術標準進行更新和完善。首先，優化數據治理標準。明確元數據規范、數據分類規則及格式兼容性要求，確保在檔案信息收集、共享過程中系統之間的兼容性和互操作性。其次，完善系統架構標準。統一技術接口協議和微服務模塊設計，圍繞檔案規范化管理建立云計算的分層架構，實現檔案信息資源彈性調度；明確應用程序接口（API）的調用標準，保證檔案數據能夠實現平臺共享。最后，完善安全技術標準。在檔案規范化管理過程中，應重視檔案信息安全工作，采用數據加密等技術，以確保檔案信息傳輸渠道、存儲介質的安全。

（二）管理標準

制定科學合理的管理標準是提升檔案規范化管理水平的重要保障。首先，實現管理體系標準化。圍繞檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等環節制定工作規范，明確各個環節的責任主體和具體操作流程。通過建立詳細標準，解決增量電子化過程中的權責模糊問題，以確保各項工作的開展有據可查。其次，完善動態更新機制。構建標準迭代模型，結合技術演進周期對標準內容進行優化和完善；建立標準有效性評估指標，對標準執行情況進行全流程監測，保證標準更新與技術更新同步。最后，完善組織管理標準。對部門協同機制加以優化，明確檔案管理部門與業務部門之間的邊界，建立跨部門聯動機制，通過標準化工作流程，降低技術風險對檔案規范化管理產生的影響。

（三）服務標準

數智化背景下，檔案規范化管理除了要提升檔案管理質量之外，還要充分發揮檔案的價值。為此，有必要完善服務標準，建立以用戶為中心的服務體系。首先，推進服務流程標準化。圍繞用戶需求制定檔案服務響應時效、檢索準確率等量化指標，規范服務流程，建立服務承諾標準，通過服務目錄標準化和辦事指南可視化，使檔案服務流程清晰可見，從而減少用戶檢索時間，優化用戶服務體驗。其次，構建服務內容創新標準。結合用戶多元需求推進檔案知識服務個性化供給，實現對檔案信息的深度開發，滿足用戶個性化服務訴求。最后，推進服務協同標準化。[3]建立跨區域、跨機構的服務標準聯盟，統一數據共享規則和服務接口，通過服務能力互認機制，實現服務內容的無縫銜接。

三、數智化背景下檔案規范化管理模式的創新路徑

數智化背景下，傳統檔案管理模式很難適應新的時代發展變化。為此，新時期，檔案管理部門要積極推動檔案規范化管理模式創新，從資源整合、業務流程、數據安全、人才保障等方面出發，推動檔案規范化管理模式轉型升級。

（一）資源整合系統化：構建全域檔案數據生態

新時期，檔案管理部門在檔案資源整合過程中，要突破物理邊界和系統壁壘，對檔案資源整合給予足夠重視，形成全域覆蓋、動態關聯、智能調用的檔案資源整合系統。首先，加強檔案管理部門與其他業務部門的溝通互動，明確檔案資源的收集范圍，將收集到的檔案信息存儲到云端，借助區塊鏈技術確保檔案信息的可信性和完整性。其次，建立檔案資源共享平臺。以云端檔案數據庫為中轉站，借助共享平臺優勢，實現檔案數據的跨部門流通，發揮檔案信息的價值和作用。最后，完善激勵機制。建立基于貢獻度的檔案資源確權與激勵模型，借助智能合約對數據使用收益進行自動分配，以更好地調動多元主體參與檔案資源整合和共享的積極性和主動性。

（二）業務流程智能化：重塑全生命周期管理范式

當前，人工智能技術已經嵌入檔案管理工作的各個環節，推動檔案管理模式從人工決策向算法驅動轉型。首先，實現前端智能化。借助智能感應設備對檔案數據進行實時采集，利用機器學習算法對檔案存儲環境相關信息進行精準識別，根據檔案管理實際要求進行自動調整。其次，實現中臺自動化。利用機器人流程自動化技術實現電子檔案的自動采集、自動格式轉換，從而提升歸檔效率。[4]最后，實現后端智慧化。借助知識圖譜技術搭建智能檢索系統，結合用戶需求支持自然語言查詢、跨模態檢索，從而提升查詢的效率和準確度，保證檔案服務質量?？傊?，數智化時代，新技術的廣泛應用對檔案管理的整個生命周期都產生了深遠影響，隨著技術越來越成熟以及標準體系建設越來越完善，檔案規范化管理水平將得到進一步提升。

（三）安全防護立體化：構建多維協同防御體系

數智化時代，檔案安全至關重要。在推動檔案規范化管理過程中，檔案管理部門要構建立體式防護機制。首先，注重技術層面防護。圍繞安保數據采用量子加密和同態加密技術，對檔案信息進行分層級保護。采用本地加密與云端脫密相結合的方式，確保檔案數據的安全性和可用性。其次，建立多級容災備份體系。當前，檔案管理工作面臨的風險越來越多樣化，安全風險的隱蔽性也越來越強。為此，有必要通過紅藍對抗等方式對應急預案進行優化和完善，確保系統在出現故障或遭受外部攻擊時能夠有效應對。最后，建立人防與技防聯動機制。發揮智能監控系統長處，實現對檔案管理系統的實時監測，對識別出的異常風險及時報警并妥善處置。

（四）人才培養專業化：打造復合型人才梯隊

數智化時代，檔案規范化管理需要優秀人才參與，因此，檔案管理部門有必要加強人才隊伍建設。首先，嚴把人才關。要選拔具有檔案學與計算機科學、信息管理學等多學科背景知識的復合型人才，確保其既熟悉檔案學基本理論，又具備一定的技術應用能力。其次，注重職業培訓。建立分層培訓機制，針對檔案管理人員應以智能技術操作作為培訓重點，提升其技術應用能力；針對管理層則要注重數據治理戰略與標準制定能力培養，提升管理層的管理能力。[5]最后，完善激勵機制。積極支持檔案管理人員參與檔案規范化管理相關技術研發和標準制定，在實踐過程中既能提升檔案管理人員的綜合素質，也能夠實現“技術反哺業務”。對在檔案規范化管理中表現較好的人員要給予一定嘉獎，充分發揮其示范引領作用。

四、結語

總之，數智化背景下，檔案規范化管理要在遵從技術邏輯與管理邏輯的基礎上，主動引進信息化技術，實現檔案信息資源整合，積極推進業務流程智能化，構建立體式的安全防護體系，加大人才隊伍建設力度，提升檔案規范化管理的整體質量。未來，隨著信息化技術的不斷發展，檔案規范化管理也要與時俱進，堅持開放性和動態性原則，在技術應用與標準建構方面做好文章，從而提升檔案規范化管理的整體質量。

參考文獻：

[1]張文雅.數智賦能檔案資源的模式與路徑[J].山西檔案，2025（04）：138-140.

[2]李曉明.數智化時代審計檔案治理模式轉型研究[J].蘭臺內外，2025（03）：34-36.

[3]徐芳.數智時代地方特色檔案資源開發情況調查與分析[J].檔案管理，2025（01）：115-118.

[4]劉婧，歐月.面向生成式人工智能的檔案數智化服務應用場景探索[J].檔案與建設，2024（09）：83-91.

[5]方美文.檔案事業數智化轉型工作面臨的挑戰與機遇[J].機電兵船檔案，2024（04）：121-124.

（作者簡介：許建兵，男，本科，中廣核工程有限公司，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）